Proces zarządzania zmianami krok po kroku: znaczenie, rodzaje i przyczyny niepowodzeń

Zmiana jest najbardziej stałym zjawiskiem na świecie. To katalizator wzrostu i innowacji. Liczne badania wykazały, że – 79,7% osób musi co dwa do pięciu lat dostosowywać swój biznes, aby przetrwać na rynku i kontynuować krzywą wzrostu.

Jednak znaczna część ludzi na całym świecie nie lubi zmian. Może to wynikać z nieznanego strachu, dyskomfortu, przywiązania emocjonalnego, niepewności, postrzeganej złożoności itp. Takich ludzi znajdziesz wszędzie, nawet w swoim miejscu pracy.

Ta kategoria osób może stanowić największe zagrożenie dla wzrostu i rozwoju Twojego biznesu. Aby poradzić sobie z tą sytuacją, pojawiła się teoria zarządzania zmianą. W tym artykule szczegółowo omówimy ten temat, łącznie z przewodnikiem krok po kroku dotyczącym procesu zarządzania zmianą.

Na czym polega proces zarządzania zmianą?

Zarządzanie zmianami to systematyczny proces prowadzenia ludzi i organizacji przez zmiany. Ma to na celu zapewnienie płynnego przejścia. Proces składa się z szeregu kolejnych etapów – identyfikacji potrzeby zmian, planowania, komunikowania i wdrażania.

Ostatecznym celem jest zapewnienie, że zmiany zostały dobrze przyjęte i zgodne z celami organizacji. Na przykład obecnie doświadczamy rewolucji w zakresie sztucznej inteligencji. Na rynek trafiło już wiele narzędzi AI, a wkrótce pojawi się ich znacznie więcej, inicjując piątą rewolucję przemysłową.

Jeśli ludzie i organizacje na wszystkich poziomach nie będą w stanie dostosować się do tej technologii, na dłuższą metę z pewnością ucierpią.

Znaczenie i korzyści procesu zarządzania zmianą

Ze względu na duże znaczenie, wielkość rynku doradztwa w zakresie globalnego zarządzania zmianami rośnie z roku na rok. Ponieważ obecni menedżerowie gospodarstwa nie zawsze mogą skutecznie zarządzać zmianami.

W takich sytuacjach często zwracają się o pomoc do renomowanych firm konsultingowych zajmujących się zarządzaniem zmianami. Spójrz na poniższą grafikę statystyczną, która pokazuje, jak na przestrzeni lat gwałtownie wzrosła wielkość rynku doradztwa w zakresie zarządzania zmianami.

Dlaczego więc zarządzanie zmianą jest tak ważne? W tej sekcji zilustrujemy ten temat i omówimy kilka kluczowych punktów. Czytaj dalej! Mamy nadzieję, że Ci się spodoba.

A. Ułatwienie adaptacji organizacyjnej

47% organizacji, które integrują zarządzanie zmianami, ma większe szanse na osiągnięcie swoich celów niż pozostałe 30%, które tego nie włączyły.

Według ekspertów WalkMe

Proces zarządzania zmianą obejmuje planowanie, szkolenie i wspieranie ludzi w całym procesie przejścia. Dzięki temu czują się bardziej komfortowo, gdy zmiany zostaną wprowadzone. Jeśli istnieją jakieś blokady, zarządzanie zmianami pomaga je pokonać w trakcie procesu.

B. Dostosuj zmianę do celów biznesowych

Zmiany przynoszą sukces tylko wtedy, gdy są zgodne z celami granicznymi i zadaniami danej organizacji. Proces zarządzania zmianami gwarantuje, że wszystkie wprowadzone zmiany, czy to w zakresie HR, technologii, czy strategii, są zgodne z misją i wizją organizacji.

Dowiedz się, jak wyznaczać cele biznesowe i osiągać je za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami.

C. Ułatw sobie ciągłe doskonalenie

Proces zarządzania zmianą śledzi na bieżąco postęp, zbiera informację zwrotną i wprowadza niezbędne korekty, usuwając wszelkie możliwe przeszkody. Przyczynia się to w dużym stopniu do wydajności i produktywności oraz umożliwia rozwój i postęp firmy.

