Niezależnie od skali, firma w dużym stopniu polega na swoich należnościach lub AR, nawet w przypadku podstawowego utrzymania. Ludzie często uogólniają należności jako zapłatę za towary lub usługi sprzedane przez Twoją firmę.

Jednak tak nie jest. AR odnosi się do przypadków, w których sprzedałeś towary lub usługi, ale jeszcze nie otrzymałeś za nie zapłaty. Jednak niektóre procesy związane z AR mogą wiązać się ze zbyt dużym wysiłkiem przy zbyt małych zyskach.

W tym miejscu wkracza automatyzacja AR. W tym artykule omówimy różne rozwiązania dotyczące należności, które mogą pomóc usprawnić proces płatności w Twojej firmie.

Zdjęcie Darlene Alderson z Pexels

Czym jest automatyzacja AR?

AR Automation może brzmieć jak skomplikowany termin techniczny, ale w praktyce jest bardzo prosty. Automatyzacja AR odnosi się po prostu do automatyzacji niektórych zadań procesu należności, dzięki czemu można zaoszczędzić czas i wysiłek.

W procesie AR Automation wprowadzane jest oprogramowanie, które przejmuje część zadań, które w innym przypadku musiałby wykonać księgowy. To z kolei przyspiesza cykl kredytu do gotówki.

Należy pamiętać, że cykl kredyt-gotówka odnosi się do wszystkich działań podejmowanych pomiędzy zakupem produktu a faktycznym otrzymaniem za niego zapłaty. Im mniej czasu zajmuje cykl kredyt-gotówka, tym bardziej wydajna staje się firma.

Korzyści z automatyzacji AR

Jednak automatyzacja AR ma do zaoferowania znacznie więcej korzyści. Przyjrzyjmy się bliżej korzyściom, jakie automatyzacja AR może przynieść Twojej firmie:

1) Przyspiesza proces płatności

Jedną z największych zalet automatyzacji AR jest przyspieszenie procesu płatności. Zamiast ręcznego przetwarzania faktur i czekania na nadejście czeków pocztą, automatyzacja AR umożliwia wysyłanie faktur drogą elektroniczną i otrzymywanie płatności online. Oznacza to, że płatności mogą być przetwarzane znacznie szybciej, co może poprawić przepływ gotówki i skrócić czas potrzebny na otrzymanie płatności.

2) Zmniejsza liczbę błędów

Kolejną zaletą automatyzacji AR jest zmniejszenie liczby błędów. Ręczne przetwarzanie faktur i płatności może być czasochłonne i podatne na błędy. Z kolei automatyzacja AR wykorzystuje oprogramowanie do wykonywania tych zadań, co zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego. Może to pomóc w upewnieniu się, że faktury są dokładne, a płatności prawidłowo przetwarzane.

3) Poprawia obsługę klienta

Automatyzacja AR może również usprawnić obsługę klienta, zapewniając bardziej usprawniony proces płatności. Klienci mogą otrzymywać faktury elektronicznie i płacić online, co jest wygodniejsze niż wysyłanie czeków pocztą. Ponadto automatyzacja AR może dostarczać klientom aktualizacje statusu płatności w czasie rzeczywistym, co może pomóc poprawić komunikację i zmniejszyć liczbę zapytań.

4) Spersonalizowane doświadczenia

AR może służyć do tworzenia spersonalizowanych doświadczeń płatniczych w oparciu o preferencje klientów i ich wcześniejsze zachowania. Na przykład klientowi, który często kupuje określony produkt, można zaoferować zindywidualizowaną opcję płatności lub rabat.

5) Oszczędność czasu i pieniędzy

Automatyzacja AR może zaoszczędzić czas i pieniądze, automatyzując czasochłonne zadania, takie jak fakturowanie, śledzenie płatności i przypomnienia o płatnościach. Oznacza to, że pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach, co może zwiększyć produktywność i efektywność. Ponadto automatyzacja AR może zmniejszyć potrzebę ręcznego przetwarzania, co może obniżyć koszty związane z procesami opartymi na papierze.

