Trójkąt zarządzania projektami: debugowanie potrójnych ograniczeń projektowych

Trójkąt Zarządzania Projektami, znany również jako Potrójne Ograniczenia Projektu, jest jednym z bardzo istotnych elementów w dzisiejszych najlepszych praktykach zarządzania projektami. Każdy kierownik projektu w firmie potrzebuje idealnej równowagi jakości przy zarządzaniu zasobami. To wtedy właściwe zarządzanie potrójnymi ograniczeniami projektu może pomóc kierownikowi zespołu w zarządzaniu projektem sprawniej niż kiedykolwiek.

Potrójne ograniczenia wpływają dziś na kierowników projektów na różne sposoby. Aby menedżerowie projektów mogli sprawniej zarządzać swoimi projektami, muszą nauczyć się zarządzać trzema ograniczeniami. Ale zanim dowiesz się, jakie są te trzy ograniczenia Trójkąta Projektu i jak można je skutecznie zneutralizować lub zastosować do zarządzania projektami, należy zrozumieć i mieć jasną koncepcję Trójkąta Zarządzania Projektami.

Tak więc, jeśli jesteś kimś, kto próbuje zrozumieć rzeczywiste znaczenie Trójkąta Zarządzania Projektami lub Potrójnych Ograniczeń Projektu i jego zastosowania we współczesnym biznesie, to jest to post dla Ciebie.

Zrozumienie koncepcji trójkąta zarządzania projektami

Trójkąt zarządzania projektami to model opisujący trzy kluczowe elementy projektu: zakres, czas i koszt. Trójkąt projektu jest przydatnym podejściem dla kierowników projektów, ponieważ pomaga zwizualizować relacje między tymi trzema elementami. Na przykład, jeśli zakres projektu wzrośnie, czas i koszty również wzrosną. Dzieje się tak, ponieważ jest więcej pracy do wykonania i potrzeba więcej zasobów.

Podobnie, jeśli zmniejszy się czas realizacji projektu, zmniejszy się również zakres i koszt. Dzieje się tak, ponieważ jest mniej czasu na ukończenie pracy i mniej wymaganych zasobów.

Co więcej, ta metoda dla kierowników projektów pomaga zrozumieć relacje między trzema kluczowymi elementami projektu. Dzięki zrozumieniu tych relacji kierownicy projektów mogą skuteczniej planować i realizować projekty.

Kluczowe elementy ograniczeń trójkąta zarządzania projektami

Jak wspomniano powyżej, trójkąt zarządzania projektami składa się z trzech kluczowych elementów:

• Czas
• Koszt
• Zakres

Każdy element jest równie ważny dla pomyślnego zakończenia projektu. W związku z tym wszystkie trzy elementy odnoszą się do trzech różnych, ale kluczowych aspektów skutecznego zarządzania projektem, takich jak:

❖ Czas odnosi się do ilości czasu przeznaczonego na projekt. Obejmuje to czas potrzebny na planowanie, wykonanie i ukończenie.

❖ Koszt odnosi się do budżetu przeznaczonego na projekt. Obejmuje to koszty materiałów, robocizny i innych zasobów.

❖ Zakres odnosi się do celów i celów projektu. Obejmuje to elementy dostarczane, kamienie milowe i inne wymagania.

Ogólnie rzecz biorąc, dzięki połączeniu tych trzech ograniczeń, trójkąt zarządzania projektami umożliwia menedżerom bardziej efektywne zarządzanie projektami, zapewniając sukces projektu pod każdym względem. Dzięki zrozumieniu i zarządzaniu trzema kluczowymi elementami czasu, kosztów i zakresu, kierownik projektu może zwiększyć szanse na pomyślny wynik.

Jak potrójne ograniczenia łączą się z biznesem dla sukcesu w zarządzaniu projektami?