D. Zwiększ zaangażowanie pracowników

Jak wspomniano wcześniej, częstymi przyczynami niechęci większości ludzi do zmian są nieznany strach, dyskomfort, przywiązanie emocjonalne i postrzegana złożoność. Usuwając te obawy, proces zarządzania zmianami umożliwia pracownikom większe zaangażowanie. Sprawdź jak zadbać o satysfakcję pracowników.

mi. Minimalizuj ryzyko błędów

Zarządzanie zmianą to nie tylko wdrożenie. Obejmuje to także identyfikację i pokonywanie wszystkich przeszkód i błędów, które mogą wydarzyć się po drodze. W rezultacie w naturalny sposób zmniejsza się możliwość wystąpienia różnych rodzajów ryzyka, takich jak błędna komunikacja i nieprawidłowe ustawienie.

5 głównych typów procesu zarządzania zmianami

Na świecie istnieje kilkadziesiąt typów zarządzania zmianą. Jednak w tej sekcji wymienimy i omówimy niektóre popularne typy, które zwykle można spotkać w miejscach pracy.

Typ 01: Zarządzanie zmianami przejściowymi

Polega na przechodzeniu z jednego stanu/systemu do innego w organizacji. Lepiej wyjaśnić to na przykładzie. Załóżmy, że firma chce zastosować nowy system zarządzania relacjami z klientami (CRM) do śledzenia sprzedaży, wsparcia i interakcji z klientami.

Jednak większość pracowników może nie być przyzwyczajona do nowego systemu/oprogramowania. W tej sytuacji, zgodnie z przejściowym systemem zarządzania zmianami, zarząd przeprowadzi szkolenia dla pracowników w celu zapoznania się z systemem.

Poza tym w początkowej fazie będą nadal przez pewien okres zapewniać pracownikom natychmiastowe wsparcie. Dzięki temu płynnie przeniosą całą przestrzeń roboczą ze starego systemu na nowy.

Typ 02: Zarządzanie zmianą kulturową

Od 2020 roku zaobserwowaliśmy ogromne zmiany kulturowe w miejscach pracy. Pierwszą z nich jest ogólnoświatowa kultura pracy zdalnej , która rozpoczęła się wraz z wybuchem pandemii Covid-19. Większość z nas musiała stworzyć komfortowe warunki w domu, aby szczerze kontynuować swoją pracę.

Wydano wiele aplikacji do śledzenia pracy, które służą do monitorowania pracy pracowników. Wielu pracowników przestraszyło się i potrzebowało czasu, aby przyzwyczaić się do tych trackerów. Jednak ciągła praca zdalna spowodowała niepokój psychiczny i samotność wśród wielu pracowników. Potem przyszła hybrydowa kultura pracy . Oto najlepsze praktyki modeli hybrydowych z WP ERP.

Jednak ci, którzy bardzo przyzwyczaili się do kultury pracy zdalnej, wykazali niechęć do biur stacjonarnych. Teraz trwa nowa rewolucja kulturalna – różnorodność, równość i włączenie (DEI) . Osoby konserwatywne religijnie i odmienne moralnie nie lubią akceptować tej kultury w miejscu pracy.

Typ 03: Zarządzanie zmianą transformacyjną

Zarządzanie zmianą transformacyjną odnosi się do zmian kompleksowych. Obejmuje zmianę misji, wizji, modelu biznesowego, ról pracowników, procesu pracy i nie tylko danej organizacji. Ponieważ dotyczy to wielu kwestii, zmiany kulturowe i dostosowania zajmują dużo czasu.

Zarządzanie zmianami transformacyjnymi wymaga silnego przywództwa i dalekowzrocznego personelu, aby kierować organizacją od przodu. W takim przypadku gigantyczne organizacje zazwyczaj zatrudniają firmy konsultingowe w celu uzyskania niezbędnej pomocy i wskazówek.

Typ 04: Zarządzanie zmianami strukturalnymi

Zarządzanie zmianami strukturalnymi zmienia strukturę organizacji, w tym jej hierarchię, role i strukturę zespołu. Menedżerowie HR często wdrażają te zmiany, gdy istnieje potrzeba optymalizacji zasobów, ponownego zdefiniowania ról zawodowych, poprawy wydajności i poprawy komunikacji.

