Faktura proforma WooCommerce: wszystko, co musisz wiedzieć

Co to jest faktura proforma WooCommerce?

Faktura proforma WooCommerce to dokument wyceny, który jest wysyłany do klienta przed potwierdzeniem sprzedaży. Zawiera informacje o tym, czego można oczekiwać od sprzedawcy w przypadku zamówienia. Obejmuje to szczegóły produktu lub usługi, które mają być dostarczone klientowi.

Faktura proforma w WooCommerce nie jest dokumentem prawnym, ale zasadniczo jest umową między sprzedawcą a kupującym. Wydawana jest w celu poinformowania kupującego o przygotowaniach do sprzedaży i jest wysyłana jako faktura wstępna, ponieważ oficjalna faktura nie może zostać wystawiona na tym etapie, gdy ostateczne szczegóły sprzedaży nie są potwierdzone przez kupującego.

Dlaczego potrzebujesz faktur proforma w WooCommerce?

To może być pytanie za miliard dolarów, które krąży teraz wokół twojego umysłu. Czy naprawdę potrzebujesz faktur proforma w swoim sklepie WooCommerce?

Odpowiedzmy na to pytanie na przykładzie.

Wyobraź sobie, firma Nova Enterprises, producent mebli biurowych, otrzymała od klienta zamówienie na 100 stolików biurowych. Po otrzymaniu zamówienia przystąpili do produkcji stołów bez żadnych negocjacji i rozmów kosztorysowych. Po zakończeniu produkcji wszystkich stołów wysyłają fakturę do klienta. Klient wydawał się być niezadowolony, ponieważ całkowity koszt jest wyższy niż oczekiwał.

Dlatego Nova Enterprises musi nadrobić zaległości i obniżyć cenę. Powoduje to wiele nieefektywności w biznesie. To, co mogli zrobić, to wysłać klientowi fakturę proforma zawierającą szczegóły zamówienia oraz szacunkową cenę i czas dostawy przed wykonaniem stołów.

Faktury proforma dają klientom pole do negocjacji przed faktyczną realizacją zamówienia. Klienci powinni być świadomi tego, co otrzymają w określonym czasie za szacunkowy koszt.

Zobaczmy teraz, jakie są główne zalety faktur proforma WooCommerce.

Korzyści z faktury proforma WooCommerce

• Faktury proforma WooCommerce mogą działać jako umowa wiary między sprzedawcą a kupującym. Sprzedawca wyraża chęć dostarczenia towaru/usługi za określoną cenę, w określonym terminie. A kupujący potwierdza, że ​​zapłacił za produkty lub usługi.

• Zwiększy to przejrzystość przetwarzania zamówień WooCommerce poprzez określenie wszystkich warunków związanych z produktami, kosztami, terminami dostaw itp.

• Faktury proforma WooCommerce mogą służyć jako zestawienie cenowe dla Twojego sklepu i pozwolić Twoim klientom negocjować koszty.

• Zawiera wszystkie niezbędne informacje, które klienci powinni wiedzieć o zamówieniu, aby wiedzieli, czego mogą się spodziewać w momencie dostawy.

• Faktury proforma w WooCommerce mogą zaoszczędzić dużo czasu przy przetwarzaniu zamówień.

Jakie pola powinny znaleźć się na fakturze proforma WooCommerce?

Zobaczmy teraz, jakie ważne pola należy uwzględnić na fakturze proforma WooCommerce.

Faktura proforma WooCommerce powinna zawierać następujące informacje

• Numer faktury/numer zamówienia
• Nazwa i dane kontaktowe sprzedającego
• Imię i nazwisko kupującego oraz dane kontaktowe
• Data zamówienia i przewidywany czas dostawy
• Opis zawartości pakietu. (kolor, materiał, ilość, waga itp.)
• Warunki transportu
• Warunki sprzedaży
• Obowiązujące podatki (jeśli występują)
• Koszty wysyłki (jeśli występują)
• Numer faktury proforma (jeśli dotyczy)

To były ważne pola, które należy uwzględnić na fakturze proforma WooCommerce. Zobaczmy teraz, jak utworzyć fakturę proforma w WooCommerce.

Jak utworzyć fakturę proforma WooCommerce? Przewodnik krok po kroku

Ponieważ w WooCommerce nie ma domyślnej opcji tworzenia faktur proforma, będziemy używać do tego celu wtyczki i dodatku innej firmy. Będziemy używać darmowej wtyczki WooCommerce PDF Invoice i jej dodatku premium do faktur proforma WooCommerce.

Krok 1: Instalacja wtyczek

Aby zainstalować wtyczkę WooCommerce PDF Invoice:

Z pulpitu nawigacyjnego WordPress przejdź do Wtyczki > Dodaj nowy .

Wyszukaj wtyczkę WooCommerce PDF Invoices firmy WebToffee.

Kliknij przycisk Zainstaluj teraz , aby zainstalować wtyczkę. Następnie aktywuj wtyczkę.

