11 najlepszych sposobów na zwiększenie wydajności zarządzania projektami dzięki zautomatyzowanemu menedżerowi zadań (wskazówki i narzędzie ekspertów)

Jako kierownik projektu Twoje umiejętności i wydajność mogą sięgać dalej i dalej. Nie ma żadnego limitu. Mądrym krokiem jest zatem przyjęcie zestawu procesów, które mogą stale zwiększać efektywność zarządzania projektami. Jeśli będziesz ich przestrzegać, regularnie ćwiczyć i rozwijać się, z pewnością z czasem możesz wiele poprawić.

We współczesnym biznesie kierownicy projektów stają się mądrzejsi i zwiększają swoje możliwości dzięki automatyzacji. Jest to więc również integralna część tego procesu, o którym mówimy. Oszczędność pieniędzy, czasu i wysiłku sprawia, że ​​masz więcej miejsca na innowacje, a automatyzacja da ci to z łatwością.

Na poniższym blogu omówimy całość i pokażemy, jak zwiększyć swoją efektywność jako kierownika projektu dzięki inteligentnemu zarządzaniu zadaniami i procesowi strategicznemu. Czytaj dalej.

Dlaczego musisz być bardziej wydajny w zarządzaniu projektami

Efektywność w zarządzaniu projektami to jakość, którą można osiągnąć stopniowo. Coś, co czyni cię dynamicznym kierownikiem projektu, który potrafi wykorzystać dostępne zasoby i czas z dokładnym oszacowaniem, rozwiązywać problemy i sprawić, by projekt zakończył się sukcesem. Efektywność zapewnia również zdolność adaptacji, otwartości i popularności wśród interesariuszy.

Pojęcia wydajności i skuteczności są powszechnie używane przy ocenie różnych procesów. Organizacje oparte na projektach często zmagają się z równowagą między czasem, kosztami i jakością, są zainteresowane robieniem tego tak wydajnie i efektywnie, jak to tylko możliwe.

Erik Sundqvist, dyrektor ds. nauki

Od planowania, budżetowania i realizacji – kierownik projektu musi przejść przez długi i żmudny proces. A ryzyko jest prawie pewne. Zarządzanie ludźmi, rozdzielanie zadań, a następnie osiąganie celów wymaga dużego wysiłku psychicznego i fizycznego. Więc, co może być twoją zbawienną łaską?

Rzeczywiście, to twoja wydajność. Jeśli potrafisz wykorzystać wszystkie dostępne zasoby z odpowiednim potencjałem, możesz odnieść sukces. W związku z tym, jak to zrobić? W tym miejscu Twoja praca wymaga przejścia przez kilka kroków.

11 sprawdzonych kroków do poprawy efektywności zarządzania projektami

Lista miar efektywności nie ma końca. Możesz wprowadzać innowacje w nowy sposób, no cóż, może co tydzień. Ale najważniejsze jest to, które z nich są najlepsze, a eksperci uważają, że naprawdę działają.

Poniżej zebraliśmy garść sprawdzonych najlepszych praktyk, które mimo wszystko poprawią Twoje umiejętności zarządzania projektami. Sprawdź je -

1. Skoncentruj się na planowaniu
2. Stwórz bazę wiedzy
3. Ustanowienie procesu komunikacji jednoczesnej
4. Zarządzanie i budżetowanie czasu projektu
5. Strategia zarządzania ryzykiem
6. Udostępnij wszystkie dane projektu
7. Śledzenie procesu
8. Nagradzaj wykonującego zadania członka zespołu
9. Wyrównaj odpowiednie narzędzia
10. Otwarty na opinie i sugestie
11. Nigdy nie rozstrzygaj i wprowadzaj ciągłe ulepszenia

Przyjrzyjmy się szczegółowo i dowiedzmy, w jaki sposób te sposoby pomogą kierownikom projektów zwiększyć efektywność zarządzania projektami –

1. Skoncentruj się na planowaniu

Planowanie jest filarem wszystkich działań związanych z zarządzaniem projektami. Jeśli masz schludny plan i zapasowy, możesz bezpiecznie grać w tę grę. Jest to również pierwszy krok do upewnienia się, że zajmujesz się poważnymi sprawami.

