Lista kontrolna wydarzeń wirtualnych, o których nie wiedziałeś, że potrzebujesz

Wydarzenia wirtualne są przełomowe w wielu branżach, ale prawda jest taka, że ​​mogą być stresujące. Istnieje wiele poruszających czynników, takich jak marketing, branding i sprzedaż biletów, które często mogą całkowicie zniechęcić ludzi do wirtualnych wydarzeń. Czy istnieje rozwiązanie stresu związanego z planowaniem wirtualnego wydarzenia? Tak: tworzenie listy kontrolnej wydarzeń wirtualnych.

Posiadanie listy kontrolnej wydarzeń wirtualnych to najlepszy sposób, aby zachować koncentrację i równowagę podczas opracowywania, projektowania i organizowania wirtualnego wydarzenia.

Ale jak możesz postępować zgodnie z listą kontrolną, nie wiedząc, co powinna zawierać lista kontrolna? Tutaj przejdziemy przez niezbędne kroki podczas tworzenia listy kontrolnej wydarzeń wirtualnych, abyś mógł kontynuować planowanie udanego wydarzenia wirtualnego .

Lista kontrolna wydarzeń wirtualnych: przed wydarzeniem

Poznaj cel swojego wydarzenia

Cel Twojego wydarzenia zależy od tego, dla kogo jest przeznaczone i co chcesz osiągnąć z tą publicznością.

To niekoniecznie musi być wyjątkowe; często firmy starają się pozyskać potencjalnych klientów, utrzymać zaangażowanie odbiorców, pracować nad wydajnością członków zespołu, wprowadzać produkty lub promować markę swojej firmy.

Tworząc swoje wirtualne wydarzenie, najpierw miej na uwadze cel, do którego należy dążyć, a z większym prawdopodobieństwem go osiągniesz.

Opracuj koncepcję wirtualnego wydarzenia

Wszystkie wydarzenia zaczynają się od wstępnej koncepcji i nie inaczej jest w przypadku planowania wirtualnego wydarzenia.

Posiadanie koncepcji początkowej pomoże Ci podejmować lepsze decyzje, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz być organizatorem wydarzeń. Zacznij od pomysłu, a następnie szukaj kolejnych pomysłów z tego punktu wyjścia. To tutaj Twoja kreatywność może zabłysnąć i wyróżnić Twoje wydarzenie.

Zrozum i zdefiniuj swoją grupę docelową

Aby stworzyć skuteczne wirtualne wydarzenie, musisz zrozumieć swoich odbiorców i ich oczekiwania.

W tym celu będziesz musiał opracować persony (lub profile) uczestników swoich idealnych odbiorców. Tworząc te persony, pamiętaj o uwzględnieniu wszystkich użytecznych informacji, takich jak wiek, lokalizacja, branża i stanowisko kierownicze.

Zdefiniuj kryteria sukcesu

Co chcesz, aby wydarzyło się Twoje wirtualne wydarzenie? Czy chcesz, aby wzięło udział wiele osób? Czy chcesz, aby ludzie odwiedzali Twoje stoiska sponsora? Bez względu na to, jak zdefiniujesz udane wirtualne wydarzenie, musisz mieć na uwadze swój sukces, aby móc dążyć do tego celu.

Zidentyfikuj role zespołu i wykonawcy

Aby poprowadzić efektywne wydarzenie, musisz znaleźć odpowiedni talent do każdej pracy. To właśnie kierownicy projektów nazywają „identyfikacją zasobów”.

Za każdym razem, gdy zaczynasz planować wydarzenie, musisz mieć listę członków zespołu (lub potencjalnych wykonawców), którzy będą nadzorować poszczególne aspekty wydarzenia. Znajdź swój wymarzony zespół, który dobrze wykona swoją pracę.

Utwórz budżet wydarzenia wirtualnego

Może się to wydawać oczywiste — oczywiście potrzebny jest budżet — ale nie jest to takie proste. Wydarzenia wirtualne oferują wiele opcji, które mogą wywrócić do góry nogami normalny budżet wydarzenia. Chcesz wydać pieniądze na lokalizację? Nie na wydarzeniu online. Chcesz wydać pieniądze na dekoracje?

Tylko cena aplikacji komputerowej. Chcesz wydać pieniądze na opłaty za podróż? Możesz podróżować do Bangkoku z Kanady w sekundę online. Jak widać, tworzenie budżetu na wirtualne wydarzenie jest zupełnie inne niż w przypadku wydarzenia osobistego.

