Como a IA no gerenciamento de projetos mudará o cenário de trabalho para gerentes de projetos

A tecnologia em gerenciamento de projetos tem estado em discussões acaloradas nas últimas duas décadas. Com o tempo, a ideia de usar a tecnologia no gerenciamento das tarefas do dia a dia do projeto é ponderada, implementada e muitas vezes revolucionou o processo de trabalho dos gerentes de projeto. Portanto, nunca para de evoluir.

E hoje estamos vivendo na era da inteligência artificial. Aquelas ficções científicas de HG Wells a Arthur C. Clarkes que lemos por gerações tornam-se realidade, embora de forma positiva. E quase em todas as esferas do nosso ser digital, a IA está pronta para desempenhar um papel eficaz e está se movendo muito rápido.

Então, sim, a IA já visa causar impacto no gerenciamento de projetos também. A questão é com que eficácia os gerentes de projeto podem usá-lo. Neste artigo, mostraremos os principais usos da IA ​​no gerenciamento de projetos. Depois de terminar a leitura, você poderá decidir como implementar a IA para gerenciar seus projetos e tirar o melhor proveito dela.

Inteligência Artificial em Gerenciamento de Projetos – uma Visão Geral

A IA está crescendo. O mercado global de IA está em um número estupendo agora. E, atualmente, espera-se que um mercado de IA de $ 100 bilhões de dólares ultrapasse vinte vezes até o final de 2030, em outras palavras, quase insanos 2 trilhões de dólares americanos. (Estatista)

Portanto, é bastante óbvio que a maioria das empresas em todo o mundo planeja adotar o poder da inteligência artificial nesta década e assim por diante. Já entendemos porque isso tem que ser uma realidade. Se você implementar a IA, economizará muito do seu tempo e esforço físico. Além disso, melhorará sua tomada de decisão e o fluxo de trabalho geral.

Com eficácia semelhante, o gerenciamento de projetos também se dá bem com a inteligência artificial.

Uma vez que a automação se torna parte integrante do gerenciamento de projetos, mais de 77% das equipes de projeto de alto desempenho já estão usando software de gerenciamento de projetos em todo o mundo. A IA está apenas aumentando o poder dela para o próximo nível.

Portanto, um cenário difícil sobre o qual precisamos pensar mais é que – o papel de um gerente de projeto está prestes a mudar em um ambiente de negócios com tecnologia de IA. Qual a probabilidade?

O papel de um gerente de projeto em uma indústria movida a IA

Imagine o seguinte: você implementou um software de gerenciamento de projetos habilitado para IA em sua empresa. Assincronize todos os seus processos de trabalho e pessoas com a ferramenta. Então o que acontece?

Você pode monitorar o desempenho de cada membro da equipe, suas atualizações e o andamento do projeto. O software analisará as informações coletadas e informará como as coisas estão indo. Além disso, ele permitirá que você saiba onde melhorar. Portanto, tudo isso está em curso para ser mais avançado na natureza. A IA também pode ajudá-lo a tomar decisões viáveis ​​em diferentes situações, monitorar as atividades dos membros da equipe, notificá-los antes que cometam algum erro possível e muito mais.

Portanto, se todas essas coisas podem ser realizadas por um software de gerenciamento de projetos habilitado para IA, qual deve ser o papel do gerente de projetos em sua empresa?

Bem, a resposta é simples. A IA deve tornar o trabalho de um gerente de projeto muito mais focado e rápido, e ajudá-lo a estender seu processo de trabalho e atividades em uma área mais ampla de um negócio.

De acordo com uma projeção da Harvard Business Review, “os gerentes de projeto passarão a maior parte do tempo treinando e apoiando a equipe, mantendo conversas regulares com as principais partes interessadas e cultivando uma cultura de alto desempenho”.

Como resultado, os gerentes de projeto estão prestes a se esforçar mais para ajudar os membros da equipe a atingir a meta. E o software com IA cuidará de todas as pequenas e grandes questões técnicas ao mesmo tempo, como um superassistente.

