Jak utworzyć fakturę za projekt strony internetowej (+ bezpłatny szablon)

Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem w projektowaniu stron internetowych, czy doświadczonym, być może już wiesz, jak ważne jest tworzenie świetnych faktur za projektowanie stron internetowych, aby wystawiać rachunki klientom. Fakturowanie to najłatwiejszy sposób na uzyskanie wynagrodzenia za wykonaną pracę i zapewnienie, że wszystkie zaangażowane strony są po tej samej stronie. Niezależnie od tego, kiedy wystawiasz fakturę swojemu klientowi w trakcie projektu, znajomość procesu fakturowania i sposobu jego tworzenia jest niezbędna!

W tym artykule omówię różne elementy faktury za projekt strony internetowej :

• Dlaczego potrzebujesz faktury
• Jak utworzyć fakturę
• Najlepszy czas na wysłanie faktury
• Pobierz bezpłatny szablon faktury za projekt strony internetowej

Dlaczego potrzebujesz faktury

Proces fakturowania jest ważny z wielu powodów, ale pierwszym (i najważniejszym) jest to, że jest to sposób, w jaki będziesz otrzymywać zapłatę od swoich klientów! Zwłaszcza gdy zaczniesz skalować, będziesz potrzebować dokumentu lub arkusza, który umieści Ciebie i Twojego klienta na tej samej stronie co do wysokości należnej kwoty.

Zarysuj podstawowe informacje

Posiadanie standardowej faktury pozwala Tobie i Twojemu klientowi na tej samej stronie w zakresie usług, które dla niego wykonałeś i ile jest Ci winien. Zazwyczaj faktura będzie zawierać dane kontaktowe zarówno Ciebie, jak i Twojego klienta, opis usług lub opłat, łączną kwotę do zapłaty i termin płatności.

Faktura to jedna z najlepszych metod uzyskiwania pełnej zapłaty od klientów, za każdym razem na czas. Służy jako sposób komunikacji, ponieważ obie strony powinny rozumieć usługi, kwotę do zapłaty i termin płatności.

Łatwo śledź, ile pieniędzy obciążasz klientów

Komunikacja z klientem różni się w zależności od klienta i zaufaj mi, będzie coraz trudniejsza w miarę zwiększania skali działalności. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to wkurzyć klienta w sprawie otrzymania zapłaty lub podwójnego sprawdzenia, czy czek został wystawiony na prawidłowe nazwisko. Fakturowanie (zwłaszcza fakturowanie automatyczne lub korzystanie z szablonu) ogranicza dodatkową komunikację z klientem, co ostatecznie oszczędza czas!

Poświęcaj mniej czasu na odpowiadanie na pytania dotyczące płatności

Wyobraź sobie taką sytuację: klient, który zgadza się ze wszystkim w projekcie projektowania stron internetowych i płaci rachunki na czas. Możemy pomarzyć, prawda? Ale poważnie, załóżmy, że Twoja firma rozwija się dynamicznie i musisz wystawić faktury 10 klientom mniej więcej w tym samym czasie. Zamiast tworzyć zupełnie nową fakturę dla każdego klienta, możesz użyć szablonu, dostosować kilka pozycji i odesłać. Dzięki temu masz również pewność, że informacje są poprawne i że na fakturze nie brakuje niczego ważnego (np. terminu płatności!).

Im lepszy jest proces fakturowania dla Twojego klienta, tym lepsza będzie Twoja relacja, a im lepsza jest Twoja relacja, tym większe prawdopodobieństwo, że Cię polecą! Czy wiesz, że ponad 92% kreacji znajduje nowych klientów dzięki rekomendacjom? Fakturowanie to najbardziej bezproblemowy sposób na rozwój Twojej firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych.

Teraz, gdy znasz najważniejsze powody, dla których warto mieć fakturę, przejdźmy do rzeczy i nauczmy się, jak ją utworzyć!

Jak utworzyć fakturę

Istnieje tak wiele różnych sposobów tworzenia faktur, więc pierwszą rzeczą, którą musisz zdecydować, jest to, która metoda fakturowania jest lepsza dla Ciebie i Twojej firmy. Ale zanim się wyprzedzę, rozbijmy ten proces!

