Wyjaśnienie 5 faz zarządzania projektami

Menedżerowie projektów często napotykają problemy, takie jak opóźnienia projektów, brak komunikacji, błędne analizy zakresu projektu itp. Nie można uzyskać pełnego wskaźnika sukcesu, ale z każdą porażką uczysz się i ograniczasz ryzyko.

Ponadto, jeśli jesteś świadomy przebiegu projektu i tego, jak działa każda faza projektu, możesz zwiększyć swój wskaźnik sukcesu.

Istnieje 5 faz zarządzania projektami, a Twoim zadaniem jako kierownika projektu jest opanowanie ich wszystkich od zera do ostatecznej realizacji.

W tym artykule podzielimy dla Ciebie te fazy zarządzania projektami.

Jakie są 5 faz zarządzania projektami

Każdy projekt ma swój cykl życia. Składa się z czterech lub pięciu kroków, które zwykle można nazwać fazami zarządzania projektem. Fazy ​​zarządzania projektami przebiegają według podobnego schematu, niezależnie od wielkości i typu projektu. Oto oni –

1. Inicjacja projektu
2. Planowanie
3. Realizacja projektu
4. Monitorowanie i kontrolowanie projektu
5. Zamknięcie projektu

1. Rozpoczęcie lub koncepcja projektu

Pierwszą rzeczą w projekcie jest jego konceptualizacja i inicjacja. Jako kierownik projektu musisz stworzyć podstawowy obraz dla konkretnego projektu, jak zacząć i jak przejść do kolejnych kroków jeden po drugim.

Na etapie inicjacji musisz zebrać swoje pomysły i przekształcić je w biznesplan, wyznaczyć cele, zdefiniować zakres i karty projektów oraz zdefiniować osoby odpowiedzialne za sukces lub porażkę projektu, czyli interesariuszy.

Faza inicjowania projektu musi obejmować następujące zadania:

Określenie celów projektu

Pierwsze pytanie, które powinieneś zadać sobie i interesariuszom brzmi: „co chcesz osiągnąć tym projektem?”.

Na przykład pracujesz dla firmy zajmującej się programowaniem wtyczek WordPress. Jako kierownik projektu chcesz zainicjować projekt nowej strony cenowej. W takim przypadku musisz dowiedzieć się, dlaczego Twoja obecna strona z cenami nie działa i jakiego zwrotu oczekujesz od nowo zaprojektowanej strony z cenami.

Ustaw swój zakres

Widzenie granic projektu na długo przed rozpoczęciem pracy nad nim polega na ustaleniu zakresu. Na tym etapie tworzysz inicjały celów projektu, elementów dostarczanych, terminów itp., aby zrozumieć, jak daleko chcesz i możesz się posunąć.

Ten etap obejmuje również aspekty finansowe i budżetowe oraz całkowity czas realizacji projektów.

Sfinalizowanie interesariuszy i zdefiniowanie ich ról

Interesariusze to ludzie, którzy będą ściśle ze sobą powiązani i odpowiedzialni za postęp i wyniki projektu. Niektóre z typowych interesariuszy projektu to sponsorzy, kierownicy projektów, członkowie zespołu projektowego, klienci, użytkownicy końcowi, interesariusze wewnętrzni itp.

Jako kierownik projektu zdefiniujesz role i obowiązki każdego interesariusza.

Możliwe przeszkody

Na etapie inicjowania projektu można założyć i spisać wszystkie przeszkody/ryzyka, z którymi możesz się spotkać w najbliższych dniach oraz stworzyć kopie zapasowe i plan B.

Zarządzanie ryzykiem to duże zadanie, które obejmuje założenia ryzyka, burzę mózgów, gromadzenie zasobów w celu radzenia sobie z ryzykiem, ocenę, ustalanie priorytetów itp.