Quais são as mudanças que a IA trará no gerenciamento de projetos

A mudança é da natureza. Como você lida com as mudanças é o que mais importa.

Os principais gerentes de projeto em todo o mundo também estão tão interessados ​​e estratégicos ao pensar na implementação da IA. Já faz anos que eles estão se preparando para esse momento. Utilizando a mais nova tecnologia para aumentar seu potencial e possibilidades.

Aqui descobrimos alguns dos aspectos mais comentados sobre a mudança do gerenciamento de projetos na era da inteligência artificial. Dê uma olhada -

1. Melhor Tomada de Decisão com Priorização e Big Data

Um dos principais problemas com a automação que os gerentes de projeto enfrentaram até agora é a falta de leitura adequada dos conjuntos de dados e análise deles com as medidas corretas. Mesmo na situação atual, as ferramentas de IA disponíveis não são capazes de compreendê-lo completamente.

Embora a seleção e priorização de dados seja a chave para analisar as possibilidades de projetos únicos ou múltiplos. Como a IA evoluiu tanto e está a caminho de se tornar mais forte a cada dia a partir de agora, isso compensará essa fraqueza.

Assim, os gerentes de projeto vão implementar inteligência artificial para obter os seguintes resultados –

Identifique a natureza dos conjuntos de dados: se houver alguma anormalidade nos dados do projeto (orçamento, cronogramas, membros ativos da equipe, financiamento do projeto, etc.), a IA poderá detectá-la facilmente. E sugerir medidas necessárias para resolver as anormalidades.

Classificando o projeto pronto para o lançamento: um software de gerenciamento de projetos orientado por IA pode ler e analisar informações mais rapidamente e medi-las da maneira certa. Assim, pode ajudar a identificar os projetos que estão prontos para serem lançados. Isso significa que você pode escolher os projetos certos de um conjunto possível com base em suas possibilidades de maior sucesso.

Melhor gerenciamento de riscos: quando você sabe quais projetos têm mais chances de sucesso, pode mitigar seus riscos.

Tomada de decisão mais rigorosa baseada em dados: você pode se livrar de preconceitos humanos típicos ao tomar decisões com IA. Porque você terá lógicas que serão baseadas em dados em tempo real.

2. Super suporte para gerenciar suas tarefas diárias de projeto

O uso da IA ​​no gerenciamento de projetos aliviará os gerentes de projetos de suas tarefas diárias ou de pequenos obstáculos administrativos. Bem, na medida do possível. A automação já existia para impulsionar essas tarefas com um processo fácil. Mas com a implementação da inteligência artificial, você pode tornar as coisas mais simplificadas e gerenciáveis.

A IA vai listar todas as tarefas repetitivas, mundanas ou de baixo valor e transformá-las em uma roda de automação para realizá-las com precisão. Desde o monitoramento de todos os tipos de atividades diárias, atendimento e progresso da equipe até a resolução de tíquetes de suporte - a IA estará presente por toda parte.

Por exemplo, a ideia de um assistente digital está crescendo depois que ferramentas de IA como o ChatGPT revolucionaram a ideia de processar grandes conjuntos de dados e gerar avaliações rápidas no menor tempo possível. Os gerentes de projeto podem obter muita ajuda de ferramentas como ChatGPT/GPT-4 e implementar assistentes virtuais poderosos.

A Oracle anunciou recentemente um assistente digital que pode fornecer dados e estatísticas recentes e ajudar os usuários a atualizar o tempo e o andamento das tarefas usando comandos de voz, texto ou bate-papo.

No geral, o objetivo de um superassistente digital é analisar o histórico de trabalho anterior e os dados de trabalho para classificar os erros e pontos fortes e melhorar ainda mais, eliminando os riscos para obter melhores resultados.

Outra coisa fabulosa são os chatbots com inteligência artificial . Os chatbots em constante aprimoramento certamente ajudam os gerentes de projeto a diminuir seu esforço para gerenciar consultas de clientes, suporte e muito mais.