Mówiąc najprościej, musisz to zrobić, aby stworzyć plan, który można zastosować -

• Określenie zakresu Twoich projektów
• Stwórz strukturę podziału pracy
• Zdefiniuj i uszereguj działania projektu
• Dokonaj mądrego oszacowania budżetu, czasu trwania i innych zasobów
• Miej przygotowany plan awaryjny

Wszystkie powyższe zadania tylko usprawniłyby Twoje projekty. Kiedy twój szkielet jest silny, ciało musi mieć piękny kształt.

2. Utwórz bazę wiedzy

Tworzenie bazy wiedzy jest niezbędne dla Twoich projektów. Zawsze, gdy potrzebujesz informacji, pomoże Ci baza wiedzy. Dlatego częstym scenariuszem byłoby to — załóżmy, że ktoś musi znać liczbę sprzedaży z ostatniego kwartału. Dałeś mu znać. Następnie pojawia się kolejna osoba, która prosi o te same informacje. Nie masz nic przeciwko, żeby odpowiedzieć jeszcze raz?

Baza wiedzy jest niezbędna do współdzielenia i jednoczesnego przepływu danych w całej organizacji. Pomoże to nie tylko osobie w twoich projektach, ale także osobom z zewnątrz, a także klientom.

3. Ustanowienie procesu komunikacji jednoczesnej

Jeśli nie masz stabilnej komunikacji między interesariuszami, Twój projekt jest zagrożony. Wszyscy zaangażowani w Twój projekt muszą upewnić się, że znajdują się na tej samej stronie i pracują dla tego samego celu. Jednak wiele projektów kończy się niepowodzeniem z powodu jej braku. Ewidentnie „zerwanie komunikacji” jest przyczyną 57% niepowodzeń projektów.

Cóż, jak ustanowić proces komunikacji, który się trzyma? Pierwszą rzeczą jest wybranie formatu lub tablicy, na której wszystkie informacje powinny być przechowywane i regularnie aktualizowane.

Kolejnym etapem jest ustalenie celu komunikacji. Oznacza to sporządzenie kolejnego planu tego, co chciałbyś osiągnąć poprzez proces komunikacji z interesariuszami projektu. Po ustaleniu formatu i celu komunikacji nadszedł czas, aby zidentyfikować interesariuszy i wybrać metodę, którą chcesz zastosować.

4. Zarządzanie czasem projektu i budżetowanie

Oprócz straconego czasu i pieniędzy, opóźnienie projektu może kosztować to, co najcenniejsze – Twoich klientów. Tak więc właściwe budżetowanie i zarządzanie czasem to duży problem, który musisz rozwiązać. Kiedy więc zaczynasz zarządzać projektem, musisz zaznaczyć następującą listę kontrolną –

• Dobre oszacowanie zasobów, które inwestujesz,
• Ludzi, których wybierasz na wspólników
• Podziel ten projekt na małe ułamki, przydziel odpowiednich ludzi na właściwe miejsce
• Ustaw szacowany czas wykonania każdego zadania

Budżetowanie to duże obciążenie. Tak więc to, co sprawia, że ​​jesteś skuteczny, to wybór najbardziej odpowiedniej metody w zależności od Twojej firmy.

5. Strategia zarządzania ryzykiem

Jako kierownik projektu ryzyko jest oczywiste. W końcu powinieneś zostać dobrym menedżerem ryzyka, aby twój projekt odniósł sukces. Strategia zarządzania ryzykiem to całkiem sprytny arsenał do walki z każdą zbliżającą się sytuacją. Współcześni marketerzy zawsze rozważają pozytywne i negatywne strategie zarządzania ryzykiem, gdy napotykają kłopoty.

Istnieją trzy rodzaje strategii, które eksperci uznali za pomocne w rozwiązywaniu problemów związanych z zarządzaniem ryzykiem. Są to – pozytywne, negatywne i warunkowe reakcje na ryzyko.

