Elementos-chave das funções do sistema de informação contábil (com exemplos)

Gerenciar as finanças é uma das tarefas mais desafiadoras envolvidas nas operações de negócios. Toda empresa, independentemente de seu tamanho, precisa de um fluxo preciso de informações financeiras e contábeis em vários canais. É por isso que você precisa ter um processo sistemático e automatizado de coleta, armazenamento e processamento desses dados para criar relatórios para as partes interessadas. É neste momento que as funções do sistema de informação contábil desempenham um papel vital para qualquer negócio hoje em dia.

Isso simplesmente porque ajuda as empresas, garantindo a precisão ideal em seus relatórios financeiros e manutenção de registros transacionais. Esta informação está prontamente disponível para a respectiva autoridade sempre que precisar. Assim, um sistema de informação contábil facilita o processo decisório de uma empresa.

Neste artigo, examinaremos mais profundamente as funções de um sistema de informações contábeis. Antes disso, vamos analisar rapidamente a definição de um sistema de informação contábil e quais são seus elementos-chave.

O que é um sistema de informação contábil?

Um sistema de informações contábeis, também conhecido como AIS, refere-se à ferramenta que as empresas usam para acompanhar suas finanças, transações, relatórios e outros dados contábeis. Ele permite que os tomadores de decisão entendam a saúde geral de uma empresa e ajam de acordo.

Um AIS bem estruturado coleta, armazena e processa dados para gerar relatórios financeiros inteligíveis. Contadores, gerentes, diretores financeiros, analistas de negócios, agências fiscais e outras partes relevantes podem rastrear todas as atividades relacionadas à contabilidade do AIS. Um software AIS competente fornece dados precisos e oportunos e limita a circulação de dados confidenciais, empregando práticas de segurança ideais.

Os principais componentes do sistema de informações contábeis

Um sistema de informação contábil consiste principalmente em sete elementos-chave. Esses componentes são discutidos abaixo nas seções a seguir.

1. Pessoas AIS

As pessoas que usam um AIS se enquadram neste ponto. De executivos de nível C, como CFOs, a contadores e gerentes, quem usa esse sistema é considerado AIS. Por exemplo, a alta administração pode definir metas de vendas para a equipe. Os departamentos relevantes recebem notificações sobre isso e os vendedores podem inserir seus pedidos de vendas no AIS. Essas informações são passadas para o departamento de contabilidade e eles criam as faturas.

Em seguida, os funcionários do depósito processam esses pedidos e providenciam o envio. A equipe de suporte ao cliente rastreia a remessa e permanece informada sobre o status do pedido. Durante todo esse processo, o AIS gerencia todos os procedimentos e cria relatórios de vendas que abrangem estoque, entrega e custos de produção.

Consultores, analistas de negócios e departamentos de auditoria podem acessar esses dados para analisar o custo total, a receita e os lucros. Desta forma, um AIS inclui uma ampla gama de pessoas em sua operação.

2. Procedimentos e instruções

O sistema AIS precisa seguir um conjunto de regras ao coletar e processar dados. Caso contrário, haverá discrepâncias e inconsistências. Métodos precisos são uma obrigação para garantir o fluxo adequado de informações. Ambos os métodos manuais e automatizados são partes integrantes desses procedimentos e instruções.

Você precisa criar documentos adequados explicando os processos que seu sistema de informações contábeis segue. Treine seus funcionários para seguir os procedimentos. Realize treinamento repetitivo para habituá-los a seguir as instruções minuciosamente. Só assim seu sistema de informações contábeis produzirá resultados precisos de forma consistente.

3. Dados de origem

Normalmente, os sistemas de informações contábeis usam a linguagem de consulta estruturada em SQL para gerenciar um banco de dados. Qualquer informação que afete os assuntos financeiros da empresa deve ser incluída no banco de dados AIS. Um banco de dados AIS geralmente consiste nos seguintes tipos de dados.

• Ordens de venda
• Dados de inventário
• Contabilidade geral
• Ordens de compra
• Faturas transacionais
• Análises e relatórios
• Informação de impostos
• Dados da folha de pagamento
• Cronometragem e muito mais.

Mantenha seu banco de dados AIS organizado o máximo possível. Evite armazenar dados que não estejam relacionados à contabilidade financeira da empresa. Muita informação pode sobrecarregar você ao acessar os dados necessários.

