Co to jest ograniczanie ryzyka w zarządzaniu projektami? Jak identyfikować i rozwiązywać problemy

Ryzyko jest integralną częścią każdego projektu. Skuteczny kierownik projektu lub organizacja musi pokonać niepewności i nieprzewidziane wyzwania, aby zminimalizować potencjalne ryzyko. Jeśli nie można aktywnie ograniczyć ryzyka, nie można zagwarantować powodzenia projektu.

Łagodzenie ryzyka polega na identyfikacji potencjalnych ryzyk i wdrażaniu niezbędnych strategii, aby nie było ryzyka wykolejenia się z projektu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz budżet i zasoby, ale także pomożesz ukończyć projekt w odpowiednim czasie, zapewniając zaufanie wśród interesariuszy.

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez podstawy łagodzenia ryzyka, łącznie z czynnikami, które mogą na nie wpływać, oraz zidentyfikujemy je w trakcie cyklu życia projektu. Otrzymasz także wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów za pomocą odpowiedniego zestawu strategii. Zacznij!

Co to jest ograniczanie ryzyka w zarządzaniu projektami?

Łagodzenie ryzyka w zarządzaniu projektami obejmuje proces identyfikacji, analizowania i łagodzenia ryzyka, które może mieć przeciwstawny wpływ na cele, harmonogram, koszty i jakość projektu. Obejmuje trzy kroki:

• Po pierwsze, należy zidentyfikować ryzyka, które mogą występować w cyklu życia projektu.

• Po drugie, oceń skutki tych ryzyk w projekcie.

• Na koniec należy opracować strategie, które pozwolą inteligentnie sprawdzić i ograniczyć to ryzyko.

W ten sposób, przygotowując się na potencjalne ryzyko, możesz zwiększyć odporność swojej organizacji i osiągnąć pomyślne wyniki.

Jak identyfikować i minimalizować ryzyko w zarządzaniu projektami

Teraz w tej sekcji omówimy krok po kroku, jak identyfikować i minimalizować ryzyka w zarządzaniu projektami. Zaprezentujemy to w dwóch połowach. Zbadajmy to.

Możesz także zapoznać się z tym postem na temat zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami.

Faza 01: Jak zidentyfikować ryzyko w zarządzaniu projektami

Istnieje wiele zagrożeń, które można łatwo zidentyfikować, inne natomiast wymagają wnikliwej analizy. Dlatego tak istotne jest zastosowanie wielu podejść w celu skutecznej identyfikacji wszystkich potencjalnych zagrożeń. Poniżej wymieniliśmy wszystkie kroki, które należy wziąć pod uwagę przy identyfikacji ryzyk w zarządzaniu projektami.

a) Przeprowadź burzę mózgów

Burza mózgów jest jedną z kluczowych metod identyfikacji ryzyk projektowych. Chodzi o to, aby zebrać członków zespołu i interesariuszy we wspólnym miejscu, aby swobodnie omówić problemy, które mogą pojawić się w projekcie. Sekretem skutecznej sesji burzy mózgów jest posiadanie otwartego planu piętra, tak aby każdy czuł się mile widziany, aby wziąć udział.

Ale zanim przystąpisz do sesji, lepiej z pierwszej ręki ustalić wizję sesji, aby wszyscy wiedzieli, przez co muszą przejść. Ta przejrzystość utrzymuje rozmowy na właściwym torze i zachęca do uczestnictwa. Podczas sesji musisz zapewnić przestrzeń do zastraszania, aby każdy mógł dzielić się nawet swoimi szalonymi pomysłami, nie martwiąc się, że zostanie osądzony.

Na koniec spotkania grupa powinna przejrzeć wszystkie wygenerowane pomysły i ustalić priorytety zgodnie z ich przydatnością w projekcie. Takie podejście może nie tylko pomóc w tworzeniu nowych pomysłów, ale także budować połączenia w zespole.

b) Skorzystaj z rejestru ryzyka

Rejestr ryzyka to narzędzie do zarządzania projektami, którego można używać do definiowania, śledzenia i kontrolowania ryzyka w całym cyklu życia projektów. Działa jako scentralizowany dokument, w którym identyfikowane i rejestrowane są wszystkie potencjalne ryzyka wraz z powiązanymi informacjami, takimi jak ich prawdopodobieństwo, wpływ i plany łagodzenia.

Istnieje wiele narzędzi do rejestrowania ryzyka. Najpopularniejsze to WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio i ZenGRC by Reciprocity. Po prostu zapisz wszystkie pomysły, które wygenerowałeś podczas sesji burzy mózgów, w tym wszystkie dane z przeszłości, w wybranym narzędziu rejestru ryzyka. Sklasyfikuj je (np. techniczne, finansowe, operacyjne itp.).

