Como criar documentação técnica: exemplos, definição e tipos

Todo produto de engenharia de software precisa de documentação relevante. Na verdade, vários tipos de documentação técnica são desenvolvidos em todo o ciclo de vida de desenvolvimento de software (SDLC).

Por que? Porque esses documentos servem a vários propósitos. Por exemplo, eles descrevem recursos de software, centralizam as informações do produto e permitem o diálogo entre engenheiros e outras partes interessadas.

Isso não é tudo. A documentação técnica também é crucial para os clientes. 91% dos compradores utilizariam a documentação digital se ela fosse acessível e personalizada de acordo com suas necessidades.

Portanto, neste artigo, falaremos sobre a definição, tipos e exemplos de documentação técnica.

O que é documentação técnica?

No desenvolvimento de software, a documentação técnica é um termo de alto nível que se refere a todos os guias e outros conteúdos relacionados ao desenvolvimento e recursos de determinados produtos. Também é conhecido como conteúdo da base de conhecimento ou simplesmente docs .

Para tornar essas postagens da base de conhecimento facilmente acessíveis para aqueles que precisam delas, uma prática recomendada comum é disponibilizá-las na Internet.

A Spren, por exemplo, é uma empresa que oferece APIs para conexões com aplicativos móveis relacionados à saúde para fornecer informações biométricas personalizadas e precisas.

Mas esse é um processo complicado e requer artigos técnicos simples de entender e produzidos por um profissional. Assim, as empresas de aplicativos podem integrar perfeitamente a solução em seus respectivos ciclos de projeto.

É por isso que a base de conhecimento do Spren é um ótimo exemplo de documentação técnica bem feita. Ele fornece uma infinidade de recursos visuais e ilustrações para envolver os clientes, facilitando a compreensão dos documentos.

Por que criar documentação técnica é importante?

A documentação técnica é um ativo que atende a diversas partes interessadas, ajudando-as a entender e estar na mesma página sobre o produto e seu desenvolvimento .

A documentação técnica tornou-se crucial para fornecer suporte ao cliente de alto nível. Ainda assim, apenas 33,33% das empresas fornecem recursos de autoajuda, como documentação e suporte comunitário.

A falta de base de conhecimento ou imprecisões podem criar diferenças na forma como os desenvolvedores de produtos e outras pessoas envolvidas entendem todo o projeto. Portanto, o produto final pode não ser o que cada uma das partes imaginou.

É por isso que os líderes seniores precisam de artigos técnicos de alta qualidade e devidamente categorizados.

Por exemplo, a base de conhecimento da Spryker deve atender a vários grupos de usuários, incluindo programadores e técnicos responsáveis ​​pela instalação e manutenção do software. E também o cliente-alvo que utilizará o Spryker para operar sua loja online.

Isso implica que sua documentação deve ter conteúdo que atenda a diversas necessidades. Além disso, eles devem desenvolvê-lo de acordo com a proficiência tecnológica do usuário final visado.

E isso é exatamente o que eles têm feito. Eles organizaram a documentação de acordo com grupos de usuários.

Como visível, cada pessoa que usa a base de conhecimento primeiro precisa determinar sua categoria entre os três tipos de público (usuários de negócios, desenvolvedores, engenheiros de nuvem) e, em seguida, selecionar uma coleção de guias.

Assim que o usuário entrar na área adequada, ele verá guias projetados para sua função e seu grau de proficiência tecnológica.

Como você pode ver no exemplo de documentação técnica acima, o principal objetivo da documentação técnica eficiente é garantir que os programadores e outras pessoas envolvidas estejam na mesma página em relação aos objetivos do programa.

Quais são os tipos e exemplos de documentação técnica?

Existem dois tipos de documentação técnica: documentação do produto e documentação do processo.

• A documentação do produto inclui documentação do usuário e do sistema
• A documentação do processo inclui benchmarks de processo e operações internas

Vamos nos aprofundar mais sobre eles, juntamente com alguns exemplos sólidos de documentação técnica.

Documentação do produto

A documentação do produto contém informações sobre o produto em construção e fornece orientação sobre seus casos de uso .

Essas informações consistem em requisitos do produto, lógica de negócios, especificações técnicas e guias do usuário. Existem dois tipos principais de documentação do produto:

Documentação do sistema

A documentação do sistema oferece uma visão geral da estrutura de criação do produto e permite que os desenvolvedores do produto e outras pessoas envolvidas compreendam a tecnologia por trás dele.