W Internecie znajdziesz wiele agencji, które pracują nad wieloma projektami dla wielu klientów. Ilekroć pojawia się nowy projekt, rekrutują nowe osoby na podstawie umowy i dodają istniejących pracowników z rolami. Po zakończeniu projektu zrekrutowani pracownicy zostają zwolnieni, a układ strukturalny ulega ponownej zmianie.

Typ 05: Zarządzanie zmianami technologicznymi

Mam nadzieję, że nie musimy dużo rozmawiać o tym typie. Od początku czwartej rewolucji przemysłowej prawie każda organizacja biznesowa na świecie zaczęła wdrażać technologie do prowadzenia swojej działalności. Jeśli jednak z biegiem czasu określone oprogramowanie lub technologia nie będzie w stanie sprostać wymaganiom rynku, lepiej przejść na inną platformę.

Dlatego zawsze, gdy myślisz o przejściu na inny system technologiczny, musisz zapewnić pracownikom wystarczająco dużo czasu na adaptację. W przeciwnym razie może to przynieść odwrotny skutek. W ten sposób zarządza się zmianami technologicznymi w miejscu pracy. Poznaj najnowsze trendy technologiczne, które pomogą Ci osiągnąć cel biznesowy.

Proces zarządzania zmianami krok po kroku: kompletny przewodnik

Mam nadzieję, że podoba Ci się ten artykuł. W tej sekcji przeprowadzimy Cię krok po kroku przez proces zarządzania zmianami, dzięki czemu poczujesz się jak w świecie rzeczywistym. Czytaj dalej kroki.

Krok 01: Zidentyfikuj potrzeby zmian

Konieczność zmian powinna oczywiście wynikać z określonych potrzeb. Czasami musisz sprawdzić, czy taka potrzeba rzeczywiście istnieje, a często pojawia się ona automatycznie. Niezależnie od przypadku, należy sprawdzić wartość przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w celu zaspokojenia potrzeb.

Wykonaj następujące czynności, aby zidentyfikować potrzebę zmian:

• Przeprowadź analizę sytuacyjną: oceń swoje bieżące działania i wskaźniki wydajności, aby określić, czy istnieje jakakolwiek rozbieżność między oczekiwaniami a wynikami.

• Zbierz opinie: przedyskutuj z kluczowymi interesariuszami (pracownikami, inwestorami, menedżerami i użytkownikami), aby zebrać spostrzeżenia na temat obszarów, w których powinni dodać wartość .

Krok 02: Oceń wpływ zmiany

Jest znane przysłowie – na każdą akcję przypada równa i przeciwna reakcja . Podobnie zmiany, które wprowadzisz, z pewnością wywołają reakcje w miejscu pracy i wśród ludzi. Musisz sprawdzić, czy te reakcje i odpowiedzi będą pozytywne, czy negatywne.

Według licznych badań i statystyk około 66% inicjatyw zmian zwykle kończy się niepowodzeniem , podczas gdy tylko 34% kończy się sukcesem . A największą przyczyną tego jest niemożność prawidłowego zrozumienia, jakie skutki przyniesie to po wdrożeniu zmiany.

Będziesz zaskoczony, gdy usłyszysz, że 2/3 pracowników doświadcza kryzysów wypalenia w całym procesie zarządzania zmianą , co powoduje niepowodzenie transformacji. Nie ma zatem potrzeby dalszego opisywania znaczenia analizy skutków zmian.

Wykonaj następujące czynności, aby ocenić wpływ zmian:

• Wyznacz wrażliwe obszary: Zidentyfikuj osoby, zespoły i działy, które jako pierwsze zostaną dotknięte po wprowadzeniu zmian.

• Ocena ryzyka: Przeprowadź audyt, aby wyróżnić wszystkie możliwe wyzwania, takie jak spadki produktywności, luki w kwalifikacjach i koszty finansowe, aby móc je złagodzić przed wdrożeniem jakichkolwiek zmian.