Zdefiniuj format wydarzenia

Rozpoczynając tworzenie swojego wydarzenia, musisz zdecydować, który format wydarzenia (na przykład targi, seminarium, webinarium, zajęcia) jest dla Ciebie najbardziej sensowny. Korzystanie z tych informacji pomoże Ci zdecydować o zakresie cenowym, a także pomoże Ci zdecydować, z których kontrahentów będziesz chciał skorzystać.

Rozważając styl wydarzenia, upewnij się, że masz sposoby na utrzymanie zaangażowania uczestników. Czy Twoje wydarzenie będzie oferować sesje breakoutowe? Poczekalnie? Funkcje czatu? Cokolwiek robisz, upewnij się, że uczestnicy wydarzenia pozostaną zaangażowani podczas wydarzenia.

Określ swoje potrzeby w zakresie AV/produkcji i technologii

Przygotuj się do podjęcia wszelkich kwestii technicznych przed wydarzeniem.

Może to obejmować sesje nagraniowe, sposób dystrybucji powtórki wydarzenia i sposób, w jaki uczestnicy wydarzenia będą mogli wejść na sesję.

Wszystkie te decyzje powinny być dobrze przemyślane, aby zmniejszyć stres w dniu wirtualnego wydarzenia.

Wybierz datę i zdecyduj o długości

W zależności od odbiorców i celów wydarzenia data i godzina wydarzenia mogą się zmienić z biznesowego na biznesowy. Na przykład zbiórka funduszy non-profit normalnie nie odbywałaby się w godzinach pracy, a wirtualne wydarzenie prawdopodobnie sformatowałoby ich działalność w ten sam sposób.

Z drugiej strony imprezy firmowe najczęściej odbywają się w środku tygodnia. Często odbywają się w środy, a czasem we wtorki.

Wybierz platformę wydarzeń wirtualnych

Ilekroć chcesz wybrać nową platformę wirtualnych wydarzeń, zastanów się, jak dobrze integruje się z innymi programami, z których korzysta Twoja firma. Zastanów się również, czy wirtualna platforma przyciągnie uwagę uczestników wydarzenia .

Rozważ sesje nagrywania

Jeśli Twoja firma ma odbiorców na całym świecie, rozważ zastosowanie różnych stref czasowych. Jeśli sprawisz, że nagrane sesje będą otwarte dla publiczności, cała ta część publiczności będzie mogła później uczestniczyć, co zawsze jest miłe.

Jest to z pewnością jeden z najważniejszych elementów tej listy kontrolnej wirtualnego planowania wydarzeń. Wielu uczestników wydarzenia często prosi o nagrania po wydarzeniu, co dodatkowo zwiększa rozpoznawalność Twojej marki.

Zaplanuj działania interakcji społecznych

Posiadanie konkretnego planu interakcji społecznych i grywalizacji podczas wydarzenia jest jeszcze ważniejsze, gdy chcesz przejść na wirtualną rzeczywistość.

Często w przypadku wydarzeń osobistych połączenie uczestników może być łatwe, ale tak nie jest w przypadku wydarzeń wirtualnych. W przypadku wydarzeń wirtualnych musisz tworzyć pomysły , dzięki którym Twoi wirtualni uczestnicy będą mogli komunikować się ze sobą.

Znajdź głośniki

Jako jedna z najważniejszych części każdego wydarzenia, prelegenci są głównym sposobem interakcji z publicznością.

Oznacza to, że będziesz musiał znaleźć prelegentów, którzy podzielą zarówno Twoje wartości, jak i wartości Twoich sponsorów i uczestników. Spróbuj znaleźć mówców ekspertów z unikalnymi spostrzeżeniami i pomysłami na powiązane tematy.

Dotrzyj do sponsorów

W tym momencie powinieneś zacząć szukać potencjalnych sponsorów i zacząć tworzyć pakiety sponsorskie. Upewnij się, że masz otwarty umysł na ich sugestie i prośby.

Pamiętaj, że sponsorzy mogą być świetnym sposobem na generowanie przychodów z wydarzenia, więc spróbuj znaleźć firmy, które pasują do Twojej obecnej marki.

Sprzedawaj więcej biletów na wydarzenia dzięki odpowiedniemu narzędziu do pracy

Utrzymanie porządku nigdy nie było łatwiejsze.

