6 dicas para ficar à frente de seus prazos no local de trabalho

Todos nós já ouvimos o ditado: “Não importa quanto tempo, mas quão bem”. Embora pareça fofo, não é totalmente verdade em um contexto de trabalho. Cada objetivo, projeto e tarefa é medido pelo tempo. Na verdade, o T emmetas SMART é limitado pelo tempo.Portanto, não importa quão bem você execute uma tarefa; se perder o prazo, você não atingiu seus objetivos.

Aqui está o que acontece quando você não cumpre os prazos. Você fica frustrado – você tem todas as respostas, mas as entrega tarde demais, então não recebe o devido crédito. Você perde clientes. Você custa dinheiro à sua empresa. Você desenvolve uma má reputação. E você eventualmente perde seu emprego – ninguém quer manter um passivo.

Agora, isso não soa tão justo, não é? Mas é o que é. Você não é tão inteligente quanto pensa se não cumprir o tempo. Todo o seu trabalho duro é desperdiçado e ninguém vê o seu brilhantismo.

No entanto, você pode mudar isso agora mesmo. O pássaro está em suas mãos – se ele vive ou morre depende de você. Você pode optar por se tornar mais intencional quanto ao cumprimento de prazos e até mesmo ficar à frente deles. As dicas aqui irão colocá-lo no caminho certo.

3 Principais razões pelas quais os funcionários não cumprem os prazos

Certa vez, um homem viu ervas daninhas em seu jardim. Com raiva, ele pegou sua tesoura de jardinagem e a cortou. Ele sorriu satisfeito com seu trabalho árduo e voltou para casa. No dia seguinte, as ervas daninhas estavam de volta. Ele continuou cortando até perceber que precisava arrancar a erva daninha para obter um resultado permanente.

Da mesma forma, se você não chegar à raiz do que o faz perder prazos, estará apenas aparando a erva daninha. A seguir estão as três razões comuns pelas quais as pessoas perdem prazos no local de trabalho. Veja se o seu está aí.

• Comunicação pobre

Sem uma comunicação clara sobre as entregas de uma tarefa, cumprir o prazo pode ser um problema. Por exemplo, se um superior dá uma tarefa a seus subordinados e diz: “Prepare na próxima semana”, é vago. 'Próxima semana' pode significar a qualquer momento de segunda a sexta-feira e sexta-feira pode ser tarde demais.

É aqui que entrao software de gerenciamento de projetos . Eles ajudam a construir uma equipe coesa, permitindo que as equipes comuniquemos requisitos, entregas, funções e responsabilidades do projeto.Isso remove quaisquer ambiguidades sobre as expectativas de uma tarefa.

• Prazos irrealistas

Sim. Nem todos os prazos são realistas e esperar cumpri-los é uma miragem. Isso não é culpa sua, mas certamente afetará sua produtividade. Embora prazos apertados possam esticar você para realizar tarefas mais rapidamente, eles o colocarão sob pressão indevida e levarão a erros dispendiosos. Uma discussão franca com seu chefe sobre prazos irrealistas é o caminho a seguir.

• Falta de habilidades de gerenciamento de tempo

Agora, estamos no cerne da questão. Geralmente, esse é o principal problema que as pessoas têm com o cumprimento de prazos – elas não sabem administrar o tempo. Pesquisas mostram que 82% das pessoas não possuem um sistema de gerenciamento de tempo .De alguma forma, eles apenas esperam cumprir os prazos magicamente.

Não é de admirar que muitos trabalhadores não cumpram os prazos. Nada acontece até que você faça acontecer. As habilidades de gerenciamento de tempo não cairão no seu colo. Você tem que ser proativo sobre isso. Você tem que aprender e cultivar essas habilidades.

6 dicas para cumprir prazos

É evidente pelas razões listadas acima que alguns dos fatores que afetam os prazos perdidos estão além do seu controle. Se sua empresa não tem uma boa cultura de comunicação ou se seus chefes estabelecem cronogramas irrealistas, há pouco ou nada que você possa fazer a respeito.

No entanto, existem fatores sob seu controle que você pode trabalhar. As dicas abaixo irão ajudá-lo a gerenciar seu tempo de forma mais eficaz.

• Tenha um sistema de gerenciamento de tempo

Como mencionado anteriormente, você deve ser deliberado sobre ficar à frente dos prazos. Essa intencionalidade envolve o desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de tempo que o ajudará a controlar seu tempo. Suasrotinas de gerenciamento de tempo serão automatizadas, para que tudo se encaixe e você atinja seus objetivos.

• Use um software de gerenciamento de documentos como o SmallPDF

Fonte

O gerenciamento manual de documentos desperdiça tempo e energia, permitindo que você perca prazos.No entanto, um software de gerenciamento de documentos como o SmallPDF resolve o problema. Com ele, você pode converter PDF em documento editável do Word, mesclar, editar, compactar e assinar documentos PDF.

