Benefícios do software de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade da equipe

A crença de que rastrear o tempo nos tornará mais lentos em vez de torná-lo mais rápido não passa de uma falácia. No mundo real, o rastreamento de tempo permite medir seu ritmo de trabalho, ajustar-se aos prazos e constantemente desafiar a si mesmo para superar seu desempenho de trabalho anterior. Nesta era digital, o rastreamento de tempo adequado requer software hoje em dia. E há vários benefícios notáveis ​​de software de gerenciamento de tempo que discutiremos no post de hoje.

Do início ao fim de um projeto, você encontrará alguns cenários comuns como “Quantas horas precisamos para concluir este projeto?”, “Qual funcionário pode fazê-lo mais rápido?”, “Quem é o mais qualificado para delegar uma tarefa?”, “Como melhorar minhas cotações e estimativas?” e muitos mais.

Então, segure firme para descobrir como os benefícios do software de gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a fazer as coisas e aproveitar ao máximo seu tempo. Além disso, aprenda a priorizar tarefas, gerenciar seus projetos e aumentar sua produtividade com um processo adequado de gerenciamento de tempo.

Importância da Gestão do Tempo em Projetos para Negócios

Em muitas empresas, muitas vezes vemos os projetos não serem concluídos no prazo. Isso é puramente porque eles não têm um processo de gerenciamento de tempo adequado. Mais essencialmente, eles nem percebem a importância da gestão do tempo nos negócios. Então, aqui estão os fatores que tornam a gestão do tempo tão importante.

A Gestão do Tempo permite-lhe:

• Aprenda a gerenciar seu tempo e recursos com mais eficiência para aumentar a produtividade e fazer mais trabalho.
• Conclua projetos no prazo e dentro do orçamento
• Visualize e controle o status do projeto
• Prever cronogramas e recursos futuros do projeto
• Gerentes de projeto para ter um controle próximo do tempo e das despesas
• Gerencie seu tempo enquanto trabalha em projetos para que você trabalhe com mais eficiência

Quais são os principais benefícios de um software de gerenciamento de tempo ou rastreador?

Como estamos gerenciando nossos negócios com uma solução de rastreador de tempo, descobrimos que os seguintes fatores, obtidos de nossa experiência, são úteis.

Pressionar os funcionários para cumprir os prazos urgentes

Se seus funcionários estiverem usando um software de gerenciamento de tempo, eles poderão ver o status de suas tarefas no painel do software ou nas listas de tarefas. Isto irá impulsioná-los a apresentar a sua tarefa delegada no devido tempo.

Ajudando seus companheiros de equipe a pular para as tarefas de prioridade mais alta

É um fenômeno bastante comum que, depois de terminar uma determinada tarefa, seus funcionários não consigam descobrir em qual tarefa devem se concentrar ou começar. É exatamente aqui que uma ferramenta de rastreamento de tempo vem em socorro. Com isso, eles podem não apenas ver as próximas tarefas, mas também ver o nível de prioridade (baixo, médio e alto) de uma tarefa. Assim, um funcionário pode avaliar seu tempo para suas tarefas atribuídas e pode pular para a próxima tarefa que requer uma prioridade mais alta.

Aprimorando Cotações e Orçamentos para um Bom Relacionamento com os Clientes

O acompanhamento do tempo em cada parte do seu projeto permitirá que você gere relatórios sobre diferentes tipos de tarefas realizadas. Com base neste relatório, você pode facilmente fazer suas suposições e, assim, estimar o tempo para concluir um projeto, fornecendo cotações aprimoradas aos seus clientes.

Medindo as horas faturáveis ​​com precisão

Se sua equipe está demorando desnecessariamente para concluir um determinado projeto ou uma série de tarefas, a cobrança de seus clientes em relação a esse tempo não gerará bons resultados. Seu cliente pode perder a confiança em você, pois pode pensar que você está cobrando mais do que merece. Portanto, você precisa identificar e reduzir as horas não faturáveis.

A boa notícia é que, se você continuar medindo suas tarefas corretamente, poderá faturar seu cliente de acordo com a quantidade líquida de tempo e trabalho realizado por toda a sua equipe.

Evitando o “deslizamento de requisitos”

A falta de boa definição, boa documentação e controle pode levar você ao problema de fluência de recursos que pode crescer gradualmente ao longo do tempo. Além disso, a fluência do escopo funciona como uma lista de pendências do seu projeto.

De acordo com a pesquisa Pulse of the Profession de 2018 do PMI, 52% dos projetos tiveram problemas de fluência de escopo.