Na przykład, jeśli zdecydujesz się na pozytywny, istnieją cztery kroki w zarządzaniu ryzykiem. Wykorzystuj, udostępniaj, ulepszaj i akceptuj. Eksploatacja oznacza celowe ryzyko w celu zainicjowania możliwości. Czasami inteligentni kierownicy projektów szukają partnerów i dzielą się ryzykiem, aby zmaterializować możliwość.

Odpowiedź warunkowa pojawia się na specjalne okazje. Czasami twoje oszacowanie może nie dać dokładnych wyników i doprowadzić cię na skraj niepowodzenia. Następnie warunkowa reakcja zarządzania ryzykiem pomaga wyjść z trudności.

6. Udostępnij wszystkie dane projektu

Wspomnieliśmy już o znaczeniu bazy wiedzy. Jednak pomyślnie działający projekt wymaga najwyższego rzędu dostępności wśród interesariuszy projektu.

Działający projekt generuje wiele zestawów danych i dokumentów. Ilekroć ktoś czegoś potrzebuje, musi mieć sposób, aby to zabrać bez żadnych wcześniejszych kłopotów iz łatwością. Jest to również integralna część procesu komunikacji w dużym obrazie. Poza tym to, co robisz, powinno być udokumentowane. W dostępnej bazie danych wszystkie dane projektu muszą być zapisane i identyfikowalne.

7. Śledzenie procesu

Śledzenie daje pełny obraz projektu. Niektóre z najważniejszych to –

• Ile wykonałeś zadania,
• Jaka jest poprawa,
• Do ilu lig musisz przejść
• Jakie środki mogą bardziej usprawnić Twój proces

Twoim zadaniem jako inteligentnego kierownika projektu jest znalezienie najlepszego sposobu efektywnego śledzenia zadań związanych z zarządzaniem projektami. W takim przypadku oprogramowanie do zarządzania projektami lub zautomatyzowany menedżer zadań ma ogromne zalety.

8. Nagradzaj członka zespołu wykonującego zadania

Nie chodzi o to, że wszyscy członkowie twojego zespołu są tacy sami. Mają różne role, domeny, poczucie odpowiedzialności i możliwości. Poza tymi z góry określonymi cechami, ludzie reagują inaczej podczas pracy nad projektem. Nie możesz oczekiwać, że wszyscy będą grać w ten sam sposób przez cały czas. Dlatego musisz je zebrać, aby zwiększyć swój wskaźnik sukcesu. W takich przypadkach, jaki może być najlepszy sposób na zwiększenie ich wewnętrznej siły do ​​bliższej i skuteczniejszej współpracy?

Uznanie pracowników ma kluczowe znaczenie dla 37% pracowników. Zespoły, które osiągnęły wynik w 20% najlepszych zaangażowania, odnotowują o 59% mniej strat. Około 34% pracowników w USA czuje się zaangażowanych.

Jedna ze sprawdzonych wskazówek brzmi: nagradzaj ludzi, którzy osiągają lepsze wyniki. Odwieczną tradycją jest inspirowanie innych do występów w tym samym tempie lub pomaganie im w robieniu tego w sposób naturalny, a nie na siłę.

9. Ustaw odpowiednie narzędzia

Cóż, to jest trudna część. Automatyzacja jest czymś, w co chce wierzyć większość współczesnych kierowników projektów. Ale ilu z nich naprawdę to robi? Mckinsey poinformował, że 31% firm ma co najmniej jedną w pełni zautomatyzowaną funkcję.

Dlatego według firmy Farc Research „specjalistom ręczne zlokalizowanie dokumentu zajmuje średnio 18 minut – od 20% do 40% ich czasu – i spędzają 50% czasu na szukaniu informacji”.

Oznacza to, że przyjęcie automatyzacji może zaoszczędzić Twój wysiłek i czas oraz daje więcej czasu na skupienie się na innych sprawach, aby zwiększyć efektywność zarządzania projektami.

W rezultacie potrzeba narzędzia do automatyzacji jest nieunikniona w celu rozwoju procesu biznesowego. Ale który wybrać i jak odpowiednie narzędzie może poprawić Twoją grę? Pokażemy ci to.