Krok 03. Zaplanuj zmiany

Jeśli myślisz o wprowadzeniu serii zmian, może się okazać, że nie uda się przeprowadzić ich wszystkich na raz. Lepiej więc zaplanować i wylistować je wcześniej w oparciu o priorytet i zależność, które powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności. Planowanie to jest koniecznością, ponieważ pomoże innym członkom Twojego zespołu wiedzieć, co będzie dalej.

Aby zaplanować zmiany, wykonaj następujące czynności:

• Użyj wykresu Gantta: Wykres Gantta to narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga sporządzić listę wszystkich jednoczesnych zadań w serii na podstawie ich priorytetów, zależności i ważności.

• Kamień milowy: Gdy wykres Gantta będzie już gotowy, ustal osobne kamienie milowe dla każdego zadania, aby cały projekt zarządzania zmianami mógł zostać zrealizowany w odpowiednim czasie.

• Przydzielanie zasobów: Jeśli proces zarządzania zmianami wymaga specjalnych zasobów, należy je również zaplanować z wyprzedzeniem.

Krok 04. Opracuj strategie zmian

Według Profiletree skuteczny proces zarządzania zmianami może przynieść 500% zwrotu z inwestycji . W tym przypadku strategie zarządzania zmianą mogą odegrać kluczową rolę. Jeśli masz pracowników, którzy niechętnie wprowadzają zmiany, Twoje pomysłowe strategie mogą ich przekonać.

Aby opracować strategie zmian, wykonaj następujące czynności:

• Opracuj podejście dla różnych grup: Jeśli w miejscu pracy działa wiele zespołów/grup, powinieneś mieć różne podejścia, aby sobie z nimi poradzić, ponieważ mogą mieć odrębną psychikę.

• Plan zarządzania oporem: Opór może powstać ze strony potężnych stron na każdym etapie procesu wdrażania zmian. Aby sobie z nimi poradzić, musisz mieć strategie z wyprzedzeniem.

• Zastosuj zarządzanie zmianami typu open source: strategia ta opiera się na zasadach otwartości, przejrzystości i współpracy. Może zwiększyć potencjał sukcesu o 22% .

Krok 05: Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami może pomóc w monitorowaniu ogólnego postępu za pomocą scentralizowanego pulpitu nawigacyjnego. Za pomocą tego oprogramowania możesz dzielić zadania na małe, łatwe w zarządzaniu formaty, przypisywać je odpowiednim członkom zespołu, ustalać terminy dla każdego podzadania/kamienia milowego i śledzić postęp.

WP Project Manager to taka wtyczka, którą możesz wykorzystać w tym przypadku. Jest to łatwa w użyciu, ale wszechstronna wtyczka do zarządzania projektami dla użytkowników WordPress. Obejmuje wszystkie niezbędne funkcje potrzebne w wszelkich działaniach związanych z zarządzaniem projektami, które można wykorzystać w swoich przedsięwzięciach związanych z zarządzaniem zmianami.

Poniżej znajduje się lista rzeczy, które możesz zrobić za pomocą wtyczki WP Project Manager do zarządzania zmianami –

• Skonfiguruj tyle projektów, ile potrzeba do Twojego przepływu pracy
• Podziel duże zadania na mniejsze i przydziel je członkom zespołu
• Użyj Tablicy Kanban, aby lepiej zarządzać przepływem pracy
• Twórz wykresy Gantta, aby wizualizować harmonogram zarządzania projektami
• Generuj raporty w celu analizy postępu projektu i produktywności
• Przesyłaj i udostępniaj pliki członkom zespołu
• Zintegruj narzędzia takie jak GitHub, Bitbucket i Slack, aby usprawnić współpracę

WP Project Manager ma wersję bezpłatną i premium. Pobierz wtyczki, klikając przycisk załączony poniżej.

Krok 05. Wprowadź zmiany

Po wykonaniu powyższych kroków możesz przystąpić do wdrożenia zmian. Oznacza to, że na tym etapie jesteśmy w fazie działania. Ten krok wymaga starannej koordynacji i praktycznego zarządzania, aby zapewnić realizację opracowanych planów poprzez monitorowanie w czasie rzeczywistym.

