Rola bezpieczeństwa w wirtualnym pokoju danych

Wrażliwe dane są potencjalnym łupem hakerów i zagrożeniem dla organizacji. Ukrycie naruszenia danych jest kosztowne i powoduje ogromne straty. Idea naruszenia bezpieczeństwa danych i cyberataków wprowadziła innowacje w postaci wirtualnych pokoi danych (VDR), które mają pomóc w zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

VDR to wszechstronne wirtualne repozytorium stworzone, aby pomóc w różnych transakcjach biznesowych, takich jak zarządzanie dokumentami, dystrybucja i przechowywanie. Chociaż oprogramowanie do pokoju danych online jest uważane za bezpieczne, firmy muszą zweryfikować i upewnić się, że są wolne od wycieku danych i cyberataków.

Dlatego zanim zdecydujesz się na dowolnego dostawcę wirtualnego pokoju danych, bezpieczeństwo pokoju danych należy wykazać w różnych czynnikach. Przyjrzyjmy się im dalej.

Czynniki, które sprawiają, że wirtualny pokój danych jest bezpieczny

Większość firm ceni bezpieczeństwo VDR ze względu na rodzaj certyfikacji. Wiele osób uważa certyfikat „ISO” za najważniejszy, dlatego inwestuje w dostawców wirtualnych pokojów danych ze standardami ISO. Należy jednak wziąć pod uwagę kilka innych kryteriów bezpieczeństwa.

Fizyczne dane bezpieczeństwa

• Fizyczna ochrona danych. Oprogramowanie do pokoju danych online zawiera pamięć masową w chmurze, co oznacza, że ​​nie jest wymagana fizyczna ochrona. Jednak wirtualne pokoje danych również muszą być zgodne z fizycznymi wytycznymi, aby zapewnić lepsze bezpieczeństwo. Organizacje muszą zabezpieczyć swoje centrum danych, aby zapewnić bezpieczeństwo i funkcjonalność całego sprzętu.
• Dobra infrastruktura. Organizacje muszą włączyć wysokiej jakości systemy pracy i sprzęt w celu lepszego przetwarzania danych.
• Zapasowa kopia danych. Użytkownicy wirtualnych pokoi danych powinni inwestować w wysokiej jakości systemy tworzenia kopii zapasowych danych. System kopii zapasowej powinien być w stanie utworzyć dodatkową kopię dowolnego dokumentu w systemie w celu odniesienia w przypadku utraty danych.
• Szyfrowanie danych. Użytkownicy muszą polegać na zaawansowanym szyfrowaniu podczas przesyłania i przechowywania plików, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
• Wiele lokalizacji serwerów. Organizacje nie powinny być zależne od jednego serwera do przetwarzania i zapisywania danych. Powinno być kilka serwerów, które pomogą w odzyskiwaniu danych i zarządzaniu po awarii.

Dostęp do środków bezpieczeństwa

Podstawową funkcją usług danych wirtualnych jest przesyłanie poufnych danych i zapewnianie najwyższej klasy bezpieczeństwa w celu uniknięcia wycieku danych lub naruszeń.

Oznacza to, że oprogramowanie do pokoju danych powinno mieć ograniczony dostęp, aby zapobiegać włamaniom i włamaniom. Ograniczony dostęp zawiera również wewnętrzne zagrożenia cyberbezpieczeństwa, które zapewniają bezpieczeństwo wrażliwych danych.

• Określone ustawienia uprawnień. Administrator pokoju danych może ustawić określone uprawnienia lub ustawienia logowania, aby umożliwić każdemu użytkownikowi dostęp i przeglądanie tylko określonych dokumentów. Proces daje dostęp tylko do kilku obszarów, których potrzebuje użytkownik. Pomaga to ograniczyć przerwy i wycieki danych.
• Niestandardowy dostęp do dokumentów. Aby zapewnić bezpieczeństwo systemu, administratorzy data roomów mogą karmić uprawnionych użytkowników i obsługiwane przez nich funkcje. Załóżmy, że ktoś spróbuje wyjść poza dozwolone witryny, system ostrzeże administratora.
• Proces jednokrotnego logowania. Menedżer lub administrator pokoju danych powinien podać pojedyncze dane logowania wszystkim upoważnionym użytkownikom, aby uniknąć wielu danych logowania. Spowoduje to wyświetlenie szczegółowych informacji o tym, kto aktualnie pracuje na stronie oraz o działaniach.
• Dostęp ograniczony czasowo i ograniczenia adresu IP. Użytkownicy VDR nie powinni po prostu logować się przy użyciu dowolnego adresu IP. Firmy mogą ograniczyć dostęp do określonych systemów w celu zapewnienia bezpieczeństwa. Wskazane jest również ustalenie limitów czasowych dostępu w celu zwiększenia bezpieczeństwa.