Aby zainstalować dodatek do faktury WooCommerce Proforma:

Po zakupie wtyczki otrzymasz wiadomość e-mail z prośbą o pobranie wtyczki. Wtyczkę można również pobrać z sekcji Moje konto w witrynie WebToffee.

Następnie przejdź do Wtyczki > Dodaj nowy . Kliknij przycisk Prześlij wtyczkę , aby przesłać wtyczkę. Zainstaluj i aktywuj wtyczkę na pulpicie nawigacyjnym WordPress.

Teraz, gdy zainstalowaliśmy wtyczkę i jej dodatek, przejdźmy do następnego kroku.

Krok 2: Konfigurowanie ogólnych ustawień faktur WooCommerce

Przejdź do Faktura/Pakowanie > Ustawienia ogólne z pulpitu nawigacyjnego WordPress.

Najpierw w zakładce Dokumenty upewnij się, że faktura proforma jest włączona.

Następnie przejdź do zakładki Ogólne . Stąd musisz skonfigurować niektóre ogólne ustawienia faktur WooCommerce.

Wpisz nazwę swojej firmy, a następnie prześlij logo swojej firmy.

Dodaj wszelkie inne informacje, takie jak NIP firmy, zasady zwrotów, tekst stopki itp.

Teraz wprowadź dane adresowe i dane kontaktowe swojej firmy.

Następnie kliknij Aktualizuj ustawienia, aby zapisać ustawienia.

Krok 3: Konfigurowanie faktur proforma WooCommerce

W zakładce Faktura/Pakowanie wybierz Faktura proforma .

Stąd musisz skonfigurować ustawienia faktury WooCommerce Proforma

Ustawienia główne

• Wybierz, jak chcesz ustawić datę faktury proforma WooCommerce. Możesz wybrać datę Zamówienia lub datę wystawienia faktury proforma .
• Wybierz status zamówienia, aby automatycznie wygenerować fakturę proforma.
• Zaznacz pole wyboru Dołącz jako PDF do wiadomości e-mail z zamówieniem, aby dołączyć fakturę proforma jako plik PDF do wiadomości e-mail z zamówieniem.
• Następnie wybierz miejsce, w którym chcesz pokazać przycisk drukowania swoim klientom.

Ustawienia numeru faktury proforma

• Wybierz sposób ustawienia numeru faktury proforma. Wybierz, czy chcesz ustawić numery faktur proforma przy użyciu numeru zamówienia WooCommerce, czy niestandardowej serii numerów.
• Wybierz format liczb dla numeru faktury proforma.
• Następnie ustaw długość numeru. Możesz wyświetlić podgląd zmian po prawej stronie.

Ustawienia wyświetlania produktów

• Wybierz, czy chcesz pogrupować produkty według kategorii.
• Następnie wybierz sposób sortowania produktów na fakturze proforma.
• Zaznacz pole wyboru Pokaż dane odmian poniżej każdego produktu , aby wyświetlić dane odmian produktu w tabeli produktów.

Zaawansowane ustawienia

Wybierz dowolne pola meta zamówienia i pola meta produktu, które mają zostać dodane do faktury proforma WooCommerce.

Możesz także dodać atrybuty produktu, niestandardową stopkę, specjalne notatki i inne zaawansowane pola na fakturze proforma WooCommerce.

Po wprowadzeniu niezbędnych zmian kliknij Aktualizuj ustawienia , aby zapisać ustawienia.

Krok 4: Opcje dostosowywania faktury proforma WooCommerce

Teraz przejdź do zakładki Dostosuj na stronie ustawień faktury proforma.

Użyj edytora wizualnego, aby dostosować pola na fakturze proforma. Możesz zmienić tekst, rozmiar czcionki, kolor, wyrównanie itp.

Podmenu po prawej stronie pomoże Ci łatwo dostosować różne pola na fakturze proforma.

Po dokonaniu niezbędnych zmian kliknij przycisk Zapisz , aby zapisać zmiany jako szablon. Możesz wprowadzić nazwę swojego szablonu i użyć go do przyszłych celów.

Ostatnie słowa

Faktury proforma WooCommerce mogą być świetnym dodatkiem do dokumentów Twojego sklepu, ponieważ mogą pomóc w wydajniejszym zarządzaniu zamówieniami WooCommerce. Wtyczka WooCommerce PDF Invoice, której użyliśmy w tym artykule, ma różne dodatki zwiększające funkcjonalność.

Sprawdź nasz szczegółowy przewodnik na temat tworzenia i dostosowywania faktur WooCommerce.

Celem tego artykułu było poinformowanie Cię o fakturach proforma WooCommerce, o tym, jakie korzyści mogą przynieść Twojej firmie i jak je tworzyć na stronie sklepu. Mamy nadzieję, że ten artykuł spełnił swoje zadanie. Co sądzisz o tym artykule? Prześlij swoją opinię w sekcji komentarzy poniżej.