Noções básicas de contabilidade para pequenas empresas

Se você está começando um negócio, precisará entender os princípios contábeis para avaliar a saúde da sua organização e o progresso em direção aos seus objetivos.

Os negócios são construídos em transações. O básico da contabilidade começa com um sistema para registrar e relatar suas transações. Mesmo que você planeje terceirizar a contabilidade e a contabilidade, você precisa ser capaz de ler e entender seus relatórios financeiros e isso significa entender algumas configurações básicas de negócios e princípios contábeis.

Vamos começar com uma série de perguntas:

1. Que tipo de negócio você tem?

É um serviço, merchandising, manufatura ou negócio de informações?

Algumas empresas são híbridas de dois ou mais tipos: uma empresa de shakes de refeição que importa suas próprias matérias-primas para processamento é um fabricante, mas quando vende os shakes, é um comerciante. Se tiver uma localização física, torna-se um serviço quando o batido é preparado e entregue a um cliente. E se oferece aulas sobre como vender shakes ou smoothies, é um negócio de informação.

Seu tipo de negócio determina as transações que comporão a maior parte de sua contabilidade.

Em seguida, qual é a estrutura de propriedade? Existem diferentes requisitos contábeis e bancários para empresas individuais, parcerias, corporações, sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) e cooperativas. Saiba mais sobre as diferenças.

2. Você tem licenças e alvarás de negócios?

Você precisará deles para abrir uma conta bancária comercial e poder declarar seus impostos corretamente. Os documentos necessários variam de acordo com o tipo de negócio e localização das operações.

3. Você tem uma conta bancária comercial separada?

A maioria das estruturas de propriedade exige que sua empresa tenha uma conta separada. Mas é recomendado para todos os negócios que você não deseja que suas transações pessoais se misturem com as de sua empresa, se puder evitar.

4. Você terá funcionários?

Caso contrário, você terá um processo de contabilidade muito mais fácil. Mas se você planeja ter funcionários, precisará configurar procedimentos para retenção de impostos.

Mesmo que seja apenas você por enquanto, você provavelmente ainda contratará empreiteiros para projetos específicos. Os contratados que são pagos acima de um determinado valor por ano nos EUA devem receber um 1099, portanto, certifique-se de:

• Acompanhe quem você pagou e quanto você pagou.
• Obtenha um formulário W-9 de cada contratante.
• Mantenha os endereços atuais em arquivo para todos que você contratar.

5. Você tem software de contabilidade?

Se você espera ter centenas ou milhares de transações por mês, vai querer um software de contabilidade como QuickBooks ou FreshBooks. As empresas com menos transações podem usar uma planilha do Excel, mas uma empresa com muitas transações não conseguirá acompanhar as entradas manuais.

O software de contabilidade automatiza a maioria dos processos essenciais e tira muito do trabalho de suas mãos. Ele registra, armazena e recupera dados de transações e os usa para produzir relatórios e demonstrações financeiras. Seu software de contabilidade também pode criar faturas e emitir cheques.

Se você decidir usar o software de contabilidade, poderá sincronizar os dados da sua loja com o QuickBooks Sync para WooCommerce ou WooCommerce FreshBooks.

Com essas questões básicas resolvidas e seus fundamentos de negócios estabelecidos, você está pronto para a próxima etapa do processo contábil.

Primeiro, vamos ser claros sobre alguns termos.

Transações

Na terminologia contábil, uma transação ocorre sempre que o dinheiro é dado, recebido ou solicitado por uma empresa ou fornecedor.

Uma transação pode ser qualquer uma das seguintes:

• Dinheiro que o proprietário investe no negócio.
• Receita das vendas.
• Faturas.
• Despesas como salários, marketing, viagens e custos de construção.
• Ativos adquiridos, como veículos, equipamentos de escritório, propriedades ou materiais.

Uma única transação pode ter vários componentes. Quando você paga um funcionário por hora, por exemplo, você precisa saber quanto tempo ele trabalhou, seus salários brutos, deduções fiscais e salário líquido. Seu software de contabilidade pode executar todas essas tarefas.

Débitos e créditos

Todas as transações são rastreadas por um sistema de débitos e créditos. A melhor maneira de entender isso é com esta equação contábil básica:

Ativos = Passivos + Patrimônio (Proprietário ou Corporação)

Um débito é adicionado ao lado esquerdo da equação. Um crédito é adicionado à direita.

Como um exemplo simples, se você fizer uma venda por US$ 500, esses US$ 500 serão debitados, o que significa que serão adicionados aos ativos da sua empresa. E também é creditado como Patrimônio Líquido na forma de renda. Sempre que algo é debitado, outra coisa deve ser creditada, pois isso mantém a equação equilibrada.

Essa é uma versão muito simplificada de algo sobre o qual poderíamos gastar vários livros falando, mas dá uma ideia básica do que seu software de contabilidade está fazendo quando você insere transações.

Método de caixa e contabilidade de regime de competência

Existem dois métodos básicos de contabilidade – o método de caixa e o método de competência. O regime de competência é o mais comum e, dependendo do tamanho e da natureza do seu negócio, pode ser exigido por lei.

A diferença básica entre os métodos é quando uma transação é reconhecida.

Na contabilidade de caixa, uma transação é reconhecida quando o dinheiro real muda de mãos. Na contabilidade de exercício, a transação é reconhecida quando o trabalho é concluído e a fatura enviada. Suponha que você faça um pedido de um novo suprimento de papel de escritório em janeiro e o coloque em seu cartão de crédito comercial. Você recebe o papel do escritório imediatamente, mas não paga por ele até fevereiro, quando chega o extrato do seu cartão de crédito.

