Como a automação no gerenciamento de projetos pode ajudar sua empresa a crescer mais rapidamente

A automação no gerenciamento de projetos está chegando ao mais novo nível de eficácia.

Empresas de todo o mundo estão adotando-o principalmente por dois motivos. Primeiro, a automação economiza muito do seu tempo. Dois, simplifica suas tarefas e processo de execução.

Como resultado, mais de 90% das organizações acreditam que a automação é crucial para a transformação dos negócios. No entanto, apenas 67% deles foram capazes de implementá-lo com sucesso.

A vontade está aí. Mas o que está levando os gerentes de projeto a pensar duas vezes antes de adotar a automação? A resposta possível está em entender a coisa toda.

E estamos aqui para ajudar. Neste blog, mostraremos o que é automação de gerenciamento de projetos, sua importância e como adotá-la em seu projeto, além de dicas de especialistas.

Vamos começar com a definição primeiro -

O que é Automação no Gerenciamento de Projetos

A automação é um processo de trabalho em que as entradas humanas em uma tarefa são minimizadas e a mecanização é improvisada.

Isso significa que a automação ajuda os humanos a reduzir a carga de trabalho e realizar uma tarefa automaticamente, tanto quanto possível. Mesmo um processo de automação completo precisa de orientação humana.

Portanto, o software de gerenciamento de projetos automatizado pode executar as tarefas básicas do seu projeto automaticamente e funcionar seguindo seu pré-comando.

Por exemplo, se você automatizou o software de gerenciamento de projetos, pode definir o processo para monitorar o progresso de tarefas específicas de uma equipe.

Você pode ver quem está fazendo o quê e quanto progresso sua equipe fez em um determinado momento. Sempre que uma subtarefa é concluída, o software o notifica ou também envia uma mensagem de atualização.

O objetivo da automação no gerenciamento de projetos é salvá-lo de tarefas administrativas repetitivas e focar nas coisas mais valiosas para melhorar seu projeto como gerente.

Por que a automação é importante para o gerenciamento de projetos

Os projetos têm prazos, orçamentos e um conjunto de metas alcançáveis. Um gerente precisa fazer todas as coisas da maneira certa, manter as coisas no lugar sem problemas e fazer a distribuição e as diretrizes adequadas para a realização.

Um dos principais trabalhos de um gerente de projeto é designar membros da equipe para diferentes subtarefas e observar o progresso. E então continue resolvendo os problemas e fazendo novas melhorias até que a meta seja atingida.

Então, nesse processo espontâneo, onde fica a automação? Funciona como uma ponte entre os gerentes e tarefas mais simples, mas cruciais, como controle de tempo, agendamento, relatórios, monitoramento de progresso, etc.

Portanto, os principais motivos para optar pela automação do gerenciamento de projetos são:

• Economizando tempo para desafios maiores e recompensando experiências de gerenciamento de projetos
• Melhores transições entre as etapas dos fluxos de trabalho
• Reduz as tarefas manuais e as possibilidades de erros em tarefas mais simples
• Gere relatórios e status de progresso com precisão

Bom, vamos para situações que podem te levar a adotar a automação em seu projeto.

Quando adaptar a automação no gerenciamento de projetos

Antes de escolher um software de automação para gerenciar seu projeto, há algumas perguntas para as quais você precisa encontrar a resposta. Confira abaixo –

• Quais são as tarefas que exigem um esforço repetitivo dos membros da sua equipe
• Você descobriu as tarefas mais demoradas e manuais em seu projeto
• Seu processo de trabalho está bem documentado e mapeado
• Se o seu processo de gerenciamento de projetos não for simplificado, como superar

Depois de responder a essas perguntas, você entenderá facilmente se precisa ou não de automação no gerenciamento de projetos.

O papel do software automatizado não substitui o esforço humano, até agora. Destina-se a fortalecer o seu progresso e diminuir a sua carga de trabalho.

6 Benefícios da Automação no Software de Gerenciamento de Projetos

Bem, se você implementar a automação no gerenciamento de projetos, quais são os principais benefícios que você obterá? Nós resolvemos isso para você. Dê uma olhada -

1. Mais produtividade

A automação aumenta sua produtividade geral? É uma pergunta comum que você pode gostar de perguntar.

A resposta também é simples. Sim. Ao implementar a automação, sua hora de trabalho será mais eficaz, você não precisará se preocupar com uma tarefa predefinida com uma ação automatizada até verificar o andamento.

Quando você tiver um software de gerenciamento de projetos automatizado, não precisará de nenhum recurso extra. O processo ficará mais ágil e simplificado, e seu membro da equipe poderá fazer mais em pouco tempo, além de haver tempo para reflexão e reparação do erro.

2. Descarregue sua tarefa de rotina

Suponha que você precise bater cada um dos membros da equipe sobre o andamento do trabalho todos os dias. Mas isso vai ser uma tarefa rotineira, chata e demorada. A automação é projetada para descarregar essas tarefas chatas para você.

O software de gerenciamento de projetos automatizado pode ser uma grande ajuda em relação a tarefas recorrentes e aborrecimentos administrativos. Alguns deles são -

• Lembre as pessoas sobre os prazos
• Verificando o progresso das tarefas
• Envio de relatórios de projeto para membros designados, etc.

