Cele SMART w zarządzaniu projektami (pełny przewodnik z przykładami)

Podstawowym celem każdego projektu jest zawsze osiągnięcie celu lub celów biznesowych. Aby to zrobić, kierownik projektu lub kierownik produktu musi planować, ustalać zadania, cele i działać zgodnie z nimi. Ale kiedy nadejdzie czas na wykonanie planu i on/ona zda sobie sprawę, że w pierwotnym planie są pewne dziury, oczywiście spowoduje to niepowodzenie. Dlatego muszą realizować cele SMART w zarządzaniu projektami.

Niepowodzenie projektu może zależeć od wielu przyczyn. Ale najczęstszą przyczyną było to, że cele projektu nie były wystarczająco jasne. Jako kierownik projektu możesz mieć na uwadze pożądany rezultat. Jednak droga do tej podróży jest trudna i bez odpowiedniego planu nie będzie możliwa.

Rozwiązaniem są cele SMART .

Co oznaczają cele SMART?

SMART jest akronimem „ Specyficzne , Wymierne , Osiągalne , Istotne i Związane w Czasie ”. Te 5 elementów pomoże Ci wyznaczyć konkretne i osiągalne cele, aby Twój projekt odniósł sukces. Normalne cele określają, co chcesz osiągnąć. Jednak cele SMART obejmują w równaniu dokładniejsze szczegóły, takie jak zasoby, terminy i potencjalne przeszkody po drodze.

Cele SMART pomogą Ci dokładnie zaplanować harmonogram, określić rezultaty projektu, a także upewnić się, że uwzględniłeś każdy używany zasób.

Dzisiaj zagłębimy się w cele SMART i damy Ci znać, jak możesz je wykorzystać na swoją korzyść.

Znaczenie celów SMART w zarządzaniu projektami

Po pierwsze, praca kierownika projektu jest trudna. A kiedy masz niejasne lub nieokreślone cele, może to naprawdę znacznie utrudnić twoją pracę. Kończysz projekt w pośpiechu, by dotrzymać terminu, a wtedy klienci są zadowoleni, proszą o dodatkowe funkcje, zmieniające wykonalność projektu.

Musisz mieć jasne oczekiwania i odpowiednią współpracę, aby rozpocząć projekt i osiągnąć swój cel.

Jako kierownik projektu musisz tworzyć długoterminowe plany, organizować je w odpowiednie cele, tworzyć mniejsze zadania i osiągnąć swój cel. Wdrażanie celów SMART w zarządzaniu projektami może zmienić przeciążony projekt w sensowne i uporządkowane zadania.

W ten sposób cele, które na początku projektu wydawały się nieosiągalne, będą wyglądały na osiągalne. Cele SMART wymagają więcej wysiłku w ich tworzeniu i przestrzeganiu, ale zapewniają większe prawdopodobieństwo sukcesu. Jak wiele rzeczy w życiu, w końcu dodatkowy wysiłek jest tego wart.

Więc teraz, jak ważne są cele SMART, zobaczmy, jak ustawić je w swoim projekcie.

Jak ustawić Cele projektu SMART

brzmi to jak dużo, ale wyznaczanie celów SMART nie jest dokładnie nauką rakietową. Musisz jednak mieć pełne zrozumienie projektu. Znajomość tajników projektu pomoże Ci ustalić realistyczne cele, które z pewnością popchną Cię do spełnienia wymagań projektu.

Nie stawiaj zbyt wielu celów podczas wdrażania celów SMART w zarządzaniu projektami. Ponieważ chcesz, aby Twoje cele SMART były wiarygodnym punktem odniesienia dla Twoich wyników i wskaźnikiem tego, jak blisko celu jesteś, nie chcesz posuwać się za daleko, dzieląc swój cel na więcej celów niż to konieczne. To tylko doprowadzi cię do stanu ciągłego przemyślenia, a ostatecznie do wypalenia.

Skoncentruj się tylko na jednym celu na raz. Oto jak możesz ustawić cele SMART,

Ustaw cele, które są „konkretne”

Jeśli powiesz na początku swojego projektu, że „Zwiększymy współczynnik konwersji naszej witryny” i zaczniemy planować, to koniec.

Bycie konkretnym jest częścią skutecznego kierownika projektu. W przeciwnym razie utkniesz i ostatecznie nie uda ci się określić swojego sukcesu.

