7 strategii zarządzania projektami, które pozwolą Ci wyprzedzić konkurencję (studia przypadków + narzędzie)

Strategie zarządzania projektami polegają na posiadaniu krystalicznie czystego planu, w jaki sposób ukończysz swój projekt. Nowoczesne zarządzanie projektami w dużej mierze opiera się na platformach cyfrowych i metodologiach. Ale znaczenie i główny cel są zawsze takie same od setek lat. Oznacza to ukończenie projektu w najlepszy sposób, najniższym kosztem iw jak najkrótszym czasie.

Jak powiedział wielki Arystoteles tysiące lat temu:

Po pierwsze, miej określony, jasny praktyczny ideał; cel, cel. Po drugie, posiadaj niezbędne środki do osiągnięcia swoich celów; mądrość, pieniądze, materiały i metody. Po trzecie, dostosuj wszystkie swoje środki do tego celu.

Z czasem znaczenie zorganizowanego zarządzania projektami tylko wzrosło. Na konkretne potrzeby mamy wiele metodyk zarządzania projektami, które stosujemy obecnie. Dzięki tym zaawansowanym metodologiom i odpowiednim strategiom możesz zrealizować projekt w najbardziej efektywny sposób.

W tym artykule pokażemy Ci 7 strategii zarządzania projektami, dzięki którym nie będziesz musiał marnować więcej czasu, wysiłku ani zasobów niż to konieczne. Ale najpierw zapoznajmy się z nowoczesnym zarządzaniem projektami.

Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne dla Twojej organizacji

Zarządzanie projektami to połączony plan i proces osiągania określonych celów projektu poprzez wykorzystanie siły roboczej, zasobów, czasu i narzędzi w najbardziej optymalny sposób.

Nowoczesne zarządzanie projektami składa się z zestawu metodologii zarządzania projektami, które mogą zapewnić przewidywalne, powtarzalne wyniki. Metodologie i strategie, którymi kierujemy się obecnie, są wysoce analityczne i decydujące.

Jednak badania pokazują, że tylko 23% firm ma ustandaryzowane systemy zarządzania projektami, takie jak kaskadowe i zwinne w użyciu.

W tej erze ci, którzy jeszcze nie nadrobili zaległości w planowaniu strategicznym projektu, rzadko mogą odnieść sukces w projekcie. Dlaczego więc przywiązujemy tak dużą wagę do planowania strategicznego w celu skutecznego zarządzania projektami? Poznajmy się.

Dlaczego planowanie strategiczne ma kluczowe znaczenie dla zarządzania projektami

Właściwe strategie zarządzania projektami są tym, co decyduje o sukcesie projektu. W rzeczywistości, według PMI, organizacje, które nie doceniają zarządzania projektami, widzą 50% więcej projektów zakończonych niepowodzeniem. Nawet jeśli projekt ma wdrożony system zarządzania, może się nie powieść z powodu niewłaściwej strategii. Wystarczy spojrzeć na poniższą ankietę.

We wszystkich organizacjach 11,4% wszystkich zasobów jest marnowanych z powodu gorszych procesów zarządzania projektami. Ankiety sugerują, że organizacje, które nie uwzględnią odpowiednio zarządzania projektami w swoich strategiach, odnotują całkowity wzrost wskaźnika niepowodzeń projektów o czynnik 2/3.

Jednak planowanie strategiczne nie tylko zapewnia powodzenie projektu, ale także pomaga zaoszczędzić dużo pieniędzy i zasobów. W rzeczywistości organizacje stosujące sprawdzone praktyki PM marnują 28 razy mniej pieniędzy niż ich odpowiedniki, które nie stosują praktyk PM. (CIO, 2019)

W świecie, w którym 27% projektów przekracza budżet, pieniądze, które można zaoszczędzić dzięki strategicznemu planowaniu zarządzania projektami, są naprawdę niezwykłe.

7 strategii zarządzania projektami dla udanego projektu

Istnieje wiele strategii zarządzania projektami, których można przestrzegać, aby projekt zakończył się sukcesem. Spośród nich skupimy się na kluczowych strategiach, które w największym stopniu wpływają na powodzenie projektu.

Przyjrzyjmy się kluczowym strategiom, których należy przestrzegać, aby pomyślnie zakończyć projekt.

1. Sfinalizuj szczegóły projektu przed rozpoczęciem projektu

Jeszcze przed rozpoczęciem pracy nad projektem musisz dopracować szczegóły projektu. Jasny plan tego, co próbujesz osiągnąć, pomaga ukończyć projekt w najlepszy możliwy sposób.

