Przełamywanie kroków w procesie zarządzania projektami

Każdy kierownik projektu musi znać pięć etapów procesu zarządzania projektami. Pomoże im to efektywnie zarządzać projektami. Każdy projekt składa się z różnych faz, a fazy te są uporządkowane w sposób systematyczny, aby kierownik projektu mógł łatwiej zarządzać swoimi projektami.

Inicjacja projektu

Przy podejmowaniu projektu jednym z pierwszych kroków jest jego zdefiniowanie. Projekt to działanie, które należy wykonać, aby uzyskać konkretny wynik z unikalnymi ograniczeniami i celami. Celem zdefiniowania twojego projektu jest zrozumienie, do czego dążysz. Pomaga to w ustalaniu priorytetów, tworzeniu osi czasu i pomaganiu w ustaleniu, czy coś jest warte zrobienia, czy nie.

Ustalając, czy warto zrobić coś jako projekt, zadaj sobie następujące pytania:

• Jakie są korzyści?
• Jakie są zagrożenia?
• Czy mam udokumentowane wszystkie założenia?

Planowanie

Pierwszym krokiem w zarządzaniu projektem jest zdefiniowanie problemu. Obejmuje to ustalenie, jakie cele chcesz osiągnąć i jak zamierzasz to zrobić. Najważniejszą rzeczą w tym procesie jest to, że nie martwisz się, jakie są cele innych ludzi i czy są one realistyczne w Twojej sytuacji.

Zamiast tego skup się na byciu ambitnym, ale jednocześnie realistycznym. Na przykład: jeśli chcesz zadbać o formę za trzy miesiące od teraz, ale nigdy wcześniej nie byłeś wysportowany, może zacznij od czegoś bardziej osiągalnego, takiego jak „chodzenie na wędrówkę raz w miesiącu” zamiast „przebiegania maratonu”.

Ważne jest również nie tylko wyznaczanie celów, ale także zrozumienie, dlaczego te cele są tak ważne!

Na przykład: dlaczego chcę schudnąć? Co oznacza utrata wagi? Czy poprawi to moją pewność siebie i poczucie własnej wartości? Czy będę mógł lepiej nosić ubrania? Bądź ogólnie zdrowszy?

Realizacja projektu

Na tym etapie kierownik projektu realizuje zadania i czynności niezbędne do realizacji projektu. Oprócz monitorowania i kontrolowania wyników pracy, musi organizować, zatrudniać i kierować zasobami, a także komunikować się z interesariuszami.

Poniższa lista zawiera niektóre z kluczowych obowiązków, które mogą być zaangażowane w tej fazie:

• Organizuj – Zaplanuj rozpoczęcie i zakończenie projektu, definiując role i obowiązki członków zespołu; tworzenie osi czasu; identyfikacja ryzyka; planowanie strategii komunikacyjnych; opracowanie linii bazowej budżetu; koordynacja z innymi projektami (jeśli dotyczy)
• Personel – Zidentyfikuj personel, który posiada wiedzę na temat Twojej konkretnej branży lub dziedziny wiedzy (w razie potrzeby), a następnie zatrudnij ich, jeśli są dostępni jako pracownicy, lub zatrudnij ich jako konsultantów
• Komunikuj się – Twórz raporty pokazujące postępy w odniesieniu do kamieni milowych/dostarczonych, aby interesariusze mogli być na bieżąco informowani o tym, co dzieje się w projektach ich organizacji
• Monitoruj – śledź postępy w osiąganiu celów za pomocą narzędzi analitycznych, takich jak Jira lub Trello, które umożliwiają przeglądanie wszystkich otwartych problemów w wielu zespołach w jednym miejscu

Monitorowanie i kontrola projektów

Ważną częścią grupy Proces jest monitorowanie i kontrolowanie projektu.

Monitorowanie zapewnia, że ​​projekt jest na dobrej drodze i jest skutecznie realizowany, podczas gdy kontrola zapewnia, że ​​pozostaje na dobrej drodze. Narzędzia używane do monitorowania to formalny system raportowania, taki jak domyślne raporty Microsoft Project, lub narzędzie takie jak Redmine, aby zobaczyć wszystkie Twoje projekty w jednym miejscu. Można ich używać do generowania raportów o stanie dla interesariuszy lub śledzenia głównych zadań poprzez terminy ich ukończenia (lub jeśli są opóźnione).