Możesz teraz zarządzać swoją firmą i rozwijać swoją markę dzięki jednej, potężnej wtyczce do rezerwacji WordPress, która utrzymuje wszystkie twoje spotkania lub rezerwacje wydarzeń w linii, twoi klienci są zorganizowani, a twoja firma kwitnie.

Amelia jest idealna dla właścicieli firm, którzy chcą usprawnić proces rezerwacji zarówno dla swoich pracowników, jak i klientów.

Amelia zajmuje się wszystkim za Ciebie, nawet wysyłając automatyczne przypomnienia e-mail lub SMS do Twoich klientów. Nie pojawienia się? Nigdy więcej!

Wtyczka rezerwacyjna Amelia WordPress dostosowuje się do różnych branż, zapewniając błogie doświadczenie rezerwacji online i zarządzanie pracownikami.

Chcieć wiedzieć więcej? Sprawdź niesamowite funkcje Amelii, aby zobaczyć, czego Ci brakuje.

Promuj swoje wirtualne wydarzenie

Zacznij informować świat o swoim wydarzeniu. Istnieje wiele strategii marketingowych, takich jak ogłaszanie tego na platformach społecznościowych Twojego zespołu i Twojej witrynie internetowej.

Możesz także porozmawiać ze swoimi prelegentami i sponsorami, aby ogłosili to na swoich platformach społecznościowych. Zastanów się nad zrobieniem tego w formie hashtagu, który pomoże nadać Twojemu wydarzeniu rodzaj spójności.

Możesz także stworzyć prostą stronę internetową dla swojego wydarzenia. W nim możesz podać potencjalnym uczestnikom informacje o cenach i gdzie mogą znaleźć bilety.

Stwórz swój scenariusz wydarzenia

Zapisz wszystko. Napisz, co wydarzy się w Twoim wydarzeniu, kiedy wydarzy się każda część i kto będzie za to odpowiedzialny. Można to łatwo zrobić w Arkuszach Google lub Microsoft Excel lub w dowolnym innym celu, którego możesz użyć do koordynacji z zespołem.

Utwórz przewodnik uczestnika

Uczestnicy często będą potrzebować pomocy, aby móc w pełni wykorzystać nieznane platformy eventowe. Często platformy eventowe mają już przewodniki online, ale jeśli nie, stwórz własne.

Możesz stworzyć wiele różnych stylów przewodników w zależności od wydarzenia. Jeśli masz gry lub motyw, przewodnik może podążać za tym motywem. Możesz także podać sposoby interakcji online z innymi osobami lub wymienić wiele sesji, które nadejdą w przyszłości.

Skonfiguruj kanały komunikacji dla swojego zespołu

W idealnej sytuacji powinieneś ograniczyć się do jednego kanału, aby upewnić się, że ważne szczegóły lub wiadomości nie zostaną pominięte, zwłaszcza podczas wydarzenia. Kilka dobrych opcji to Slack, Whatsapp, zespoły Microsoft, Discord lub prywatna przestrzeń na platformie eventowej. Cokolwiek działa dla ciebie.

Zaplanuj możliwości sieciowe

Networking jest sercem wydarzenia, a tym bardziej wirtualnego wydarzenia. Ogromną częścią wirtualnego wydarzenia powinno być tworzenie możliwości nawiązywania kontaktów. Mogą to być sesje breakoutowe, czaty i zajęcia przełamujące lody. Wszystko, co poprawia twoją sieć, poprawia twoje wirtualne wydarzenie.

Lista kontrolna wydarzeń wirtualnych: podczas wydarzenia

Przypomnienia po wydarzeniu

Coraz częstsze publikowanie przypomnień o wydarzeniach w miarę zbliżania się do wydarzenia może znacznie poprawić frekwencję. Kiedy dojdziesz do tygodnia, codzienne przypomnienia mogą być odpowiednie.

Rozpocznij rozmowę

W zależności od wybranej platformy eventowej będziesz mieć wiele narzędzi, które pomogą stworzyć zabawne i otwarte środowisko.

Możesz zachęcić odbiorców do zaangażowania, korzystając z narzędzi pytań i odpowiedzi lub odpowiadając na pytania na czacie. Jeśli masz taką możliwość, możesz nawet zdecydować się na spotkania jeden na jednego.