Role i obowiązki: Szczegółowy plan projektu powinien zawierać różne role personelu, który będzie pracował nad projektem, wraz z ich obowiązkami. Dzięki temu proces pracy jest uporządkowany i pozwala uniknąć opóźnień.

Struktura podziału pracy: Struktura podziału pracy pomaga podzielić duży projekt na małe i łatwe do zarządzania zadania. Pomoże to również w podziale zadań dla pracowników, zależności i przepływu pracy.

Kamienie milowe: Plan powinien również zawierać kamienie milowe, które pomogą projektowi podążać właściwą drogą. Kamienie milowe świetnie nadają się do śledzenia postępów prac. Zwłaszcza do śledzenia małej części prac, które podzielisz za pomocą Struktury podziału pracy.

Ustawianie elementów dostarczanych i terminów: Przed rozpoczęciem projektu będziesz musiał również zdefiniować elementy dostawy, termin, aby projekt był spakowany w ustalonych ramach czasowych.

Sfinalizowanie szczegółów projektu nie oznacza, że ​​projekt nie wymaga lub nie będzie wymagał żadnych modyfikacji po drodze. W rzeczywistości dzisiaj, bardziej niż kiedykolwiek, zarządzanie projektami jest bardziej iteracyjne niż kiedykolwiek. Dlatego metodyki takie jak Agile szybko zyskują popularność. Sporządzenie jasnego planu projektu przed jego rozpoczęciem nie będzie Cię wiązać. Raczej sprawi, że Ty i Twoi pracownicy będziecie elastyczni w przypadku nagłej zmiany planów. Pozwoli to również zachować stabilność projektu i termin nienaruszony.

2. Zdecyduj, której metodologii użyć

Jeśli nie znasz terminu „metodologia zarządzania projektami” lub różnych istniejących metodologii, oto prosta definicja. Metodologia zarządzania projektami to zestaw zasad i praktyk, które mogą pomóc w organizacji zarządzania projektami w celu uzyskania optymalnych wyników. Żaden projekt nie jest nigdy w 100% podobny do innego, dlatego proces pracy nie jest taki sam dla dwóch projektów.

Istnieje kilka metodologii zarządzania projektami, które są najczęściej stosowane. Spośród nich musisz wybrać ten, który najbardziej pasuje do Twojego projektu.

Poniżej przedstawiamy niektóre z najpopularniejszych metodyk zarządzania projektami, z których często korzysta kierownik projektu.

Metodologia Waterfall: Waterfall to tradycyjny sposób zarządzania projektami. Metodologia kaskadowa została wprowadzona ze względu na liniowe i sekwencyjne podejście tego modelu. Przed przystąpieniem do kolejnego etapu projektu należy zakończyć poprzedni.

Metodologia wodospadu jest najbardziej odpowiednia dla projektów, które mają jasny wynik lub cel. Nie ma również możliwości iteracji lub modyfikacji planu po drodze. Dobrym przykładem takich projektów mogą być projekty realizowane przez firmy produkujące samochody. Projekty te zwykle nie mają szans na zmianę po drodze.

Metodologia Agile: Agile to kolejna popularna metodologia, która zyskała na popularności w 2001 roku. Jego początki sięgają tak naprawdę lat 90. Jest to wynikiem rosnącej potrzeby nowego sposobu zarządzania projektami, bardziej adaptującego się do zmian. Metodologia zwinna koncentruje się na krótkich okresach pracy z ciągłym testowaniem, oceną i adaptacją w trakcie całego procesu. W związku z tym końcowe produkty, które wychodzą, często nie są całkowicie takie same, jak planowane.

Ponieważ metodologia zwinna koncentruje się na szybkości, produkt końcowy można wdrożyć wcześnie. Jednak następnie przechodzi dalszą ocenę i iterację, aby stać się kompletnym produktem bez problemów / błędów. Popularność i akceptacja zwinnych metodologii napędzała później rozwój innych nowszych metodologii. Metodologie te obejmują Scrum, Kanban i inne. Agile sam w sobie świetnie sprawdza się w przypadku produktów cyfrowych, gdzie końcowe wyniki mogą pozwolić sobie na odchylenia od pierwotnego planu.

W rzeczywistości 80% CMO zauważyło poprawę produktywności zespołu dzięki Agile. Firmy, które przyjęły Agile, również odnotowały 60% wzrost przychodów i zysków.