4. Hardware e Dispositivos

Você precisará de muitos dispositivos de entrada e saída para executar um sistema de informações de contas sem problemas. Todos esses dispositivos e a infraestrutura de TI devem ser compatíveis com o software AIS que você usará. Caso contrário, você não terá uma experiência perfeita ao usar o AIS para seus negócios.

A infraestrutura deve incluir backups para falta e interrupção de energia, falha de hardware, conectividade com a Internet e quaisquer outros dispositivos que tenham impacto no AIS. Aqui está uma lista de alguns dos dispositivos de entrada e saída que facilitam os processos AIS.

1. Computadores
2. Teclados
3. Modems/Roteadores
4. Leitores de código de barras
5. Monitores
6. Impressoras
7. Projetores
8. Dispositivos móveis
9. Fonte de alimentação reserva

5. Processadores de Informações (Software)

Depois de ter todo o hardware e dispositivos prontos à sua disposição, é hora de integrar o software ao seu sistema. Este software processa todos os dados relevantes e os publica em livros, relatórios e diários, e os disponibiliza para uso. Os tomadores de decisão podem analisar as saídas e tomar decisões com base nessas informações.

6. Armazenamento de Informações

O processador de informações ou software não possui armazenamento físico onde possa armazenar os dados. Geralmente depende de um servidor ou dispositivos de armazenamento, como discos rígidos. Certifique-se de ter dispositivos de armazenamento seguros que sejam facilmente acessíveis apenas para pessoas que tenham autoridade.

7. Segurança

Quase todos os dados gerados pelo AIS são informações confidenciais. Você deve ter controle interno sobre a circulação desses dados confidenciais. As medidas de segurança podem variar de senhas numéricas simples a identificação biométrica complexa, como impressões digitais, vozes, reconhecimento facial e varreduras de retina.

Um sistema de informações contábeis de alto nível pode impedir violações de dados e proteger seus dados de computadores não autorizados. Seu AIS deve permitir que indivíduos com autorização adequada acessem o banco de dados. Porque geralmente contém informações confidenciais tanto da empresa quanto de seus clientes. Alguns dos dados confidenciais são os seguintes.

• Informações de salário
• Detalhes pessoais
• Números de segurança social
• Dados financeiros da empresa
• Informação ao Cliente
• Números de cartão de crédito
• Informações financeiras de outras partes interessadas

Você deve ter um plano de contingência para salvar seus dados de desastres naturais, picos de energia inesperados, vírus de computador e quaisquer outras ameaças que possam causar a perda de dados.

Funções do Sistema de Informação Contábil

Um AIS competente garante que todas as informações financeiras de sua empresa sejam registradas no sistema com o mais alto nível de precisão e confidencialidade. Ele também permite que os respectivos funcionários acessem e recuperem esses dados confidenciais quando necessário. Todas as funções de um sistema de informação contábil foram detalhadas na seção abaixo.

1. Coletar e processar informações

Nesta fase, um sistema de informações contábeis acumula dados de vendas à vista e compras à vista. Contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento, faturas e muito mais. O sistema informatizado processa todos os dados de débitos e créditos e os converte em informações significativas.

2. Gerar relatórios para a Gerência

Pessoas da administração, como gerentes de vendas, gerentes de produção, analistas financeiros e outros chefes de departamentos, podem tomar decisões com base nos relatórios gerados por um AIS. Eles podem analisar o desempenho financeiro da empresa e a posição atual. Assim, eles podem definir metas de negócios atingíveis alinhadas com os recursos disponíveis.

3. Interconectar vários departamentos

Um AIS pode criar um painel comum para vários departamentos inter-relacionados. Por exemplo, o departamento de vendas pode carregar seu orçamento de vendas para a equipe de estoque. Em seguida, eles podem tomar medidas para estocar produtos ou comprar materiais. Em seguida, o respectivo departamento criará faturas. Esta informação estará disponível para qualquer departamento que dela necessite.

4. Ter controle sobre a circulação de dados

Um sistema de informações contábeis lida com informações confidenciais dos clientes, vendedores, fornecedores e da própria empresa. Você pode regular o nível de circulação de dados com ele. Um AIS ajuda os proprietários de empresas a definir quem obtém quanto acesso aos dados financeiros da empresa. Você terá controle interno completo sobre os dados disponíveis no AIS.