Normalmente, consiste nas especificações de requisitos, código-fonte, design de arquitetura, relatórios de validação, detalhes de autenticação e teste, instruções de manutenção, perguntas frequentes e guias de ajuda.

Por exemplo, um mapa da história do usuário é um exemplo de documentação técnica criado com a ajuda do backlog do produto. Esse tipo de conteúdo ajuda você a organizar histórias de usuários em recursos ou seções futuras do produto.

Um mapa da história do usuário pode assumir a forma de um plano ou metas específicas em um formato tabular categorizado em uma sequência específica para representar os recursos necessários para um período definido.

Documentação do usuário

Como o título indica, a documentação do usuário é elaborada para aqueles que usam o produto. Mas, os tipos de usuários podem variar. É por isso que você deve criar esses documentos com base em várias categorias de uso e graus de proficiência.

Normalmente, a documentação do usuário é direcionada a dois segmentos principais: administradores do sistema e usuários finais.

Esse tipo de documentação consiste em guias de instruções, manuais do usuário, guias de instalação, documentos de solução de problemas e manuais de instruções.

Por exemplo, o Metric Insights é um sistema de inteligência push que utiliza as informações de interação do visitante e outros detalhes para fornecer ideias práticas para melhorar seu site.

Este exemplo de documentação técnica possui uma seção que exibe diferentes tipos de conteúdo para gerentes e usuários regulares.

Documentação do processo

A documentação do processo inclui todo o conteúdo criado com relação à construção e gerenciamento dos processos que envolvem a engenharia de produto.

O principal contraste entre a documentação do processo e do produto é que a primeira documenta os procedimentos de engenharia enquanto a segunda explica o produto.

O objetivo de manter a documentação do processo é melhorar a organização e o planejamento da etapa de engenharia.

Este tipo de documentação necessita de preparação e estratégia antes de iniciar o processo e também durante a construção do produto.

A documentação de processo típica inclui procedimentos operacionais padrão, documentação de projeto, plantas de processo, datas de teste, white papers, atas de reuniões e também comunicação corporativa.

Por exemplo, abaixo está o projeto do produto de um sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS) que está disponível para a equipe e os clientes.

Este exemplo de documentação técnica explica as funcionalidades futuras e orienta seus funcionários e compradores pela fase de engenharia e o que antecipar.

Como criar documentação técnica: melhores práticas

Ao criar a documentação técnica, planeje quanta documentação é necessária, contrate redatores técnicos competentes, simplifique a criação e o gerenciamento de conteúdo, garanta uma navegação fácil, use recursos visuais e faça backups frequentes.

Ao colocar a documentação técnica na web, as empresas precisam cuidar de alguns elementos cruciais para garantir que contribuam para o sucesso da marca. Vamos discutir o que são.

Mantenha sua audiência em mente

Certifique-se de que sua documentação técnica seja fácil de entender e navegar, dependendo da proficiência técnica de seus leitores.

Não se esqueça dos leitores para quem você está desenvolvendo os artigos técnicos. Por exemplo, ao escrever para usuários finais, use palavras simples que eles possam compreender facilmente. Você deve evitar palavras complicadas específicas do domínio, termos técnicos ou abreviações, pois seu leitor pode não conhecê-los.

No entanto, se você estiver escrevendo para engenheiros e desenvolvedores, precisará fornecer a eles as informações precisas e detalhadas de que precisam para seguir o roteiro e desenvolver o layout e as funcionalidades necessárias.

Na medida do possível, tente manter os parágrafos curtos. E lembre-se de incluir imagens e vídeos, já que muitos leitores acham fácil entender os detalhes visualmente.

Vamos usar o portal de conhecimento do Whatfix como exemplo de documentação técnica. O Whatfix fornece excelentes documentos técnicos para ajudar seus clientes a obter um bom controle de seus aplicativos. Eles também desenvolveram vídeos para ajudar os usuários a entender como utilizar sua plataforma.

Além disso, organize sua documentação de forma coerente e inclua um índice de tópicos. Assim, o usuário pode encontrar rapidamente o que está procurando.

Planeje quanta documentação é necessária

Pegue o caminho do meio entre não ter nenhum documento de ajuda e ter mais do que os artigos técnicos necessários .

Não ter documentos técnicos suficientes pode resultar em várias imprecisões e menor produtividade em todas as fases do ciclo de vida de desenvolvimento de software (SDLC).

