Práticas recomendadas para gerenciar seus e-mails comerciais

O e-mail emergiu como a força vital das comunicações empresariais e constitui uma ferramenta importante para armazenar e trocar informações. A maioria de nós pode concordar que é impossível realizar nosso trabalho diário, mesmo horário, na ausência de e-mail.

Em vez disso, quase 150.000 e-mails são enviados a cada minuto, e o funcionário de escritório geral recebe 121 e-mails por dia. Embora exigimos e-mail e dependamos dele, a maioria de nós também se sente intimidada por ele.

É muito comum que, por más práticas de e-mail , as pessoas pulem reuniões ou entregas vitais, o trabalho atrase por falta de comunicação sobre intenção e prazos, dúvidas fiquem sem resposta e haja perda de produtividade.

A seguir estão as maneiras pelas quais um gerente pode introduzir as melhores práticas para gerenciamento de e-mail nos negócios, para permanecer no topo de tudo.

Melhores Práticas

1. Utilize aplicativos de mensagens

Aplicativos de bate-papo em equipe, como Slack, Chat Work ou Mattermost, são vitais para perguntas e respostas breves e específicas que podem ser trocadas rapidamente. Esses tipos de aplicativos são úteis para respostas rápidas e para evitar que informações sejam destruídas ou emaranhadas no e-mail.

2. Empregar fóruns da empresa e fóruns de discussão

Para anúncios, detalhes e discussões em toda a empresa, use fóruns ou quadros de discussão em vez de e-mails que cc: todos. Empregar um fórum interno ou apenas um wiki mantém as informações de toda a empresa convenientemente acessíveis, pesquisáveis ​​e públicas, em vez de depender de usuários individuais para projetar e utilizar seu sistema de referência.

3. Empregar reuniões presenciais

Lembre-se de que e-mail e comunicação escrita ocasionalmente confundem tom e emoção. Pode parecer antiquado, mas se um tópico de e-mail for interrompido com esclarecimentos constantes e consultas de acompanhamento, mude para o telefone, Skype ou ligue para uma reunião pessoal.

Ocasionalmente, a comunicação verbal é a melhor maneira de construir rapidamente clareza e consenso e construir as seguintes etapas e itens de ação.

4. Adote as melhores práticas de gerenciamento de e-mail no trabalho

Empregar uma variedade de ferramentas de comunicação retém as mensagens certas nos canais adequados e diminui o tráfego de e-mail e a desordem na caixa de entrada. No entanto, também existem excelentes práticas dentro dos próprios e-mails que ajudam a tornar a comunicação mais breve, mais eficiente e mais eficaz.

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5. Práticas recomendadas para organização da caixa de entrada

O gerenciamento de caixa de entrada é diferente de uma organização de caixa de entrada. Você não pode gerenciar seu e-mail com eficiência se não conseguir organizá-lo. As dicas a seguir orientam a gama – desde diferenciar seus e-mails entre zonas até arquivar ou excluir mensagens em pastas.

• Estruture emails em pastas categóricas.
• Organize uma caixa de entrada contendo etiquetas.
• Utilize grupos e filtros em programas de e-mail.
• Use caixas de correio diferentes para comunicações internas e externas.
• Crie listas brancas e negras de e-mail.
• Diminua o número total de pastas de e-mail.
• Ordenar para riscar.
• Tome medidas imediatas em e-mails para impedir que a desordem se acumule.

Lembre-se de que esses recursos nos serviços de e-mail são projetados para filtrar listas padrão de e-mails que são simplesmente spam e aqueles com intenções comerciais honestas. Depois de ter uma boa maneira de gerenciar seus e-mails, só então você poderá começar a lidar com sua caixa de entrada com sucesso.

6. Gerenciar e-mails

7. Ferramentas para o melhor gerenciamento de e-mail

Se você está lidando com o gerenciamento da carga de trabalho da caixa de entrada, aplicativos ou extensões podem ser incluídos em seu desktop ou smartphone para lidar com seus e-mails com mais eficiência. Empregar soluções tecnológicas para resolver problemas técnicos.
Existem muitas ferramentas presentes para ajudá-lo a lidar com seu e-mail com mais melhorias. Aqui estão alguns deles:

• Utilize Edison Mail para acessar várias contas de um único lugar.
• Utilize o Google Inbox para juntar várias contas em um único lugar.
• Planeje suas respostas de e-mail com o Boomerang.
• Desenhe e organize pastas com SaneBox.
• Utilize o FollowUpThen para planejar e monitorar suas respostas de e-mail.
• Evite lixo eletrônico e spam usando o MailDrop.
• Misture seus boletins informativos usando Unroll.
• Planeje suas contas do Gmail usando Sortd.
• Destaque seus e-mails usando Always Find.
• Aumente sua produtividade no dia de trabalho empregando a automação do IFTTT.
• Misture seus aplicativos de calendário, trabalho e mensagens com o Mailbird.
• Traga um pouco de diversão para remover e-mails usando o Email Game.