5. Detectar atividades fraudulentas

Como um AIS acompanha todas as transações financeiras de uma empresa, você pode detectar facilmente qualquer fluxo de dinheiro não autorizado e não natural. Isso permite que as empresas investiguem qualquer discrepância antes que seja tarde demais. Você pode economizar milhões de dólares investindo em um sistema de informações contábeis de qualidade.

Vantagens do Sistema de Informação Contábil

Resumimos as vantagens de usar um sistema de informações contábeis nesta seção para ajudá-lo.

1. Processo de trabalho automatizado e simplificado
2. Coleta e armazenamento eficientes de informações financeiras
3. Dados inteligíveis para serem usados ​​na tomada de decisões
4. Controle interno sobre todas as informações contábeis
5. Melhor comunicação entre equipes interconectadas
6. Melhor experiência do cliente
7. Prevenção de perda de informações confidenciais

3 Exemplos Práticos de Sistemas de Informações Contábeis

Agora que você conhece os elementos e funções de um sistema de informações contábeis, vamos desenvolver uma compreensão mais profunda relacionando seu aprendizado com situações da vida real. Compilamos três exemplos práticos aqui para ajudá-lo a obter insights sobre a utilidade de um AIS.

• Para distribuidores: Os distribuidores geralmente dependem muito das condições de crédito ao lidar com seus clientes. É por isso que eles precisam de informações precisas sobre contas a receber. Vários funcionários de diferentes departamentos podem acessar os relatórios de pagamentos para acompanhar os pagamentos vencidos e vencidos.

• Para empresas de construção: Uma empresa de construção executa vários projetos simultaneamente. Um sistema de informações contábeis ajuda a acompanhar os custos e o andamento de seus projetos. Produz relatórios sobre os custos de materiais gastos em cada edifício, horas-homem restantes para os trabalhadores e taxa de conclusão. Além disso, também rastreia as linhas de crédito e as datas de vencimento dos empréstimos.

• Para organizações sem fins lucrativos: Organizações sem fins lucrativos lidam com suas finanças de uma maneira diferente. Eles mantêm o controle dos doadores que lhes dão dinheiro. Essas organizações precisam encaminhar declarações anuais do fundo para seus doadores com declarações de impostos. Esses dados também são apresentados ao conselho de administração, aos doadores regulares e ao governo.

Escolha um software ERP confiável para fazer o melhor uso das funções do sistema de informações contábeis

As empresas agora estão usando software abrangente para lidar com todas as suas operações. Tal ferramenta é chamada de soluções ERP- Enterprise Resource Planning. Um software ERP automatiza e agiliza todos os departamentos de uma empresa. Todos os aspectos de um negócio são gerenciados por meio de software ERP.

Do gerenciamento de RH à geração de dados de vendas ou do relacionamento com o cliente ao gerenciamento contábil, uma ferramenta de ERP tem tudo para administrar uma empresa sem problemas ao mesmo tempo. Um sistema de informações contábeis é apenas uma pequena fração de um sistema ERP completo. Portanto, se você obtiver uma solução ERP confiável para o seu negócio, que tenha um módulo de contabilidade avançado que se alinha às necessidades do seu negócio para cumprir todos os seus objetivos principais.

Nesse sentido, o WP ERP pode ser uma escolha ideal para usuários do WordPress. É um ótimo plugin que permite integrar um sistema completo de informações contábeis em seu software ERP. Ele vem com módulos de gerenciamento de RH, CR e Contabilidade integrados, mas separados, para atender às necessidades do seu negócio em crescimento.

Além disso, ele vem com mais de 20 extensões essenciais que tornam seu processo de gerenciamento de negócios mais suave do que você pode imaginar. E agora é tudo, além de tudo isso, também permite a integração com uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda a acompanhar todo o progresso do seu projeto para que você possa realizar sua tarefa de maneira organizada e ordenada.

Este post foi escrito por Md. Tanvir Faisal, que é um escritor de conteúdo com mais de 4 anos de experiência em redação de conteúdo, redação, revisão e edição. Ele se concentra em escrever conteúdo informativo que chame a atenção da mídia social e aumente a visibilidade do mecanismo de pesquisa. Até o momento, ele desenvolveu com sucesso conteúdo útil para muitos sites em todos os formatos.