Jak utworzyć udostępnioną skrzynkę odbiorczą w Gmailu-przewodnik krok po kroku

Udostępniona skrzynka odbiorcza w Gmailu?

Możliwe jest i bardzo łatwe do skonfigurowania.

W tym przewodniku pokażemy dokładnie, jak skonfigurować udostępnioną skrzynkę odbiorczą z Gmailem, co da ci podstawową funkcjonalność w celu rozszerzenia komunikacji e -mail.

Co to jest wspólna skrzynka odbiorcza?

Udostępniona skrzynka odbiorcza to skrzynka odbiorcza e -mail, z której wielu użytkowników może uzyskać dostęp, przeglądać, współpracować i odpowiadać na wiadomości e -mail.

Jest powszechnie używany do ogólnych e -maili, w tym Info@, Sales@, Support@, Marketing@lub przez zespoły, które muszą zarządzać setkami wiadomości e -mail.

Dlaczego warto korzystać z udostępnionej skrzynki odbiorczej?

W przeciwieństwie do tradycyjnych kont e -mail, udostępniona skrzynka odbiorcza jest przeznaczona do użytku zespołowego. Jeśli masz wielu członków zespołu lub zespołów i chcesz scentralizować komunikację e -mail, tworzenie udostępnionej skrzynki odbiorczej to droga.

Oto rzeczy, w których udostępniona skrzynka odbiorcza pomaga:

• Ulepszona współpraca
• Promuje przejrzystość i odpowiedzialność
• Ulepszone czasy reakcji
• Usprawnione przepływy pracy
• Zmniejszone przeciążenie e -mail
• Automatyki
• Analityka i raporty

Rozbijmy niektóre z tych korzyści.

1. Ulepszona współpraca

Współpraca sprawia, że ​​wspólne skrzynki odbiorcze są świetne. Przypisuj e -maile , koordynuj odpowiedzi i promuj przejrzystość wśród członków zespołu.

Patrząc na normalny scenariusz komunikacji e -mail, zespoły często uciekają się do przekazywania e -maili, CC i odbierania połączeń, co powoduje zamieszanie i zajmuje wieczność, aby zakończyć tę rozmowę.

Udostępniona skrzynka odbiorcza poprawia tę sytuację dzięki prostym przepływom pracy i scentralizowanej platformie.

Graficzna reprezentacja współpracy z oprogramowaniem odbiorczym.

2. Promuje jasność i odpowiedzialność

Nie wiesz, co się stało z tym ważnym e -mailem, który został przekazany z członkiem zespołu kilka tygodni temu?

, Byłem na tej samej łodzi co ty.

Priorytetyzacja e -maila, niepełnosprawność, frustracja, coraz większe zaległości - nic nie wydawało się działać. Wtedy przeszliśmy na wspólną skrzynkę odbiorczą.

Dzięki udostępnionej skrzynce odbiorczej możesz śledzić, kto pracuje nad czym, które e -maile/rozmowy są zamknięte lub w toku. Promuje to przejrzystość i poczucie odpowiedzialności wśród użytkowników.

3. Automaty

Udostępnione skrzynki pocztowe oferują więcej funkcji automatyzacji niż zwykłe skrzynki pocztowe.

• Wyślij zautomatyzowany e -mail o potencjalnym opóźnieniu w odpowiedzi, poza urzędem lub potwierdzenie biletu.
• Zautomatyzuj przypisanie e -mail w oparciu o rodzaj klienta lub priorytet.
• Zautomatyzuj miesięczne generowanie raportów.

Kiedy uaktualnić z Gmaila do dedykowanego oprogramowania odbiorczego?

Gmail jest dobry jako platforma konwersacyjna e-mail 1 do 1, zarządzanie kilkoma e-mailami lub otrzymanie jednorazowego hasła (OTP).

Jednak gdy musisz zarządzać setkami e -maili, kontynuacji, przekazywać e -maile lub stale potrzebować pomocy dla seniorów , należy rozważyć skorzystanie z systemu skrzynki odbiorczej.

Nawet jeśli twój zespół wydaje się działać poprawnie, nie zostawiaj rzeczy takimi, jakimi są. Spróbuj ulepszyć przepływy pracy i ułatwić zarządzanie.

Jak utworzyć udostępnioną skrzynkę odbiorczą w Gmailu

Zanim zaczniesz konfigurować udostępnioną skrzynkę odbiorczą w Gmailu; Zobaczmy, czy to właściwy wybór dla Ciebie.