Potrójne ograniczenie jest często przedstawiane w postaci trójkąta z czasem po jednej stronie, kosztem po drugiej i zakresem po trzeciej stronie. Rzeczywiście jest to kluczowy proces, z którego korzystają kierownicy projektów, aby zapewnić pomyślną realizację projektu. Znany jest również jako żelazny trójkąt. Mówiąc bardziej ogólnie, jest to ważne, ponieważ pomaga kierownikom projektów zrównoważyć konkurencyjne wymagania potrójnych ograniczeń, zakresu, czasu i kosztów. Jest to również cenna metoda kanału komunikacji celów i wymagań projektu z interesariuszami.

Oto kilka konkretnych sposobów, w jakie potrójne ograniczenia mogą wtopić się w działalność biznesową w celu osiągnięcia sukcesu projektu.

• Każde zarządzanie projektem polega na zarządzaniu zmiennymi, a trójkąt zarządzania projektem nie jest wyjątkiem. Ten trójkąt pomaga stworzyć mentalny model zrozumienia, że ​​w grę wchodzą zarówno czynniki zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Zarządzanie tymi zmiennymi wymaga najpierw identyfikacji, pomiaru i krytycznej analizy zmiennych zewnętrznych, aby dokonać korekty wewnątrz firmy.

• Trójkąt PM to prosty sposób na ustalenie i upewnienie się, że wszystkie trzy aspekty projektu są w doskonałej równowadze, gdy projekt jest w toku. Patrząc na swój projekt z różnych stron, nie tracąc z oczu tego, co zależy od czego i co wpływa na co, kierownicy projektów mogą być spokojni, wiedząc, że nic nie wymyka się przez szczeliny – co oznacza, że ​​łatwiej jest trzymać się harmonogramu, budżetu i zakresu!

• Trójkąt zarządzania projektami pozwala kierownikom projektów zrozumieć rzeczywistość sytuacji i dokonać korekt, aby praca nie została ogólnie zagrożona. Posiadanie tego modelu pozwala menedżerom mieć świadomość, że jeśli chodzi o budżet, są po prostu pewne rzeczy ważniejsze od innych, a jeśli potrzebujesz więcej pieniędzy, to musisz nadać im priorytet. Oczywiście wprowadzanie takich zmian nigdy nie jest idealne, ale posiadanie tego modelu do dyspozycji może pomóc Ci określić, gdzie i kiedy najlepiej podjąć działania, aby osiągnąć pozytywne rezultaty!

• Często zdarza się, że projekty kończą się niepowodzeniem z powodu nieporozumień. Trójkąt zarządzania projektami pomaga lepiej zrozumieć wszystkie trzy części udanych projektów i zapewnia narzędzia, dzięki którym wszystko pójdzie gładko od początku do końca.

Sposoby skutecznego zarządzania projektem z potrójnymi ograniczeniami Trójkąta

Najbardziej udane zarządzanie projektami obejmuje zarządzanie kompromisami między:

1. Znaczenie zbalansowania sterowania z prędkością i kosztem,
2. Ile ograniczeń dodaje się do projektu i ile z niego usuwa,
3. Kto będzie odpowiedzialny za decydowanie, kiedy „wystarczająco dobry” oznacza wystarczająco dobry.

Jeśli chodzi o efektywne zarządzanie nim za pomocą trójkąta projektu, oto co musisz zrobić:

Wybierz priorytety zadań i podejdź mądrze

Istotną kwestią do zapamiętania w przypadku trójkąta projektu jest to, że przynajmniej jeden z jego trzech punktów (czas, budżet lub zakres) musi być elastyczny, aby osiągnąć idealny cel. Na przykład problem, który pojawia się, gdy masz napięty harmonogram, można rozwiązać, przesuwając termin, zamiast zatrudniać dodatkowych pracowników, aby przyspieszyć produkcję w szybszym tempie.