Oto kroki tworzenia faktury przy użyciu szablonu:

1. Zdecyduj, z której metody fakturowania korzystasz
2. Dodaj informacje kontaktowe
3. Dołącz szczegóły śledzenia faktury
4. Wypisz usługi
5. Oblicz całkowity koszt
6. Dostać zapłatę

Krok 1: Zdecyduj, z której metody fakturowania korzystasz

Tworzenie nowej faktury dla każdego nowego klienta brzmi (i najprawdopodobniej jest!) męczące. Pomyśl, ile czasu zaoszczędzisz, automatyzując ten proces! Obie te metody fakturowania, oprogramowanie i szablony, są świetnymi opcjami, więc przejrzyjmy zalety i wady, abyś mógł zdecydować, która z nich jest lepsza.

Użyj oprogramowania do fakturowania

Decydując się na wystawianie faktur swoim klientom za pomocą oprogramowania, zaoszczędzisz czas i pieniądze, ponieważ większość programów sprawia, że ​​proces jest zautomatyzowany i łatwy do wprowadzenia, edycji pól i wysłania do klienta. Może to być przydatne, jeśli masz wielu klientów, którym zazwyczaj płacisz co miesiąc za zwykłe usługi.

Może się jednak okazać, że korzystanie z oprogramowania do fakturowania wiąże się z większymi wydatkami, niż jesteś skłonny wydać, lub może nie być tak intuicyjne, jeśli masz specjalnego klienta. Załóżmy, że wysyłasz miesięczną fakturę do klienta za utrzymanie witryny, jednak w tym miesiącu spotkałeś się na dodatkową godzinę i nakreśliłeś dla niego strategię. W takim przypadku potrzebujesz opcji faktury, którą można dostosować do potrzeb klientów, bez względu na to, jak prosta lub skomplikowana.

Kolejną wadą korzystania z oprogramowania do fakturowania jest brak swobody twórczej. Przekonasz się, że większość opcji oprogramowania do fakturowania ma edytowalne pola i obszar, w którym można dodać logo firmy. Jesteś jednak projektantem stron internetowych, więc najprawdopodobniej chcesz mieć swobodę tworzenia własnego wyglądu, stylu i dodawania czegoś więcej do swojej marki. Fakturowanie nie jest najbardziej ekscytującym dokumentem, jaki kiedykolwiek stworzysz, ale powinno to być coś, co z dumą możesz pokazać i udostępnić.

Jeśli zdecydujesz, że oprogramowanie do fakturowania jest lepszym wyborem dla Ciebie i Twojej firmy, oto kilka solidnych opcji na początek:

• Generator faktur
• Zoho

Generator faktur

Skorzystaj z tego internetowego generatora faktur, aby jednym kliknięciem tworzyć pięknie oznakowane faktury! Generator faktur umożliwia szybkie wystawianie faktur bezpośrednio z przeglądarki internetowej. Wystawione faktury mogą być wysyłane i opłacane online lub pobierane w formacie PDF.

Masz więcej niż jedną fakturę do utworzenia? Nie bój się! Fakturowane pozwala generować nieograniczoną liczbę faktur. Bonus: Możesz nawet dodać swoje logo, aby Twoja faktura wyglądała jeszcze lepiej!

Zoho

Zoho oferuje generator, który nie może być prostszy w użyciu. Możesz łatwo wpisać swój adres rozliczeniowy, adres klienta, ustawić numer faktury i mieć krótki lub długi opis przedmiotu, za który pobierasz opłatę. Możesz także wymienić wiele pozycji dla tych większych projektów, które są rozliczane za jednym razem, i dodać niestandardową notatkę z podziękowaniami dla klienta, którą można dostosować według własnego uznania.

Użyj szablonu faktury

Inną opcją jest korzystanie z jednego szablonu faktury i aktualizowanie go w razie potrzeby w zależności od sytuacji klienta, który pojawi się na Twojej drodze.

Szablony dają swobodę dostosowywania dowolnej faktury. Najlepsza część: to nic nie kosztuje! Porozmawiajmy o procesie tworzenia faktury za pomocą szablonu.

Na świecie jest tak wiele szablonów, ale nie szukaj nowego. Na szczęście mamy już świetny szablon faktury za projekt strony internetowej! Złap swoją tutaj.

Dodaj informacje kontaktowe

Pierwszą informacją, którą chcesz dodać do faktury za projekt strony internetowej, są Twoje dane kontaktowe. Ponieważ jest to standard i nie ulegnie zmianie, chyba że zmieni się Twoja firma, możesz dodać nazwę firmy, informacje kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu i swoje logo.