Por outro lado, você não deve publicar um grande número de artigos técnicos e incluir o mesmo conteúdo em vários artigos apenas por fazer.

Aqui está um exemplo para ilustrar o processo de criação de uma estratégia de conteúdo para documentação técnica.

Inclua apenas os detalhes altamente essenciais e pertinentes nos artigos de tecnologia. Criar a combinação perfeita também implica avaliar os detalhes do projeto antes que os desenvolvedores comecem com seu trabalho.

Promova a colaboração

Inclua desenvolvedores, engenheiros e membros da equipe no processo de documentação por meio de entrevistas e reuniões de equipe para uma melhor compreensão do produto .

A criação de artigos técnicos envolve a participação coletiva de todos os membros do grupo. Para garantir a otimização, você deve envolver desenvolvedores e engenheiros para entender melhor a solução.

Depois de preparar algumas peças técnicas, mostre-as a seus colegas e obtenha suas opiniões.

Além disso, você pode revisar os quadros Kanban no dia a dia ou fazer parte das sessões da equipe para se manter atualizado.

Para coletar mais dados, faça um esforço para compartilhar suas opiniões, tirar dúvidas e persuadir outros membros a contribuir com suas opiniões e sugestões.

Contrate redatores técnicos competentes

Contrate escritores de tecnologia com experiência adequada e coloque-os no mesmo escritório que sua equipe de engenharia para uma colaboração eficaz .

Se possível, é aconselhável contratar um indivíduo que será responsável por suas postagens na base de conhecimento. Um escritor técnico é um termo usado para descrever a pessoa que normalmente executa esta tarefa.

Um redator técnico com experiência em desenvolvimento de software pode coletar dados de programadores sem precisar que eles se aprofundem no que está acontecendo.

Também é vantajoso incluir um redator técnico na equipe e posicioná-los no mesmo local de trabalho para promover uma colaboração estreita.

Além disso, mostre a eles alguns exemplos de documentação técnica anteriores para inspiração. Dessa forma, eles podem participar de conferências e conversas do dia-a-dia.

Simplifique a criação e o gerenciamento de conteúdo

Garanta uma criação de conteúdo rápida e fácil, eliminando barreiras não essenciais para autores técnicos e definindo funções e permissões de usuário .

Ofereça aos criadores de documentação uma maneira rápida e simples de acessar e editar documentos. Elimine obstáculos como autenticação desnecessária e processos de revisão.

Por exemplo, o Heroic KB oferece uma interface de criação e administração de conteúdo fácil de usar que facilita a organização, localização e revisão de informações quando necessário.

Dê acesso de 'autoria' a possíveis criadores para que eles possam fazer alterações nos dados e apenas acesso de 'visualização' a ​​outros com permissões limitadas.

Garanta navegação e descoberta fáceis em todos os dispositivos

Certifique-se de que sua documentação técnica esteja acessível em dispositivos de todas as formas e tamanhos, juntamente com a navegação adequada para encontrar informações facilmente .

A era de hoje é tecnológica e impulsionada pela mobilidade. Sua documentação técnica, semelhante ao seu site, deve ser compatível com dispositivos móveis. E garanta que seja simples descobrir e identificar documentos relevantes.

Por exemplo, utilize links internos entre registros, incluindo tutoriais e páginas de produtos. A categorização precisa e a arquitetura da informação são cruciais para oferecer informações corretas sobre um tópico ao usuário.

Vamos considerar o exemplo de documentação técnica da BMC. Cada um de nós exige respostas rápidas às nossas perguntas. Portanto, para atender a esse requisito, o BMC integrou macros expansíveis e resumos diretos do material.

Usar auxílio visual

Certifique-se de manter padrões visuais específicos. Incorpore imagens, gráficos e elementos de marca de sua empresa para tornar os documentos mais atraentes e reconhecíveis .

Todas as interações que os clientes têm com sua empresa e seu site seguem padrões visuais e de marca específicos. Então, por que não aderir às mesmas regras para o seu portal de conhecimento técnico?

Isso garante que os documentos sejam identificáveis ​​e ajuda a melhorar a imagem da sua empresa.

Ao produzir a documentação técnica, considere a incorporação de imagens, gráficos e ativos de sua marca.

Um exemplo de documentação técnica que faz isso bem é o Software K15t. Inclui tabelas e recursos visuais adequados para que os leitores possam absorver o conteúdo sem esforço.

Além disso, isso permite que você identifique prontamente quais partes ficaram desatualizadas sem ter que passar por todo o documento.

