Uma lista de verificação eficaz para comprar software de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos é obrigatório se você já dirige uma empresa. Ele o ajudará no gerenciamento de um projeto em todas as etapas, desde a distribuição de tarefas até o estabelecimento de prazos.

Para iniciar e terminar seu projeto de forma mais rápida e organizada, não há alternativa a não ser contar com um software de gerenciamento de projetos.

Esteja você pretendendo comprar um software de gerenciamento de projetos ou atualizando um existente, você precisa de uma lista de verificação antes de tomar a decisão final. Como você sabe, uma lista de verificação é crucial, independentemente do tipo de gerente de projeto escolhido.

Quando estiver pronto com os requisitos de software de gerenciamento de projetos para compra, você não perderá nenhum recurso após comprá-lo.

Então, vamos dar uma olhada neste checklist que preparamos para você.

Por que você deve usar um software de gerenciamento de projetos

Antes de entrar na lista de verificação de requisitos de software de gerenciamento de projetos, deixe-me informar como o software de gerenciamento de projetos o ajudará de várias maneiras. Aqui, alguns dos pontos-chave são descritos para uma melhor compreensão.

Fácil colaboração em equipe: Ao gerenciar um grande projeto, é importante desenvolver a comunicação com todos os associados ao projeto para um melhor resultado. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda na colaboração multifuncional para simplificar o trabalho da equipe. Você pode se comunicar com as pessoas certas no projeto certo usando esta ferramenta.

Distribuição de tarefas: Depois de instalar este software, você poderá distribuir facilmente todas as tarefas entre cada membro da equipe. Você pode atribuir a cada membro uma tarefa específica. Se alguém não tiver certeza sobre suas funções, pode verificar na lista de tarefas o que precisa ser feito e quando fazer. Também permite indicar quais etapas são sequenciais e quais tarefas dependem umas das outras.

Planejamento Adequado: Sem um planejamento adequado, nada pode ser alcançado. Como você sabe, o processo de planejamento do projeto leva muito tempo para mapear todas as etapas importantes. O software de gerenciamento de projetos oferece a capacidade de estabelecer facilmente uma hierarquia de tarefas para uma conclusão eficaz e eficiente.

Acompanhamento de projetos: Outro grande motivo para confiar em ferramentas de gerenciamento de projetos é sua capacidade de rastreamento de projetos. Acompanhar o andamento de um projeto tem grande valor. Ele permite coletar dados sobre os membros da equipe para conhecer seu ritmo de trabalho. Usando esses dados, um líder de equipe poderá fazer uma estimativa de tempo mais precisa posteriormente. Isso cria melhor desempenho e resultados mais rápidos.

Compartilhamento de documentos: um software de gerenciamento de projetos cria uma plataforma de armazenamento centralizada onde os membros da equipe podem acessar todos os arquivos e documentos necessários. Dessa forma, você pode diminuir a dependência um do outro. Todos podem concluir suas tarefas sem precisar embaralhar milhares de e-mails para obter as informações necessárias.

Leia também 11 melhores maneiras de aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos com um gerenciador de tarefas automatizado.

Prepare uma lista de verificação de requisitos de software de gerenciamento de projetos antes de comprar uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Acho que cada um de nós já passou pela experiência de voltar para casa sem comprar algo que deveríamos comprar, só porque não fizemos uma lista. Não repita o mesmo erro ao comprar software de gerenciamento de projetos para sua empresa.

Quando você está determinado a comprar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você precisa ter uma lista de verificação. Sua lista de verificação deve conter os tópicos mencionados abaixo.

• Fácil de usar
• Capacidade de planejamento de projetos
• Capacidade de rastreamento de tempo
• Capacidade de gerenciamento de tarefas
• Potencialidade de economia de tempo
• Preços

Vamos ver esses requisitos do sistema de gerenciamento de projetos em detalhes-

Fácil de usar

A facilidade de uso deve ser sua prioridade. Certifique-se de que qualquer software em que você investe seja fácil de usar. Algumas ferramentas renomadas são muito complicadas de usar e os usuários exigem vários dias de treinamento. Você deve evitar essas ferramentas porque não treinará cada membro da equipe separadamente.

O melhor produto para você será aquele que você achar fácil de usar e que se adapte perfeitamente à sua equipe. Sem problemas; muitas ferramentas oferecem testes gratuitos, então você terá a chance de ver como funciona antes de tomar a decisão final de compra.

Capacidade de planejamento de projetos

A principal função de um software de gerenciamento de projetos é permitir que seus usuários criem planos de projeto com eficiência. Quando você é um gerente de projeto produtivo, precisa iniciar o projeto criando planos do zero. Escolha uma ferramenta que lhe permitirá realizar algumas tarefas específicas, como,

• Data de início do projeto
• Prazo final
• Tempo estimado para conclusão do projeto
• Pessoas envolvidas no projeto
• Etiquetas especiais
• Prioridade

Depois de planejar essas coisas com sucesso, você concluirá seu projeto no tempo mais rápido possível, sem perder nenhum prazo.

