As 10 melhores ferramentas tecnológicas para se tornar um trabalhador produtivo

Vivemos numa época em que tudo se move rapidamente. Com tantas tarefas e compromissos disponíveis, muitas vezes torna-se extremamente difícil acompanhar todas as reuniões e prazos. Como resultado, a maioria dos trabalhadores fica rapidamente sobrecarregada, pensando que nunca há tempo suficiente.

Mas neste mundo acelerado, não há lugar para desculpas. Desde que as tecnologias de IA entraram no mercado, muitas organizações começaram a se concentrar em como realizar mais trabalho com um número mínimo de funcionários. Portanto, deixar de perder prazos repetidamente por algumas vezes pode encerrar seriamente sua carreira.

Você pode ver muitos funcionários medíocres e de baixa produtividade sendo demitidos. No entanto, agora existem muitas ferramentas tecnológicas que podem ajudá-lo notavelmente a se manter produtivo ao longo do tempo e a realizar o seu melhor esforço. Neste artigo, apresentaremos algumas das melhores ferramentas tecnológicas para se tornar um trabalhador produtivo.

Vamos começar!

Recursos obrigatórios de uma ferramenta tecnológica para torná-lo produtivo

Ao selecionar uma ferramenta, há vários recursos principais que você deve considerar cuidadosamente para verificar se estão disponíveis. Caso contrário, será apenas uma perda de tempo e dinheiro. Abaixo listamos os recursos obrigatórios que você deve verificar nas ferramentas selecionadas.

Painel de visão geral

Um painel de visão geral é onde todas as informações relevantes podem ser vistas. Ele exibe um instantâneo de todas as suas tarefas, prazos, progresso da equipe e indicadores-chave de desempenho (KPI) em um só lugar. Se você estiver envolvido em vários projetos, o painel de visão geral pode ajudar a verificar rapidamente todos os seus status.

Rastreador de tempo

Um rastreador de tempo permite que você veja quanto tempo está gastando em vários projetos, tarefas ou atribuições nos quais está envolvido. Isso permite que você mantenha o foco, pare de perder tempo e conclua os projetos atribuídos no devido tempo.

Leia também: Mais de 15 estratégias e técnicas eficazes de gerenciamento de tempo

Gráfico de Gantt

Um gráfico de Gantt é um diagrama do ciclo de vida de um projeto. Ele divide as tarefas e tarefas dependentes, incluindo prazos para cada uma. É extremamente útil para grandes projetos. Porque você pode visualizar facilmente todo o fluxo do projeto, identificar gargalos e corrigi-los com antecedência.

Quadro Kanban

O Quadro Kanban tem relevância para o Gráfico de Gantt. Possui um painel visual que categoriza as tarefas em colunas (A fazer, Em andamento e Concluído). Como resultado, você pode verificar instantaneamente quais subtarefas já foram concluídas, quais estão em andamento e quais devem ser concluídas em breve.

Calendário de tarefas

Este recurso pode ajudá-lo a planejar e programar suas tarefas de acordo com prazos, prioridades e disponibilidade. Uma vez planejado e organizado, você evita o pânico do estresse de última hora.

Gerenciar membros da equipe

Se você é um líder ou gerente de equipe, um de seus KPIs deve ser o quão bem você consegue gerenciar seus subordinados. Portanto, a ferramenta tecnológica deve ter a capacidade de adicionar novos membros para que você possa acompanhar seus status e progresso do trabalho.

Compartilhe e salve arquivos e documentos

Ao gerenciar uma equipe, muitas vezes você pode querer compartilhar recursos valiosos com os membros da equipe. Você certamente procurará um canal seguro para fazer isso. Como resultado, procure uma ferramenta de produtividade que permita fazer upload, compartilhar e salvar arquivos e documentos.