Descarregar tarefas de rotina vai economizar muito do seu tempo e trabalho. Isso permite um trabalho mais eficaz.

3. Comunicação simplificada

Mais de 30% dos projetos falham devido à falta de comunicação na equipe. Se você não consegue estabelecer um projeto de comunicação ininterrupta, muitos aspectos e possibilidades do seu projeto não podem ser concretizados.

Nesse caso, a automação no gerenciamento de projetos teria sido uma ótima solução. Se você tiver um gerente de projeto automatizado, o software deve permitir a comunicação interna por meio de notificações, mensagens, comentários e serviços de e-mail automatizados.

Por exemplo, se você tiver o WP Project Manager, a plataforma pode facilmente permitir que você envie mensagens e notificações automatizadas para as equipes, canais e projetos.

4. Integração de suporte

A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos automatizados oferece suporte a integrações de terceiros. E você precisa dessas integrações para capacitar seus projetos e atingir a meta.

Isso significa que a automação no gerenciamento de projetos pode transformar seu processo de gerenciamento de projetos em um forte mecanismo de um conjunto diferente de ferramentas que trabalham juntas para o seu sucesso.

O gerenciador de projetos WP oferece suporte a muitas integrações e módulos para facilitar o gerenciamento de projetos. Você pode usar um rastreador de tempo, gráfico de Gantt ou gerenciador de subtarefas para tornar seu processo mais rápido.

5. Acompanhe seu projeto e analise-o para tomar melhores decisões

Quando todas as suas tarefas e subtarefas forem distribuídas, progredidas e concluídas em um só lugar, será mais fácil gerar um relatório detalhado. A automação economiza muito do seu tempo na criação de planilhas de relatórios manuais e muito menos no processo de análise.

Assim, você pode saber facilmente como estão os membros da sua equipe, se as subtarefas e projetos cumpriram os prazos e analisar o relatório de crescimento para tomar uma decisão mais viável.

Além disso, você pode acompanhar cada membro da equipe e como eles estão indo. Se você encontrar algum problema, será mais fácil resolvê-lo e consultar os membros de sua equipe no cronograma ou instantaneamente.

6. Melhore a qualidade da tarefa para atingir as metas

Por último, mas não menos importante, a automação do gerenciamento de projetos simplesmente melhora a qualidade do seu projeto. Porque, quando você implementa um software automatizado, ele assume todas as suas microtarefas em um só lugar, mantém a consistência e fornece atualizações e relatórios simultâneos do projeto.

No geral, você pode ter uma visão geral do seu painel e pensar mais sobre como melhorar ainda mais. Quando todas as suas pequenas tarefas e rotina recorrente forem bem gerenciadas a partir de uma única plataforma com as integrações necessárias, você poderá se envolver em tarefas mais significativas.

Isso leva você a fazer mais com eficiência e alcançar mais no final do dia. O gerenciamento de projetos bem controlado é o que você precisa para atingir seus objetivos de negócios.

Obtenha um software para implementar a automação no gerenciamento de projetos

A automação é uma ferramenta facilitada para o gerenciamento de projetos do dia-a-dia. Se você deseja implementar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para automatizar seu processo, você precisa considerar o seguinte:

• Orçamento e escopo: você deve escolher um software de automação de gerenciamento de projetos que tenha os recursos certos de que você precisa e também se encaixe bem no seu orçamento e escopo.
• Boa interface do usuário: uma boa interface do usuário é essencial para ajudar os usuários o máximo possível.
• Agendamento e planejamento fáceis de tarefas : o gerenciamento automatizado de projetos precisa de recursos simples de atribuição, agendamento e planejamento de tarefas.
• Gerenciador de Tarefas: Sua ferramenta automatizada deve ter um recurso para criar tarefas, atribuir membros, selecionar prazos e acompanhar o progresso.
• Comunicação: a comunicação no aplicativo é ótima para um gerente de projeto automatizado. Fortalece o processo de comunicação para conseguir mais.
• Gerenciamento de documentos e compartilhamento de arquivos : a automação no gerenciamento de projetos deve permitir que os usuários anexem arquivos para download e enviem arquivos por meio de mensagens dentro da equipe.
• Ótimo suporte ao cliente: os softwares são propensos a bugs e falhas técnicas. Uma ferramenta confiável deve ter serviço de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, para resolver seus problemas.

Portanto, você pode optar pelo WP Project Manager Pro, pois ele vem com todas as vantagens e o arsenal necessários para atingir os objetivos do seu projeto.

Perguntas frequentes sobre automação de gerenciamento de projetos

Fechando

O melhor gerenciamento de projetos combina tecnologia e habilidades. Em outras palavras, a tecnologia intensifica suas habilidades para alcançar mais.

Então, sem dúvida, automação de gerenciamento de projetos é a chamada do dia para ganhar competência na gestão do seu negócio. A única questão permanece: com que clareza você pode tomar uma decisão sobre isso?

Acreditamos que agora você tem uma compreensão da automação no gerenciamento de projetos e uma ideia clara de como fazê-la funcionar em seu projeto.