Manter e melhorar a documentação regularmente

Informe os usuários sobre quaisquer alterações revisando os guias do usuário. Você também pode obter a ajuda de um aplicativo de controle de versão e feedback do usuário para atualizar e manter sua documentação .

O gerenciamento regular de conteúdo é essencial. Uma base de conhecimento técnico imprecisa ou enganosa não tem utilidade para os leitores.

Caso haja alterações nas necessidades e especificações do projeto, verifique se existe um sistema adequado para revisar a base de conhecimento técnico para alinhá-la com as atualizações.

Além disso, se houver alguma alteração após o lançamento do software para os clientes, é importante informar os usuários sobre as alterações e revisar a documentação do usuário. Você também pode obter a ajuda de um aplicativo de controle de versão para lidar com essas edições de maneira eficaz.

Além disso, você pode contar com a ajuda dos leitores para atualizar sua base de conhecimento técnico. Vejamos o exemplo de documentação técnica da Broadcom. A empresa permite que os clientes forneçam informações por meio de uma seção de feedback e comentários.

Esse recurso interativo permite que os clientes façam perguntas ou forneçam feedback e ideias. Assim, eles podem ajudar os escritores técnicos a atualizar a base de conhecimento.

Faça backups frequentes

Armazene réplicas de documentos e arquive comunicações por e-mail sobre o projeto para proteção contra situações inesperadas .

Você não deve estar em uma posição em que sua documentação técnica não esteja disponível e você não tenha outras opções.

Para evitar que isso aconteça, armazene as cópias anteriores dos documentos no portal de conhecimento e salve as comunicações por e-mail sobre o processo.

Quais são as melhores ferramentas para documentação técnica?

As melhores ferramentas de documentação técnica são ferramentas multiuso, como Heroic KB e Confluence, ferramentas de autoria técnica, como WordPress e RoboHelp, ferramentas para documentação de API, como Swagger, ferramentas de roteiro de produtos, como Aha! e editores de linguagem de marcação.

Dito isso, vamos examinar as melhores ferramentas de documentação técnica com mais detalhes com base em seus usos.

Ferramentas multifuncionais

Existem muitos softwares de documentação técnica geral disponíveis para engenheiros de software. Eles permitem que você especifique necessidades, compartilhe conhecimento e documente as funções do produto e as operações do projeto. Esses incluem:

WordPress + Heroic KB: Heroic KB é um sistema de documentação técnica popular, econômico e colaborativo. É adequado para uma ampla gama de indústrias e produtos. Você também pode utilizá-lo para desenvolver uma plataforma wiki confiável.

Bit.ai: Bit.ai é usado para produção de documentos, armazenamento, troca de informações e utilização de uma plataforma wiki. Depois de terminar de criar sua documentação técnica, você pode armazená-la como um arquivo PDF ou markdown e compartilhá-la nos sistemas de sua escolha.

Atlassian's Confluence: Este é outro software de documentação de produto baseado em trabalho em equipe que contém toda uma infraestrutura para lidar com as necessidades do produto e criar conteúdo.

Github: Provavelmente, você já conhece este. Você também pode utilizá-lo para documentação técnica. Ele vem com sua plataforma wiki nativa.

Ferramentas técnicas de autoria

Autores técnicos frequentemente utilizam ferramentas dedicadas para gerar documentação técnica excepcional. Eles são conhecidos como sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) e permitem que você crie, estruture e manipule facilmente diferentes tipos de artigos técnicos.

Um CMS pode lidar com vários tipos de documentos, extrair e salvar artigos e permitir que vários membros da equipe colaborem para criar documentos. Algumas ferramentas bem conhecidas incluem:

WordPress + Heroic KB: um poderoso software auto-hospedado com funções avançadas de desenvolvimento e indexação de documentos, juntamente com extensos anexos de multimídia, trabalho em equipe e configurações de autorização.

MadCap Flare: Uma plataforma digital robusta com recursos para distribuição de conteúdo em vários canais, assistência em vários idiomas e uma riqueza de materiais instrucionais.

Adobe RoboHelp: um sistema de gerenciamento de conteúdo completo que permite gerar documentos completos, lidar facilmente com conteúdo de formato curto e implementar controle de versão.

ClickHelp: Um sistema premiado que fornece uma transição sem esforço de outros sistemas, funções de usuário personalizadas e uma variedade de recursos de análise de dados.

