Krótki przewodnik po rozwiązywaniu problemów w zarządzaniu projektami (porady ekspertów)

Jedną z najważniejszych umiejętności, dzięki której jesteś świetnym kierownikiem projektu, jest rozwiązywanie problemów. Podczas zarządzania projektami problemy są nieuniknione. Ponieważ wszyscy musimy stawić czoła takim samym sytuacjom, nawet w naszym codziennym życiu. To, co robi różnicę, to wiedza i to, jak skutecznie wykorzystujesz tę wiedzę, aby rozwiązać bieżący lub zbliżający się problem.

Rozwiązywanie problemów to proces obserwacji tego, co dzieje się w Twoim otoczeniu; identyfikowanie rzeczy, które można zmienić lub ulepszyć.

kepner-tregoe

Rozwiązywanie problemów w zarządzaniu projektami jest procesem strategicznym. Dlatego nie możesz osiągnąć tej umiejętności z dnia na dzień. Wymaga uczenia się krok po kroku, przyjęcia ram, aby to zrobić, i oczywiście zachowania kilku kluczowych kwestii.

Cóż, w tym krótkim przewodniku pokażemy Ci kilka sprawdzonych metod rozwiązywania problemów, których należy przestrzegać w zarządzaniu projektami. Po zakończeniu czytania będziesz w stanie zrozumieć, jakie są najważniejsze rzeczy, które musisz zrobić, i zainicjować mapę drogową, aby stać się skutecznym rozwiązywaniem problemów.

Znaczenie rozwiązywania problemów w zarządzaniu projektami

Istnieje wiele powodów, dla których musisz nauczyć się umiejętności rozwiązywania problemów w zarządzaniu projektami. Zanim zajmiemy się najważniejszymi technikami lub najlepszymi praktykami, przyjrzyjmy się kilku kluczowym punktom, które sprawiają, że rozwiązywanie problemów w zarządzaniu projektami to poważna sprawa.

Naprawianie zepsutych rzeczy w procesie

Rozwiązywanie problemów wymaga wyjątkowej mentalności. Mając to na uwadze, możesz z łatwością zająć się swoimi projektami z większą intensywnością. Prowadzenie biznesu i zarządzanie projektami to jednoczesna praca. Dobrze rozwinięta struktura rozwiązywania problemów pomaga wskazać rzeczy, które są zepsute, wymagają poprawy lub aktualizacji.

Uporządkuj ryzyko

Identyfikacja zagrożeń ma kluczowe znaczenie dla Twoich projektów. Ramy rozwiązywania problemów pomagają zrozumieć aktualny stan Twojej firmy. Dysponując wystarczającą ilością danych, możesz łatwo uporządkować zagrożenia, którym można zaradzić przy użyciu odpowiednich zasobów.

Poprawa wydajności

Twoje projekty i pracownicy są integralni, uzupełniają się w dążeniu do jednego celu – sukcesu i rozwoju. Tak więc, kiedy wszyscy jesteście gotowi szukać niezawodnego rozwiązania swoich problemów, ma to również dobry wpływ na pracowników. Ostatecznie prowadzi to do poprawy ogólnej wydajności.

Szukasz możliwości

Im więcej rozwiązujesz problemów, tym więcej widzisz najnowsze cracki, zepsute rzeczy i rzeczy, które wymagają aktualizacji. Dzięki temu samemu procesowi możesz nauczyć się widzieć duży obraz, rozumieć jego naturę i stać się zdolnym do przekazania go jako kierownik projektu. W związku z tym można uporządkować ryzyko i szanse w tym samym czasie.

Jeśli chcesz zarządzać wszystkimi działaniami projektowymi bezpośrednio z pulpitu nawigacyjnego WordPress, zapoznaj się z tym artykułem Przewodnik dla początkujących po zarządzaniu projektami WordPress.

5 kroków do rozwiązywania problemów w zarządzaniu projektami, których powinieneś przestrzegać

Jak już wiesz, umiejętności rozwiązywania problemów wymagają ram. Jako kierownik projektu musisz usprawnić najbardziej odpowiednie metody, kierując się swoją wiedzą i zasobami. Poniżej zebraliśmy garść najbardziej sprawdzonych technik, dzięki którym staniesz się inteligentnym profesjonalistą w rozwiązywaniu problemów w zarządzaniu projektami. Przyjrzyj się im po kolei –

1. Zdefiniowanie problemu jest Twoim priorytetem

Sposób, w jaki patrzysz na problem, twoi pracownicy nie. Ponieważ, gdy widzą problem, chcą, abyś go dla nich rozwiązał, ponieważ jesteś kierownikiem projektu. Dlatego ważne jest, aby najpierw zdefiniować problem. Na przykład Twój zespół ciągle nie dotrzymuje terminów, więc jest to problem z ich strony. Aby znaleźć realne rozwiązanie, musisz zrozumieć, dlaczego Twój zespół popełnia te same błędy.

