7 melhores ferramentas de software de gerenciamento de documentos para experimentar

Os documentos desempenham um papel importante na vida útil de cada empresa e nas operações diárias. É extremamente importante armazená-los e protegê-los adequadamente. É aqui que alguns dos melhores softwares de gerenciamento de documentos podem entrar em ação para ajudá-lo a entender o fluxo de trabalho de documentos da sua empresa e garantir que nada seja perdido no processo.

O que é software de gerenciamento de documentos (DMS)?

O software de gerenciamento de documentos elimina o incômodo de armazenar arquivos físicos e, em vez disso, move todos eles para a nuvem. Pode ser frustrante passar horas procurando um documento apenas para perceber mais tarde que ele não existe. O software de gerenciamento de documentos permite organizar documentos digitais e registros em papel de maneira fácil e conveniente.

Se você não tiver um software como esse funcionando para você, pode levar horas ou até dias para recuperar um documento importante, o que pode ser um grande obstáculo para toda a sua equipe.

O melhor software tornará o trabalho rápido e suave. Existem várias opções no mercado e, se você está procurando o melhor software de gerenciamento de documentos, este guia o ajudará a tomar a melhor decisão com base em suas necessidades.

Como escolher o melhor software de gerenciamento de documentos para você

É complicado escolher o software de gerenciamento de documentos certo para o seu negócio. Sempre fique de olho nos seguintes recursos ao selecionar suas opções.

Melhor software de gerenciamento de documentos em 2022

Agora que você sabe exatamente quais recursos esperar do melhor software de gerenciamento de documentos, vejamos as melhores opções disponíveis.

1. Microsoft SharePoint

O Microsoft SharePoint é provavelmente uma das soluções desse tipo mais conhecidas e também um dos sistemas de gerenciamento de documentos corporativos mais abrangentes disponíveis atualmente. Oferece ferramentas que se adaptam às necessidades de cada negócio. Além de seus recursos de gerenciamento de documentos, você pode usar o SharePoint para servir como a intranet “inteligente” da sua própria empresa. Existem aplicativos disponíveis para todos os dispositivos e um bom recurso de compartilhamento que oferece colaboração perfeita. Usando o OneDrive, você também pode sincronizar seus arquivos entre a nuvem e os discos rígidos locais.

️ Características:

• Acompanhamento de atividades
• Gerenciamento de calendário
• Modelos personalizáveis
• Gerenciamento de documento
• Sincronização de dados
• Compartilhamento de arquivos
• Modelos de documento

Preços:

• Plano 1: US$ 5/usuário/mês com 1 TB de armazenamento
• Plano 2: US$ 10/usuário/mês
• Office 365 E3: US$ 20/usuário/mês

2. Bitrix24

O Bitrix24 é um software de gerenciamento de documentos usado por milhões em todo o mundo. Está disponível no local e na nuvem. O software permite sincronização de arquivos, acesso móvel, compartilhamento de arquivos, unidade pessoal e empresarial, edição multiusuário, edição offline e muito mais. Está disponível para um teste gratuito de 30 dias.

️ Características principais:

• Controles de acesso
• Painel de atividades e rastreamento
• Alertas/notificações
• Geração e armazenamento de documentos
• Gerenciamento de documento

Preço :

• Cloud Basic: US$ 39/mês
• Padrão: US$ 79/mês
• Profissional: $ 159/mês
• 30 dias de teste gratuito disponível

3. Rubex

Rubex by eFile Cabinet é um software de gerenciamento de documentos que oferece armazenamento em nuvem e uma solução eficiente de compartilhamento de arquivos. Isso permitirá que sua empresa fique sem papel e lide com arquivos com eficiência. Rubex é ideal para pequenas e médias empresas e permitirá compartilhar documentos dentro da organização e também configurar a retenção de documentos. Possui um bom recurso de pesquisa, criação de modelos, fluxos de trabalho automatizados e compartilhamento de arquivos.