10. Otwarty na opinie i sugestie

Dobry kierownik projektu jest zawsze otwarty na opinie swoich uczniów. Przynajmniej nie ma nic złego w słuchaniu podobnie myślących ludzi, dzieleniu się przemyśleniami i sugestiami, prawda?

Jak zła jest powszechna historia kierownika projektu, który nie jest otwarty na nowe pomysły i mówi swoim ludziom: „Wiem więcej niż ty, dlatego jestem twoim kierownikiem”.

Załóżmy, że nazywa się Pan Brooks. Nigdy nie myślał o członkach zespołu, którzy wnoszą jakąś wartość do projektu lub o zbliżających się problemach. Więc ilekroć pojawił się jakikolwiek problem, tak naprawdę nie mają zbyt wiele w ręku, aby rozwiązać problem. I chociaż jego plan się nie powiódł, mężczyzna był tak uparty, że akceptował wszelkie nowe sugestie, ale obwiniał członków zespołu.

Projekt zmierzał donikąd. I wszystko zaczęło się rozpadać. Pomimo tego, że był zdolnym człowiekiem z dobrą znajomością domeny, pan Brook nie osiągnął swojego celu.

Jedna lekcja jest tutaj jasna: jako kierownik projektu musisz cenić każdego członka swojego zespołu. Bądź otwarty na nowe pomysły i dyskusje. Ponieważ każdy ma coś do umieszczenia w projekcie podczas pracy nad nim.

Możesz także przeczytać: Kompleksowy przewodnik po metodologii kaskadowej w zarządzaniu projektami!

11. Nigdy nie zadowalaj się i wprowadzaj ciągłe ulepszenia

Życie jako kierownik projektu to podróż, która każdego dnia promuje innowacje. Jeśli więc odniesiesz sukces, przestrzegając zestawu najlepszych praktyk i zasad, nie myśl, że następnym razem lub następnym projektem również pójdzie to samo. To świat, który ciągle się zmienia, więc Ty też powinieneś. Twoja gra jest elastyczna, a bycie dynamicznym może doprowadzić cię do pozycji lidera.

Wykorzystaj zautomatyzowanego menedżera zadań, aby zwiększyć swoje umiejętności zarządzania projektami

Automatyzacja zapewnia innowacyjność i szybkość Twoim pracownikom. Dlatego wszystkie środki wydajności, które omówiliśmy na blogu, można łatwo wykonać, jeśli masz w zanadrzu zautomatyzowanego menedżera zadań.

Od planowania po śledzenie procesu, dystrybucję zadań po budżetowanie czasu lub kontynuację — dzięki takim narzędziom uzyskasz wszystko. Na przykład, jeśli masz zautomatyzowanego menedżera zadań, takiego jak WP Project Manager, możesz po prostu usprawnić wszystkie zadania projektowe i zwiększyć efektywność zarządzania projektami.

Niektóre z podstawowych funkcji, na których można polegać, to:

• Pomoc w zakresie zasobów i planowania
• Inteligentne śledzenie wielu projektów
• Możesz ustawić terminy i system przypomnień/powiadomień, aby ich dotrzymać
• Wydajna opcja śledzenia czasu
• Współpraca zespołowa za pośrednictwem Kanbana, list zadań, wykresu Gantta i dostępnej opcji przechowywania plików
• Raporty i analizy

WP Project Manager to pełnoprawne narzędzie do zarządzania typu open source, które może w pełni zautomatyzować Twoje zespoły i projekty.

Ostatnie słowa na temat efektywności zarządzania projektami

Zarządzanie projektami to zadanie strategiczne. Nie potrzebuje pośpiechu, a raczej krok po kroku, aby osiągnąć cel. Jeśli chcesz być sprytny, twoją podstawową bronią powinna być twoja skuteczność jako menedżera i umiejętność przystosowania się do technologii.

Poza tym powyższe kroki, o których wspomnieliśmy, zawsze możesz dodać do zmian i wprowadzić innowacje do najnowszych środków wydajności. A więc, która część Twojego obecnego zarządzania projektami wymaga renowacji? Powiedz nam w sekcji komentarzy.