Po nagraniu to się nie kończy. Należy często aktualizować dane za każdym razem, gdy wystąpią poważne lub krytyczne zmiany.

Oto przewodnik po skutecznej liście kontrolnej, którą możesz wziąć pod uwagę przy zakupie oprogramowania do zarządzania projektami.

c) Przegląd dokumentacji projektowej

Przegląd dokumentacji projektu może zapewnić kierownikom projektów i członkom zespołów lepsze zrozumienie kontekstu projektu, celów i potencjalnych luk w zabezpieczeniach. Dzięki temu przeglądowi dowiesz się, czy w przeszłości występowały podobne wyzwania i jak je rozwiązałeś.

Przeglądając dokumentację, należy wziąć pod uwagę harmonogram projektu, zasoby i oczekiwania interesariuszy. Może to pomóc w zrozumieniu potencjalnego ryzyka, które może być związane z opóźnieniami w harmonogramie, nadmiernym budżetem lub lukami w dostosowaniu się do określonych oczekiwań.

Gdy Twój zespół uzyska jasny obraz projektu na podstawie dokumentacji, może opracować skuteczny plan zarządzania ryzykiem, który pozwoli pokonać wszystkie wyzwania w całym cyklu życia.

d) Przeprowadzić analizę SWOT

SWOT to popularna platforma do analizy potencjalnych zagrożeń i szans w ramach projektu. SWOT oznacza mocne, słabe strony, szanse i zagrożenia . Analiza ta pomaga uzyskać jasny obraz czynników wewnętrznych i zewnętrznych, które wpływają na powodzenie projektu.

Mocne strony — doceń wyjątkowe zasoby, wykwalifikowany personel i innowacyjne technologie, którymi dysponujesz. Są one ważne, aby skutecznie ograniczać ryzyko.

Słabe strony – oceń, gdzie brakuje Ci ważnych zasobów, doświadczenia i wiedzy specjalistycznej, co może postawić Twoje projekty na dalszy plan.

Szanse – bada czynniki zewnętrzne, takie jak trendy rynkowe i postęp technologiczny, które mogą przekształcić potencjalne ryzyko w korzyści.

Zagrożenia – należy wziąć pod uwagę czynniki zewnętrzne, takie jak presja konkurencyjna, zmiany regulacyjne lub pogorszenie koniunktury gospodarczej, które mogą zagrozić projektowi.

Dowiedz się, jak poprawić efektywność zarządzania projektami.

e) Analizuj dane historyczne

Odnosi się do gromadzenia przeszłych informacji, zapisów i danych. Korzystając z tych danych, można zidentyfikować wzorce ryzyka, z którymi borykały się wcześniej podobne projekty. Możesz także poznać czynniki, które w przeszłości przyczyniły się do sukcesu lub niepowodzenia podobnych projektów.

Podstawową zaletą tej analizy jest to, że możesz zwiększyć swoje umiejętności w zakresie szacowania projektów i umiejętności zarządzania. Na przykład, jeśli w przeszłości podobny projekt zakończył się niepowodzeniem z powodu pewnych niedoborów zasobów, możesz przygotować go od początku swojego projektu, aby Twój projekt nie upadł.

f) Przeprowadzić wywiady z ekspertami

Wiąże się to ze zbieraniem perspektyw i spostrzeżeń od osób posiadających specjalistyczną wiedzę i doświadczenie związane z Twoimi projektami. Może to pójść o krok dalej w identyfikacji ryzyka. Może to pomóc w wykryciu, czy istnieją jakiekolwiek zewnętrzne ryzyka związane z określonymi obszarami projektu, wyzwaniami organizacyjnymi i trendami branżowymi.

Upewnij się, że zadajesz przemyślane pytania, które ułatwią otwarty dialog z rozmówcami. Może to obejmować ich wcześniejsze doświadczenia z podobnymi projektami, ryzyko, przed którym stanęli, oraz strategie zastosowane w celu przezwyciężenia problemów.

Faza 02: Jak łagodzić ryzyko w zarządzaniu projektami

W oparciu o powyższą dyskusję wyjaśnimy teraz wszystkie niezbędne kroki, dzięki którym można ograniczyć ryzyko w zarządzaniu projektami. Zapoznaj się z nimi poniżej.

a) Opracuj plan ograniczenia ryzyka

Po zidentyfikowaniu zagrożeń nadszedł czas na stworzenie planów łagodzenia każdego z nich. Oznacza to określenie, co można zrobić, aby złagodzić ryzyko, jeśli ono wystąpi, lub zmniejszyć jego skutki. W tym przypadku możesz pomyśleć o trzech rodzajach strategii.