Jak możemy podejść do rozwiązania tej sprawy? Podobnie może się zdarzyć, że nie będziemy w stanie osiągnąć wszystkiego, co zostało zrobione, co zostało zaplanowane w ramach ustalonego przez nas budżetu, ponieważ podczas pracy nad osiągnięciem celów projektu pojawiają się nieprzewidziane przeszkody. Kiedy tak się dzieje, a zasoby są niskie, często rozsądnie jest uzyskać dodatkowe fundusze, które zostały wstępnie zatwierdzone, zanim znikną, aby poprawki nie musiały opóźniać produkcji tak starannie, jak byśmy tego chcieli.

Przechowuj wszystkich dobrze poinformowanych

Pilnuj budżetu, postępuj zgodnie z harmonogramem i utrzymuj swój zakres na właściwym torze po uzgodnieniu lub ustaleniu planu. W przypadku zadań zawsze istnieje możliwość opóźnień, które zmieniają się w zależności od przebiegu działalności.

Jeśli masz dostawcę zasobów, który poinformuje Cię, że nie ma już żadnych zasobów, a Twój projekt zależy od posiadania tych zasobów, przekaż swoim klientom lub interesariuszom aktualizacje lub oszacowanie potencjalnego opóźnienia, aby informować ich w razie potrzeby .

Wyznacz jasne cele i oczekiwania

Gdy poznasz ograniczenia i priorytety projektu, poinformuj klienta lub menedżera o tych informacjach, aby uniknąć nieporozumień. Zawsze są rzeczy, które mogą być nieoczekiwane podczas projektu i nikt nie chce, aby coś szokowało po włożeniu całej pracy. Te nieprzewidywalne elementy, które mogą powodować opóźnienie, obejmują:

1. Ustalanie budżetów awaryjnych z dużym wyprzedzeniem bez uwzględniania możliwych wpadek
2. Nieuwzględnianie kluczowych czynników opóźniających projekty, takich jak pogoda, klęski żywiołowe, wydarzenia lokalne itp.
3. Nieuwzględnienie planów awaryjnych z szacowanymi kosztami i ramami czasowymi dla każdego opóźnienia.

Jeśli klient doradzi Ci coś, spróbuj dowiedzieć się, jakie mogą być jego oczekiwania, jeśli jego plan będzie kolidował z Twoim. Z pewnością tego typu rzeczy nie są idealne, ale musisz wziąć to pod uwagę, aby po rozpoczęciu projektu wszystko poszło gładko i nie natrafiłeś na żadne większe blokady na dalszej części toru.

W branżach takich jak budownictwo lub wszystko, co wymaga skomplikowanych planów, kontrakty są jeszcze ważniejsze niż zwykle, ponieważ utrzymują oczekiwania wszystkich na pierwszym planie i pomagają uniknąć nieporozumień dotyczących tego, co może się zdarzyć, gdy coś nie pójdzie dokładnie zgodnie z planem.

Dostosuj trójkąt potrójnych ograniczeń zgodnie z potrzebami zarządzania

W dzisiejszej erze zarządzania projektami dostosowanie obecnych ograniczeń dotyczących potrójnego trójkąta na ich korzyść jest naprawdę konieczne. Na początku zarządzania projektami przy opracowywaniu trójkąta projektowego należało wziąć pod uwagę tylko dwie zmienne: zakres i czas. Jednak wraz z rozwojem technologii pojawiły się nowe zmienne, takie jak jakość i koszt.