W tym przewodniku pokażę wam trzy sposoby korzystania z konta Gmail jako udostępnionej skrzynki odbiorczej.

1. Grupy Google : To najlepszy wybór, jeśli masz mały zespół i chcesz korzystać z usług Google. Grupy Google pozwalają stworzyć wspólną skrzynkę odbiorczą, którą można zarządzać z wieloma członkami zespołu.
2. Heroiczna skrzynka odbiorcza : oprogramowanie innych firm, które zapewnia udostępnioną funkcję skrzynki odbiorczej i umożliwia korzystanie z kont Gmail z konfiguracją 1 kliknięcia. Gorąco zalecane, jeśli chcesz doświadczyć rzeczywistej funkcjonalności skrzynki odbiorczej i poprawić wydajność i wydajność zespołu.
3. Delegacja Gmaila : prosty i bezpieczny sposób na udostępnienie komuś konta Gmail. Nie zalecane, jeśli szukasz funkcji współpracy.

Przyjrzyjmy się bliżej każdej metodzie.

Metoda 1: Tworzenie udostępnionej skrzynki odbiorczej z grupami Google

Jest to metoda, której chcesz użyć do utworzenia udostępnionej skrzynki odbiorczej w ekosystemie Google.

Wymagania wstępne:

• Konto Gmaila lub Google Workspace: możesz korzystać z grup Google ze standardowym kontem lub konto Google Workspace
• Dostęp administracyjny: w niektórych ustawieniach (szczególnie na koncie Google Workspace), możesz potrzebować dostępu na poziomie administratora.

Krok 1: Utwórz grupę Google

1. Przejdź do grup Google i zaloguj się do preferowanego konta Google.
2. Kliknij przycisk Utwórz grupę z menu po lewej stronie.
3. Wprowadź informacje o grupie
   Wypełnij wymagane szczegóły i upewnij się, że wybierz nazwę i adres e -mail, który wyraźnie odzwierciedla jej przypadek użycia. Na przykład [email protected].
4. Wybierz ustawienia prywatności .
5. Wyślij zaproszenia do członków za pomocą ich e -maila, aby dodać ich w utworzonej grupie.
6. Sfinalizuj tworzenie grup.

Krok 2: Włącz funkcje wspólnej skrzynki odbiorczej

Nadszedł czas, aby włączyć funkcje współpracy skrzynki odbiorczej, gdy nasza grupa Google uruchomi się i uruchomiła.

Umożliwi to wykorzystanie dodatkowych funkcji grup Google, takich jak przypisanie członków zespołu do tematów, rozwiązywanie wiadomości e -mail, kategoryzacja wiadomości, tak dalej.

Aby umożliwić współpracę Funkcję skrzynki odbiorczej w grupach Google:

1. Otwórz ustawienia grupy , klikając ikonę ustawienia obok nazwy grupy lub jeśli otworzyłeś już stronę grupową, kliknij ustawienia grupy z menu po lewej stronie.
2. Ogólnie rzecz biorąc , przewiń nieco w dół, znajdź pole wyboru Współpracująca skrzynka odbiorcza i wybierz ją.
3. Zapisz zmiany .

To wszystko. Jesteś gotowy dodać kolegów z zespołu, komunikację wewnętrzną lub pomóc klientom w ich zapytaniach.

Korzystanie z grup Google jako udostępnionej skrzynki odbiorczej

Spędziłem dzień na testowaniu grup Google jako udostępnionej skrzynki odbiorczej i dzieliłem się swoimi przemyśleniami poniżej.

Przede wszystkim nie udajemy się Twoim nadziei .

Grupy Google są dobre dla tego, co oferuje za darmo . Możesz dodawać kolegów z drużyny, otrzymywać e -maile stron trzecich, współpracować z zespołem, umiarkowane rozmowy i robić wiele innych przydatnych rzeczy.

Uważam, że grupy Google są dobre jako mini forum - nie jest to wspólna skrzynka odbiorcza.

Rzeczy są skomplikowane, jeśli chcesz użyć go jako udostępnionej skrzynki odbiorczej, aby zaoferować obsługę klienta.

Pozwól mi wyjaśnić;

Klienci mogą wysłać e -mailem adres e -mail z grupy Google i rozpocząć rozmowę> Możesz współpracować z kolegami z zespołu> Odpowiedz klientom z prywatną wiadomością.

Ale twoje prywatne wiadomości nie pojawiają się na karcie konwersacji (w utworzonej udostępnionej skrzynce odbiorczej), klienci otrzymują odpowiedź z osobistej wiadomości e-mail, która tworzy osobną rozmowę e-mail do wiadomości.

