Co moja mała firma powinna nadal robić we własnym zakresie, a co należy zlecić na zewnątrz?

Prowadzenie małej i średniej firmy (SMB) związanej z technologią może stanowić wyzwanie. Możesz często odczuwać — lub otrzymywać informacje zwrotne od członków zespołu, którzy twierdzą — że w ciągu dnia nie ma wystarczająco dużo godzin, aby osiągnąć wszystko. To częsty scenariusz dla wielu małych i średnich firm, a jeden outsourcing może pomóc w przezwyciężeniu tego problemu.

Jednak skorzystanie z pomocy z zewnątrz nie zawsze jest właściwą decyzją. Oto trzy rzeczy, które należy rozważyć wewnętrznie i trzy, które mogą dobrze pasować do pomocy z zewnątrz.

Co robić wewnętrznie

Kilka działów i procesów najlepiej sprawdza się we własnym zakresie. Ogólnie rzecz biorąc, są to rzeczy, które albo dotyczą informacji zastrzeżonych, wymagają szybkich odpowiedzi, albo wymagają głębokiego zrozumienia działalności firmy. Oto trzy rzeczy do zrobienia wewnętrznie.

1. Zadania związane z Twoją podstawową działalnością

Eksperci często ostrzegają, że nigdy nie należy zlecać na zewnątrz swoich podstawowych kompetencji. Szczególnie ważne jest przestrzeganie tej wytycznej w branży technologicznej, w której tak wiele firm posiada własne wynalazki. Być może sztuczna inteligencja jest kluczową częścią tego, co oferuje Twoja firma, a sposób, w jaki ją wykorzystuje, nie przypomina niczego innego na rynku.

Rozważ sytuację, w której strona zewnętrzna ma dostęp do tajemnic firmy i pozwala im się ujawnić — świadomie lub nieświadomie. Ponadto im więcej osób z zewnątrz pracuje nad podstawową częścią Twojej firmy, tym łatwiej z czasem spada jakość. Utrzymywanie kluczowych kompetencji we własnym zakresie pozwala na większą kontrolę i skupienie się na tym, co wyróżnia Twoją firmę.

2. Obsługa klienta

Firmy technologiczne z wyjątkowo innowacyjną ofertą mogą nadal nie radzić sobie bez doskonałej obsługi klienta. W końcu klienci są prawdopodobnie sercem Twojego biznesu. To one zapewniają rentowność przedsiębiorstwa i umożliwiają wykorzystanie nowych możliwości. Wiele firm zleca obsługę klienta na zewnątrz, ale ta decyzja niekoniecznie jest dla nich dobra.

Pozwolenie wewnętrznemu zespołowi na zajęcie się obsługą klienta umożliwia szybkie działanie w celu wykrycia problemów i wprowadzenia niezbędnych korekt. Jeśli wysoki odsetek klientów wyraża niezadowolenie z jakiegoś powodu, możesz natychmiast rozpocząć pracę nad naprawą. Outsourcing utrudnia dostrzeżenie problemów i może upłynąć zbyt dużo czasu, zanim się o nich usłyszysz.

3. Obowiązki bez dobrze zdefiniowanych procesów

Decydenci w firmie zazwyczaj biorą pod uwagę różne czynniki przy wyborze ról do outsourcingu lub utrzymania w firmie. Coś, co może pomóc w podjęciu decyzji, to to, czy praca ma jasno określony proces. Jeśli Twoja firma wciąż dopracowuje szczegóły lub przepływ pracy zmienia się nieco w zależności od określonych parametrów, najlepiej jest zachować pracę w firmie.

Z drugiej strony, jeśli możesz dać usługodawcy przewodnik lub listę kontrolną do wykonania podczas pracy dla Ciebie, łatwiej jest utrzymać kontrolę jakości i odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące konkretnych kroków. Proces, który często się zmienia, może stać się jeszcze bardziej zróżnicowany, gdy zaangażowana jest strona z zewnątrz. Wtedy może być trudno określić, gdzie coś poszło nie tak, jeśli coś pójdzie nie tak.