Capacidade de rastreamento de tempo

Como gerente de projeto, você precisa conhecer o estado atual de cada projeto em execução. Os recursos de controle de tempo ou progresso de um software de gerenciamento de projetos podem realmente ajudá-lo nessa situação. O recurso de controle de tempo ajuda os gerentes de projeto a rastrear o trabalho contratado, as horas dos funcionários e o tempo faturável gasto em projetos.

Com soluções de relatórios de projetos em tempo real, você poderá extrair dados de diferentes áreas do software de gerenciamento de projetos. Então, você pode usá-lo instantaneamente para gerar relatórios sobre o status atual do projeto. Ele permite que você fique de olho no progresso do trabalho dos membros da sua equipe.

Capacidade de gerenciamento de tarefas

A melhor estratégia para concluir uma tarefa é dividi-la em várias subtarefas. Impulsiona psicologicamente os membros da equipe para atingir a meta e, ao mesmo tempo, minimiza a pressão final. O software escolhido deve permitir isso;

• Definir dependências em uma tarefa
• Crie e gerencie subtarefas de tarefas maiores
• Defina uma tarefa para ser repetida ou recorrente em uma hora ou data especificada
• Atribuir mais de um usuário a uma tarefa
• Importe uma lista de tarefas de um arquivo externo

Potencialidade de economia de tempo

Escolha um software de gerenciamento de projetos que possa economizar seu tempo em grande escala. Uma coisa que toda pessoa odeia é repetir a mesma tarefa indefinidamente. Essa repetição causará problemas para cumprir o prazo. Porém, algumas tarefas precisam de repetição, como a criação de uma tarefa no início de cada mês ou de cada semana.

Nessa situação, recursos como tarefas recorrentes de um software de gerenciamento de projetos podem ajudá-lo. Este recurso criará a tarefa no início de cada mês sem que você se lembre de fazê-la. Nem todo software de gerenciamento de projetos possui esse recurso. Portanto, escolha com sabedoria.

Preços

O preço é um grande “fator X” quando você compra qualquer coisa. Naturalmente, toda startup ou empresa de pequeno porte deseja economizar dinheiro em seu software, pois administra seus negócios com um orçamento apertado. Geralmente, ferramentas com mais recursos custam mais dinheiro. Porém, não há garantia de que cada um desses recursos seja apropriado para o seu negócio.

Portanto, opte por um software de gerenciamento de projetos que atenda a todos os seus requisitos. Mas primeiro, deixe claro quanto dinheiro você está disposto a gastar na compra da ferramenta necessária.

Melhor software de gerenciamento de projetos em 2024

Ninguém quer se comprometer para garantir o melhor produto ou serviço para o seu negócio. Então por que você faz isso?

Escolher o caminho certo às vezes é difícil. Mas, quando você tiver certeza do que está procurando, poderá encontrar facilmente a melhor solução.

Porém, neste parágrafo, aprenderemos sobre alguns dos melhores softwares de gerenciamento de projetos da era recente. Todos esses itens são cuidadosamente escolhidos para ajudá-lo-

• Gerente de Projetos WP
• Trello
• JIRA
• A montante
• Panorama

Portanto, selecione o melhor que atenda à maioria das suas necessidades.

Gerente de Projetos WP

WP Project Manager é um dos melhores softwares de gerenciamento de projetos até agora, com sua funcionalidade extremamente fácil de usar. Ele vem com versões gratuitas e premium. Mais de 10.000 empresas estão usando ativamente a versão gratuita do WP Project Manager. Dá a você a oportunidade de criar projetos, atribuir tarefas aos funcionários, definir marcos e muito mais.

A versão pro do WP Project Manager vem com recursos mais incríveis, como rastreador de tempo, fatura, quadro kanban, gráfico de Gantt e gateway de faixa. Você pode experimentar a demonstração gratuitamente antes de comprá-la. Além disso, ele vem com vários planos de preços. Então, minha sugestão, se você valoriza seu dinheiro, opte pelo WP Project Manager.

Principais recursos do WP Project Manager

• Gráfico de Gantt que o ajudará a conhecer o andamento do projeto
• Quadro Kanban para gerenciamento de tarefas
• Rastreador de tempo avançado para monitorar o tempo
• Sistema de geração automática de relatórios
• 3 tipos de marcos – marco futuro, concluído e tardio
• Gerenciamento automatizado de tarefas recorrentes para evitar redundância
• Loja WooCommerce e BuddyPress integrados
• Personalize a permissão para controlar a capacidade da equipe

Trello

Trello é o software de gerenciamento de projetos mais conhecido até agora. As pessoas adoram chamá-lo de quadro Trello em vez de chamá-lo de gerente de projeto Trello. No Trello, cada projeto é conhecido como quadro. Este quadro está dividido em “Listas” e “Cartões”. Os cartões são arrastáveis. Você pode acompanhar facilmente o andamento do projeto através do Trello.