Metodologia Scrum: Scrum jest w pewnym sensie adaptacją metodologii zwinnej. Metodologia Scrum dzieli cały czas trwania projektu na krótkie okresy lub cykle, znane również jako „sprinty”. Sprinty trwają zwykle jeden lub dwa tygodnie.

Scrum zwykle ma mistrzów scrum , którzy kierują małymi zespołami pracującymi jednocześnie nad częściami projektów. Różni się to od sekwencyjnego wykonywania zadań w metodologii kaskadowej. Należy pamiętać, że role mistrza scrum nie są podobne do kierowników projektów.

Metodologia Kanban: Kanban to także ramy w ramach zwinnego zarządzania projektami. Wywodzi się z japońskiego przemysłu wytwórczego. Metodologia Kanban to struktura, w której wszystkie zadania są wizualnie reprezentowane jako kolumny na tablicy Kanban. Kanban zapewnia ogólny wizualny przegląd każdego zadania projektu w dowolnym momencie.

W ten sposób można dowiedzieć się, dlaczego wystąpiło opóźnienie w części projektu.

Metodologia hybrydowa: zarówno kaskadowa, jak i zwinna (w tym jej frameworki lub zmodyfikowane wersje) mają swoje wady. Metodologia wodospadu potrzebuje dużo czasu, zanim zobaczysz wynik. Nie jest to dobre dla szybko zmieniającego się rynku, na którym konkurenci są dobrze dobrani i konsekwentnie ze sobą konkurują. Z drugiej strony zwinność jest podatna na pełzanie zakresu i ciągłą iterację. Utrudnia to klientom przyzwyczajenie się do produktu. Co faktycznie pogarsza wrażenia użytkownika. Dlatego wielu kierowników projektów robi teraz dobre notatki zarówno z metod kaskadowych, jak i zwinnych. Obecnie coraz więcej PM wdraża coś w rodzaju hybrydy typu agile-waterfall.

Oto, co znaleźliśmy w manifeście metodologii hybrydowej –

Hybrid Project Management łączy metodykę formalną i Agile, tworząc nową metodę zarządzania projektami. Hybryda wykorzystuje dokładność Struktury Podziału Pracy (WBS) z szybkością i korzyściami Lean Agile dla nowej metody zarządzania projektami, która jest zarówno szczegółowa, jak i szybka.

Oprócz tych popularnych metodologii istnieją również inne modele, z których korzysta wiele osób. Bardzo ważne jest, aby idealnie wybrać odpowiednią metodologię, ponieważ to ona zadecyduje o tym, jak szybko i skutecznie możesz ukończyć projekt.

3. Stwórz odpowiedni zespół do projektu

Żaden projekt nie może się powieść bez odpowiedniego personelu, który poradzi sobie z każdym zadaniem. Każdy z twoich pracowników powinien być dostosowany do odpowiedzialności, którą chcesz, aby podjął. Osoba może mieć świat doświadczeń, ale jeśli nie pasuje do roli i odpowiedzialności, nie powinna brać udziału w projekcie.

Ważne jest, aby nie budować zespołu z nakładającymi się cechami, ponieważ mogą one tylko opóźnić projekt. Dlatego też zespoły powinny być małe

Ponadto Twój zespół powinien mieć jasną hierarchię i odpowiedni podział zadań dla każdego z pracowników, aby skorzystać z świetnego zespołu, który zatrudniasz.

4. Skonfiguruj przejrzystą komunikację między działami i personelem

Komunikacja jest dużym przełomem dla większości projektów. Dlatego skuteczny plan komunikacji powinien być bardzo ważną częścią strategii zarządzania projektami.

80% pracowników spędza połowę swojego tygodnia pracy na „przeróbkach” spowodowanych słabą komunikacją

Capterra

Jeśli zastanawiasz się, co rozumiemy przez plan komunikacji, zawiera on wyznaczony kanał komunikacji, z góry ustalony czas spotkań i tym podobne.

Konfigurowanie kanałów komunikacji: Każdy zespół musi mieć wewnętrzny kanał komunikacji. Aby połączyć się między projektami, istnieje kilka kanałów, z których możesz skorzystać. Slack, Microsoft Teams to dwie najpopularniejsze metody komunikacji w projekcie lub miejscu pracy.

