Zdalny dzień coworkingowy: sekret efektywnej współpracy zdalnej

Ostatnio pojawiło się wiele treści „jak pracować z domu” i kilka dobrych rad dla osób, które mają do czynienia z pierwszym lub dwoma tygodniami pracy zdalnej. Ellipsis jest całkowicie odległy od samego początku, więc chociaż większość naszego zespołu jest teraz „zablokowana”, jesteśmy w stanie działać normalnie.

Praca zdalna jest ciężka i przez lata stworzyliśmy wiele systemów, które pomagają nam efektywnie pracować. Myślę, że praca zdalna jest lepsza , gdy jest dobrze wykonywana , ale to ważne zastrzeżenie. Musisz dostosować się do pracy w biurze, a jeśli nie wdrożysz systemów, które ci w tym pomogą, możesz mieć złe doświadczenia w ciągu najbliższych kilku tygodni, a następnie je odrzucić.

Szkoda, ponieważ praca zdalna ma ogromne zalety: większa elastyczność, szczęśliwsi członkowie zespołu oraz możliwość zatrudniania i zatrzymywania najlepszych ludzi to dobre przykłady.

Ten post dotyczy jednego pomysłu, który można dość łatwo skopiować: zdalnego dnia coworkingu . Zaczniemy od przyjrzenia się problemowi, który rozwiązujemy, a następnie jak to robimy. Wszystko to jest superwykonalne i napisałem to tak, abyś mógł łatwo skopiować i wdrożyć.

Problem: Współpraca jest trudniejsza przy pracy zdalnej

Jedną z wielkich zalet bycia osobistym a zdalnym jest to, że współpraca jest znacznie łatwiejsza. Biura takie jak wielomiliardowy Apple Park zostały zaprojektowane tak, aby zmaksymalizować szanse na przypadkowe spotkania ze współpracownikami, z nadzieją, że te przypadkowe spotkania doprowadzą do współpracy.

Jest kilka badań, które to potwierdzają. Badanie MIT wykazało:

„Bliskość fizyczna zwiększa współpracę między naukowcami akademickimi… badanie wykazało, że interdyscyplinarna i międzywydziałowa współpraca jest napędzana przez podstawową interakcję twarzą w twarz we wspólnych przestrzeniach”.

To ma sens, a to przekłada się na współpracę, która jest obszarem, w którym praca zdalna jest słabsza. Rozwiązaniem jest powielenie tych korzyści w środowisku pracy zdalnej .

Zastrzeżenie polega na tym, że niektóre w pełni otwarte biura, takie jak Apple, mogą zaszkodzić ogólnej wydajności, jak mówi Cal Newport:

Deweloper Facebooka twierdzi, że biuro [w planie otwartym] rzadko jest zapełnione więcej niż jedną trzecią, ponieważ ludzie nauczyli się zostawać w domu, jeśli chcą wyprodukować coś głębokiego… oferowanie prywatnych biur i nieprzerwanego czasu na koncentrację jest prawdopodobnie jedną z najcenniejszych korzyści, jakie możesz zaoferować programiści w naszym wieku łączności.

Ogólny punkt jest jednak poprawny, a Cal dalej twierdzi, że biura z drzwiami są lepsze niż tylko praca zdalna. Umiejscowienie w tym samym miejscu ułatwia współpracę, a podczas pracy zdalnej musisz wyjść i stworzyć przestrzeń do tej współpracy.

W ten sposób wymyśliliśmy nasz zdalny dzień coworkingowy.

Jak działa zdalny dzień coworkingowy?

Założenie jest proste: planujesz dzień specjalnie na współpracę ze swoim zespołem. Dostajesz to w kalendarzu wszystkich, a oni blokują czas. Uważamy, że raz w miesiącu to dobra kadencja, ale możesz robić to co dwa tygodnie lub krótszą wersję co tydzień.

Współpracujesz wtedy! Dzień podzieliliśmy na kilka części:

• Ogólna aktualizacja zespołu i sesja odpowiedzi na pytania, którą przedstawiam. To nas pobudza.
• Współpraca całego zespołu . Ogólnie rzecz biorąc, będziemy mieli kilka rzeczy, przez które cały zespół musi przejść. Nawet jeśli nie potrzebujesz tam wszystkich, to połowa sukcesu: stwarzasz możliwość bardziej przypadkowej współpracy i pomysłów, które pojawiają się w biurze.
• Współpraca w małych grupach . Czasami warto podzielić się na małe grupy lub jeden na jednego. Dzień coworkingowy to specjalnie zaplanowana okazja, aby to zrobić.
• Klub książki ! Kończymy dzień z naszym comiesięcznym klubem książki! Wybieramy po kolei książkę (realistycznie jeden lub dwa rozdziały), podcast lub artykuł, wszystko czytamy / słuchamy wcześniej, a następnie omawiamy pomysły przez około godzinę.