Ao contrário de outras alternativas do Trello, o Trello é responsivo a dispositivos móveis, para que você possa experimentar uma transição perfeita entre desktop e dispositivos móveis. A versão gratuita do Trello deve merecer uma tentativa.

Principais recursos do Trello

• Opção de personalização para carrinho de tarefas com ação adicional
• Abordagem fácil de arrastar e soltar
• Visualização de calendário
• Opção de comentário com a tarefa
• A tarefa rápida de gerenciamento de lista de verificação
• Lembrete com notificação por e-mail.

JIRA

Jira é outro software popular de gerenciamento de projetos. Ele permite que você crie roteiros de projetos para mapear todos os projetos em andamento. Ele fornece uma interface de arrastar e soltar que permite ao gerente de projeto gerenciar todos os detalhes do projeto. O sistema oferece funcionalidade para criar histórias e problemas de usuários, planejar sprints e distribuir tarefas pela equipe.

O Jira possui uma versão mobile para usuários de Android e iOS, que não está disponível para a maioria das alternativas do Jira. Embora o Jira se concentre principalmente em negócios de nível empresarial, você pode experimentá-lo como uma startup.

Principais recursos do JIRA

• Quadros Scrum personalizados.
• Fornece quadros Kanban para identificar o andamento das tarefas.
• Painel de projeto personalizável.
• Roteiros para planejar o trabalho do projeto.
• Poderoso bug e rastreador de problemas.
• Fluxos de trabalho personalizáveis.
• Filtros de pesquisa personalizados para ver o que é importante.
• Vários relatórios Agile para monitorar o desempenho.

A montante

Upstream é um plugin de gerenciamento de projetos que permite gerenciar facilmente qualquer tipo de projeto, diretamente do seu site WordPress. Seus clientes podem acompanhar o andamento de seus projetos por meio da visualização inicial do projeto.

Embora ainda não tenha ganhado esse nível de popularidade, é muito capaz de ajudá-lo a realizar seu projeto de forma organizada. Você terá flexibilidade para personalizar seus projetos, tarefas, bugs, moscas e marcos. Vale a pena experimentar a versão gratuita do Upstream.

Principais recursos do upstream

• Modelos de front-end personalizáveis
• Lindos calendários e gráficos de Gantt
• Rastreador de marcos para medir o progresso
• Rastreamento de bugs e relatórios de problemas
• Totalmente personalizável
• Amigável ao desenvolvedor
• Tópico de discussão do projeto

Panorama

Panorama é o último, mas não menos importante, item escolhido a dedo em nossa lista de melhores softwares de gerenciamento de projetos. Ele vem com uma funcionalidade fácil de usar e um painel amigável. Até agora, possui mais de 1000 instalações ativas. Adapta-se perfeitamente a qualquer empresa de pequeno porte.

O Panorama permite visualizar o status do projeto instantaneamente para os clientes e membros da equipe. Cada usuário terá seu próprio painel para visualizar seu trabalho em andamento e também é personalizável. Além disso, você receberá uma página exclusiva para cada projeto. Dá a você a opção de manter todas as informações como documentos, marcos, fases e tarefas em um único lugar.

Principais recursos do panorama

• Discussão do projeto e comentário da tarefa
• Notificações por e-mail
• Rastreador avançado de gerenciamento de tarefas
• Calendário de tarefas integrado
• Modelos de projeto disponíveis
• Painel de cliente individual

Faça uma jogada inteligente antes de tomar a decisão final

Agora você sabe a importância de utilizar um software de gerenciamento de projetos e também o checklist para adquiri-lo. Você também conhece algumas das principais ferramentas deste setor. Agora, você deve estar pronto para realizar a ação final.

Espere! Suponha que você tenha preparado sua mente para comprar “X – software de gerenciamento de projetos”. Então, é hora de comparar a sua preferida com outras ferramentas líderes para identificar se você obterá a melhor ou não.

Uma comparação detalhada entre recursos, preços e funcionalidades pode deixar claro o que você obterá se comprar uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Então, faça uma comparação e tenha certeza de que não vai se arrepender depois de comprar seu software de gerenciamento de projetos favorito.

Empacotando

Como proprietário de uma empresa ou gerente de projetos, você não pode negar a importância de ter um software de gerenciamento de projetos para tornar a entrega do projeto mais rápida e fácil. Siga nosso guia e certifique-se de ter preparado uma lista de verificação antes de comprá-lo.

Deixe-nos saber seus comentários sobre nossa lista de verificação. Não se esqueça de nos informar se perdemos algo importante que deveria ser mencionado aqui.