Zaplanowane spotkanie: Każdy projekt musi mieć zaplanowany czas spotkania, co tydzień lub co dwa tygodnie. Pomoże to kierownikowi projektu nadążyć za postępem projektu. Spotkania te są również pomocne w rozwiązywaniu wszelkich problemów, z którymi mogą borykać się członkowie zespołu. Co więcej, spotkania wyjaśnią również kierunek projektu i pomogą zdecydować, czy wymaga on jakiejkolwiek iteracji, czy nie.

5. Unikaj wprowadzania dużych zmian (Scope Creek) podczas projektu

Podczas gdy nowoczesne metodologie projektowe kładą duży nacisk na iterację planu projektu, sugeruje się, aby nie wprowadzać dużych zmian. Dokonywanie jak największej liczby zmian nie jest właściwe. Ponieważ w ten sposób produkt końcowy nie będzie przypominał zamierzonego projektu.

W terminologii zarządzania projektami, gdy w zakresie projektu dokonuje się nieograniczonych zmian bez jakiejkolwiek procedury kontrolnej, nazywa się to strumieniem zasięgu. Scope creek wpływa na harmonogram projektu, budżet, koszty, alokację zasobów, co nie jest dobrą wiadomością dla kierownika projektu z ustalonymi zasobami i czasem. Pełzanie zakresu jest prawdopodobnie jednym z najczęstszych zagrożeń związanych z zarządzaniem projektami, z którymi często spotykają się kierownicy projektów.

Pełzanie zakresu występuje, gdy nowe żądania iteracji projektu są dodawane po rozpoczęciu projektu. Ponieważ jednak zmiany pojawiają się w trakcie projektu, często nie są one odpowiednio weryfikowane. Dlatego sprawia, że ​​zespół wykonuje więcej zadań niż planowano, przydziela więcej produktów i kamieni milowych przy tych samych zasobach, co wcześniej, w tych samych ramach czasowych.

6. Oceń projekt po zakończeniu

Każdy projekt ma cel, który musi zostać osiągnięty poprzez projekt. Oceniając swój projekt po zakończeniu, możesz stwierdzić, czy występują jakieś problemy lub różnice w stosunku do początkowych celów projektu. I dopiero po ocenie można powiedzieć, że projekt jest gotowy .

Dlatego tak wysoko cenimy ewaluację projektów. Podczas oceny końcowej należy ściśle monitorować następujące rzeczy:

Porównaj to z Prototypem: Czy tworzysz prototyp (cyfrowy lub fizyczny) tego, jak projekt powinien wyglądać po jego ukończeniu? Powinieneś. A po ukończeniu projektu porównaj go z prototypem.

Przeprowadź testy Q/A: Testy zapewnienia jakości są koniecznością, niezależnie od tego, czy produkt jest oprogramowaniem, czy sprzętem. Po zakończeniu projektu należy przeprowadzić proces testowania Q/A, aby nie powstały żadne problemy, gdy projekt zostanie przekazany klientowi/klientowi/użytkownikowi.

Uruchom UAT: Test akceptacji użytkownika lub UAT pozwala kierownikowi projektu dowiedzieć się, co użytkownicy myślą o produkcie. Testy UAT ułatwiają kierownikowi projektu znalezienie miejsca na ulepszenia, aby produkt był bardziej przyjazny dla użytkownika.

Ogólnie rzecz biorąc, ocena projektu daje jasny obraz tego, co poszło dobrze w projekcie, a która część mogła być lepsza. Wnioski pomogą ulepszyć zarówno bieżący projekt, jak i projekty, które pojawią się w przyszłości.

7. Użyj narzędzia do zarządzania projektami jakości, aby uzyskać optymalne wyniki

Ostatnią strategią, o której chcemy dzisiaj porozmawiać, jest użycie dobrego narzędzia do zarządzania projektami. Korzystanie z dedykowanego projektu może ułatwić życie kierownikowi projektu, pomagając utrzymać projekt na dobrej drodze do sukcesu.

Menedżerowie projektów bardzo ułatwiają planowanie i tworzenie harmonogramów zadań. Umożliwiają również pracownikom dostęp do potrzebnych im informacji i ograniczają te, których nie potrzebują. Narzędzia do zarządzania projektami są również znane z zwiększania produktywności przy jednoczesnym zmniejszaniu budżetu projektu.

Wybierając odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Funkcje, których potrzebujesz
• Niezależnie od tego, czy potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami offline, czy online
• Jeśli potrzebujesz narzędzia, które pobiera stałą kwotę lub za użytkownika
• Twój budżet

Dopiero po rozważeniu wszystkich powyższych czynników możesz wybrać narzędzie, które najlepiej pasuje do Twojego projektu. Oczywiście możesz zdobyć kosztowne narzędzie All-Star. Ale jeśli masz małą lub średnią firmę, potrzebujesz niedrogiego narzędzia do zarządzania projektami, które ma wszystkie funkcje potrzebne do udanego projektu.