Zamknięcie projektu

Czynności zamykające projekt to ostatnia faza cyklu życia projektu. Zawierają:

• Końcowa recenzja projektu
• Raport końcowy z projektu
• Dokumentowanie czynności zamknięcia
• Końcowa prezentacja projektu
• Podpisywanie i archiwizacja dokumentów i plików projektowych. Możesz przechowywać te pliki i raporty w jednym repozytorium lub rozpowszechniać je w wielu systemach, w tym na elektronicznych serwerach plików lub dyskach współdzielonych w sieci. Po zarchiwizowaniu zasoby te są dostępne do wykorzystania w przyszłości przez inne osoby, które mogą potrzebować do nich dostępu do celów badawczych lub innych projektów (projektorów).

Pierwszym krokiem w cyklu życia projektu jest zdefiniowanie projektu. Odbywa się to poprzez stworzenie karty projektu, która jest dokumentem, który określa, czym jest projekt, dlaczego jest podejmowany i kto będzie zaangażowany. W następnym kroku możesz zaplanować, w jaki sposób możesz zrealizować swój projekt. Obejmuje to identyfikację zasobów potrzebnych do projektu, a także ustalanie celów i zadań dla niego.

Trzecim krokiem w najlepszym procesie szkolenia PRINCE2 jest wykonanie planu. Oznacza to podjęcie działań we wszystkich aspektach projektu i przestrzeganie wszelkich zobowiązań podjętych podczas planowania.

Po wykonaniu następuje monitorowanie i kontrolowanie aktywności na co dzień. Obejmuje to mierzenie wydajności w stosunku do celów, identyfikowanie zagrożeń i problemów, które mogą wpłynąć na wydajność, oraz rozwiązywanie ich, zanim staną się problemami. Ostatnim etapem najlepszego szkolenia PRINCE2 jest zamykanie projektów po ich pomyślnym zakończeniu lub porzuceniu, jeśli nie osiągnęły celów.

Dzięki certyfikacji PMP online możesz dowiedzieć się o procesach i narzędziach zarządzania projektami.

W tej sekcji poznasz proces i narzędzia do zarządzania projektami:

• Proces zarządzania projektami

Kurs certyfikacji PMP online obejmuje następujące tematy:

• Znaczenie procesu zarządzania projektami w projektach
• Etapy procesu zarządzania projektami
• Jak korzystać z narzędzi do zarządzania projektami na każdym etapie projektu

Wniosek

Zarządzanie projektami to złożony proces. Wiąże się to z koordynacją szeregu działań i osób, a niezbędne jest posiadanie odpowiednich narzędzi do skutecznego zarządzania projektami.

Jednym z takich narzędzi jest certyfikacja zarządzania projektami. Pomoże Ci poprawić swoje umiejętności, poprawić perspektywy kariery i sprawić, że będziesz bardziej atrakcyjny na dzisiejszym konkurencyjnym rynku pracy.

Certyfikat Project Management Professional (PMP) jest najbardziej rozpoznawalnym certyfikatem zarządzania projektami na świecie. Certyfikacja PMP potwierdza Twoją wiedzę w pięciu kluczowych procesach zarządzania projektami: inicjowanie, planowanie, wykonywanie, monitorowanie i kontrolowanie oraz zamykanie. Dodatkowo dowodzi, że posiadasz odpowiednie umiejętności i doświadczenie potrzebne do odniesienia sukcesu jako kierownik projektu lub lider zespołu.

Dla certyfikowanych profesjonalistów PRINCE2 program ten oferuje możliwość zapoznania się z procesem poświadczeń PMP i zdobycia materiałów przygotowujących do egzaminu certyfikacyjnego PMP bez dodatkowych kosztów!

Ciekawy powiązany artykuł: 19 najlepszych blogów dotyczących zarządzania projektami, które musisz śledzić.