Na contabilidade de exercício, a transação acontece no momento em que você compra o papel. Você pega o recibo, armazena-o em seu sistema de arquivos e registra a despesa. É uma despesa para janeiro, mesmo que você não pague até o próximo.

Na contabilidade de caixa, a transação acontece quando você paga a conta. É quando o dinheiro real muda de mãos. Assim, é uma despesa de fevereiro, mesmo que você tenha recebido o papel em janeiro.

A renda funciona da mesma maneira. Se você enviar uma fatura a um cliente em maio e ele não pagar até julho, a transação será registrada em maio usando o método de acumulação, mas em julho usando o método de caixa.

A contabilidade de exercício é o método preferido, especialmente para empresas maiores. Dá-lhe uma imagem mais clara do seu custo de bens ou serviços vendidos a cada mês. Se você comprar papel em agosto, esse papel foi parte do custo de funcionamento do seu negócio – em agosto, não quando você realmente paga a conta. Se você fizer uma venda em maio, então você fez a venda em maio , não em julho, quando o cliente envia o dinheiro para você.

Usando o método de acumulação, você pode reconciliar os custos de fazer negócios a cada mês, para que possa ver quais meses produziram as margens mais altas. Calcule as margens com esta equação:

Margem = (Receita – Custo das Mercadorias) / Receita

(Para simplificar esse processo, o WooCommerce tem uma extensão que calcula seu custo de mercadorias para que você possa calcular o custo de cada produto específico que você vende, uma categoria de produtos ou todos os seus produtos para qualquer período de tempo selecionado.)

As três principais demonstrações financeiras

Com seus sistemas de contabilidade e software instalados e seus dados de transação inseridos, você poderá preparar suas três demonstrações financeiras básicas: a demonstração de resultados (também conhecida como "declaração de lucros e perdas" ou P&L), o balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa.

Declaração de renda

A demonstração de resultados informa o lucro obtido durante um período de tempo especificado , como um mês. Esse lucro é a que as pessoas se referem quando usam o termo “bottom line”. Seu lucro é seu lucro líquido. Ou, se você perdeu dinheiro durante esse período, sua perda líquida.

Em termos simples, o lucro é calculado subtraindo as despesas da receita. Isso reforça a razão de se utilizar o regime de competência. Se você usar o método de caixa, não poderá ver com clareza o que realmente ganhou e gastou durante esse mês específico de negócios.

balanço patrimonial

Seu balanço patrimonial informa seus ativos, passivos e patrimônio em um momento específico, geralmente no final de um mês, trimestre ou ano. É um instantâneo de sua saúde financeira.

Ativos são coisas possuídas que têm valor, como dinheiro, suprimentos, equipamentos, veículos, propriedades, estoque e contas a receber. Uma “conta a receber” é o prazo para o dinheiro que você deve, mas ainda não foi pago.

Passivos são coisas que você deve, como empréstimos, pagamentos de juros, salários e qualquer coisa a crédito. Os passivos são geralmente denominados como “contas a pagar”.

Se você olhar para trás na equação contábil básica listada anteriormente, verá que o patrimônio é simplesmente a diferença entre ativos e passivos. Subtraia os passivos dos ativos e você terá o que é chamado de “valor contábil”, ou patrimônio líquido, do seu negócio.

Demonstração dos Fluxos de Caixa

Esta é simplesmente uma declaração mostrando como seu dinheiro em mãos mudou durante um determinado período de tempo.

Todos esses três demonstrativos financeiros básicos podem ser produzidos rapidamente pelo seu software de contabilidade, desde que você tenha sido diligente ao inserir seus dados de transação. Se você não tiver tempo para isso, considere contratar um contador.

Dois fundamentos contábeis finais para pequenas empresas

1. Guarde todos os recibos, faturas e registros de pagamento

O Princípio da Confiabilidade da contabilidade diz que somente as transações com documentação de suporte devem ser registradas. Se você não tiver registros de uma transação, não poderá contá-la como receita ou despesa, e isso atrapalha seus livros. Se você tentou reivindicar uma dedução fiscal para uma despesa pela qual não tem prova de que pagou, isso pode ser chamado de fraude fiscal.

Portanto, mantenha os recibos físicos em um arquivo. Ou tire fotos deles e armazene-os digitalmente. Mantenha todas as faturas e recibos enviados por e-mail em uma pasta de e-mail separada também, não apenas em sua caixa de entrada geral.

2. Conheça seus requisitos fiscais

As exigências fiscais variam drasticamente dependendo do tipo de negócio e de onde ele opera. Você precisa saber sobre impostos sobre vendas, imposto de importação se tiver transações internacionais, retenção de impostos, pagamento de impostos trimestrais estimados e quaisquer outros impostos específicos de sua nação, estado, província, cidade ou região.

Esses impostos vão figurar em seu software de contabilidade e demonstrações financeiras. É sempre recomendável consultar um profissional tributário para garantir que você esteja seguindo os procedimentos corretos.

WooCommerce tem contabilidade coberta

O WooCommerce entende a responsabilidade que os empresários têm todos os dias. A inserção manual de transações e a criação de relatórios financeiros podem consumir muito tempo, mas a contabilidade é uma parte essencial da administração de um negócio bem-sucedido.

Para aliviar o fardo dos donos de lojas, o WooCommerce possui uma variedade de extensões que automatizam os principais processos contábeis. Visite esta página para obter uma lista completa de extensões de contabilidade para lojas WooCommerce.