Co zlecić na zewnątrz

Powyższe sugestie ilustrują, że istnieją doskonałe powody, aby trzymać część swoich obowiązków w firmie. To nie znaczy, że powinieneś rozważyć outsourcing. Powierzenie pewnych zadań osobom spoza firmy może wspierać rozwój firmy, zapewniając więcej czasu na skupienie się na specjalistycznych potrzebach, takich jak badania i rozwój lub wejście na nowy rynek. Oto trzy obszary do rozważenia outsourcingu.

1. Produkcja

Bez względu na to, co sprzedaje Twoja technologia SMB, klienci prawdopodobnie będą oczekiwać, że produkty wysokiej jakości dotrą na czas. Wybór partnera produkcyjnego może pomóc w spełnieniu tych oczekiwań i złagodzić stres. Ten podmiot może obsługiwać wszystkie aspekty procesu produkcyjnego, co oznacza, że ​​nigdy nie masz pewności co do statusu swojego projektu.

Ponieważ zakłady produkcyjne zatrudniają specjalistów od cięcia i wytwarzania, możesz wykorzystać ich narzędzia i wiedzę, aby wykonać części zgodnie z dokładnymi specyfikacjami. Niektórzy dostawcy oferują również usługi pośpiechu, które mogą przygotować zamówienie w ciągu zaledwie jednego dnia. Wielu producentów posiada sprzęt, który może usprawnić procesy projektowania i produkcji dzięki takim opcjom jak druk 3D.

2. Tworzenie treści

Możesz zwiększyć sukces swojej firmy tworząc kalendarz redakcyjny. Pomaga zaplanować, jakie treści tworzyć, kto je wyprodukuje i kiedy je wydać. Regularne udostępnianie treści powoduje, że ludzie wracają do Twojej witryny, aby zobaczyć nowo opublikowane informacje. Jednak oferowanie nowych treści w spójnym harmonogramie z zespołem wewnętrznym jest często wyzwaniem ze względu na włożoną pracę, zwłaszcza jeśli tylko kilka osób zajmuje się odpowiedzialnością.

Musisz znaleźć kandydatów, którzy rozumieją Twój temat i głos, aby uwolnić swój harmonogram. Zastanów się też, jakie treści chcesz dostarczać. Jeśli chcesz zrobić serię filmów, ale nie masz żadnej wewnętrznej wiedzy na temat produkcji, outsourcing ma sens. Możesz także dać wszystkim twórcom treści dostęp do przewodnika stylu i aktualizować go w razie potrzeby.

3. Przetwarzanie listy płac

Twoi pracownicy doceniają świadomość, że ich wypłaty będą dostarczane na czas i we właściwych kwotach. Wiele osób planuje swoje miesięczne rachunki strategicznie w oparciu o terminy płatności za pracę. Decydując się na outsourcing tej odpowiedzialności zwalnia Cię z zadań administracyjnych związanych z otrzymywaniem wynagrodzenia.

Firma przetwarzająca płace może również pomóc w spełnieniu wymagań podatkowych, przesyłając wymagane dokumenty. Prowadzenie wewnętrznego przetwarzania płac może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego ze względu na ilość czasu i uwagi, jakiej wymaga zadanie. Korzystanie z firmy zewnętrznej może zaoszczędzić czas i pieniądze.

Wspieranie sukcesu Twojej firmy

Często masz wrażenie, że żonglujesz zbyt wieloma obowiązkami i nie możesz poświęcić wystarczająco dużo czasu na pomaganie swojej firmie w utrzymaniu konkurencyjności. Zastanów się nad sugestiami tutaj, jeśli rozważasz skorzystanie z usług outsourcingowych w celu uzyskania lepszej równowagi i spędź czas z decydentami w swojej firmie, aby uzyskać ich wkład. Gdy to zrobisz, kierunek, w którym podążasz, powinien być jasny.

Lexie jest grafikiem i strategiem UX. Uwielbia zabierać swoje Goldendoodle na długie wybiegi i odwiedzać lokalne pchle targi. Odwiedź jej bloga Design Roast i śledź ją na Twitterze @lexieludesigner.