3. Melhor definição, planejamento e relatórios de projetos com Inteligência Artificial

O gerenciamento de riscos do projeto compreende o seguinte processo -

• identificando
• analisando
• respondendo

Num ciclo de projeto, é preciso conhecer as situações (identificar), compreender a sua natureza (problema, falta de progressão), e responder-lhes (resolver) com as medidas e tempo certos. É assim que você consegue mitigar os riscos e gerenciar seu projeto para um possível sucesso.

Sem dúvida, a gestão de riscos é uma das áreas mais desenvolvidas na automação de projetos. Gerentes de projeto e líderes de negócios sempre tiveram o privilégio de usar as ferramentas mais recentes para gerenciar riscos e superar obstáculos.

Da mesma forma, com a melhoria da IA ​​no gerenciamento de projetos, ela ajudará os gerentes a definir projetos, planejar com dados mais precisos e gerar relatórios com menos tempo. Com análise de big data, aprendizado de máquina avançado e assistência digital poderosa, você obterá o seguinte –

• A IA pode coletar e processar histórias de usuários e descobrir o problema, os pontos problemáticos, a consistência e as complexidades. A IA também os analisa e facilita a tomada de decisões durante a definição de um projeto, planejamento e relatórios.
• As ferramentas de IA simplificam a avaliação de grandes conjuntos de dados, agendam processos, esboçam planos e informam os recursos necessários para a realização do projeto
• Quando seu banco de dados de gerenciamento de projetos com IA se torna forte, ele pode produzir relatórios automatizados com dados em tempo real e acompanhar tudo com menos esforço físico ou mental.

A melhor vantagem dos relatórios gerados por IA é que eles são bem detalhados, manifestam um status claro do projeto e ajudam você a descobrir os pontos fortes e fracos de seu projeto e equipe ao mesmo tempo.

4. Focando mais em testes avançados e software

Antes de lançar, testar um projeto é essencial por vários motivos. Os gerentes de projeto precisam entender se um projeto em andamento está pronto o suficiente para obter um sinal verde ou não.

Embora, no momento, seja muito raro uma empresa executar um projeto de teste e descobrir o potencial. Apenas um punhado de megaprojetos aproveitando esta oportunidade. Além disso, exige um grande orçamento e escopo que a maioria das empresas pode achar inconveniente.

No entanto, com o avanço da tecnologia de IA, as ferramentas de teste de projetos estarão mais disponíveis para as empresas. Eventualmente, essa será uma tendência para os gerentes de projeto testarem um projeto antes de iniciá-lo, com software e ferramentas baseados em IA.

O teste permitirá que os gerentes de projeto entendam os possíveis custos, pontos fracos, pontos fortes e possibilidades. Todo o processo influenciará na tomada de decisão, no orçamento e nos aspectos gerenciais.

A IA no gerenciamento de projetos anda de mãos dadas para um futuro melhor

AI está aqui para ajudar, pelo menos o presente está indicando um sinal verde. A inteligência artificial é tudo para tornar o gerenciamento de projetos muito mais fácil e eficaz. Mas o crucial seria o processo de adoção. Se você não está pronto para isso, deve suportar as deficiências.

Então, qual deve ser sua primeira prioridade agora em um mundo que logo será revolucionado pela inteligência artificial? A resposta é simples – preparação e treinamento adequado.

Em primeiro lugar, você precisa ajudar sua equipe a aprender IA, como funciona o big data e como trabalhar com aprendizado de máquina e análises de uma maneira melhor.

A segunda coisa é a transformação de dados. Se você tem uma empresa que possui um arquivo de dados analógicos ou um banco de dados digital, mas antigo, é hora de atualizá-los, reduzir a carga de dados desnecessários e criar um novo centro de informações. Isso ajudará você e sua equipe a se prepararem para o novo amanhecer do gerenciamento de projetos na era da inteligência artificial.

Estar pronto e aberto a mudanças é o passo mais inteligente que você poderia imaginar por enquanto.