5 Melhores Sistemas de Reservas e Reservas de Hotelaria Office

Hoje, nem todo local de trabalho emprega o estilo de trabalho tradicional de assentos designados. Hot desking (quando os funcionários aparecem para trabalhar e pegam qualquer mesa disponível) e hotelaria de mesa ou escritório (quando os funcionários podem reservar seu espaço de trabalho com antecedência) são dois tipos de opções de escritório híbrido que os empregadores modernos estão adotando. O software de gerenciamento de local de trabalho se esforça para manter todo e qualquer tipo de espaço de trabalho alternativo organizado e previsível. Há muitas ótimas opções por aí, e vamos compartilhar algumas de nossas favoritas com você.

O que é o software Office Hoteling?

O software de hotelaria de escritório normalmente vem com uma variedade de recursos para atender a todas as necessidades de gerenciamento do local de trabalho. Por exemplo, para hot desking, o software atualizará as mesas disponíveis versus as usadas, para que os funcionários possam ter mais facilidade em conseguir um local para trabalhar. Para hotelaria de mesa, o software permitirá que os funcionários reservem espaço com antecedência e até mesmo de forma contínua. Os usuários também podem reservar outros tipos de espaços, como salas de reunião, elevadores de serviço, lounges e muito mais.

O software de gerenciamento do local de trabalho também oferece muito controle aos supervisores. Graças à coleta de dados, os gerentes podem ver tendências de uso e prever necessidades futuras. Além disso, as regras exercem controle sobre quem pode reservar espaços de trabalho em determinadas áreas e o tipo de acesso que esses espaços de trabalho terão. Além disso, existem diferentes visualizações para escolher, incluindo uma visão panorâmica da planta baixa e detalhes sobre um espaço de trabalho específico.

5 Melhores Sistemas de Reservas e Reservas de Hotelaria Office

À medida que os locais de trabalho híbridos ganham popularidade, especialmente depois que o COVID mudou a forma como as empresas operam, surgiram muitos softwares excelentes. Para este artigo, escolhemos nossos cinco favoritos para você começar sua pesquisa.

1. Software EMS para Reservas de Mesa

O software EMS para reservas de mesa permite que os funcionários reservem, atualizem, alterem e cancelem reservas usando a ferramenta da Web ou o aplicativo móvel. Filtre os espaços de trabalho disponíveis com base em assentos ou tipo de espaço, comodidades e equipamentos. Reserve também todos os tipos de espaços de trabalho, de cubículos e escritórios a mesas compartilhadas, mesas de pé e até poltronas, como sofás.

Crie bairros designados para que as equipes ou departamentos possam ficar próximos uns dos outros. Visualize uma planta baixa em tempo real para ver o espaço que é usado e onde todos estão trabalhando. Veja dados sobre mesas vazias e cancelamentos para que você possa ajustar seu espaço de escritório.

Principais recursos do software EMS

• Defina regras personalizadas para gerenciar quem tem acesso a determinados workspaces.
• Os quiosques internos permitem que os funcionários reservem um espaço de trabalho no último minuto ou façam check-in quando chegarem.
• O aplicativo Room Sign exibe as reservas em um tablet para mostrar a disponibilidade e também permite que os funcionários reservem ou alterem uma reserva.
• As integrações de calendário com o Google e o Outlook ajudam os funcionários a manter sua agenda de trabalho organizada.

Fonte: EMS

O software de gerenciamento do local de trabalho da EMS é direto, oferecendo todos os recursos necessários para controlar como o escritório é usado. Quiosques, placas de exibição e integrações adicionam algumas sutilezas que outros softwares também podem não ter. O gerenciamento de visitantes também possibilita ficar de olho em todos que estão indo e vindo além de sua equipe regular.

O software EMS é para você se…

• Sua empresa está em distanciamento social e precisa limitar a capacidade das salas.
• Os visitantes influenciam na gestão do espaço do seu escritório.
• Você deseja integrar o software de hotelaria de mesa ao seu HVAC para automatizar o aquecimento e o resfriamento com base em como o espaço do escritório está sendo usado.