Ta struktura działa całkiem dobrze. Planujemy czas rozpoczęcia i zakończenia, ale nie ile czasu powinien zająć każdy element; czasami jest więcej do omówienia, a Ty próbujesz zachęcić do dyskusji! Dbamy również o mnóstwo przerw. Ponieważ jesteśmy w różnych strefach czasowych, ktoś będzie potrzebował lunchu, podczas gdy ktoś inny chce coś przekąsić.

Będziesz chciał dostosować strukturę w zależności od tego, co robisz i jakie problemy musisz rozwiązać. Jesteśmy agencją marketingową i ten format prawdopodobnie działa w podobnych konfiguracjach, ale zespoły produktowe lub programiści będą chcieli używać własnego formatu. Trochę nam zajęło trafienie na konstrukcję, która niezawodnie działa, więc poeksperymentuj.

Większość naszych spotkań wewnętrznych odbywa się wyłącznie w trybie audio, ale w tym przypadku zawsze prowadzimy rozmowy wideo. Generalnie uważam, że rozmowy wideo są słabym doświadczeniem i niską korzyścią, gdy już raz rozmawiałeś z kimś za pomocą wideo, ale w grupie to działa. Wypróbowaliśmy prawie każdą platformę wideo — Zoom, Skype itp. — ale korzystamy z Hangouts Meet. Połączenia są zawsze solidne, nie trzeba nic instalować i po prostu działa.

W tej przestrzeni jest kilka fajnych innowacji, w tym RemoteHQ, które wykonuje transkrypcje spotkań na żywo i pozwala dodawać współdzieloną przeglądarkę i notatki, ale niestety nie było to wystarczająco niezawodne. Znajdź dowolne narzędzie, którego chcesz użyć, a następnie używaj go za każdym razem. Nie ma nic gorszego niż rozpoczynanie każdego spotkania od próby znalezienia linku lub pięciominutowego pytania „Czy mnie słyszysz?”.

Inne pomysły na pracę zdalną do wypróbowania

Zdalny dzień coworkingowy to jeden ze sposobów na powielanie tego, co dobre w byciu osobistym. Oto trzy inne szybkie pomysły, które możemy wypróbować:

1. Współpracę zdalną uzupełniamy osobistymi rekolekcjami zespołu trzy razy w roku. Są to ogromne możliwości współpracy i dużo robimy na naszych rekolekcjach. Nie możesz zrobić wszystkiego online, a od czasu do czasu konieczne jest spotkanie twarzą w twarz.
2. Miesięczne „szczęśliwe pół godziny”. To świetny pomysł, który podrzuciłem w tym poście. Otrzymujesz mniej okazji do czatu ogólnego, gdy jest zdalny (używamy Basecamp zamiast Slacka, więc generalnie są asynchroniczne, a nie zawsze włączone na czacie). Rozwiązujemy to przez pół godziny na ogólny czat, raz w miesiącu! Próbowaliśmy co tydzień i co dwa tygodnie, ale ponieważ wszyscy jesteśmy w różnych strefach czasowych, nie działało to dla nas.
3. „Co się dzieje poza pracą?” Nasze cotygodniowe meldunki są udostępniane całemu zespołowi na początku tygodnia, a jedno z pytań, na które zostaniesz poproszony o odpowiedź, brzmi „co dzieje się poza pracą?” Zwykle publikujemy tylko jedno lub dwa zdania, ale to dobry sposób na zobaczenie, co ludzie porabiają.

Zdalny dzień coworkingowy jest łatwy do wypróbowania

Zdalny dzień coworkingowy jest bardzo łatwy do wypróbowania i jest dla mnie ogromną pomocą. Pomaga wszystkim pozostać w kontakcie, daje nam domyślną datę przechodzenia przez złożone zadania zespołowe, które w przeciwnym razie zostałyby pominięte, i pozwala nam skutecznie współpracować.

Jest to niezwykle łatwe i gorąco polecam wypróbowanie go w ciągu najbliższych kilku tygodni. Nigdy nie było ważniejszego czasu na współpracę i innowacje! Działa to niezależnie od tego, czy i tak jesteś zdalny, tak jak my, czy też pracujesz zdalnie tymczasowo.

Powodzenia! Podziel się swoimi przemyśleniami lub pytaniami w komentarzach poniżej.