Manter a sanidade no gerenciamento de uma caixa de correio sobrecarregada é uma tarefa difícil. Utilizar ferramentas para ajudar a permanecer à tona pode ser um divisor de águas. Ter a tranquilidade de saber que informações vitais não serão apagadas acidentalmente pode significar a distinção entre uma caixa de correio organizada e o caos.

8. Escolhendo um endereço de e-mail profissional

A primeira coisa que você precisa fazer é gerar um endereço de e-mail profissional para sua empresa. Certamente, você pode simplesmente pedir a todos os seus funcionários para gerenciar e-mails de trabalho com suas contas. Mas isso é realmente profissional? Você deseja carimbar a credibilidade do seu negócio desde o início. Não arrisque a probabilidade de e-mails de trabalho vitais se perderem na combinação assim que você iniciar seu negócio.

Em vez disso, você deve selecionar um serviço de e-mail comercial que atenda às necessidades mais elementares da sua empresa. Isso consiste em segurança online, gerenciamento de contatos, armazenamento extra, gerenciamento de calendário e outros recursos úteis. Por exemplo, o Yahoo Small Business fornece um nome de domínio gratuito quando você assina um endereço de e-mail profissional.

9. Utilizando Resposta vs. Recurso "Responder a todos"

Um dos erros mais comuns no e-mail é clicar em “responder” ou “responder a todos” de forma inadequada.

Suponha que você seja adicionado a um e-mail de toda a empresa contemplando alterações na política de férias. Você deseja questionar seu chefe se ainda está tudo bem em realizar um fim de semana de 4 dias em abril, mas inadvertidamente clique em “responder a todos” em vez de reagir em particular a ele. Agora todos no escritório estão a par de uma conversa privada entre você e seu gerente. É estranho, e para não dizer que é uma má etiqueta de e-mail.

Por regra, você deve apenas clicar em “responder a todos” quando sua reação for digna de todos na cadeia. Se sua reação for apenas relevante para algumas pessoas ou algo tão fácil quanto um “ok, parece bom”, fique com “resposta”.

10. Incluindo uma assinatura

É essencial adicionar uma assinatura aos seus e-mails. Isso oferece informações de contato importantes para clientes e parceiros externos à sua empresa. Isso permitirá que sua rede chegue até você convenientemente se algo acontecer. Uma assinatura de e-mail deve conter seu nome, número de telefone profissional, cargo e endereço comercial. Algumas pessoas desejam adicionar uma foto sua ou um logotipo de uma empresa em suas assinaturas. Isso é excelente, mas certifique-se de que sua assinatura não tenha mais de 4 linhas de texto. Uma assinatura inflada pode desviar as pessoas de ler o verdadeiro conteúdo do seu e-mail.

Com base em sua posição e marca, pode ser útil adicionar links de suas mídias sociais (como Twitter ou LinkedIn) em sua assinatura.

11. Faça um fechamento simples

Há muitas maneiras de assinar seus e-mails. Algumas das assinaturas mais comuns incluem cumprimentos, sinceridade e votos de felicidades. Poucas pessoas podem gostar de experimentar seu fechamento com base no humor do e-mail, e outras se atêm a um único fechamento em todas as comunicações.

Um simples “obrigado” será suficiente, conforme Money. “Obrigado” não parece ser rígido ou enjoativo. É relevante para praticamente todos os tipos de troca – você pode utilizá-lo para preencher uma nota para qualquer pessoa, independentemente de seu nível na cadeia de departamento, comando ou função em sua empresa.”

Melhorado ainda, “Obrigado” recebeu uma taxa de resposta de 62% contra 46% para fechamentos não gratos.

Conclusão sobre como gerenciar seus e-mails comerciais

Utilizando essas sugestões e práticas recomendadas para gerenciar as práticas de Gerenciamento de e-mails comerciais , você poderá rotear as comunicações pelo canal adequado, comunicando-se com mais rapidez e eficácia e diminuindo o tráfego de e-mail. Envie e receba e-mails mais rápidos de ler, com objetivos claros, aumentando a possibilidade de que os destinatários reajam da maneira preferida. controle seu e-mail, calendário e atividades com mais eficiência, garantindo que você esteja trabalhando nas tarefas corretas na hora certa, aumentando sua produtividade e garantindo que nada escape das rachaduras em sua caixa de entrada ocupada.