Aby wdrożyć zmiany, wykonaj następujące czynności:

• Wprowadź zmianę pilotażową: wykonaj kilka pilotażowych testów zarządzania zmianami, aby ocenić reakcje różnych grup w miejscu pracy.

• Wdrażaj wszystkie fazy jedna po drugiej: Jeśli wynik testu jest pozytywny, rozpocznij wdrażanie wszystkich faz jedna po drugiej, zgodnie z wcześniejszym planem.

• Zbieraj opinie i prowadź aktywne monitorowanie: Na tym etapie działania obowiązkowe jest monitorowanie w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz natychmiast skorygować niewłaściwe postępowanie.

Krok 06. Komunikuj zmianę

Mamy nadzieję, że zauważyłeś, że za każdym razem, gdy Twój dostawca usług hostingowych lub firma bankowa przechodzi ogromne zmiany w systemie, wysyłają Ci aktualizacje e-mailem i SMS-em. Podobnie, wdrażając zmiany w swoim miejscu pracy, musisz w odpowiednim czasie poinformować wszystkie zainteresowane strony, których może to dotyczyć.

Z badań przeprowadzonych w Wielkiej Brytanii wynika, że ​​29% ankietowanych pracowników twierdzi, że ich firma nie komunikowała się z nimi dobrze w kwestiach związanych z zarządzaniem zmianami, dlatego czują się urażeni.

Na tym etapie wykonaj następujące czynności:

• Komunikuj się za pomocą wielu kanałów (e-maile, Slack, biuletyny i SMS-y mobilne).

• Upewnij się, że komunikaty są jasne, spójne i zgodne z celami organizacji.

• Jeśli to możliwe, pozwól na dwustronną komunikację , aby zebrać opinie od innych.

Krok 07. Szkoluj i wspieraj pracowników

Kluczowym powodem, dla którego wielu pracowników wykazuje apatię do zmian, jest poczucie, że po wprowadzeniu zmiany nie będą pasować do miejsca pracy i zastąpią ich nowo zatrudnione osoby. Aby przezwyciężyć ich strach, możesz stworzyć sesję szkoleniową/warsztat, podczas której będą mieli możliwość poznania nowych zestawów umiejętności wymaganych w zmienionym środowisku.

Aby szkolić i wspierać pracowników, wykonaj następujące czynności:

• Oferuj praktyczne sesje szkoleniowe: warsztaty, hackatony i całodniowe programy szkoleniowe mogą pomóc pracownikom ćwiczyć i rozwijać nowe umiejętności.

• Oceń skuteczność szkolenia: Podobnie jak nowe zmiany, nowe szkolenie często staje się trudne do zrozumienia dla wielu pracowników. Musisz więc aktywnie oceniać, czy uczą się prawidłowo.

Oto przewodnik, jak wspierać zdrowie psychiczne pracowników.

Krok 08. Wzmocnij i podtrzymaj zmianę

Po wdrożeniu zmian ważne jest, aby dostosować je do kultury organizacyjnej, aby ich wpływ trwał długo. Wzmocnienie to polega na docenieniu pracowników, którzy z powodzeniem przystosowali się do zmian i włączyli je do swoich działań i praktyk.

Na tym etapie wykonaj następujące czynności:

• Uwzględnij zmiany w codziennych działaniach: Sprawdź i zaktualizuj zasady organizacyjne, praktyki kulturowe i role pracowników.

• Nagradzaj pracowników: Nagradzając tych pracowników, którzy skutecznie przystosowali się do zmian, możesz podnieść ich wartości moralne.

Krok 09: Przejrzyj i dostosuj w razie potrzeby

Jak powiedziano wcześniej, nowe zmiany mogą często przynieść odwrotny skutek. Zatem pozostawanie w niewiedzy po wprowadzeniu nowych zmian z pewnością będzie poważnym błędem. Jeśli zmiana przyniesie odwrotny skutek i przymkniesz na to oko, może zniszczyć całe Twoje miejsce pracy i firmę. Dlatego należy przeprowadzić przeglądy, aby znaleźć potencjalne luki, aby móc podjąć niezbędne kroki.