Przeczytaj także: Jak zarządzać ryzykiem w zarządzaniu projektami: skuteczne wskazówki dotyczące sukcesu projektu

2. Planowanie projektu

Planowanie projektu jest krokiem bezpośrednio po etapie inicjowania projektu. Zawiera szersze definicje celów projektu, od „jak kontrolować i monitorować projekt” do jego zakończenia.

Istnieją dwa najpopularniejsze podejścia do planowania projektów wśród kierowników projektów –

A. Metoda SMART. Oznacza to, że twoje planowanie powinno być konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe.

B. Metoda CLEAR. Sugeruje wspólny, ograniczony, emocjonalny, zauważalny i dający się udoskonalić proces pracy.

Pracując nad tym, powinieneś połączyć oba podejścia, aby uzyskać lepsze wyniki.

Na etapie planowania możesz spisać i zdefiniować pełną mapę drogową swojego projektu. Oto jak to działa –

• Tworzenie planu zarządzania projektem
• Opracowanie struktury podziału pracy (WBS)
• Szacowanie zasobów i czasu trwania projektu
• Tworzenie strategii zarządzania ryzykiem

Głównym osiągnięciem tego etapu jest określenie wszystkich etapów fazy inicjacji i rozwinięcie ich. Twoim zadaniem byłoby więc opracowanie dogłębnego planu realizacji projektu, monitorowania i właściwego kontrolowania.

Na tym etapie musisz zebrać wszystkich członków swojego zespołu i przypisać im konkretne zadania. Na przykład dla każdego zadania możesz przypisać jednego lub wielu członków zespołu i wyznaczyć termin wykonania zadania.

Możesz także ustanowić odpowiedni kanał komunikacji między członkami zespołu a interesariuszami. Narzędzia do przesyłania wiadomości, takie jak Slack, byłyby inteligentną opcją w takich przypadkach.

3. Wykonanie projektu

Teraz masz gotowy plan. Czas iść do pracy. Tak więc ten etap obejmuje uruchomienie projektu i wykonywanie zadań krok po kroku, wytwarzanie rezultatów projektu aż do ostatecznego zakończenia. Innymi słowy, ta faza polega na przekształceniu planu w działanie.

Dlatego jako kierownik projektu zamierzasz ustanowić solidny przepływ pracy, który pomoże członkom Twojego zespołu pracować bezbłędnie, precyzyjnie komunikować się i wkładać wysiłek w osiągnięcie celu projektu. Obejmuje to następujące –

• Przyjrzyj się uważnie przepływowi pracy zespołu
• Właściwe zarządzanie budżetem
• Komunikacja z interesariuszami

Podczas gdy członkowie zespołu pracują, jednym z kluczowych zadań kierownika projektu jest monitorowanie interesariuszy projektu, aby byli świadomi postępów i tego, jak się sprawy mają.

Na przykład użycie narzędzia do współpracy przy projekcie, takiego jak Project Manager Pro, byłoby bardzo korzystne. To narzędzie WordPress może pomóc Ci lepiej komunikować się z interesariuszami i członkami zespołu za pomocą wbudowanych wiadomości, komentarzy i czatów.

Możesz także monitorować postępy i wstrząsy w zespole i jak najszybciej wprowadzać możliwe rozwiązania.

4. Monitorowanie i kontrolowanie projektu

Spodziewaj się najlepszego, planuj najgorsze i przygotuj się na zaskoczenie.

Denisa Waitleya

W fazie 3 Twój projekt powinien już działać. Tak więc zadanie fazy 4 jest proste. Musisz zobaczyć, jak radzą sobie Twoje zadania i członkowie zespołu.

Wszystko sprowadza się do monitorowania przepływu pracy, znajdowania kluczowych mocnych stron i ich ulepszania. Jeśli zauważysz jakiekolwiek problemy, rozwiąż je za pomocą odpowiednich środków.

Dlatego Twoim głównym zadaniem jest rozwiązywanie bieżących problemów związanych z projektem, podejmowanie właściwych decyzji i rozwiązywanie problemów. Można to również nazwać monitorowaniem wykonania projektu.

