Jaki jest zakres prac?

Opublikowany: 2022-07-07

Praca z klientami nie jest łatwa. Jednym z głównych powodów pogarszania się relacji z klientem są spory dotyczące tego, jakie usługi klient powinien otrzymać. Potrzebujesz narzędzia, które jasno określi, jakie usługi zamierzasz dla nich wykonać. To narzędzie nazywa się zakresem pracy.

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się wykonywać dodatkową nieodpłatną pracę dla klienta lub zostać oskarżonym o to, że nie dajesz mu wystarczającej ilości pracy na to, na co się zgodzili?

Tak się dzieje, zwłaszcza w zawodach cyfrowych, takich jak projektowanie i tworzenie stron internetowych.

Klienci mogą myśleć, że łatwo jest ci dodać dodatkową pracę i oczekiwać, że zrobisz to z małym wyprzedzeniem lub bez wynagrodzenia. Innym razem są zdezorientowani tym, co zostało zawarte w określonej usłudze. Czasami trafiasz do klienta, który po prostu próbuje cię przepracować, aby uzyskać jak najwięcej darmowej pracy.

Aby zapobiec tym problemom z klientem, potrzebujesz zakresu pracy. W tym artykule wyjaśnimy, jaki jest zakres prac, dlaczego musisz go mieć i jak go stworzyć.

Jaki jest zakres prac?

Zakres prac to umowa o pracę, która zostanie wykonana w ramach projektu. Szczegółowo opisuje, co zostanie zrobione, kiedy i jak.

Zakres prac określa granice i ograniczenia usługi.

Zakres prac a zestawienie prac

Zakres prac jest często mylony z zestawieniem pracy, zwłaszcza że oba mają ten sam akronim – SoW. Ale te terminy nie są synonimami.

Zakres prac określa wykonane usługi wraz z poszczególnymi zadaniami, które zostaną zrealizowane, aby osiągnąć cel projektu.

Zestawienie pracy to szerszy, bardziej kompleksowy zarys projektu i dokument dotyczący zarządzania projektem. Zawiera wszystko, co dotyczy pracy, która zostanie wykonana. Zestawienie pracy może zawierać takie informacje, jak informacje o podwykonawcach lub wymagania dotyczące podróży. Dokumenty te są zwykle udostępniane większej liczbie interesariuszy niż zakres pracy.

zakres prac

Dlaczego zakres prac jest ważny?

Zakres prac zwięźle komunikuje klientom, co od Ciebie otrzymają i jak pracujesz. Te dwie rzeczy są krytyczne.

Zakres prac może być wykorzystany do edukowania klientów w zakresie Twojego wewnętrznego procesu. To najlepszy sposób, aby upewnić się, że jesteś na tej samej stronie. I może zaoszczędzić mnóstwo czasu i bólu głowy.

Chcesz, aby klienci nie pytali Cię, ile udało Ci się zrobić i kiedy mogą spodziewać się rezultatów? Napisz szczegółowy zakres prac.

Zapobiega również rozszerzeniu zakresu i reklamacjom po wykonaniu usługi, pokazując, że zgodzili się na jasno określony zestaw usług i zadań. Jeśli chcesz, możesz podać im sposób na dodanie dodatkowych usług.

Możesz utworzyć uproszczoną wersję, która po prostu wyszczególni kilka usług i zadań. Możesz też utworzyć bardziej rozbudowany, który podzieli terminy zatwierdzania.

Czy potrzebuję zakresu prac?

TAk. Jeśli świadczysz usługi na rzecz klienta, musisz mieć dokumentację, która dokładnie określa, jakie usługi im świadczysz, zakres i ograniczenia tych usług oraz sposób ich świadczenia. Te informacje nie są zawarte w propozycjach ani umowach.

Zakres prac należy wykonać dla każdej usługi – nawet jeśli jest to usługa powtórna dla klienta długoterminowego. Nie jest rozsądne oczekiwać, że klient zna lub zapamięta wszystkie szczegóły procesu. Pozwoli to zachować profesjonalizm i zapewni kopię zapasową, jeśli coś pójdzie nie tak.

Praca bez zakresu pracy to nastawianie się na porażkę.

Co powinien obejmować zakres prac?

Zakres prac można dostosować do Twoich usług, projektu i klientów. Musi przynajmniej szczegółowo określać, jakie usługi świadczysz, kiedy je świadczysz, w jaki sposób je świadczysz i co otrzyma klient.

Przygotowaliśmy listę dwudziestu elementów, które mogą wchodzić w zakres prac. Nie wszystkie z nich są odpowiednie dla każdego projektu. Możesz wybrać, które z nich chcesz uwzględnić, a które pominąć.