Na tym etapie wykonaj następujące czynności:

• Przeprowadzaj przeglądy po zmianie, aby zebrać spostrzeżenia
• Zachowaj dokumentację lekcji, których nauczyłeś się podczas całego procesu

Dlaczego zarządzanie zmianami może się nie udać: wyzwania

Istnieje kilka typowych powodów niepowodzenia większości inicjatyw związanych z zarządzaniem zmianami. Jako specjalista ds. zarządzania zmianami lub menedżer w swojej organizacji musisz mieć pojęcie o tych kwestiach. Pomoże Ci to jednocześnie stać się wizjonerskim liderem/menedżerem. Przyjrzyj się poniższym punktom, dlaczego zarządzanie zmianami kończy się niepowodzeniem.

1. Niskie zaangażowanie pracowników

Według CEB Corporate Leadership Council 62% organizacji korzysta z planu wdrożenia zmian, którego właścicielami są przede wszystkim liderzy . Szczerze mówiąc, nie ma tu żadnego problemu. Często jednak najwyższe głowy ograniczają władzę decyzyjną tylko do siebie, a większość pracowników nie ma do niej dostępu. Jest to jednak błędne posunięcie, jeśli pracownicy mają duży udział w organizacji.

Gartner ujawnił w swoim raporcie, że sukces zmian wzrasta o 24%, gdy pracownicy posiadają plan wdrożenia . Dlatego w planowanie należy włączyć pracowników oraz wszystkie inne ważne zasoby i zainteresowane strony, aby wszystko zostało prawidłowo wykorzystane i dotrzymano terminu.

2. Niewystarczające planowanie

Bez kompleksowego planu, który określa misję, wizję, cele, ramy czasowe, zasoby i sposób pokonania potencjalnych przeszkód, żadna organizacja nie będzie w stanie stawić czoła wszystkim wyzwaniom, które mogą pojawić się w procesie zarządzania zmianami. Brak przewidywania może doprowadzić do błędnej alokacji zasobów i ostatecznie niedotrzymania terminu.

3. Słaba komunikacja

Kiedy rozpoczyna się wdrażanie zmian, nie tylko zmieniają się role pracowników, ale wiele usług związanych z klientami zostaje zakłóconych. Jeśli nie przekażesz tego odpowiednim stronom w odpowiednim czasie, całe Twoje miejsce pracy i rynek pogrążą się w chaosie. Dlatego tak ważna w procesie zarządzania zmianą jest jasna i terminowa komunikacja.

Sprawdź jak poprawić komunikację w miejscu pracy.

4. Nieodpowiednie szkolenie

Nieodpowiednie szkolenie jest częstą przeszkodą uniemożliwiającą większości pracowników przystosowanie się do nowych systemów, ról i procesów. Ten brak przygotowania może prowadzić do frustracji, spadku produktywności, wypalenia zawodowego i zwiększonego oporu wobec zmian.

5. Niewidzialny opór wobec zmian

Ten problem jest powszechny w środowiskach o intensywnej polityce korporacyjnej i podejrzanych ludziach. Mogą udawać, że akceptują wszystkie nowe zmiany, ale w środku się opierają. Potajemnie zrobią wszystko, co możliwe, aby powstrzymać zmiany. Jako menedżer musisz zachować ostrożność, aby wybrać te podejrzane osoby dla lepszej przyszłości swojej organizacji.

Zbliżenie

Zarządzanie zmianami jest zawsze złożonym zadaniem. Pojedynczy błąd w tym procesie może niewątpliwie spowodować ogromne spustoszenie. Nie można jednak zaprzeczać zmianom ani się im opierać. Ponieważ takie postępowanie pozostawi Cię daleko w tyle za istniejącymi konkurentami na rynku.

Dlatego lepiej, jeśli zawsze masz pod ręką plan, kulturę organizacyjną i sposób myślenia, aby stawić czoła nowym wymogom zmian, gdy tylko zapukają do twoich drzwi. Mam nadzieję, że dzięki temu artykułowi zdobyłeś wystarczającą wiedzę na dzisiejszy temat, co przyniesie ci wiele korzyści.

Jeśli uważasz, że coś przeoczyliśmy w tym artykule, daj nam znać w sekcji komentarzy, abyśmy mogli zaktualizować post. To wszystko z dzisiaj. Dziękujemy, że byliście z nami do końca.