SmallPDF possui as ferramentas necessárias para iniciar, gerenciar e concluir suas tarefas com documentos digitais. Você pode destacar e adicionar texto, anotações à mão livre, formas e imagens com o software. Isso economiza muito tempo e permite que você se concentre em tarefas mais importantes.

• Aproveite um software de controle de tempo

Quando você está fazendo malabarismos com várias tarefas, pode facilmente perder a noção do tempo. Um software de rastreamento de tempo impede que isso aconteça.Ele ajuda você a realizar sua tarefa dentro do prazo definido sem comprometer o padrão de seu trabalho. Você pode usar isso individualmente ou em equipe. Leva a uma maior produtividade dos funcionários.

• Pratique a matriz de Eisenhower

Quando você tem vários projetos e tarefas, pode ficar sobrecarregado e perder o foco. Você apenas mistura tudo e começa a trabalhar. No final, você pode descobrir que deixou de lado as tarefas mais importantes e perdeu os prazos. A matriz de Eisenhower ajuda você a sair dessa miséria. Ele permite que você priorize as tarefas de forma eficaz.

Aqui está como funciona. Você divide suas tarefas com base em sua importância e as concentra, ignora e elimina de acordo. As tarefas são divididas nos seguintes segmentos:

• urgente e importante
• Importante e não urgente
• Urgente e não importante
• Não é importante e não é urgente

Com essa segmentação, você consegue realizar as tarefas mais importantes e cumprir seus prazos.

• Adote a técnica Pomodoro

Trabalhar duro significa trabalhar por longas horas e ficar esgotado. Trabalhar de forma inteligente significa trabalhar por períodos curtos e fazer pausas intermitentes. No final, você atinge seus objetivos e cumpre seus prazos sem esgotamento. É isso que a técnica Pomodoro propõe.

Depois de priorizar suas tarefas, comece a primeira e trabalhe nela por 25 minutos seguidos. Quando o tempo acabar, faça uma pausa de 5 minutos para alongar e relaxar. Faça isso cerca de quatro vezes antes de fazer uma pausa mais longa de 30 minutos. O software de controle de tempo discutido anteriormente torna-se útil aqui. Você descobrirá que conseguirá mais e ficará mais revigorado.

• Aproveite o método Iceberg

O conceito de iceberg envolve a coleta de recursos vitais e notas para uso futuro. Ao fazer isso, você tem umrepositório de recursos prontos para uso quando precisar deles.Este método economizará muito tempo na pesquisa.

Veja como você pode aproveitar esse método.

• Agrupe artigos relacionados ao trabalho, e-mails, vídeos, notas, etc.
• Identifique-os e organize-os adequadamente
• armazená-los
• Consulte-os sempre que tiver uma tarefa

5 benefícios de ficar à frente de seus prazos

Além de não arruinar sua reputação e perder seu emprego, aqui estão outros benefícios de cumprir seus prazos e ficar à frente deles.

• foco melhorado

As dicas de gerenciamento de tempo que você vem praticando vão melhorar seu poder de concentração.Você será capaz de se concentrar em uma tarefa e concluí-la com sucesso antes de embarcar em outra. Isso aumentará sua produtividade e qualidade de trabalho.

• Domínio da priorização

A priorização é um aspecto vital da gestão do tempo. Quando você faz disso um hábito, você faz as coisas certas na hora certa e obtém os resultados certos. Você eliminará tarefas desnecessárias e mundanas de sua agenda e usará seu tempo de forma mais produtiva.

• Produtividade aprimorada

Ao usar as dicas listadas acima em seu trabalho, você verá um aumento em sua produtividade. Você realiza mais em menos tempo e a qualidade do seu trabalho é aprimorada.

• Maior confiabilidade

Cumprir seus prazos aumenta a confiança que seus superiores têm em você. Eles podem contar com você para entregar seu trabalho em tempo hábil sem comprometer a qualidade. Isso aumenta sua responsabilidade e, eventualmente, a remuneração.

• Redução do estresse

A pressão de prazos não cumpridos leva ao estresse. Quando você tem muito trabalho pendente em seu prato, seu nível de estresse dispara, afetando sua saúde e produtividade. Cumprir seus prazos remove esse estresse. Você está atualizado e não está sob pressão para entregar porque tem um sistema de gerenciamento de tempo de trabalho.

Fique por dentro do seu jogo com dicas comprovadas de gerenciamento de tempo

As pessoas que cumprem os prazos são ativos. Eles não apenas realizam o trabalho, mas também mostram a seus empregadores que levam seu trabalho a sério e farão de tudo para atingir as metas da organização. Essas pessoas são intencionais quanto ao cumprimento de prazos e estão comprometidas com um sistema de gerenciamento de tempo de trabalho.

Mesmo que alguns fatores que causam prazos não cumpridos estejam fora de seu controle, eles se encarregam daqueles que podem controlar. Em última análise, eles aumentam sua produtividade, aumentam sua confiabilidade, constroem uma reputação positiva e se tornam tesouros da empresa.

This content has been Digiproved © 2023 Tribulant Software