Zrozumienie natury problemu jest możliwe, gdy wiesz, dlaczego coś się dzieje z twoim projektem, dlaczego coś ciągle się psuje. Aby to rozgryźć, możesz zastosować podejście 5W1H.

Oznacza to zadanie tych sześciu pytań w celu zdefiniowania problemu w zarządzaniu projektami –

• Kto   czy problem dotyczy
• Jakie są objawy problemu?
• Gdzie/w którym projekcie to się stało?
• Kiedy to się dzieje?
• Dlaczego   czy problem występuje?
• Jak to się stało?

Tak więc zadanie tego pytania z pewnością pomoże ci zdefiniować problem, jeśli chcesz go rozwiązać w inteligentny i nienaganny sposób.

Przeczytaj więcej: Jak poprawić produktywność zespołu za pomocą Menedżera projektów WP.

2. Znajdź przyczyny problemu

Po zrozumieniu natury problemu, następnym niezbędnym krokiem jest znalezienie przyczyn tego problemu i przeanalizowanie ich do sedna. Jest to podobne do znajdowania luk w przepływie pracy i wypełniania ich jedna po drugiej, aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie. Dlatego znalezienie powodów nie będzie trudne, jeśli zastosujesz strategiczne podejście.

Na przykład możesz użyć diagramu Fishbone. Jest to znany i użyteczny proces znajdowania przyczyn problemu. Czym jest diagram Fishbone'a? Stworzył go japoński teoretyk organizacji, Kaoru Ishikawa, który służy do kategoryzacji głównych przyczyn problemu w formie wizualnej.

Spójrz nad zdjęciem. Załóżmy, że problem polega na tym, że Twoja witryna nie działa. Diagram Fishbone pomoże Ci zanotować możliwe przyczyny, które mogą spowodować upadek Twojej witryny. Utrzymując taką wizualną demonstrację, możesz lepiej i skuteczniej rozwiązywać problemy w zarządzaniu projektami.

Oto kilka nieuniknionych rzeczy – powody, które zapisujesz, powinny być prawdziwe. Z wielu możliwych powodów Twoim zadaniem jest zrozumienie prawdziwych powodów. Jest to możliwe, jeśli zdecydujesz się na głęboką analizę. Dlatego w tym celu pomocna byłaby analiza przyczyn źródłowych (RCA).

3. Generowanie pomysłów na rozwiązania

Teraz, gdy wiesz, który problem musisz rozwiązać i jakie są jego przyczyny, możesz przejść do generowania pomysłów na właściwe rozwiązania. Jest to stopniowy krok rozwiązywania problemów w zarządzaniu projektami. Tak więc na tym etapie masz więcej swobody, aby stać się kreatywnym. Celem tego kroku jest znalezienie zestawu rozwiązań. Potrzebujesz rezerwy rozwiązań lub ewidentnie rozwiązań alternatywnych. Pomagają zmniejszyć ryzyko. Jeśli jedno rozwiązanie zawiedzie, możesz skorzystać z alternatywnego podejścia.

Dlatego musisz dużo pracować umysłowo, badać i zbierać sposoby na możliwe rozwiązania. Dwa najlepsze sposoby generowania pomysłów to burza mózgów i mapowanie myśli.

Mindtools wyjaśnia, że ​​kreatywne rozwiązywanie problemów składa się z czterech kroków. Są to: wyjaśnianie, wymyślanie, rozwijanie, wdrażanie.

Etap wyjaśniania sprawia, że ​​ponownie odkrywasz swoją wizję projektu i naturę problemów. Następnie prowadzi do zebrania niezbędnych danych i sformułowania pytań. Poniższe kroki dotyczą rozszerzenia struktury o całe zrozumienie, dane, zasoby i cel, aby zbadać pomysły, sformułować rozwiązania i stworzyć plan wdrożenia.