Określ swoje cele w opisowy sposób, aby szybko zorientować się, jak zaprojektować swoją mapę drogową. Zamiast sięgać po liczby losowe, Twoim celem powinno być „Zwiększenie współczynnika konwersji o 20% naszej witryny”. Bądź konkretny, bądź precyzyjny.

Ustaw cele, które są „mierzalne”

Wdrażanie celów SMART w zarządzaniu projektami pomoże Ci zachować miarę swoich celów. Tak więc, gdy jesteś w połowie projektu i chcesz wiedzieć, jak radzi sobie Twój zespół, możesz łatwo się tego dowiedzieć.

Metryki pomogą Ci to zmierzyć.

Jeśli nie masz wskaźników dotyczących swojego projektu, wprowadzanie jakichkolwiek zmian w ostatniej chwili będzie bólem głowy, a także będziesz mieć problem z wprowadzeniem poprawek. Metryki obejmują zadania wykonane w tygodniu, średnią liczbę godzin spędzonych na każdym zadaniu oraz całkowitą liczbę godzin przepracowanych między Twoim zespołem.

Ustaw cele, które są „osiągalne”

To najtrudniejszy ze wszystkich celów SMART. Jako kierownik projektu musisz decydować o możliwościach swojego zespołu i wymyślać osiągalne cele. Nie jest źle być ambitnym, ale trzeba zdać sobie sprawę, że zdarzają się sytuacje, w których nie da się osiągnąć celów.

Należy o tym pamiętać i wyznaczać realistyczne cele. Jeśli chcesz zrealizować duży projekt w 5-osobowym zespole, to nie tylko spalisz energię Twojego zespołu, ale również wiąże się z dużym prawdopodobieństwem zaplanowania konfliktów z innymi projektami, co może zaszkodzić całemu biznesowi.

Najlepszym sposobem wyznaczenia celów jest przyjrzenie się danym z poprzedniego miesiąca. Trendy dadzą Ci właściwy pomysł na wyznaczanie celów.

Ustaw cele, które są „odpowiednie”

Chociaż dobrze jest mieć wiele celów projektowych, musisz zadać sobie pytanie, czy wszystkie cele odnoszą się do projektu. Jeśli jesteś na dobrej drodze do ich osiągnięcia, nie musisz się martwić. Warto jednak regularnie odwiedzać swoje cele i oceniać je.

Jeśli uważasz, że jakiś cel nie jest istotny i nie wniesie żadnej wartości do projektu, po prostu go usuń. Ale upewnij się, że nie jest to cel, w który zespół już włożył wysiłek. Ale czasami trzeba podjąć trudną decyzję i całkowicie zrezygnować z zadania.

Ustaw cele, które są „związane w czasie”

Niezależnie od tego, czy projekt jest duży, czy mały, czas jest bardzo ważny. Nie zwolni ani nie zaczeka na Ciebie. Dlatego musisz planować na każdą sekundę. Jeśli Twój plan zawiera frazę „niezależnie od tego, jak długo to zajmie”, możesz rozważyć to ponownie.

Posiadanie celów określonych w czasie oznacza, że ​​są one możliwe do zrealizowania w określonym przedziale czasowym. Chodzi o zrozumienie, że realizacja niektórych celów potrwa dłużej niż innych i że być może będziesz musiał odłożyć inne cele, ponieważ czas nie pozwala na ich realizację przy użyciu zasobów, do których masz obecnie dostęp.

W ten sposób musisz ustawić swoje cele SMART w swoim projekcie. Jeśli będziesz ich przestrzegać, miejmy nadzieję, że przyniesie to lepsze rezultaty.

Jeśli nadal jesteś zdezorientowany, to może nasze przykłady pomogą wyjaśnić sytuację.

3 przykłady wdrażania celów SMART w zarządzaniu projektami

Znajdziesz wiele czynników, które wpływają na cele SMART. Dwie firmy mogą mieć ten sam typ projektu i cele. Jednak w zależności od wielkości firmy wersje SMART każdej firmy będą różne.