Uwaga: tutaj możesz nacisnąć Zapisz, ponieważ pozostałe kroki dotyczą fakturowania konkretnego klienta!

Następnym krokiem jest dodanie imienia i nazwiska klienta i/lub nazwy firmy oraz jego danych kontaktowych, w tym adresu e-mail i numeru telefonu. Zawsze sprawdzaj dwa razy, aby upewnić się, że te informacje są prawidłowe, ponieważ nie chcesz, aby wpłynęły na to, kiedy otrzymujesz zapłatę.

Dołącz szczegóły śledzenia faktury

Ten krok może dotyczyć Ciebie lub nie. Jeśli masz tylko jednego lub dwóch mniejszych klientów, możesz nie odczuwać potrzeby dołączania szczegółów śledzenia faktury, takich jak unikalny numer faktury, data i termin płatności. Z drugiej strony zalecałbym dodanie pewnego rodzaju szczegółów śledzenia dla dobra Twojej firmy. Lepiej być zorganizowanym, a zwłaszcza gdy zaczynasz skalować, od samego początku będziesz potrzebować solidnego systemu śledzenia.

Wymień usługi i płatności dla każdego

Nadszedł czas, aby wymienić wszystkie usługi, za które rozliczasz swojego klienta. Możesz być tak ogólnikowy lub szczegółowy, jak chcesz (dodawaj opisy!), jednak klient powinien już wiedzieć, jakich usług oczekuje na fakturze.

Uważaj na wszelkie akronimy lub pseudonimy, których używasz do opisywania swoich usług. Załóżmy, że klient ma niewielkie lub żadne zrozumienie projektowania stron internetowych i upewnij się, że wszystko jest jasno określone, abyś nie musiał tracić czasu na wyjaśnianie klientowi opłat.

Oblicz całkowity koszt

Oblicz całkowity koszt wszystkich wymienionych usług. Wszystko, co musisz zrobić, to upewnić się, że wszystkie koszty poszczególnych pozycji są prawidłowe, obliczyć całkowity koszt i dwukrotnie sprawdzić każdą z liczb.

Bonus: z raportu The Business of Web Design dowiedzieliśmy się, że projektanci stron internetowych dodają również warunki płatności i dodatkowe informacje na dole faktury. Zachęcamy do wypróbowania tego, jednak jest to bardziej przyjemne i nie jest potrzebne do faktury za projekt strony internetowej.

Dostać zapłatę

Oto najprostszy krok! Wymaga niewiele pracy lub nie wymaga żadnej pracy, ponieważ Twoja faktura jest gotowa, wysłałeś ją do klienta, a teraz czekasz.

Czasami klienci mają problemy z fakturowaniem. Niezależnie od tego, czy chodzi o klienta, który nie płaci, czy o spór dotyczący fakturowania, lepiej być przygotowanym z wyprzedzeniem.

Najlepszy czas na wysłanie faktury

Teraz, gdy masz już utworzoną świetną fakturę dla klienta, następnym krokiem jest wysłanie jej do niego, aby mógł ją zapłacić! Być może zastanawiasz się, kiedy jest najlepszy czas na wysłanie faktury. Czy na początku projektu, na końcu projektu, co miesiąc lub z inną częstotliwością?

Szczerze mówiąc, to całkowicie zależy! Niektórzy klienci mogą preferować płatność z góry, podczas gdy inni mogą chcieć zapłacić po zakończeniu pracy. Najlepiej odbyć tę rozmowę przed wysłaniem faktury, ponieważ nie chcesz wysyłać klientowi faktury, jeśli nie wie, że nadejdzie. Im bardziej przejrzysty proces, tym łatwiej będzie pobierać płatności.

Wniosek

Fakturowanie jest ważną częścią procesu projektowania stron internetowych. Chociaż stworzenie wspaniałej pracy dla klientów jest niezbędne, konieczne jest również uczciwe wynagrodzenie za wykonywaną pracę. Upewnij się, że Twoja faktura i inne dokumenty przeznaczone dla klientów są prawidłowe, abyś mógł wrócić do robienia tego, co robisz najlepiej: tworzenia pięknych stron internetowych!

Pobierz darmowy szablon faktury!

Szukasz świetnego szablonu faktury na początek? Nie szukaj dalej! Ten szablon zawiera wszystkie ważne szczegóły i sekcje potrzebne na fakturze. Złap swoje poniżej!