Preços do software EMS: somente por solicitação | Saiba mais sobre o software EMS

2. Enviado

Com o software de reserva de hot desk do Envoy, você pode definir quais mesas estão disponíveis, indisponíveis ou atribuídas permanentemente. Ao atribuir comodidades às estações de trabalho, os funcionários podem ver o que terão acesso e escolher de acordo. E embora o software seja voltado para hot desking, também é para hotelaria de escritório, pois há um sistema de reserva antecipada.

Colegas de equipe e bairros podem ser designados para que os trabalhadores que precisam estar próximos um do outro possam estar. Os colegas de equipe podem ser atribuídos por função ou projeto, e a flexibilidade integrada permite que eles ainda escolham seus assentos em uma vizinhança.

Principais recursos do Envoy

• O acesso através do aplicativo móvel permite a reserva on-the-go.
• Os dados de utilização da mesa ajudam os gerentes a planejar melhor com base no uso passado e atual.
• A inclusão de um questionário de saúde antes de permitir que os trabalhadores reservem mesas mantém um local de trabalho mais seguro.

Fonte: enviado

O aplicativo móvel, os mapas do espaço de trabalho e várias opções de reserva facilitam o uso do Envoy por supervisores e funcionários. O software é ideal para locais de trabalho com necessidades híbridas variadas e em constante mudança, desde hot desking e hotelaria de mesa até distanciamento social e projetos baseados em equipe.

Envoy é para você se…

• Você tem um escritório de hot desking com alguns funcionários que desejam uma estação de trabalho permanente.
• O distanciamento social ainda é um fator, e seu local de trabalho precisa alterar a disponibilidade com base nas portarias de saúde.
• Você deseja incorporar entregas, visitantes e salas inteiras em seu software de gerenciamento de local de trabalho.

Preço do Envoy: US$ 3 por mesa por mês | Saiba mais sobre o Enviado

3. Software de Reservas OfficeSpace Desk

O software de reserva de mesa do OfficeSpace é para vários tipos de escritórios híbridos, desde aqueles que usam hot desking até aqueles que preferem hotel de mesa. A funcionalidade de hotelaria permite que os funcionários reservem espaços de trabalho com antecedência e vejam quais funcionários estão no escritório. Além disso, qualquer coisa no escritório pode ser transformada em um espaço reservável, não apenas mesas.

Seções e assentos podem ser alocados para criar bairros para que certas equipes possam ser localizadas juntas. O OfficeSpace funciona em desktops e dispositivos móveis, bem como em quiosques de tela sensível ao toque, e também pode ser integrado ao Microsoft Teams e ao Slack. Os supervisores podem ver dados históricos e de reservas em tempo real e aprovar ou recusar solicitações conforme necessário.

Principais recursos do OfficeSpace

• A pesquisa inteligente permite que os funcionários procurem espaços de trabalho com base na localização ou recurso.
• As configurações de reserva permitem que os gerentes limitem as reservas antecipadas e ativem reservas recorrentes e de vários dias.
• O Endereçamento Gratuito usa sensores para atualizar o status das mesas em tempo real.
• O Insights Hub permite que você veja as tendências de assentos para que você possa ajustar como o espaço é usado e prever a demanda.

Fonte: OfficeSpace

O endereçamento gratuito é particularmente útil se o seu local de trabalho usa hot desking. Os funcionários não precisam reservar um espaço com antecedência, mas você ainda pode monitorar automaticamente quais mesas estão sendo usadas. No geral, o OfficeSpace é ideal se o seu local de trabalho usa alguns tipos diferentes de opções de reserva de mesa.

O OfficeSpace é para você se…

• Há mais do que mesas e espaços de trabalho que precisam ser reservados.
• Seu local de trabalho tem alguns tipos de opções de espaço de trabalho híbrido.
• O recurso de endereçamento gratuito do hot desking será útil.

Preços do OfficeSpace: Somente por solicitação | Saiba mais sobre o OfficeSpace

4. Skedda

O Skedda tem todos os recursos de gerenciamento do local de trabalho que você espera, como vistas da planta baixa, reservas de autoatendimento e acesso móvel. Mas onde ele brilha é com sua capacidade de criar regras e políticas de reserva automatizadas, mesmo complexas. Com o gerenciamento de permissões, os supervisores têm controle em nível micro sobre o que pode e o que não pode ser reservado.