Obecnie istnieją cztery główne podejścia do zarządzania projektami, które obejmują: a) Podejście zakresu czasowego b) Podejście zakresu jakości c) Podejście zakresu kosztów d) Podejście zakresu ryzyka. Zakres czasowy to zazwyczaj wstępna oś czasu projektu wykorzystywana przy planowaniu i prowadzeniu określonego przebiegu pracy. Zakres czasowy może być stały, elastyczny lub kroczący. Fixed sugeruje, że projekt nie zmieni się po jego uruchomieniu (np. zatrudnienie agencji rekrutacyjnej dla pracowników tymczasowych),

Trójkąt projektu ze zwinnością: jak te dwa modele porównują się ze sobą

Bez wątpienia metodyka Project Triangle i Agile są popularnymi sposobami zarządzania projektami. Mają jednak pewne kluczowe różnice. Trójkąt Projektu to bardziej tradycyjne podejście, które skupia się na zakresie, czasie i kosztach jako głównych czynnikach do rozważenia. Z drugiej strony Agile stawia ludzi i współpracę na pierwszym miejscu i jest bardziej elastyczne w swoim podejściu. Jest iteracyjny i przyrostowy, co oznacza, że ​​projekty są dzielone na małe, łatwe w zarządzaniu części i dostarczane w krótkich cyklach lub sprintach.

Koszt i czas są zmienne podczas pracy z tradycyjnym podejściem do zarządzania projektami, ale zakres jest określony w kamieniu. Utrudnia to dostosowanie dostępnego czasu i kosztów, co może prowadzić do nieporozumień.

W wyniku tych trzech elementów ograniczenia ulegają zmianie, pojawiają się dodatkowe koszty i opóźnione dostawy. Chociaż projekt jest realizowany, interesariusze czują się niezadowoleni z powodu wyższych kosztów i opóźnionych dostaw. Ale jedną z zalet metodologii Agile jest możliwość ustalenia zarówno kosztów, jak i czasu.

Lunetę można dostosować do własnych upodobań, dlatego pierwotnie została stworzona jako odwrócony trójkąt. Co więcej, pozwala na ciągłą pracę, której zakres zmienia się w czasie, aby dotrzymać terminów i zmieścić się w budżecie. Nie wspominając o tym, że w miarę postępu projektów umożliwia łatwe ponowne ustalanie priorytetów.

Jak najlepiej wykorzystaj trójkąt zarządzania projektami, aby osiągnąć sukces projektu

Z pewnością cele Twojego projektu mogą z czasem ulec zmianie. Ważne jest, aby nie rezygnować z pierwotnych celów na rzecz szybko zmieniającego się krajobrazu, ale raczej dostosować się do niego.

Udany projekt można osiągnąć tylko dzięki szczególnemu połączeniu trzech stron równania projektu. Chodzi o to, że wszystkie trzy strony wymagają równowagi i dostosowań, jeśli chcesz osiągnąć każdą z nich w równym stopniu.

To jak pieczenie ciasta, a raczej pieczenie kilku ciastek, ponieważ uważa się, że w tej chwili dobrze się spisują. W każdym razie masz rację. Wraz z odpowiednią równowagą ograniczeń projektu, ważne jest planowanie, zarządzanie, wykonywanie i monitorowanie kosztów projektu, harmonogramu i budżetu, więc upewnij się, że żadna ze stron nie ucierpi ani nie wpłynie na postęp projektu.

Jeśli potrójne ograniczenia nie zostaną dokładnie rozważone, możesz zlekceważyć jeden aspekt – co może ostatecznie zaszkodzić Twojej reputacji jako menedżera produktu, a nawet całej firmy!

Aby pomóc lub upewnić się, że trzy ograniczenia projektowe pozostają na miejscu, a postęp projektu przebiega zgodnie z planem, większość firm polega na kompletnym narzędziu do zarządzania projektami. W związku z tym narzędzie takie jak WP Project Manager może być idealnym towarzyszem, który pomoże Ci upewnić się, że Twój projekt jest na dobrej drodze i nic się nie prześlizgnie.

Daj nam znać, jaką metodologię lub narzędzie stosujesz/używasz, aby zapewnić sukces projektu w komentarzach poniżej. Jeśli lubisz czytać ciekawe i wnikliwe blogi, zapisz się do naszych biuletynów, aby otrzymywać ekskluzywne treści bezpośrednio do Twojej skrzynki pocztowej.