Relatórios avançados com insights

Relatórios avançados com insights geralmente são exibidos estatisticamente usando gráficos de fácil compreensão, gráficos de pizza, gráficos de barras, etc., para que você possa tomar decisões baseadas em dados rapidamente.

Acompanhamento de marcos

Na verdade, você não pode comer um elefante inteiro de uma vez, mas pedaço por pedaço. Da mesma forma, grandes projetos muitas vezes parecem esmagadores. É por isso que surge a ideia de marcos. Ele permite que você divida projetos enormes em tarefas menores e mais gerenciáveis, atribuídas ao longo do tempo.

Integração com ferramentas úteis

Para simplificar e automatizar tarefas, sua ferramenta de produtividade deve ter integração com ferramentas populares. Algumas dessas ferramentas podem ser Slack, email, biblioteca de CRM, sistema de comunicação, mídia social, etc.

Melhores ferramentas tecnológicas para se tornar um trabalhador produtivo

É realmente desafiador obter todos os recursos mencionados acima em uma única ferramenta. Além disso, espera-se que uma ferramenta onde você obtenha todos esses recursos também custe muito. No entanto, na parte seguinte desta seção, apresentaremos as melhores ferramentas tecnológicas para se tornar um trabalhador produtivo, listando seus principais recursos para que você possa escolher a mais adequada para você.

1. Gerente de Projeto WP

WP Project Manager é uma importante ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em WordPress. Você obterá a maioria dos recursos acima e muitos outros nesta ferramenta. Você precisa instalá-lo no WordPress para começar a usar o plugin. Ele permite criar tarefas, atribuí-las aos membros da equipe, definir prazos e acompanhar o progresso.

Com sua interface amigável, você pode gerenciar essas tarefas de forma organizada, compartilhar arquivos e ativar o controle de tempo. Você pode até dividir as tarefas em partes menores e distribuí-las aos membros da equipe, estabelecendo prazos. WP Project Manager é uma ferramenta ideal tanto para indivíduos quanto para equipes.

Principais recursos do WP Project Manager:

• Crie e adicione tarefas, projetos e equipes ilimitadas
• Acompanhe o tempo por meio de login, parada, pausa e entrada personalizada
• Gráfico de Gantt e quadro Kanban
• Calendário de tarefas interativo
• Gerencie as funções dos membros da equipe
• Defina padrões e parâmetros para tarefas recorrentes
• Permite ver os arquivos do projeto em um só lugar
• Painel pessoal para todos os usuários
• Gestão de prioridades
• Na discussão do projeto
• Relatórios avançados com insights
• Acompanhamento de marcos
• Compatível com front-end
• Integração com WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github e muito mais

O plugin tem muito mais recursos e funcionalidades. Possui uma versão gratuita e premium. Verifique-os clicando nos botões anexados abaixo.

2. Folga

Slack é um aplicativo popular de mensagens e colaboração para equipes. É uma ferramenta centralizada de mensagens e compartilhamento de arquivos que permite a colaboração em tempo real. Devido à sua interface amigável e estrutura organizada, até mesmo os iniciantes podem se comunicar e colaborar com eficiência usando esta ferramenta.

Um dos maiores recursos do Slack é que ele simplifica muito seus fluxos de trabalho por meio de canais, mensagens diretas e integrações com outras ferramentas. Os canais permitem dividir as conversas em projetos, departamentos ou tópicos para que ninguém se perca e possa obter todas as informações necessárias.

Além disso, o Slack possui integrações com Google Drive, Trello e Zoom. Como resultado, você pode compartilhar arquivos, participar de reuniões e gerenciar tarefas sem precisar alternar entre plataformas diferentes.