Além disso, embora possa não parecer importante, outro benefício do Skedda é que os usuários podem usar suas informações de login existentes. Isso significa que seus funcionários não terão que fazer malabarismos com outra combinação de login e senha apenas para reservar uma mesa. Com as tags de usuário, eles também terão uma experiência personalizada assim que fizerem login.

Principais recursos do Skedda

• Plantas baixas personalizadas e interativas significam reservas mais fáceis e organizadas para todos.
• Software compatível com dispositivos móveis que pode ser acessado de qualquer lugar.
• Integração com o Google Workspace e o Microsoft 365 para gerenciamento de agendamento completo.

Fonte: Skedda

O Skedda é um dos melhores sistemas de gerenciamento de local de trabalho disponíveis, especialmente se você estiver se adaptando a um local de trabalho híbrido. Existem vários recursos que tornam o software mais agradável para a administração e os funcionários, simplificando e automatizando os processos.

Skedda é para você se…

• Sua empresa possui necessidades avançadas de reserva e requisitos específicos.
• Esta é a sua primeira tentativa de reserva de mesa para o seu escritório.
• Existem vários andares em seu prédio que precisam de serviços de reserva em todos eles.

Preço Skedda: A partir de $ 50 por mês | Saiba mais sobre Skedda

5. Reserva de Tango da AgilQuest

O Tango Reserve da AgilQuest é um software de reserva de mesa baseado em nuvem com acesso móvel para que o software possa ser usado de qualquer lugar. Os funcionários podem visualizar a disponibilidade do espaço de trabalho, filtrar por comodidades e reservar imediatamente uma mesa, e também podem usar o software para ver quem está no escritório e localizar colegas de trabalho.

Os gerentes podem controlar quem tem acesso a determinados espaços e quando eles podem ser reservados. Você também pode definir regras de negócios – por exemplo, criar um período de carência para reservas perdidas e cancelar automaticamente após uma determinada duração. Análises e relatórios ajudam você a entender como o espaço é utilizado e determinar se o escritório precisa de mais ou menos espaço.

Principais Características do Tango Reserve

• Três interfaces – desktop, aplicativo móvel ou quiosque no saguão – para que as pessoas possam reservar em casa, em trânsito ou ao entrar no prédio.
• Três opções de visualização para ver toda a planta baixa, visualizar uma lista de áreas de trabalho disponíveis ou encontrar a disponibilidade de áreas de trabalho no calendário.
• Defina reservas recorrentes sem data de término e copie as reservas anteriores quando os funcionários tiverem estações de trabalho preferenciais.
• As placas de mesa digitais exibem informações sobre quem reservou a mesa e quando ela está reservada, bem como se o espaço de trabalho precisa de serviços de limpeza.

Fonte: AgileQuest

O Tango Reserve prioriza o trabalho em equipe, dando aos usuários a capacidade de criar sua própria equipe para acompanhar o que os mais próximos estão fazendo. As opções de reserva preferenciais e recorrentes também são úteis para agilizar o processo para os usuários. Além disso, com a capacidade de reservar outras comodidades, o software pode manter tudo no escritório funcionando sem problemas.

Tango Reserve é para você se…

• Você ainda está empregando o distanciamento social no local de trabalho.
• Alguns departamentos precisam se reunir e criarão uma vizinhança de mesas.
• Existem comodidades e serviços adicionais para reservar, como configurações e avarias de quartos, equipamentos, armários, estacionamento e elevadores de serviço.

Preço do Tango Reserve: Deve Entrar em Contato com a Empresa | Saiba mais sobre a Reserva Tango

Considerações finais sobre o melhor software de gerenciamento de local de trabalho

Embora muitas opções de software de hotelaria de escritório compartilhem recursos semelhantes, o que você escolher para o seu escritório dependerá de suas necessidades específicas e preferências pessoais. Mesmo que cada pacote de software tenha os mesmos 10 recursos, esse 11º recurso de destaque pode ser o que o levará a escolhê-lo. Pense cuidadosamente nos extras de que necessita ou que irão tornar o seu escritório mais tranquilo. E, ao mesmo tempo, não pague demais por software com vários recursos que você nunca precisará usar.

Já que estamos no assunto, confira nosso artigo sobre como a hospedagem na mesa pode melhorar o espaço de trabalho do seu escritório.

Imagem em destaque via GoodStudio / shutterstock.com