Spójrz na następującą rzecz, o którą musisz zadbać, aby monitorować wydajność projektu –

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)

Upewnij się, że prawidłowo ustawiłeś KPI i monitoruj, czy Twoje zadania i podzadania są wykonywane terminowo i spełniają KPI.

Zbieranie danych

Gromadzenie danych jest nieodzowną rzeczą w zarządzaniu projektami. W trakcie projektu musisz zbierać odpowiednie dane i tworzyć bazę danych, która zawiera harmonogramy projektów, status realizacji zadań, raporty finansowe, kontrolę jakości, opinie interesariuszy itp. Najlepszym sposobem na stworzenie wydajnej bazy danych jest użycie narzędzia do zarządzania projektami .

Analiza danych

Zebrane dane byłyby bardzo pomocne w prawidłowej analizie danych. Możesz porównać postęp projektu z wydatkami, całkowitymi budżetami i wynikami z budżetową mapą drogową utworzoną na etapie planowania.

Raportowanie wyników

Na różnych etapach projektu możesz tworzyć raporty wydajności na podstawie analizy danych i udostępniać je zainteresowanym stronom w celu uzyskania większej przejrzystości. Ponadto raporty pomogą Ci zrozumieć, dokąd zmierzają wszystkie Twoje wysiłki. Podstawowy raport wydajności składa się z podsumowania postępów, kluczowych wskaźników i szczegółów wszelkich problemów lub wyzwań itp.

Ciągłe doskonalenie

Monitorowanie jest kluczowe, aby upewnić się, że dobrze sobie radzisz. Możesz także wygenerować ciągły obraz postępu projektu.

Kiedy masz dobrze sporządzony raport wydajności i analizę danych, łatwiej będzie zrozumieć aktualny stan projektu i podjąć niezbędne kroki, które mogą zwiększyć szanse na sukces.

5. Zamknięcie projektu

Jest to ostatnia faza cyklu zarządzania projektem. Na tym etapie ostatecznie kończysz projekt i dokonujesz formalnego zamknięcia.

Jako kierownik projektu w fazie zamknięcia projektu wykonasz następujące czynności:

• Przekazanie rezultatów projektu sponsorom projektu
• Uzyskaj zgodę sponsorów projektu
• Oficjalnie zamknij projekt i rozwiąż swój zespół
• Umów się na spotkanie poprojektowe, aby ocenić sukcesy i porażki

Spotkanie poprojektowe lub pośmiertne to miejsce, w którym wszyscy członkowie zespołu wiedzą, jak sobie poradzili, gdzie brakuje im potencjału, a gdzie leży ich siła. To poprowadzi ich do lepszego postępowania w przyszłości.

Podczas spotkania raport końcowy jest prezentowany sponsorom projektu i zainteresowanym stronom, aby można było przeprowadzić owocną dyskusję na temat projektu.

Twoim ostatnim zadaniem na etapie zamykania projektu jest ostateczna weryfikacja raportów z projektu, analiza dostępnych danych i przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu, do którego będziesz mieć dostęp w dowolnym momencie. Będzie działać jako baza wiedzy dla Twojego następnego projektu.

Często zadawane pytania dotyczące 5 faz zarządzania projektami

Końcowe przemyślenia na temat cyklu życia zarządzania projektami

Cykl życia zarządzania projektem składa się z pięciu faz, niektórzy profesjonaliści chcieliby podzielić te pięć faz na sześć, siedem lub osiem etapów. Jednak wszystkie te etapy są po prostu zawarte we wspomnianych 5 fazach zarządzania projektami.

Jako inteligentny kierownik projektu możesz skorzystać z pomocy oprogramowania do zarządzania projektami i sztucznej inteligencji, aby zwiększyć swój zakres i możliwości w dzisiejszych czasach. Wszystko, co musisz zrobić, to zrozumieć, które rodzaje narzędzi są pomocne w Twoim budżecie i kompatybilności.