• Unikanie ryzyka (poprzez zmianę planu projektu)
• Transfer ryzyka (przeniesienie ryzyka na osobę trzecią)
• Akceptacja ryzyka (przygotowanie zespołu do przyjęcia ryzyka).

Możesz skorzystać z wyżej wymienionych narzędzi rejestru ryzyka (WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio i ZenGRC by Reciprocity) do opracowania planów i strategii ograniczania ryzyka. Ciekawe pomysły na zarządzanie projektami, które możesz zastosować w tym roku.

Po ustaleniu wszystkich potencjalnych zagrożeń można je kategoryzować i porządkować na podstawie priorytetów. Obok każdej kategorii udokumentuj potencjalne alternatywy, które możesz wdrożyć, aby przeciwdziałać każdemu ryzyku. Ta podstawowa praca może pójść o krok dalej w zarządzaniu ryzykiem.

b) Dywersyfikacja zadań projektu (w czasie niedoboru zasobów)

Kiedy brakuje Ci czasu, spróbuj rozdzielić zadania projektowe pomiędzy różne zespoły, aby cały projekt mógł zostać ukończony w odpowiednim czasie. Poza tym dywersyfikacja może zminimalizować prawdopodobieństwo, że pojedynczy punkt błędu może wykoleić cały projekt, ponieważ cały proces będzie widoczny dla wielu oczu.

Dzięki temu nawet jeśli komuś nie uda się wyłapać błędu, jest nadzieja, że ​​zrobi to ktoś inny. Ponadto dywersyfikacja zadań projektowych pomiędzy różnymi członkami może z powodzeniem prowadzić do zwiększenia innowacyjności i przejrzystości. Ponieważ pozwala ludziom z różnych działów zaprezentować przy stole swoje unikalne perspektywy i rozwiązania.

c) Angażuj zainteresowane strony w zarządzanie ryzykiem

Musisz zacząć od ustalenia, kim są interesariusze, za co są odpowiedzialni, na czym im zależy i czego chcą od projektu i zagrożeń. Po dobrym zidentyfikowaniu interesariuszy łatwo będzie ustalić jasne sposoby komunikacji z nimi. Ty, jako kierownik projektu, możesz zapraszać najbardziej intelektualnych interesariuszy na warsztaty i sesje burzy mózgów.

Omówiliśmy już znaczenie zaangażowania interesariuszy w sesję burzy mózgów w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń. Ważne jest, aby zachować ich spójność także przez cały proces, łącznie z fazą ograniczania ryzyka.

Krótki poradnik jak rozwiązywać problemy w zarządzaniu projektami.

d) Ustal plany awaryjne

Plan awaryjny przewiduje i przygotowuje organizację na sytuacje, które mogą zakłócić przepływ pracy. To „plan B”, który określa, co zespół powinien zrobić w określonych przypadkach, takich jak klęska żywiołowa, awaria IT lub inne nieoczekiwane wydarzenie. Podstawowym celem planu awaryjnego jest ograniczenie zakłóceń i umożliwienie organizacji kontynuowania działalności nawet wtedy, gdy sytuacja stanie się trudna.

Planowanie awaryjne obejmuje kilka faz – ocenę ryzyka, planowanie scenariuszy i sposoby reagowania na różne scenariusze. Opracowując z wyprzedzeniem niezbędne plany na wypadek potencjalnych zakłóceń, możesz łatwo wrócić na tor.

e) Regularnie oceniaj i monitoruj ryzyko

Regularna ocena i monitorowanie ryzyka ma kluczowe znaczenie, ponieważ pozwala na bieżąco informować o pojawiających się zagrożeniach i zapewnia, że ​​wysiłki mające na celu ograniczenie ryzyka będą z biegiem czasu skuteczne. Dzięki tej proaktywności będziesz silny psychicznie, aby stawić czoła jakiejkolwiek niepewności, poprzez odpowiednie dostosowanie planów łagodzących.

Jak to zrobić? Możesz to zrobić na następujące sposoby:

• Po pierwsze , należy przyjąć systematyczne podejście do śledzenia postępów. Można tego dokonać poprzez regularne spotkania, raporty z postępów i ocenę wskaźników wydajności.

• Po drugie , wspomniane powyżej narzędzia rejestru ryzyka powinny być wykorzystywane do dokumentowania każdej identyfikacji nowego ryzyka, w tym jego wagi i sposobów jego ograniczenia.