Pamiętaj, że wszystko sprowadza się do przekazywania szczegółów projektu, które pomogą Ci uczynić relację klient-projektant łatwiejszą, wydajniejszą, bardziej produktywną i mniej ryzykowną.

Następujące elementy można uznać za niezbędne:

  • Przegląd
  • Cel/cel
  • Zakres prac
  • Zmień protokół
  • Warunki zatwierdzania
  • opis usługi
  • Artykuły
  • Kamienie milowe
  • Raportowanie postępów
  • Oś czasu/harmonogram

W zależności od potrzeb można uwzględnić następujące elementy:

  • Stwierdzenie problemu
  • Słowniczek
  • Lista poza zakresem
  • Lista zadań
  • Zasoby
  • Miejsce pracy
  • Administracja projektu
  • Testowanie
  • Zasady płatności
  • Przydział budżetu lub zasobów

1. Przegląd projektu lub tło

Przegląd projektu podsumowuje projekt. Musi zawierać podstawowe szczegóły projektu: kto jest klientem, kto jest usługodawcą i jakie usługi są świadczone.

Większość przeglądów zawiera również podstawowe informacje wraz z kontekstem wykonywanej pracy. Może to obejmować powody, dla których zostałeś wybrany jako usługodawca i sposób, w jaki klient podjął tę decyzję. Może również zawierać szacowany harmonogram.

2. Cel projektu

Cel projektu opisuje wyniki i rezultaty, które mają osiągnąć Twoje usługi.

Jest to ogólny, całościowy opis na poziomie powierzchni. Nie powinien zawierać szczegółowej listy rezultatów ani zawierać informacji technicznych.

Pomyśl „strona docelowa z koszykiem” kontra „makietowanie, SEO na stronie, integracja koszyka” itp.

3. Stwierdzenie problemu

Stwierdzenie problemu opisuje problem, problem lub potrzebę, której dotyczy ta usługa. To krótka sekcja, która przedstawia powód projektu.

Ta sekcja może być uważana za opcjonalną. Nie będzie działać we wszystkich projektach, ale należy je uwzględnić, jeśli uważasz, że pasuje.

Na przykład projektant stron internetowych pracujący nad odświeżeniem witryny może chcieć dołączyć opis problemu opisujący wysoki współczynnik odrzuceń witryny lub jej niedostępność dla osób niepełnosprawnych.

4. Słowniczek

Powinieneś rozważyć dołączenie glosariusza podczas pracy z osobami, które mogą nie znać języka używanego do opisu twoich usług.

Wymień i zdefiniuj wszystko, czego osoba z zewnątrz może nie wiedzieć.

Może to obejmować akronimy, terminy i żargon używane w Twojej branży i branży. Powinna również zawierać wszelkie warunki, warunki i wymagania dotyczące usług.

Słowniczek należy umieścić na początku dokumentu, jeśli został dołączony. Powinien być umieszczony przynajmniej przed wszelkimi terminami, które należy zdefiniować.

5. Zakres prac

Sekcja Zakres prac zawiera listę konkretnych usług, które klient będzie świadczyć.

Ta sekcja jest podobna do listy wyników lub zadań, ale różni się od niej. Zawiera listę różnych usług i podusług, które im świadczysz.

Na przykład projektant stron internetowych świadczący usługi projektowania graficznego może obejmować tworzenie szkieletów, 3 projekty logo, obrazy tła i typografię.

Jeśli istnieją różne poziomy usług, ta sekcja powinna zawierać zakres tej pracy.

6. Lista poza zakresem

Sekcja poza zakresem zawiera listę prac, które nie będą wykonywane podczas tej usługi. To świetny sposób na zapobieganie pełzaniu zakresu — niezależnie od tego, czy jest to niezamierzone, czy klient próbuje nad tobą popracować.

W tej sekcji wymieniono dodatkowe usługi, o które klienci najprawdopodobniej będą prosić w trakcie projektu lub te, które mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu – ale nie zostaną przez Ciebie wykonane.

Każdy usługodawca pracujący nad projektem, który jest w jakiś sposób zależny od osób lub czynników zewnętrznych, musi zawierać sekcję działań poza zakresem. Chroni Cię przed pociągnięciem do odpowiedzialności za rzeczy, na które nie masz kontroli. Ta sekcja pomaga również definitywnie wyeliminować oczekiwania dotyczące bezpłatnej pracy lub usług bonusowych.

Klienci często proszą projektantów stron internetowych o więcej funkcji, uaktualnień, zmian lub innych dodatków tu i tam. Czasami dzieje się tak, ponieważ nie pomyśleli o tym wcześniej, zapomnieli o tym, lub mieli wrażenie, że zostaną uwzględnione. Pomyśl o czymkolwiek komplementarnym, blisko związanym lub szerszym niż to, co zapewniasz.