To nie jest zoptymalizowany przepływ pracy wspólnego systemu skrzynki odbiorczej. Klienci chętnie otrzymaliby pomoc 1 na 1, ale agenci mieliby stresujące warunki pracy. Ciągłe przełączanie między grupami Gmaila i Google nie jest idealnym scenariuszem.

Aby właściwie wykorzystać grupy Google jako udostępnioną skrzynkę odbiorczą do obsługi klienta:

1. Poproś klientów, aby dołączyli do Twojej grupy Google i rozpoczęła rozmowę. W ten sposób członkowie grupy (w tym klienci) otrzymują powiadomienia o rozmowach.
   Możesz pozostać w grupach Google, aby odpowiedzieć na pytania klientów, a klienci mogą korzystać z Gmaila do odpowiedzi. Sytuacja korzystna dla wygranej.
2. Informuj na bieżąco w grupach Google pod koniec dnia.
   Nawet jeśli pracujesz 1: 1 z klientami w celu rozwiązania ich problemów, możesz śledzić rzeczy przy regularnych aktualizacjach statusu.

Metoda 2: Heroiczna skrzynka odbiorcza-Zalecane rozwiązanie odbiorcze współużytkowane dla Gmaila

Heroic Inbox to udostępnione oprogramowanie odbiorcze zaprojektowane tak, aby było skuteczne w zarządzaniu tysiącami e -maili z zespołem.

W przypadku zespołów, które potrzebują prawdziwej wspólnej skrzynki odbiorczej, heroiczna skrzynka odbiorcza jest świetną opcją. Ma wszystkie niezbędne funkcje i jest bardzo przystępny cenowo.

Ponadto możesz podłączyć go do swojego Gmaila lub innych kont e -mail z bardzo łatwym do wykonania kreatora konfiguracji.

Kluczowe funkcje heroicznej skrzynki odbiorczej:

• Bezproblemowa integracja Gmaila : Wystarczy wybierz opcję konfiguracji Gmaila One Click> Wybierz swoje konto> i pozwól heroicznej skrzynce odbiorczej uzyskać dostęp do konta. Tak proste jest skonfigurowanie skrzynki pocztowej Gmaila z heroiczną skrzynką odbiorczą.
• Przydział i śledzenie e -maila : Przypisz e -maile do członków zespołu, sprawdź, kto pracuje nad tym, co lub łatwo priorytetowo traktować e -maile w oparciu o Twoje potrzeby.
• Współpraca : Dodaj prywatne notatki wewnętrzne do komunikacji e -mail, utwórz szkice e -mail w imieniu członka zespołu, dodaj tagi lub zaktualizuj status biletów e -mail.
• Wykrywanie zderzeń , aby zapobiec wysłaniu zaplanowanych wiadomości e -mail w przypadku wykrycia wiadomości przychodzących.
• Wyślij zautomatyzowane wiadomości e -mail, aby potwierdzić otrzymany e -mail lub powiadomić o Office.
• Analityka wydajności i raportowanie.
• Historia klientów i konserwacja kontekstu.
• WooCommerce, EDD i inna integracja eCommerce.
• Zapisano odpowiedzi/ szablony, aby przyspieszyć proces opracowywania wiadomości e -mail.

Warunki wstępne korzystania z heroicznej skrzynki odbiorczej z Gmailem

• Strona internetowa WordPress : Heroic Inbox to wtyczka oparta na WordPress, która wykorzystuje podstawowe funkcje WordPress i zapewnia dodatkową funkcjonalność potrzebną do udostępnionej skrzynki odbiorczej.
  
  Istnieje wiele samouczków online, które pomogą Ci skonfigurować witrynę WordPress lub po prostu poprosić dostawcę hostingów o zainstalowanie WordPress dla Ciebie.
• Heroiczna wtyczka odbiorcza : jest to oprogramowanie odbiorcze współdzielone premium. Kup i pobierz go na oficjalną stronę internetową.
• Konto Gmaila lub Google Workspace.
• Dostęp administracyjny na stronie WordPress : Aby skonfigurować heroiczną skrzynkę odbiorczą, tworzyć użytkowników i zarządzać innymi ustawieniami.

Teraz, gdy warunki wstępne są ustawione, zacznijmy instalować wtyczkę.