Aby Twój projekt zakończył się sukcesem, skorzystaj z pomocy WP Project Manager, niedrogiego narzędzia do zarządzania projektami, które jest absolutnie idealne dla MŚP. W następnej części artykułu przyjrzyjmy się wtyczce i dlaczego zalecamy jej użycie.

WP Project Manager: ułatwia zarządzanie i dostarczanie projektów

WP Project Manager to niedrogie i otwarte narzędzie do zarządzania projektami oparte na WordPress. Pomaga skutecznie wdrażać strategie zarządzania projektami. Narzędzie oferuje kilka ekscytujących funkcji i możliwości, które pomagają odnieść sukces w projekcie. Kluczowe korzyści płynące z korzystania z WP Project Manager są następujące –

Nieograniczona liczba użytkowników i projektów: Większość narzędzi do zarządzania projektami pobiera opłaty za użytkownika i ogranicza liczbę projektów i zadań, które można utworzyć. Jednak dzięki WP Project Manager niebo jest jedynym ograniczeniem. Możesz tworzyć dosłownie nieograniczoną liczbę projektów, zadań i dodawać nieograniczoną liczbę członków zespołu.

Wykres Gantta: Wykres Gantta umożliwia uporządkowanie hierarchii projektu, umożliwiając przypisanie zależności między różnymi zadaniami i podzadaniami. Pozwala to zobaczyć przyczynę opóźnienia zadania w wizualnej reprezentacji w dowolnym momencie.

Tablica Kanban: Tablice Kanban mają duże znaczenie w zarządzaniu projektami, nawet jeśli w rzeczywistości nie stosujesz metodologii Kanban . Dzięki zarządzaniu zadaniami w stylu tablicy możesz tworzyć zadania, przeciągać je i upuszczać między różnymi tablicami, co pozwala członkom zespołu pracować wydajniej.

Kontroluj możliwości zespołu i role członków: dzięki WP Project Manager możesz dostosować uprawnienia i przypisać określone role członkom w razie potrzeby. Możesz także bez wysiłku dodawać zewnętrznych członków do projektu.

Menedżer plików i dokumentów: WP Project Manager ma również menedżera plików i dokumentów do przechowywania wszystkich plików projektu. Możesz także przejść do połączonych wiadomości, list zadań lub zadań z sekcji plików.

Osobisty pulpit nawigacyjny dla wszystkich użytkowników: Menedżer projektów WP oferuje dedykowany pulpit nawigacyjny dla każdego członka zespołu, w którym może zobaczyć swoje przydzielone i wykonane zadania oraz inne raporty.

Przegląd pulpitu nawigacyjnego: Aby uzyskać ogólny raport z projektu, WP Project Manager ma funkcję przeglądu pulpitu nawigacyjnego. Stamtąd możesz uzyskać widok z lotu ptaka na wszystkie trwające projekty, postępy i zespoły. Możesz także tworzyć projekty, dodawać, edytować członków zespołu, role użytkowników i inne zadania stąd.

Po rozważeniu wszystkiego nie trzeba wiele, aby zrozumieć, że WP Project Manager to doskonałe narzędzie do zarządzania projektami. Możesz być jeszcze bardziej przekonany, znając cenę narzędzia, które jest absolutnie przystępne.

Osobisty plan WP Project Managera zaczyna się od 79 USD, podczas gdy plan profesjonalny i biznesowy zaczyna się odpowiednio od 149 USD i 249 USD.

Udany projekt to tylko świetna strategia

Właściwe strategie zarządzania projektami mogą zmienić zasady gry, jeśli chodzi o powodzenie projektu. Zbyt wiele świetnych projektów upadło z powodu braku jasnej strategii, a Twój projekt nie powinien być następny.

W tym artykule podzieliliśmy się przejrzystymi strategiami zarządzania projektami krok po kroku, które pomogą Ci zrealizować udany projekt. Strategie obejmują wszystko, od metodologii po to, jak powinieneś zaplanować swój czas, aby osiągnąć sukces. W końcu udostępniliśmy również świetne narzędzie, które może pomóc Ci w zarządzaniu projektami.

Masz jakieś pytania lub doświadczenia, którymi chciałbyś się podzielić? Zapraszamy do komentowania poniżej.