Wielu klientów decyduje się dodać więcej usług do umowy, gdy zobaczą je wymienione w sekcji poza zakresem. Potraktuj to więc jako świetny sposób na sprzedaż wyższą.

7. Zmień protokół

Klienci będą chcieli zmian. Musisz być na to przygotowany z ustalonym protokołem obsługi zmian z klientami i procesem wewnątrz projektu.

Wstępna edukacja klientów na temat tego, jak można i należy wprowadzać zmiany, pomaga utrzymać płynność projektów. Wprowadza więcej struktury do procesu pracy, demonstruje profesjonalizm i dodaje poczucie formalności w relacji z klientem.

Pokazuje klientom, że traktujesz swoją pracę poważnie i masz jasne oczekiwania co do ich zachowania podczas projektu.

Klienci szanują ludzi, którzy stawiają jasne granice. Powinni zrozumieć, że nie działasz na zasadzie „wszystko uchodzi”.

Protokół zmian lub sekcja procesu określa, co się stanie, jeśli klient zechce wprowadzić zmiany. Powinien zawierać co najmniej następujące rzeczy:

  • Jakie zmiany są objęte zakresem umowy
  • Jak klienci powinni się zająć wprowadzaniem tych zmian
  • Co się stanie, jeśli nie wprowadzą zmian w ustalonych warunkach?
  • Jak radzić sobie ze zmianami, które wykraczają poza uzgodnione usługi?
  • Ceny i warunki płatności za dodatkowe zmiany

Uwzględnij wszystko, co jest potrzebne, aby ułatwić sobie obsługę zmian. Usługodawcy zazwyczaj wolą ograniczać zmiany tylko do określonej liczby i w ograniczonym czasie.

Ta sekcja zapobiega niepoważnym żądaniom zmian, zapewnia, że ​​zmiany nie są chaotyczne i ogranicza pełzanie zakresu.

8. Opis usług

Sekcja opisująca usługę opisuje usługi, które będziesz wykonywać. Pomyśl o tym w kategoriach typów i kategorii, a nie zadań.

Na przykład usługami internetowymi dla witryny e-commerce mogą być badania SEO, tworzenie witryn WordPress, dostosowywanie motywów, optymalizacja mobilna i integracja wtyczek marketingowych.

Możesz wykorzystać sekcję opisu usługi jako okazję do wzmocnienia swojej wartości.

9. Lista zadań i szczegóły

Ta sekcja zawiera wszystkie zadania potrzebne do wykonania każdej usługi wraz z ich terminami. To najbardziej szczegółowa lista tego, co robisz dla klienta.

Sekcje zadań mogą zacząć się robić dość długie, zwłaszcza w przypadku świadczenia usług internetowych lub innych prac, w których pojedyncza usługa może zawierać długą listę zadań. Dlatego utrzymuj tę sekcję uporządkowaną i logicznie zorganizowaną.

Jeśli wiele osób jest w to zaangażowanych lub będzie musiało się do niego odnieść, ten rozdział powinien być wystarczająco szczegółowy, aby można go było wykorzystać jako odniesienie.

10. Zasoby

Sekcja zasobów powinna być dołączona, jeśli klient będzie musiał zapewnić Ci zasoby, informacje lub cokolwiek innego w celu ukończenia usług.

Powinna to być lista tego, czego potrzebujesz, terminy dostarczenia każdego zasobu i preferowana metoda jego otrzymywania.

11. Miejsce pracy lub miejsce wykonywania

Ta sekcja mówi, gdzie praca będzie wykonywana. Dla wielu dostawców usług oznacza to wirtualną lub zdalną lokalizację pracy.

Może to być jednak hybryda, jeśli masz jakieś osobiste spotkania z klientem.

12. Artykuły

W tej sekcji wymieniono każdy odrębny produkt końcowy, który klient otrzyma w ramach świadczonych usług. Możesz wybrać sposób ich dostarczania.

Oto dwa przykłady:

  • Produktami dostarczanymi przez projektanta logo może być 5 wersji logo dostarczonych w formatach SVG i JPG na Dysku Google
  • Wynikiem projektu internetowego może być analiza konkurencji, 2 wersje witryny do testów A/B, zasoby kreatywne i wskazówki dotyczące stylu

Ta sekcja jest niezbędna. Twoi klienci muszą dokładnie wiedzieć, co otrzymają po zakończeniu projektu.

13. Administracja projektu lub pracy

Sekcja administracyjna szczegółowo opisuje zarządzanie projektem w odniesieniu do udziału klienta lub innych interesariuszy.

Powinno to obejmować takie rzeczy, jak wirtualne spotkania, rozmowy telefoniczne, wideokonferencje, dyskusje z interesariuszami itp.

Na przykład, jeśli chcesz odbywać cotygodniowe spotkanie w celu omówienia postępów, umieść to w tej sekcji.