4. Wybierz najbardziej odpowiednie rozwiązanie

Nie jest łatwo wybrać odpowiedni kolor, gdy Twoja szafa jest pełna podobnych ubrań. Ale kiedy jesteś zdeterminowany, znasz etykietę i kod ubioru tego konkretnego programu, twoje wyczucie mody pozwala ci wybrać kolor, który najbardziej pasuje. To samo dzieje się zawsze, gdy zarządzasz dowolnymi projektami i chcesz coś rozwiązać.

Po wygenerowaniu wielu pomysłów i sformułowaniu wielu różnych rozwiązań wahanie jest nieuniknione. Tak więc, jako kierownik projektu, twoja umiejętność rozwiązywania problemów wymaga wybrania najbardziej przydatnego i najłatwiejszego sposobu rozwiązania problemu.

Cóż, najlepszym sposobem na to jest zmierzenie wszystkich rozwiązań, porównanie ich ze sobą i rozważenie następujących faktów:

• Twoje oczekiwania i priorytety
• Oceń wszystkie rozwiązania i zmierz je
• Rozważ swoje zasoby
• Na początek wybierz najprostszą

Nigdy jednak nie należy przestawać zadawać pytań. Zadaj sobie pytanie, zainspiruj uczniów pracujących nad projektem do zadawania pytań. Im więcej pytań, tym rozwiązanie będzie skuteczniejsze i bezbłędne.

5. Podejmowanie działań w celu rozwiązania problemów

Kiedy wiesz, jaki jest twój problem i jakie rozwiązanie musisz wdrożyć, zacznij od nowa. Czas podjąć działania. Wdrożenie rozwiązania to ostatni krok. Ale musisz przejść przez wszystkie wcześniejsze kroki, aby osiągnąć ten poziom. To ustalone ramy, aby zwiększyć swoje umiejętności rozwiązywania problemów.

Przeczytaj więcej: 6 interesujących pomysłów na zarządzanie projektami do naśladowania w 2022 roku.

Jak narzędzie do zarządzania projektami może pomóc w rozwiązywaniu problemów

W dobie automatyzacji zarządzanie projektami staje się łatwiejsze dzięki narzędziom, które pomagają tworzyć internetową bazę danych pracowników, klientów, kont i ogólnych projektów itp. Oprogramowanie do automatyzacji PM pozwala śledzić każdy proces na żywo i ułatwia starania o podejmowanie lepszych decyzji.

Na przykład, jeśli masz narzędzie do automatyzacji PM, takie jak WP Project Manager , rozwiązywanie problemów w zarządzaniu projektami byłoby bardziej opłacalne i proste. Oto jak -

• Zapewnia najlepsze wykorzystanie zasobów i planowanie
• Solidnie organizuj i śledź swoje projekty i zadania
• Zaawansowane narzędzie do zarządzania, które usprawnia śledzenie
• Narzędzie zintensyfikuje Twój wspólny wysiłek
• Wygeneruj raport, dzięki któremu będziesz mógł zobaczyć, jak przebiegają Twoje projekty i jakie są Twoje braki

Ogólnie rzecz biorąc, WP Project Manager ma wszystkie funkcje, które mogą usprawnić przepływ pracy. Gdy widzisz aktualizacje na żywo i działania pulpitu nawigacyjnego swoich projektów (w tym tablicę Kanban, wykres Gantta, listę zadań, kalendarz itp.), możesz z łatwością śledzić wszystkie kroki rozwiązywania problemów z większą wydajnością. Mimo wszystko praca byłaby łatwiejsza.

Zamykanie się na rozwiązywanie problemów w zarządzaniu projektami

Większość problemów na początku jest niewielka. Jako zaradny kierownik projektu Twoim zadaniem jest jak najszybsze ich rozwiązanie. Im bardziej będziesz zwlekać, tym większy będzie problem. Statek często ma wiele małych usterek w silniku lub pęknięć podczas długiej podróży. Sprytny kapitan jest zawsze w pętli, aby naprawić je jednocześnie. Twoja praca jako kierownika projektu jest niczym innym.

Ramy strategicznego rozwiązywania problemów pomogą ci poradzić sobie z tą pętlą, a doskonałe narzędzie do automatyzacji zarządzania projektami pozwala szybciej rozwiązywać problemy (nie zapomnij dodać elastyczności, przystępności cenowej, zarządzania czasem i sprytu).

Oto nasze ostatnie słowa – wprowadzaj innowacje w zakresie najnowszych sposobów rozwiązywania problemów w swoich projektach i nie pozwól, aby Twój problem przerósł Ciebie.