Principais recursos do Slack:

• Crie canais para comunicação organizada e baseada em projetos
• Envie mensagens em conversões privadas
• Compartilhe arquivos e documentos
• Integração com inúmeras ferramentas úteis
• Faça chamadas de vídeo e voz
• Defina preferências de notificação personalizáveis
• Mostrar atualizações de status de reações de emoji
• Suporta aplicativos móveis e desktop
• Histórico de mensagens fácil de pesquisar
• Crie tópicos de mensagens para comunicação organizada

3. Clique para cima

ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos bem conhecida e rica em recursos que pode ajudá-lo a organizar fluxos de trabalho e acompanhar o projeto. Ele vem com muitos recursos úteis para gerenciamento de tarefas, como listas de tarefas personalizáveis, quadros de projetos, cronogramas e muito mais.

Com eles, você pode monitorar facilmente o andamento, priorizar tarefas importantes e atribuí-las a diferentes trabalhos em um único lugar. Como resultado, você não precisa depender de várias ferramentas. Também possui integração com outros aplicativos populares como Slack, Google Drive, Zoom e muitos outros.

ClickUp é ideal para equipes pequenas devido à sua flexibilidade. O controle do tempo, o estabelecimento de metas e os relatórios de progresso tornam ainda mais fácil para as equipes manterem-se dentro do cronograma e na linha.

Principais recursos do ClickUp:

• Listas de tarefas e quadros de projetos personalizáveis
• Exibir tarefas em uma lista, quadro, Gantt ou calendário
• Defina prioridades por dependências de tarefas e marcos
• Compartilhe arquivos e documentos
• Permite colaboração e comentários em tempo real
• Habilite a automação para tarefas repetitivas
• Vem com ferramentas de relatórios e análises
• Possui aplicativos móveis e desktop
• Fácil de configurar notificações e lembretes
• Projete fluxos de trabalho e status personalizáveis
• Integração com muitas ferramentas populares e úteis

4. Equipes Microsoft

O Microsoft Teams é uma ferramenta completa de comunicação e colaboração para equipes. Ele permite que você converse, participe de videoconferências e compartilhe arquivos entre os membros da equipe. Como resultado, você agenda chamadas, reuniões e tarefas em um único lugar, sem precisar acessar várias ferramentas/plataformas.

Assim, economiza tempo na coleta de informações e melhor planejamento com calendários e listas de tarefas. Além de integrações com diversas ferramentas, controle de projetos e chat em tempo real, você consegue mais em menos tempo.

Principais recursos do Microsoft Teams:

• Bate-papo e mensagens diretas
• Fácil de gerenciar equipes e organizar canais
• Compartilhe arquivos e documentos em tempo real
• Permite compartilhar telas durante reuniões
• Configurar notificações personalizáveis
• Integração com muitas ferramentas de terceiros
• Adicione fundos virtuais para videochamadas
• Suporte móvel e desktop
• Segurança e conformidade
• Organize tarefas com listas de tarefas

5. Alternar faixa

Toggl Track é um aplicativo dedicado de controle de tempo. Com isso, você pode acompanhar quanto tempo você e os membros de sua equipe gastam durante a jornada de trabalho. Ele vem com uma interface fácil de usar onde você pode verificar o status atual dos seus projetos em execução em tempo real.

Você pode categorizar as planilhas de horas por projetos e tarefas. Portanto, quer você trabalhe em um projeto de cliente, interno ou pessoal, o aplicativo garante que você utilize cada minuto. Seus relatórios e análises abrangentes permitem que você visualize instantaneamente se algum projeto ou parte de um projeto está consumindo tempo adicional desnecessariamente.

Assim, você pode descobrir ineficiências para se desenvolver ou orientar os membros da equipe para serem produtivos. Além disso, você também pode verificar quais de seus funcionários são comparativamente mais produtivos.