Como você estará rastreando o tempo para cada uma das tarefas, será mais fácil para o seu cliente entender o fato de não levantar nenhum requisito de fluência.

Pagando a freelancers ou contratados pelo que eles realmente merecem

Com uma solução de rastreador de tempo, você pode acompanhar a quantidade total de tempo de trabalho de seus contratados ou freelancers. Isso garante que você os esteja pagando pelo que eles realmente merecem ou pelo que eles realmente fizeram. Isso pode ser implementado da mesma forma que sua equipe preenche as planilhas de horas no mesmo sistema de rastreamento de tempo.

Monitorando o Status de Todas as Tarefas de Uma Vez

Quando você está gerenciando diferentes projetos ao mesmo tempo, fica muito difícil saber o status de uma tarefa sob demanda. Você sentirá que as tarefas estão chegando e gradualmente saindo do seu caminho.

No entanto, com as opções de pesquisa avançada, você só precisará colocar o nome de uma determinada tarefa ou o nome do usuário associado à tarefa na barra de pesquisa e pressionar o botão Enter para resgatar uma tarefa perdida do seu jeito. Além disso, uma ferramenta de rastreamento de tempo com um painel dedicado ajudará você a ter uma visão geral de todas as tarefas de todos os projetos.

Melhorando os cronogramas do projeto para um prazo mais realista

Não importa o quão habilidoso e experiente você seja para estimar corretamente os cronogramas do seu projeto, sempre haverá incerteza para concluir um trabalho dentro de um prazo especificado. Se você não enviar seus projetos dentro do período de tempo especificado, seu cliente o considerará 'não profissional'.

Por outro lado, se você tiver dados suficientes sobre projetos ou tarefas concluídos anteriormente, poderá determinar o tempo esperado para concluir um projeto e, assim, definir os cronogramas do projeto para um prazo mais realista se torna mais fácil para você.

Obtendo a oportunidade de comparar projetos e melhorar a eficiência

Com o histórico de dados anteriores de projetos realizados anteriormente, você pode comparar seus projetos atualmente concluídos para medir se está levando o mesmo tempo ou menos. Isso certamente abrirá o caminho para se desafiar junto com toda a sua equipe a fazer a mesma tarefa em menos tempo.

Evitando problemas de sobrecarga

Ao receber tarefas atribuídas, um bom número de pessoas as aceita com bons corações – é porque essas pessoas adoram ajudar os outros. Mas com o passar do tempo, essas tarefas são alinhadas na frente deles e fica muito difícil completá-las por completo. Ao rastrear o tempo corretamente, você pode perceber quem está demorando mais para executar as tarefas e pode identificar se eles estão sobrecarregados com a sobrecarga de tarefas.

Recompensando colegas de equipe eficientes

Se você está rastreando o tempo exato, levado por um determinado colega de equipe, para concluir uma determinada série de tarefas e se observa que ele atingiu seus objetivos e executou um trabalho extra, é hora de recompensar essa pessoa. Esse incentivo o estimulará a fazer melhor no futuro.

Transforme sua saída de trabalho ao máximo com o melhor software de gerenciamento de tempo

Espero que você tenha anotado esses incríveis benefícios do software de gerenciamento de tempo. Esperamos que esses benefícios certamente influenciem você a obter um software eficaz de gerenciamento de tempo ou rastreamento de sua equipe, pois, para alguns setores, é obrigatório medir as horas de trabalho de seus funcionários para fins de relatório e conformidade. E olhando para os benefícios, evidentemente, usar um software de gerenciamento de tempo lhe dará um salto quântico sobre seus concorrentes.

Além disso, uma ferramenta de rastreamento de tempo online o libertará em todo o universo, pois você pode acessar seu painel a qualquer momento com apenas a conectividade com a Internet de qualquer tipo de dispositivo. É por isso que você precisa de um software de controle ou gerenciamento de tempo confiável e poderoso que possa aumentar a eficácia dos esforços de suas equipes.

Uma dessas ferramentas robustas é o WP Project Manager , que não apenas ajuda você a gerenciar suas tarefas e as de sua equipe com eficiência, mas também acompanha o tempo de todos os projetos para garantir que você ou sua equipe não ultrapassem o prazo. Portanto, se você está com dificuldades para gerenciar ou acompanhar o tempo do seu projeto ou de qualquer membro específico da equipe, essa ferramenta certamente pode fazer a diferença no gerenciamento do tempo das tarefas.

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