Co to jest firmowa Wiki i jak ją założyć?

Opublikowany: 2022-09-10

Niezależnie od wielkości Twojej firmy, do utrzymania działania potrzebnych jest tak wiele informacji. W miarę rozwoju Twojej organizacji informacje te często gromadzą się i są rozrzucane po działach, biurach, a nawet pamięci masowej. Utrudnia to szybki dostęp i dzielenie się między działami, marnując roboczogodziny i ograniczając produktywność.

W rzeczywistości pracownicy spędzają średnio 9,3 godziny tygodniowo na poszukiwaniu informacji, co stanowi 20% całkowitego czasu członka zespołu. Śledzona produktywność również wykaże tendencję spadkową wraz ze wzrostem złożoności informacji.

Co by było, gdybyś miał wszystkie te informacje w scentralizowanym miejscu, do którego każdy upoważniony członek zespołu mógłby uzyskać dostęp za pomocą jednego kliknięcia przycisku na swoim komputerze lub telefonie? Tym właśnie jest firmowa wiki.

W skrócie, firmowa wiki, znana również jako wiki biznesowe, wiki korporacyjne lub wiki korporacyjne, jest scentralizowanym repozytorium ważnych informacji firmowych istotnych dla członków zespołu. Jest to narzędzie do zarządzania wiedzą, które dostarcza informacji na temat procesów biznesowych, kultury organizacyjnej i innych istotnych informacji dla pracowników, menedżerów, współpracowników i liderów korporacji. Firmowa wiki to miejsce, w którym można gromadzić informacje, organizować, uczyć się, współpracować lub aktualizować w razie potrzeby.

Czytaj dalej, aby zrozumieć szczegółowo, dlaczego wiki jest ważne dla Twojej firmy i, co najważniejsze, jak ją założyć.

Dlaczego firmowa Wiki jest ważna?

Firmowa wiki umożliwia pracownikom szybki dostęp do istotnych informacji o firmie. To świetny sposób na poinformowanie nowych członków zespołu o zasadach, procedurach i kulturze firmy. Dla stałych pracowników jest to centralne repozytorium, FAQ, a nawet baza danych rozwiązywania problemów dla wszystkiego, co przyczynia się do sukcesu operacyjnego.

Wiki jest wygodna, ponieważ możesz szybko śledzić zmiany i aktualizacje, upewniając się, że wszystko jest aktualne. Jeśli posiadasz informacje istotne dla całego zespołu, ale niekoniecznie dla klientów, wiki jest doskonałym miejscem do ich umieszczenia, aby każdy miał do nich dostęp.

W przypadku dużej firmy są szanse, że żaden zespół nie wie, jak działa drugi i dlaczego wykonuje określone zadania. Wiki umożliwia wszystkim członkom i działom wyjaśnienie swoich ról i procesów własnymi słowami, tak aby każdy w firmie mógł zobaczyć i zrozumieć. Ponadto, gdy nadchodzi czas współpracy, korporacyjna wiki ułatwia zespołom współpracę, zwiększając produktywność członków.

Gdy informacje o firmie są scentralizowane w firmowej wiki i udostępniane odpowiednim grupom, ułatwia to pracę pracownikom, menedżerom, zespołom prawnym i liderom korporacji.

Co uwzględnić w firmowej Wiki

Firmowa wiki to wewnętrzna encyklopedia firmy. Oznacza to, że możesz uwzględnić prawie wszystko, co uważasz za istotne dla swoich zespołów, zwłaszcza przydatne informacje, które pozwolą im zrozumieć markę, procesy i kulturę firmy. W firmowej wiki możesz umieścić następujące elementy:

Historia firmy
Konflikt interesów
Informacje kontaktowe
Kultura korporacyjna
Podręcznik/przewodnik członka zespołu
Imprezy firmowe
Raporty finansowe
Informacje prawne
raporty dotyczące strategii marketingowych
Rozwój produktu, historia, testowanie, użytkowanie, projekt i funkcje
Zarządzanie ryzykiem
Standardowe procedury operacyjne
Strategia
Misja i wizja

Pamiętaj, że powinieneś podawać tylko istotne i pomocne informacje dla swojego zespołu. Dlatego tak ważne jest zaangażowanie pracowników w tworzenie wiki. Możesz również dołączyć zdjęcia, filmy i hiperłącza z innych witryn internetowych, które są związane z Twoimi treściami.

Kto może stworzyć firmową Wiki?

Jeśli zdecydujesz się zbudować firmową wiki, najlepiej zatrudnić specjalistów IT z renomowanej firmy zajmującej się tworzeniem oprogramowania. Specjaliści IT mają umiejętności tworzenia systemu z wystarczającą ilością pamięci masowej, łatwym dostępem i nawigacją.