Organizuj uczestników w parach lub małych grupach, aby uzyskać bardziej interaktywne wrażenia

Posiadanie uczestników w mniejszych grupach może pomóc w zachęceniu odbiorców do zaangażowania. Jeśli uczestnicy mogą odpowiadać lub podejmować działania co pięć do siedmiu minut, jest to idealne miejsce.

Badania przeprowadzone przez Harvard Business Review pokazują, że zasada pięciu minut jest najskuteczniejsza w utrzymaniu zaangażowania uczestników, a nie obserwatorów.

Przygotuj się i reaguj na wszelkie zakłócenia

W przypadku problemów technicznych lub przeszkadzających osób, przygotuj wiele planów tworzenia kopii zapasowych. Może to obejmować moderowanie treści, a także posiadanie personelu pomocy technicznej online i gotowego do pomocy.

Jeśli nie możesz zapobiec zakłóceniom, bądź gotów je powstrzymać.

Przechwyć dane uczestników

Korzystanie z danych o odbiorcach może pomóc w ulepszaniu przyszłych wydarzeń wirtualnych i lepszym zrozumieniu klientów.

Ogólnie rzecz biorąc, przydatne informacje będą pochodzić z klikniętych linków, liczby frekwencji, okresu odwiedzin i odtworzonych filmów wideo, na przykład.

Streamuj swoje wydarzenie tak, jak się dzieje

Wiele platform eventowych ma gotowe opcje przesyłania strumieniowego. Możesz zdecydować się na transmisję swojego wirtualnego wydarzenia na dodatkowych platformach społecznościowych, aby zebrać więcej użytecznych informacji na temat przyszłych wydarzeń.

Możesz nawet podzielić się informacjami z prelegentami w trakcie wydarzenia, co może się przydać.

Lista kontrolna wydarzeń wirtualnych: po wydarzeniu

Wyślij ankiety dla uczestników

Wyślij ankietę z opiniami, aby potwierdzić, co podobało się uczestnikom, a co im się nie podobało. Następnie możesz wykorzystać te informacje do lepszej interakcji z publicznością podczas następnego wirtualnego wydarzenia.

Upewnij się również, że Twoje ankiety są krótkie i miłe. Jeśli ankieta jest zbyt długa, często ludzie nie zostają do jej końca.

Komunikuj się ze swoją publicznością

Podziękuj publiczności za przybycie. Możesz to zrobić, wysyłając wiadomość e-mail lub korzystając z platform mediów społecznościowych.

Postaraj się wysłać wiadomość zaraz po wydarzeniu, póki jest jeszcze świeża w ich umysłach. Możesz również dołączyć ankietę z opiniami i informacje o tym, gdzie mogą uzyskać dostęp do nagrania wydarzenia.

Analizuj swoje dane

Przejrzyj dane zebrane podczas i po wydarzeniu. Te dane mogą pomóc Ci lepiej zrozumieć, w których obszarach odniosłeś sukces, a które możesz poprawić. Następnie, mając te informacje, możesz rozpocząć pracę nad jeszcze bardziej udanym wydarzeniem.

Zrównoważ budżet

Teraz, gdy już zapłaciłeś wszystkim, porównaj zaplanowany budżet z wynikiem wydarzenia.

W tym momencie możesz obliczyć ROI (zwrot z inwestycji) i wziąć pod uwagę przychody bezpośrednie, przypisane przychody, połączony przepływ sprzedaży, wszystkie korzyści związane z marką, wymianę wiedzy i wszystkie inne ważne informacje dotyczące Twojego wydarzenia.

Udostępnij informacje o swoim wydarzeniu

Ostatni krok na tej liście kontrolnej wydarzeń wirtualnych: użyj wszystkich zdjęć, filmów i artykułów z wydarzenia.

Możesz opublikować je w swoich mediach społecznościowych, aby zaangażować odbiorców i zapewnić większą widoczność przyszłym uczestnikom . Możesz nawet wykorzystać te fragmenty przeszłych wydarzeń na przyszłą wirtualną konferencję lub wydarzenie.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł o liście kontrolnej wydarzeń wirtualnych, powinieneś przeczytać również te:

• Jak szybko i sprawnie zaplanować spotkanie Skype?
• Przykłady szablonów przypomnienia o spotkaniu do wysłania e-mailem
• Jak dodać kalendarz wydarzeń wirtualnych do swojej witryny WordPress?