Krok 1: Instalowanie i konfigurowanie heroicznej wtyczki skrzynki odbiorczej

1. Uzyskaj dostęp do deski rozdzielczej witryny WordPress.
2. Kliknij lub najedź na wtyczki w menu po lewej stronie> Dodaj nową wtyczkę.
3. Kliknij przycisk Prześlij wtyczkę .
4. Przeglądaj i wybierz pobrany heroiczny plik wtyczki odbiorczej> Kliknij Zainstaluj już dolny.
5. Poczekaj kilka sekund i aktywuj wtyczkę.

Śledź kreatora powitalnego i aktywuj heroiczną skrzynkę odbiorczą za pomocą klucza licencyjnego.

W drugim kroku możesz dodać nową skrzynkę pocztową z wieloma dostawcami, w tym Gmailem.

Wystarczy kliknąć opcję konfiguracji jednego kliknięcia z sekcji Gmaila, aby podłączyć konto Gmail z heroiczną skrzynką odbiorczą.

Wybierz swoje konto Gmail> Pozwól, aby Herothemes uzyskać dostęp do konta.

Zaimportuj stare e -maile lub pomiń je, jeśli chcesz zacząć od nowa.

Importując stare e -maile, otrzymasz stare dane konwersji, które pomogą Ci w przyszłych konwersjach z tymi samymi klientami.

Jesteś gotowy z nową udostępnioną skrzynką odbiorczą.

Krok 2: Dodanie członków drużyny do heroicznej skrzynki odbiorczej

Tworzymy wspólną skrzynkę odbiorczą, więc musimy mieć w niej członków drużyny, prawda? .

Dodajmy kilku współpracowników do utworzonej udostępnionej skrzynki odbiorczej.

Najpierw dodaj niektórych użytkowników do swojej witryny WordPress z sekcji użytkowników swojej witryny.

Po znajdowaniu na ekranie użytkowników kliknij przycisk Dodaj nowy użytkownik i wypełnij formularz> Wybierz żądaną rolę> Zapisz zmiany.

Po drugie, przypisz użytkowników utworzonych do skrzynek pocztowych .

Przejdź do heroicznej skrzynki odbiorczej > Ustawienia > skrzynka pocztowa > Wybierz utworzoną skrzynkę pocztową .

Teraz przejdź do sekcji użytkowników > Dodaj użytkownika > Wybierz użytkownika i ustaw rolę.

Istnieją tylko dwie role, użytkownik i administrator skrzynki pocztowej. Jeśli nie chcesz zapewnić żadnego dostępu do twoich członków zespołu, wybierz użytkownika skrzynki pocztowej i zapisz zmiany.

To wszystko. W porównaniu z alternatywami odbiorczymi współdzielonymi SaaS - heroiczna skrzynka odbiorcza nie dodaje żadnego ograniczenia liczby użytkowników i biletów. To sprawia, że ​​jest o wiele bardziej przystępne i łatwiejsze do skalowania dla małych i dużych zespołów.

Metoda 3: Za pomocą delegacji Gmaila

Jeśli chcesz po prostu łatwy sposób, aby umożliwić współpracownikom dostęp do Gmaila i zarządzanie niektórymi e -mailami , delegacja Google jest Twoim wyborem.

Poza podaniem im poświadczeń konta, co nie jest bardzo bezpiecznym ani najlepszym sposobem.

To rodzima funkcja Gmaila. Aby to skonfigurować:

• Zaloguj się na swoje konto Gmail (będziesz potrzebować dostępu do administratora, jeśli korzystasz z e-maila Workspace)
• Kliknij ikonę ustawienia w prawym górnym rogu> Zobacz wszystkie ustawienia .

• Otwórz kartę ustawienia konta i importuj .
• Dodaj inne konto , aby uzyskać dostęp do swojego konta.

• Wprowadź adres e -mail , do którego chcesz uzyskać dostęp, i wyślij wiadomość e -mail z potwierdzeniem.
• Po potwierdzeniu drugiej osoby mogą uzyskać dostęp do Twojego Gmaila bez żadnych referencji logowania.

Jest to tak proste, jak natywna udostępniona skrzynka odbiorcza w Gmailu.

Rzeczy do rozważenia podczas korzystania z delegacji Gmail

1. Musisz wydać wiele zaufania delegatom, ponieważ mogą oni czytać, usuwać i wysyłać e -maile w Twoim imieniu.
2. Możesz dodać do 10 delegatów.
3. Regularnie sprawdzaj i monitoruj delegaty.
4. To znacznie lepsze i bezpieczniejsze niż udostępnianie poświadczeń konta.
5. Ustaw jasne wytyczne dla delegatów.