Bezpieczeństwo dokumentów w data roomach

• Prawa dostępu do dokumentów. Każdy użytkownik powinien mieć zdefiniowane role w poszczególnych dokumentach, aby tylko upoważnione osoby miały dostęp do kluczowych dokumentów.
• Śledzenie dokumentów. Dobry system wirtualnego pokoju danych musi szyfrować każdą kontrolę danych dotyczących adresu IP użytkownika, czasu dostępu i szczegółów udostępniania danych. System powinien zabraniać wszelkich nieautoryzowanych działań i alarmować administrację poprzez powiadomienia.
• Funkcja zdalnego czyszczenia. Administracja potrzebuje planów tworzenia kopii zapasowych, takich jak zdalne czyszczenie w przypadku kradzieży. Spowoduje to automatyczne usunięcie lub awarię wszystkich programów, pozostawiając systemy maszyny puste, aby chronić firmę.
• Zdalne niszczenie. Załóżmy, że użytkownik pobiera określony dokument, administrator lub organizacja powinna nadal sprawować kontrolę nad tym dokumentem. Zapobiega to niewłaściwemu wykorzystaniu dokumentów lub wyciekom danych, ponieważ użytkownik może korzystać z dokumentu tylko pod nadzorem.

Jak wybrać dostawców bezpiecznych wirtualnych pokoi danych

Zanim zdecydujesz się na dostawcę wirtualnego pokoju danych, upewnij się, że spełnia on różne czynniki i funkcje.

• Bezpieczeństwo danych i wymagania rządowe. VDR-y posiadają różne funkcje w zależności od potrzeb użytkowników. Oprogramowanie powinno być zgodne ze środkami bezpieczeństwa danych i przepisami rządowymi. Na przykład preferowany VDR powinien być zgodny z wymaganiami HIPAA i regułami FDA w zależności od dziedziny lub organizacji.
• Globalne standardy bezpieczeństwa i certyfikaty. W zależności od Twojej firmy, VDR musi uzyskać różne certyfikaty. Wybierz dostawcę VDR z dobrą certyfikacją. Certyfikaty notatek mają datę ważności; sprawdź terminy, aby uniknąć niedogodności.
• Recenzje i historia naruszeń danych. Wyszukiwanie naruszeń danych nie jest trudne, ponieważ większość rządów informuje o każdym naruszeniu danych w określonej organizacji lub dziedzinie. Pozwala to użytkownikom przeglądać historię wirtualnego dostawcy. Pomaga również poznać innych użytkowników inwestujących u konkretnego dostawcy VDR.

Zastosowania wirtualnego pokoju danych

VDR-y są używane w różnych przypadkach, aby zwiększyć bezpieczeństwo danych i przesyłać kluczowe informacje bezpiecznymi kanałami.

• Pierwsze oferty publiczne (IPO). VDR dla pierwszych ofert publicznych jest bardzo ważny, ponieważ dane firmy mogą zostać ujawnione. Zainteresowane strony muszą zapewnić, że wszystkie dane są bezpieczne i ukryte za pomocą odpowiedniego systemu, aby uniknąć wycieku danych.
• M&A (transakcje fuzji i przejęć). Kupujący i sprzedający najczęściej korzystają z VDR podczas procesu due diligence. Obie strony muszą ujawnić finanse, aktywa i inne istotne szczegóły. Jednak dane muszą pozostać w zamkniętym kręgu dla bezpieczeństwa.
• Audyty i proces dochodzeniowy. Nowoczesne firmy wykorzystują elektroniczny pokój danych do przeprowadzania audytów i dochodzeń. Proces jest szybszy i bezpieczny, ponieważ informacje są dystrybuowane do autoryzowanych użytkowników na bezpiecznych platformach. Usługi data room ułatwiają audyt, ponieważ do rozpoczęcia procesu nie jest wymagana fizyczna dokumentacja.

Wniosek

Wirtualne pokoje danych mają duże znaczenie dla rozwoju biznesu, ponieważ użytkownicy mogą korzystać z bezpiecznych systemów. Oprogramowanie zapobiega wyciekom danych, dając firmom łatwy czas na pracę i transakcje bez obawy przed cyberatakami.