14. Kamienie milowe

Sekcja kamieni milowych jest odpowiednia dla prawie każdego zakresu prac. Zawiera listę ważnych punktów w całym projekcie.

Może odnosić się do różnych etapów zarządzania projektem i/lub oznaczać ostateczne osiągnięcia.

15. Harmonogram lub harmonogram pracy

Zakres prac zawsze będzie zawierał harmonogram. Powinien zawierać datę rozpoczęcia i zakończenia projektu (lub szacowaną datę zakończenia) wraz z datami wszelkich kamieni milowych.

Możesz również zdecydować się na udostępnienie klientowi harmonogramu fazy projektu. To świetny sposób, aby pomóc im śledzić, gdzie się znajdują.

Typowy harmonogram będzie zawierał:

  • Data rozpoczęcia projektu
  • Szacowana data zakończenia projektu
  • Ostateczna data zakończenia projektu
  • Data rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • Daty kamieni milowych
  • Terminy realizacji
  • Przybliżone daty kluczowych faz

Upewnij się, że rozróżniasz daty stałe od szacowanych. Data rozpoczęcia projektu jest często jedyną, którą można ostatecznie ustalić.

Jeśli chodzi o kamienie milowe i fazy projektu, możesz chcieć podać zakres dat lub ostateczny termin, a nie pojedynczą datę.

Upewnij się, że klient rozumie, kiedy dajesz mu stały termin, a nie szacowany harmonogram.

16. Raportowanie postępów

W tej części zakresu prac opisano, w jaki sposób będziesz udostępniać klientowi raporty o stanie i aktualizacje.

Powiedz im, jakie informacje otrzymają, kiedy je otrzymają, w jakim formacie i w jaki sposób zostaną dostarczone.

Najlepiej dostarczać raporty z postępów w sposób, który można później zweryfikować.

17. Testowanie i punkty kontrolne

Zakres prac powinien obejmować sekcję testowania lub punktu kontrolnego, jeśli są one krytyczną częścią usług, które wykonujesz.

Powinno mieć:

  • Jaka praca będzie testowana
  • Jakie testy będą wykonywane
  • Zakres tych testów
  • Kiedy zostaną przeprowadzone testy

Dzięki temu klienci wiedzą, jakie są twoje standardy i zapobiegają składaniu skarg lub zarzutów o słabą obsługę po fakcie.

Powinny one być uwzględnione w harmonogramie lub harmonogramie.

18. Warunki akceptacji i zatwierdzenia

Twój zakres pracy powinien zawsze zawierać ustalone oczekiwania co do akceptacji i akceptacji Twojej pracy przez klienta.

Powinna informować klientów, co będzie wymagało zatwierdzenia, w jaki sposób powinni dokonać tych zatwierdzeń i ile mają na to czasu. Niespełnienie przez klienta tych warunków będzie traktowane jako akceptacja pracy.

Po drodze klienci powinni zatwierdzać pracę. Uwzględnij etapowe zatwierdzenia dla każdej znaczącej fazy, elementu wynikowego, kamienia milowego i ostatecznego zamknięcia projektu.

19. Warunki płatności

Zakres prac może obejmować warunki i terminy płatności. Warunki te powinny być ujęte w innych dokumentach, takich jak umowa i propozycja.

Przypominając je jednak w zakresie pracy, potwierdza się fakt, że praca jest uzależniona od ich spełnienia.

20. Budżet projektu lub alokacja zasobów

Zakres prac w przypadku znaczących projektów może obejmować sekcję szczegółowo opisującą alokację budżetową.

Zawijanie

Zakres prac powinien ułatwić współpracę, a jednocześnie zapewnić ochronę prawną przed skargami i nieporozumieniami.

Na początku skoncentruj się na podstawach, a następnie dodaj wszystko, co pomoże Tobie i Twojemu klientowi znaleźć się na tej samej stronie.

Oto kilka końcowych wskazówek:

  • Pisz jasno i prosto
  • Bądź szczegółowy i szczegółowy
  • Idź krok po kroku, myśląc o wszystkim, co zrobiono, od przygotowań do zamknięcia
  • Podziel pracę na jej usługi, podusługi, zadania i podzadania
  • Ustal jasne punkty odniesienia, kryteria sukcesu i etapy
  • Zweryfikuj zakres prac komuś innemu lub pozwól mu odpocząć i sprawdź go dwukrotnie

Obejrzyj webinarium: Jak stworzyć kompleksowy zakres pracy

Ten post jest oparty na webinarium „Jak stworzyć kompleksowy zakres pracy” ze szkolenia iThemes. Dowiedz się więcej o tworzeniu zakresu lub zestawienia prac, które sprawią, że Twoja firma będzie bardziej wydajna i produktywna.