Na przykład,

Przykład 1: Publikuj co miesiąc 4 posty na blogu o wysokiej skuteczności

• Specyficzne: dodawaj i planuj posty w kalendarzu redakcyjnym i publikuj je regularnie przez miesiąc
• Measurebale: czy na poście jest wystarczająca liczba odwiedzających? Czy przekształcają się w płacących klientów?
• Osiągalne: W zeszłym miesiącu opublikowaliśmy 3 posty i zatrudniliśmy nowego autora treści w zeszłym miesiącu
• Istotne: 7% naszych odwiedzających to klienci
• Terminowe: wystarczy 30 dni, aby przeprowadzić badanie słów kluczowych i opublikować treść

Przykład 2: Zdobądź 10 nowych linków zwrotnych w 30 dni

• Specyficzne: Uzyskaj linki zwrotne z odpowiednich witryn, aby zwiększyć widoczność strony
• Mierzalne: użyj narzędzi do śledzenia linków zwrotnych, aby śledzić nowo zdobyte linki zwrotne i ruch w witrynie
• Osiągalne: w ciągu ostatnich 30 dni udało nam się zdobyć 5 linków zwrotnych, korzystając z aktualnych wiadomości e-mail i oferujących linki z naszej własnej domeny
• Istotne: linki zwrotne pomagają poprawić naszą widoczność w Google, który jest ogromnym źródłem potencjalnych klientów.
• Terminowe: znalezienie witryn i osób, z którymi można się skontaktować, zajmie tydzień. Cztery tygodnie wystarczą, aby wysłać e-maile i uzupełnienia oraz negocjować z witrynami, które na nie odpowiedzą.

Przykład 3: Zatrudnij 3 pracowników w następnym miesiącu

• Specyficzne: Zdobądź nowe talenty w firmie dzięki większej liczbie pracowników
• Wymierne: Zorganizujemy kampanię rekrutacyjną do otrzymywania aplikacji na rozmowy kwalifikacyjne z potencjalnymi pracownikami.
• Osiągalne: w ciągu ostatniego miesiąca zatrudniliśmy 2 nowych pracowników
• Istotne: Nowe talenty doprowadzą do nowych perspektyw i pomysłów. Dobra kampania rekrutacyjna i rozmowa kwalifikacyjna zapewnią znalezienie najlepszych ludzi do projektu.
• Terminowe: Jeden miesiąc to wystarczająco dużo czasu, aby odnieść sukces i krótki okres, aby utrzymać motywację.

Mamy nadzieję, że te przykłady pomogą Ci łatwo zrozumieć cele SMART w Twoim projekcie.

Cele SMART a Cele SMART

Pojęciowa różnica między celami SMART a celami SMART nie jest duża. Każdy ma swój własny zestaw cech, które sprawiają, że jest bardziej odpowiedni w konkretnej sytuacji.

Bonus: Wdrażanie celów SMART za pomocą inteligentnego narzędzia

WP Project Manager to bogata w funkcje wtyczka WordPress do zarządzania i ulepszania wyników projektu. To narzędzie pomoże Ci zwiększyć współpracę między członkami zespołu dzięki pulpitowi nawigacyjnemu śledzącemu wszystkie Twoje zadania.

Pozwala tworzyć indywidualne listy zadań dla Twoich projektów. Ma również opcję śledzenia ich osobno i generowania raportów w czasie rzeczywistym za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Przyjazny dla użytkownika interfejs i internetowa funkcja zarządzania zadaniami sprawiają, że zarządzanie wieloma projektami w firmie jest bardzo łatwe.

Ponad 10 000 firm zarządza swoimi projektami z zyskiem, korzystając z tego wydajnego narzędzia do zarządzania projektami. Nie martw się o konserwację - jest łatwy w instalacji i prosty w obsłudze.

Podstawowe funkcje:

1. Niesamowita szybkość
2. Pulpit śledzenia projektu
3. Obsługa tablicy Kanban dla WordPress
4. Automatycznie generowana faktura za obciążanie klientów
5. Inteligentne przedstawienie raportu podsumowującego
6. Funkcje zarządzania zadaniami, takie jak Pod-zadanie, Moje zadanie itp.

Zostań skutecznym kierownikiem projektu, dobrze wyznaczając cele SMART!

Chociaż wdrożenie celów SMART w projektach może zająć trochę czasu. Jednak kiedy się do tego przyzwyczaisz, zdasz sobie sprawę, jak bardzo może to być skuteczne.

Tworząc cele SMART, możesz budować lepsze relacje z wyższym kierownictwem i podwładnymi. A ulepszona komunikacja zmniejszy niepewność i okaże się czynnikiem napędzającym rozwój firmy.

A jeśli szukasz narzędzia, które Ci w tym pomoże, to WP Project Manager z pewnością pomoże. Posiada wszystkie funkcje potrzebne do zarządzania małymi i średnimi projektami.

Dlatego stosuj cele SMART i buduj silniejsze strategie, aby Twój projekt odniósł sukces.