• Na koniec włącz interesariuszy do projektu, aby zebrać spostrzeżenia i opinie na temat wszelkich problemów, jakie mogą mieć. Ponieważ nawet ich najbardziej szalone pomysły często mogą rozwiązać Twoje poważne problemy.

f) Wdrożyć środki zapobiegawcze

Po zidentyfikowaniu zagrożeń i sporządzeniu krótkiej listy niezbędnych strategii nadszedł czas na wdrożenie działań zapobiegawczych. Mogą one mieć formę protokołów, lepszego szkolenia zespołów i inwestycji we wdrażanie nowych technologii.

Na przykład, jeśli istnieje ryzyko, że ukończenie projektu może zostać opóźnione ze względu na brak jakiegoś konkretnego zasobu, lepiej przygotować go wcześniej.

Musisz także sprawdzić wydajność członków zespołu projektowego, aby mieć pewność, że wcześniej określone kamienie milowe zostaną osiągnięte na czas. Możesz poznać najlepsze strategie zarządzania projektami, aby wyprzedzić konkurencję.

g) Komunikuj się jasno z zespołem

Aby współpracować i mieć pewność, że wszyscy rozumieją zakres projektu i oczekiwania, musisz zachować przejrzystość wobec zespołu. Jasna komunikacja pomaga usunąć niejasności i nieporozumienia oraz zapewnia członkom zespołu przejrzystość, dzięki czemu mogą wykonywać swoje obowiązki.

Aby zapewnić jasną komunikację, komunikaty muszą być krótkie i jasne. W tym przypadku musisz ustalić cele i obowiązki, aby członkowie zespołu mogli zrozumieć, jakie są ich role i co muszą zrobić. Komunikacja ta przybiera formę spotkań twarzą w twarz, e-maili, rozmów telefonicznych i czatów online (za pośrednictwem aplikacji takich jak Slack).

h) Dokumentuj wnioski wyciągnięte na potrzeby przyszłych projektów

Charakterystyczną cechą rozwoju jest dokumentowanie zdobytych wiedzy na potrzeby następnego projektu. Dokumentując zarówno sukcesy, jak i porażki, będziesz w stanie stworzyć solidny zapis tego, co zadziałało dobrze, a co nie. Wiedza ta z pewnością zostanie wykorzystana w tego typu projektach.

Aby skutecznie udokumentować całą zdobytą wiedzę, możesz przeprowadzić krótki wywiad z członkami zespołu i interesariuszami zaangażowanymi w proces. Zatem systematycznie badając i rejestrując te zmiany, możesz zbudować kulturę uczenia się i elastyczności, aby łatwo poruszać się po przyszłych projektach.

Użyj Menedżera projektu WP do ograniczania ryzyka

WP Project Manager to potężne, wielofunkcyjne i bogate w funkcje narzędzie do zarządzania projektami zaprojektowane dla WordPress. Oznacza to, że możesz efektywnie tworzyć, zarządzać i śledzić różne typy projektów z poziomu pulpitu nawigacyjnego WordPress. Jeśli szukasz kompleksowego rozwiązania do rejestru ryzyk lub zarządzania projektami, możesz rozważyć skorzystanie z tego narzędzia.

Poniżej znajduje się lista rzeczy, które możesz zrobić za pomocą tej wtyczki:

• Twórz nieograniczone zadania i projekty, dodając nieograniczoną liczbę współpracowników
• Wbudowany moduł śledzenia czasu pozwala śledzić i obliczać godziny pracy nad projektem
• Wizualizuj zależności zadań za pomocą wykresu Gantta
• Wyświetl przepływ pracy, przeciągając i upuszczając tablicę Kanban
• Zarządzaj plikami i dokumentami z jednego miejsca
• Zautomatyzuj powtarzające się zadania, ustawiając wzorce i parametry
• Generuj raporty umożliwiające śledzenie postępu projektu
• Integracja z WooCommerce, BuddyPress i wieloma innymi aplikacjami

Wniosek

Rzeczywiście, bez skutecznego zarządzania projektami niemożliwe jest utrzymanie się na właściwej drodze i zapewnienie trwałych wyników. Proaktywnie identyfikując, oceniając i zajmując się potencjalnymi zagrożeniami, możesz znacznie zmniejszyć ryzyko, że jakiekolwiek ryzyko stanie się zagrożeniem.

Mam jednak nadzieję, że już zrozumiałeś, jak trudno jest zarządzać projektem poprzez ostrożną nawigację i łagodzenie ryzyka. Dlatego właśnie zarządzanie projektami jest dziś wyróżniającym się stanowiskiem w wielu organizacjach.

Dołożyliśmy wszelkich starań, aby omówić wszystkie kroki, które należy wykonać, aby zidentyfikować potencjalne ryzyko ukryte w projekcie i jak skutecznie je złagodzić. Jeśli masz jakieś uwagi lub sugestie dotyczące naszego dzisiejszego tematu, daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.