️ Características principais:

• Sistema eFile Cabinet DM
• Compartilhamento seguro de arquivos
• Autenticação de dois fatores (2FA)
• Configurações de segurança personalizadas
• Ferramentas de conformidade
• Integração com o Microsoft Office
• Acesso móvel
• Trilha de auditoria
• Automação do fluxo de trabalho

Preços:

• Iniciante: US$ 15/usuário/mês para armazenamento de 25 GB
• Vantagem: US$ 30/usuário/mês com 1 TB de armazenamento, mas limitado a três usuários
• Negócios: US$ 55/usuário/mês e 5 TB de armazenamento

4. Arquivos M

O M-Files é ideal para pequenas e grandes empresas em diferentes setores. O software local baseado em nuvem inclui recursos importantes, como recursos de assinatura eletrônica, gerenciamento de permissões, fluxos de trabalho automatizados e acesso offline. Ele também possui um mecanismo de pesquisa que permitirá pesquisar documentos facilmente. Você também pode pesquisar o texto do documento usando a ferramenta.

️ Características principais:

• Controles de acesso/permissões
• Acompanhamento de conformidade
• Trilha de auditoria
• Ferramentas de colaboração
• Modelos personalizáveis
• Gerenciamento de conteúdo
• Classificação de documentos
• Gestão de ativos digitais
• Geração de documentos

Preços:

• Você precisa entrar em contato com a M-Files para obter preços e também oferece uma avaliação gratuita.

5. Assine agora

SignNow oferece uma solução de assinatura eletrônica que permite assinar, enviar e gerenciar seus documentos em seu dispositivo. Oferece alta segurança e é simples de usar. Ele permite agrupar vários documentos em um único pacote e enviar um documento para várias pessoas ao mesmo tempo. O SignNow também inclui uma trilha de auditoria e é baseado em nuvem.

️ Características principais:

• Trilha de auditoria
• Captura de assinatura móvel
• Modelos personalizáveis
• Lembretes
• Análise de documentos
• Assinatura multipartidária
• Acompanhamento do progresso da tarefa

Preços:

• Negócios: $ 8/usuário/mês (pago anualmente)
• Business Premium: $ 15/usuário/mês (pago anualmente)
• Profissional: $ 30/usuário/mês (pago anualmente)

6. Controle Mestre

MasterControl é um sistema de gestão de qualidade que também oferece software de controle de documentos como parte de sua solução. Isso provavelmente acabará com seus processos baseados em papel. O MasterControl oferece alta flexibilidade e permite implementar um sistema de gerenciamento de documentos que funciona para o seu negócio. Inclui um conjunto de módulos.

️ Características principais:

• Roteamento automatizado
• Assinatura Eletrônica
• Gerenciamento de conformidade
• Controles de acesso
• Controle de versão
• Retenção de documentos
• Conversão de documentos
• Assinatura Eletrônica
• Conversão de tipo de arquivo
• Pesquisa de texto completo
• Arquivamento de documentos
• Controle de versão
• Controles de acesso/permissões
• Entrada/saída de documentos
• Trilha de auditoria

Preços:

• Entre em contato com a MasterControl para preços

7. Documentos

O DocuWare é um software muito poderoso que ajuda a encaminhar sua papelada e direcioná-la para os fluxos de trabalho corretos. Você pode rastrear tarefas pendentes e obter registros em um instante. Atende a empresas de todos os tamanhos e está disponível em 18 idiomas. O DocuWare oferece suporte à implantação local e à nuvem. Inclui recursos como controle de acesso, pesquisa de texto, gerenciamento de documentos, assinatura eletrônica, formulários eletrônicos, recuperação de arquivos e muito mais.

️ Características principais:

• Controles de acesso/permissões
• Arquivamento e retenção
• Ferramentas de colaboração
• Modelos personalizáveis
• Classificação e gestão de documentos
• Assinatura Eletrônica
• Formulários eletrônicos
• Pesquisa de texto completo
• Recuperação de arquivos

Preços:

Entre em contato com a DocuWare para obter preços; há um teste gratuito disponível

Conclusão sobre o melhor software de gestão de documentos

Algumas das soluções nesta lista têm um foco mais empresarial (como M-Files), enquanto outras são muito acessíveis e podem ser iniciadas de forma rápida e barata (como SignNow). Depois, há o Microsoft SharePoint, que tem sido o padrão ouro no mercado por um tempo.

Deixe-nos saber o que você acha dessas melhores ferramentas de software de gerenciamento de documentos e qual é a sua escolha.