Jednakże, jeśli chodzi o treść na wiki, wszyscy w firmie odgrywają integralną rolę w zapełnianiu stron wiki, aby była ona obszernym i użytecznym zasobem.

Jak założyć firmę Wiki

Tworzenie firmowej wiki jest bardzo łatwe, gdy dokładnie wiesz, czego chcesz. Podczas tworzenia firmowej wiki wykonaj następujące kroki.

Określ cele Wiki

Centralną rolą wiki jest rozwiązywanie częstych problemów w procesach organizacyjnych. Członkowie zespołu mają dostęp do informacji, które upraszczają ich zadania lub poprawiają ich zdolność do wykonywania.

Z tego powodu musisz ustalić cele tworzenia firmowej wiki, aby każdy z dostępem mógł osiągnąć zamierzone cele. Twoje cele mogą być następujące:

Rekrutacja i wdrożenie nowego zespołu
Posiadanie centralnego źródła informacji
Przygotowywanie komunikacji klientów, takiej jak wideo i audio
Prowadzenie ewidencji ukończonych projektów do wykorzystania w przyszłości
Komunikowanie aktualizacji procesu z zespołem

Zanim zdecydujesz się na najlepsze oprogramowanie, uwzględnij wszelkie inne osobiste cele, które chcesz osiągnąć na wiki.

Wybierz odpowiednie oprogramowanie

Wybierając idealne oprogramowanie, musisz uzgodnić ze swoim wewnętrznym zespołem funkcje, których będziesz potrzebować na wewnętrznej wiki. Weź pod uwagę następujące kwestie:

Dostęp z uprawnieniami do decydowania, kto może zobaczyć zawartość
Łączenie stron wiki na podstawie trafności w celu usprawnienia nawigacji.
Łączenie z innymi cennymi narzędziami w systemach firmy
Edytowalny nawet przez nietechnicznych użytkowników w czasie rzeczywistym
Łatwa, niezawodna i natychmiastowa funkcja wyszukiwania

Użyj szablonu Wiki

Większość oprogramowania wiki zawiera szablony stron. Możesz jednak dostosować swój szablon do marki swojej firmy. Gdy Twoja wiki będzie gotowa do formatowania, dostosuj szablony, usuwając już wypełnioną zawartość, aby dodać własną zawartość. Możesz zmienić kolor, tło i czcionkę, aby dopasować je do swoich specyfikacji i celów.

Zidentyfikuj głównych współtwórców

Użyj edytora online, aby dodać wszystkie wymagane informacje. Możesz także importować istniejące dane z plików wewnętrznych. Dobra wewnętrzna wiki obsługuje wszystkie formy mediów, od wideo, audio, obrazów i skryptów. Możesz także zatrudnić profesjonalnych pisarzy i redaktorów, aby dodać więcej informacji do swojej wiki. Pamiętaj, że format musi dostosowywać się do zmieniających się procesów biznesowych, ponieważ edycja będzie wymagana na różnych etapach, aby uchwycić te zmiany.

Zaproś swój zespół i skonfiguruj prawa dostępu

Współpraca jest jedną z głównych zalet wiki, więc nie rób wszystkiego sam. Zamiast tego zaplanuj spotkanie ze swoim zespołem, aby wnieść swój wkład i przekazać opinię. Zawsze jest coś, co możesz poprawić, aby było lepiej.

Informacje muszą być bezpieczne; dlatego ustawienie uprawnień dostępu dla niektórych członków dla określonych stron na wiki jest drogą do zrobienia. Przed podjęciem decyzji, którym członkom przyznać dostęp do jakich stron, rozważ następujące kwestie:

Kto musi edytować zawartość na wiki?
Kto zajmuje się zakładaniem konta i rozliczaniem?
Czy chcesz, aby informacje były udostępniane wszystkim?

Co więcej, spotkanie z zespołem to świetny sposób na uruchomienie wiki jako nowego oprogramowania w firmie. Konferencja jest kluczowa, ponieważ możesz:

Wyjaśnij strukturę i logikę Twojej wiki
Pokaż członkom zespołu, jak działa wiki
Podaj wszelkie wyjaśnienia dotyczące zawartości wiki
Upewnij się, że wszyscy są psychologicznie na pokładzie z nowym oprogramowaniem

Wniosek

Firmowa wiki jest niezbędna dla każdej firmy lub biznesu. Możesz uprościć rozmowy kwalifikacyjne i procesy onboardingu oraz zwiększyć produktywność członków zespołu, wiedzę i współpracę. Podsumowując, oszczędza czas i zasoby.