Principais recursos do Toggl Track:

• Controle de tempo fácil de usar com temporizadores de início/parada
• Inclui rastreamento e monitoramento em tempo real
• Tags personalizáveis ​​para controle de tempo
• Fornece resumos de tempo diários e semanais
• Painel para visões gerais e análises
• Fácil de gerenciar vários espaços de trabalho
• Permite exportar relatórios em diversos formatos (CSV, PDF)
• Acompanhamento de horas faturáveis
• Suporte para desktops e dispositivos móveis

6. Google Agenda

O Google Agenda é um calendário gratuito, mas popular, amplamente utilizado para gerenciar adequadamente a programação de suas atividades. Com isso, você pode mostrar visualmente suas programações diárias, semanais e mensais e compartilhá-las com os membros da equipe. Permite que sua equipe se prepare antes do início de qualquer evento crítico.

A melhor coisa do Google Agenda é que você pode enviar lembretes e alertas para datas futuras. Evita que os trabalhadores percam prazos ou compromissos. O Google Agenda possui integração com inúmeras ferramentas e aplicativos existentes.

Por ser totalmente gratuito, você deve usar o Google Agenda no seu dia a dia profissional para ter mais foco e organização.

Principais recursos do Google Agenda:

• Mostrar eventos por visualizações diárias, semanais e mensais
• Diferencie eventos por codificação de cores
• Defina notificações e lembretes personalizáveis
• Compartilhe calendários com membros da equipe
• Defina fusos horários para equipes globais
• Integrações com inúmeras ferramentas e aplicativos
• Suporte para desktop e celular
• Permite pesquisar o histórico de eventos

7. Google Workspace

O Google Workspace (anteriormente conhecido como G Suite) é um conjunto de soluções de produtividade em nuvem para simplificar tarefas e colaborar. Inclui muitos aplicativos populares, como Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides e Google Meet. Espero que você já esteja familiarizado com muitos deles.

Uma das maiores habilidades do Google Workspace é simplificar o processo para os membros da equipe compartilharem e abrirem documentos, planilhas e apresentações em tempo real. A integração com Google Meet e Google Chat permite que os membros da equipe iniciem videoconferências sempre que surgir alguma emergência.

Como é baseado na nuvem, os trabalhadores podem ingressar em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Assim, mesmo que você esteja em um tour, você pode conferir os documentos da sua equipe se tiver pelo menos um smartphone e conexão com a internet.

Principais recursos do Google Workspace:

• Suporte do Gmail para comunicação profissional por e-mail
• Fácil de compartilhar e armazenar arquivos no Google Drive
• O Google Docs permite documentação rápida
• Planilha Google para manutenção de cálculo financeiro
• Integra o Google Agenda para agendamento de eventos
• Suporte de domínio personalizado para e-mail comercial
• Integra inúmeras ferramentas de terceiros
• Suporte para dispositivos móveis e desktops
• Opção de pesquisa avançada em todas as ferramentas

8. Zoom

Zoom é uma ferramenta de videoconferência bem conhecida que se tornou uma alternativa poderosa para trabalho remoto e colaboração virtual. Permite que os funcionários interajam com chamadas de vídeo e áudio de boa qualidade, que também podem ser utilizadas para reuniões, webinars e treinamentos a qualquer momento.

O Zoom é simples de usar e acessível em vários dispositivos. Ele permite que você compartilhe a tela durante a conferência ao vivo em tempo real, apresente seus arquivos e documentação PPT e junte-se a várias pessoas para iniciar reuniões. Portanto, a distância física não é mais um problema.

Hoje, você encontrará o aplicativo Zoom tanto no celular quanto no desktop. Assim, mesmo se você estiver em um tour, poderá ingressar instantaneamente em qualquer reunião urgente se tiver apenas uma conexão com a Internet.

Principais recursos do Zoom:

• Execute conferências de áudio e vídeo de alta qualidade
• Defina um plano de fundo virtual durante a reunião
• Grave reunião no armazenamento em nuvem
• Hospede webinars para grandes públicos
• Integre calendário para agendamento de reuniões
• Integração com muitas ferramentas de terceiros
• Recurso de sala de espera
• Permite compartilhar arquivos durante reuniões
• Deixe os participantes levantarem as mãos durante a reunião
• Inclui suporte para vários dispositivos

9. Gramaticalmente

Escrever é uma parte essencial de quase todos os trabalhos hoje. Sem um forte domínio sobre o aspecto gramatical e a formação de frases, é impossível para qualquer pessoa evitar erros gramaticais, mesmo que seja muito cuidadoso. Grammarly poderia ser um salvador viável neste caso.