6) Przewaga konkurencyjna

Wdrażając technologię AR w procesach płatniczych, firmy mogą wyróżnić się na tle konkurencji i przyciągnąć klientów, którzy cenią sobie doświadczenia oparte na technologii.

Realizacja

Teraz, gdy omówiliśmy zalety automatyzacji AR, przyjrzyjmy się bliżej, jak możesz wdrożyć tę technologię w swojej firmie.

1) Zidentyfikuj swoje procesy płatności

Pierwszym krokiem we wdrażaniu automatyzacji AR jest identyfikacja Twoich procesów płatniczych. Obejmuje to zrozumienie, w jaki sposób obecnie przetwarzasz płatności i gdzie możesz poprawić wydajność. Na przykład możesz chcieć zidentyfikować obszary, w których możesz zautomatyzować fakturowanie, śledzenie płatności lub przypomnienia o płatnościach.

2) Wybierz odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji AR

Po zidentyfikowaniu procesów płatności następnym krokiem jest wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji AR. Dostępnych jest wiele różnych opcji oprogramowania, dlatego ważne jest, aby wybrać rozwiązanie spełniające określone potrzeby. Poszukaj oprogramowania oferującego funkcje, takie jak fakturowanie elektroniczne, śledzenie płatności i przypomnienia o płatnościach.

3) Zintegruj oprogramowanie z istniejącymi systemami

Następnym krokiem po wybraniu oprogramowania do automatyzacji AR jest zintegrowanie go z istniejącymi systemami. Obejmuje to podłączenie oprogramowania do systemu księgowego i innych odpowiednich systemów. Upewnij się, że oprogramowanie jest kompatybilne z istniejącymi systemami, aby zapewnić płynną integrację.

4) Szkol swoich pracowników

Po zintegrowaniu oprogramowania ważne jest, aby przeszkolić personel w zakresie korzystania z niego. Upewnij się, że wszyscy, którzy będą korzystać z oprogramowania, rozumieją, jak to działa i jakie korzyści może im przynieść. Zapewnij materiały szkoleniowe i wsparcie, aby zapewnić płynne przejście.

Fot. Antoni Shkraba z Pexels

Potencjalne bariery dla automatyzacji AR

Chociaż automatyzacja AR może zapewnić firmom znaczne korzyści, istnieją również pewne bariery, które mogą uniemożliwić organizacjom przyjęcie tej technologii. Oto kilka typowych barier automatyzacji AR w procesach płatniczych:

1) Koszt

Jedną z największych barier w automatyzacji AR jest koszt. Wdrożenie automatyzacji AR może wymagać znacznych inwestycji w oprogramowanie, sprzęt i personel. Dla niektórych organizacji początkowy koszt wdrożenia automatyzacji AR może być zbyt wysoki, nawet jeśli długoterminowe korzyści są znaczące.

2) Opór wobec zmian

Niektóre organizacje mogą opierać się automatyzacji AR po prostu dlatego, że stanowi ona zmianę w ich istniejących procesach. Pracownicy mogą wahać się, czy uczyć się nowych systemów lub procesów, co może utrudniać organizacjom pełne wdrożenie automatyzacji AR.

3) Względy bezpieczeństwa

Automatyzacja rzeczywistości rozszerzonej wiąże się z przesyłaniem poufnych informacji finansowych, co może sprawić, że niektóre organizacje będą się wahać przed przyjęciem tej technologii. Firmy mogą być zaniepokojone naruszeniami danych, cyberatakami i innymi kwestiami bezpieczeństwa związanymi z automatyzacją AR.

Zdjęcie autorstwa Andriego z Pexels

Wniosek

Podsumowując, automatyzacja AR to potężne narzędzie, które może usprawnić procesy płatności, zmniejszyć liczbę błędów, poprawić obsługę klienta oraz zaoszczędzić czas i pieniądze. Identyfikując procesy płatności, wybierając odpowiednie oprogramowanie, integrując je z istniejącymi systemami i szkoląc personel, możesz odblokować moc automatyzacji AR i przenieść procesy płatności na wyższy poziom.