Najlepsze praktyki korzystania z udostępnionej skrzynki odbiorczej

Niezależnie od wybranej metody praktyki te pomogą zoptymalizować współdzieloną skrzynkę odbiorczą.

1. Kategoryzuj wiadomości e -mail według typu (wsparcie, sprzedaż, informacje): Pomaga to przypisać odpowiednią osobę do pracy. Zarówno Gmail, jak i heroiczna skrzynka odbiorcza zapewniają natywne opcje kategoryzacji wiadomości e -mail.
   
   Możesz także tworzyć osobne konta e -mail lub udostępnione skrzynki pocztowe, aby lepiej zorganizować i kategoryzować rozmowy e -mail.
2. Priorytetyzuj pilne e -maile : Dodaj etykiety do pilnych e -maili, aby członkowie zespołu mogą włożyć więcej wysiłku w te rozmowy.
3. Użyj systemu opartego na statusie : najlepiej aktualizować lub używać statusu wiadomości e-mail, takiego jak praca w toku, otwarta lub zamknięta. Gmail nie oferuje dla niego rodzimego wsparcia, ale heroiczna skrzynka odbiorcza.
4. Utwórz i używaj zapisanych odpowiedzi (lub szablonów e -mail) : Spowoduje to przyspieszenie procesu e -maila i procesu konwersacji. Odpowiadanie na powtarzające się pytania za pomocą szablonów Premade to proste i oszczędza dużo czasu.
   
   Grupy Gmaila i heroiczna skrzynka odbiorcza pozwalają tworzyć szablony e -mail i zapewnić opcje łatwego korzystania z nich podczas rozmów.
5. Ustal protokoły komunikacji : ton, spójność głosu, podpis, procedury przekazywania, co robić po eskalu rozmowy, tak dalej.
6. Śledź ważne wskaźniki, takie jak czas reakcji, wyniki satysfakcji klienta, wolumen e -mail, e -maile obsługiwane na członka zespołu oraz wskaźniki użytkowania tagów/etykiet.
7. Użyj bazy wiedzy lub portalu samoobsługowego, aby odpowiedzieć na powtarzające się zapytania e-mail. Umożliwi to zmniejszenie pewnego obciążenia pracą.
   
   Mamy przewodnik, jak stworzyć bazę wiedzy z WordPress, śledź ją, aby stworzyć portal samoobsługowy.
8. Zachęcaj do środowiska seniorów/młodszych . Posiadanie kogoś do obsługi ważnych e -maili lub pomocy juniorom jest najlepszą rzeczą w systemie wspólnej skrzynki odbiorczej.

Często zadawane pytania

Jakie jest najlepiej udostępnione oprogramowanie odbiorcze dla zespołów?

Istnieją setki udostępnionego oprogramowania odbiorczego, które jest niedrogie i bogate w funkcje. Osobiście stworzyliśmy heroiczną skrzynkę odbiorczą , aby była prosta i przystępna.

Sprawdziliśmy również wiele oprogramowania Help Desk i stworzyliśmy przewodnik, który z pewnością pomoże Ci wybrać najlepszą udostępnioną skrzynkę odbiorczą.

Czy mogę utworzyć udostępnioną skrzynkę odbiorczą bez Google Workspace?

Tak, delegacja Gmaila, grupy Google lub bohaterska skrzynka odbiorcza współpracują również z osobistymi kontami Gmail.

Ile osób może uzyskać dostęp do udostępnionej skrzynki odbiorczej?

Różni się to w zależności od metody wybranej. Grupy Google pozwalają setkom członków, funkcję delegacji Gmaila pozwala przypisać do 10 delegatów, a dzięki heroicznej skrzynce odbiorczej możesz dodać nieograniczoną liczbę członków zespołu.

Czy mogę użyć udostępnionej skrzynki odbiorczej na urządzeniach mobilnych?

Tak, ale uzyskasz ograniczoną funkcjonalność i będziesz musiał poradzić sobie z nieoptymalizowanymi przepływami pracy.

Ostateczne myśli

Masz to! Tworzenie wspólnej skrzynki odbiorczej w Gmailu z pewnością jest możliwe, ale nie tak marzycielskie, jak myśleliśmy.

Musisz zrobić wiele kompromisów , aby używać Gmaila jako udostępnionej skrzynki odbiorczej z natywnymi usługami Google.

Zamiast tego wypróbuj heroiczną skrzynkę odbiorczą , jest to odpowiednie oprogramowanie do skrzynki odbiorczej i bardzo przystępne.

To są moje myśli, daj mi znać, co myślisz, komentując poniżej.