Grammarly é o seu assistente de redação preferido. Pode ajudá-lo notavelmente a agilizar a comunicação e criar uma escrita sem erros. Ele verifica instantaneamente a gramática, a ortografia e a pontuação para ajudá-lo a selecionar uma escrita sem erros. Assim, pode evitar que você cometa qualquer erro.

Ele pode melhorar sua eficiência automatizando a edição e retificando erros escritos. É fácil integrar várias plataformas, incluindo navegadores, clientes de e-mail e processadores de texto.

Principais recursos do Grammarly:

• Detecta o tom e escreve de acordo com os contextos
• Verifique a autenticidade do plágio
• Sugestões para mais clareza e concisão
• Compatível com diversas plataformas
• Fornece feedback em tempo real durante a digitação
• Pode revisar suas vendas e cópias promocionais
• Corrige seus erros de pontuação
• Sugere sinônimos

10. Bate-papoGPT

Atualmente vivemos em um mundo altamente influenciado pela Inteligência Artificial (IA), que aumenta incessantemente. Portanto, é completamente impossível para qualquer um de nós avançar e competir com outros, a menos que adotemos a IA nas nossas vidas diárias. Mas a ferramenta que trouxe a IA para todas as pessoas comuns e a tornou incrivelmente adaptável a todos é o ChatGPT.

ChatGPT pode escrever e-mails, relatórios, ideias e até mesmo soluções de problemas complexos para você, economizando um tempo precioso. Isto é especialmente útil para fins de pesquisa, para encurtar textos longos, desconstruir tópicos difíceis e automatizar tarefas repetitivas. Seu maior ponto de venda é a flexibilidade.

Você pode usá-lo para gerar ideias, criar rascunhos ou até mesmo revisar um documento. Se ainda não está familiarizado com IA, comece sua jornada com ChatGPT.

Principais recursos do ChatGPT:

• Fornece respostas às suas perguntas usando processamento de linguagem natural
• Pode ajudar na escrita, geração de imagens, suporte personalizado, tradução e muito mais
• Fácil de escrever códigos e detectar erros em seus trechos de código
• Ajuda no brainstorming e geração de ideias
• Resuma textos e artigos longos
• Simplifica tópicos difíceis

Fechando: qual você deve escolher

Conforme mencionado anteriormente, é muito difícil encontrar todos os recursos e funcionalidades necessários disponíveis em uma única ferramenta. É por isso que a maioria das pessoas, equipes e escritórios dependem de múltiplas ferramentas. Além disso, as tarefas e finalidades (persona, equipe, escritório, etc.) para as quais você procura uma ferramenta também podem ser levadas em consideração.

Então, fica aqui a nossa sugestão, que pode agilizar seu processo de raciocínio na seleção da melhor ferramenta de produtividade.

• Explore todas as ferramentas gratuitas disponíveis no seu projeto pessoal e de equipe adequado
• Use o WP Project Manager se você adora executar um aplicativo de projeto baseado na web
• Considere o WP Project Manager se a maioria dos seus projetos estiver no WordPress
• Use o Slack para comunicação em tempo real e integre o Google Meeting a ele
• Integre o Google Agenda às suas ferramentas para programação de eventos
• Use o Zoom se quiser hospedar webinars, permitindo que muitas pessoas participem

Espero que essas recomendações possam ajudá-lo a selecionar as ferramentas e decidir quais são as adequadas para seus projetos. Se você tiver alguma dúvida ou opinião, mencione-a na caixa de comentários abaixo.