Ferramentas para documentação da API

O procedimento para desenvolver documentos de API é quase sempre automático. Os desenvolvedores ou autores técnicos podem produzir conteúdo por conta própria ou utilizar um criador de documento API. Alguns deles incluem:

RAML 2 HTML: Um criador de documentos simples que utiliza parâmetros RAML.

Swagger: Uma plataforma gratuita de autodocumentação criada para gerar e manter serviços da Web e APIs RESTful.

Ferramentas de roteiro do produto

Essas ferramentas permitem que você comunique detalhes rapidamente, altere cronogramas ou designs, inclua novas informações e ajuste toda a estrutura.

Muitos desses aplicativos de planejamento oferecem modelos pré-construídos para vários projetos, permitindo que você comece a criar a documentação do produto imediatamente. Algumas das ferramentas de roteiro do produto são:

Roadmunk: Posicione todo o seu negócio de acordo com uma estratégia centrada no comprador com este software de roteiro completo. O Roadmunk permite coletar feedback do comprador, decidir sobre desenvolvimentos futuros e empregar modelos prontos para uso para articular seu plano.

ProductPlan: Este software de planejamento permite que você colete e gerencie percepções, trabalhe com seus colegas de trabalho, crie e publique projetos de produtos e avance com seu plano.

Aha!: Aha! é uma plataforma de engenharia de produto. Ele permite que você crie planos, colete percepções de outras pessoas, incentive a inovação, categorize funções, distribua projetos de produtos, controle lançamentos e organize processos de engenharia.

Editores de linguagem de marcação

Para garantir que os artigos técnicos de software sejam compatíveis com a Internet, eles devem ser produzidos em uma estrutura apropriada. Por causa disso, linguagens de marcação são utilizadas.

A marcação é a mais conhecida entre todas as linguagens de marcação. É simples transformá-lo em HTML e você não precisa de nenhuma habilidade sofisticada para operá-lo. Os editores de remarcação a seguir podem ajudá-lo a produzir a documentação do produto.

Quiver: Quiver é um notebook projetado especificamente para desenvolvedores de software. Ele permite combinar código, texto, LaTeX e Markdown em uma única nota. Você pode usar o editor de código para edição, visualizar facilmente LaTeX e Markdown em tempo real e localizar qualquer nota rapidamente.

Visual Studio Code: Este editor de código-fonte auxilia as empresas no desenvolvimento e correção de erros em aplicativos que operam no macOS, Windows e Linux. Ele inclui recursos como refatoração e navegação de código, realce de sintaxe, abreviações Emmet, snippets, quebra automática de texto e interface de linha de comando (CLI).

Typora: É um editor de remarcações que fornece uma interface de leitura e escrita suave. Ele elimina o alternador de modo, os símbolos de sintaxe do código-fonte de marcação, a área de visualização e vários outros elementos de distração. Em vez disso, oferece acesso a um recurso de visualização em tempo real para que você possa se concentrar apenas na documentação.

iA Writer: iA Writer é um editor de texto para Android, iOS e Mac. Consiste em sincronização, edição, gravação de foco, controle de sintaxe, exportação e importação do Microsoft Word e vários outros recursos.

Software de documentação da interface do usuário

Os principais softwares para design UX são softwares de prototipagem que permitem criar protótipos envolventes, wireframes, esboços e maquetes.

InVision: É um dos softwares mais utilizados para prototipagem. O InVision é conhecido por sua funcionalidade multiplataforma e capacidade de trabalho em equipe, o que o torna uma excelente opção para o desenvolvimento de interfaces de usuário (UI).

Sketch: É uma plataforma de design simples e eficaz baseada em vetores. Está disponível como um aplicativo para Mac e um aplicativo da web. É uma ferramenta popular e fornece recursos suficientes para visualizar interfaces de usuário (UI).

Adobe XD: No Adobe XD, XD significa design de experiência. É uma ferramenta de design criada para profissionais de experiência do usuário (UX). Ele ajuda os desenvolvedores a criar modelos excepcionais e permite mostrá-los a outras pessoas por meio do aplicativo.

UXPin: É um software de design para Windows e Mac que permite aos designers criar qualquer tipo de layout. O UXPin também oferece a capacidade de importar seu wireframe ou esboços de outros programas de software e criar um protótipo envolvente.

Perguntas comuns sobre documentação técnica

Aqui estão as perguntas mais frequentes relacionadas à documentação técnica, juntamente com suas respostas.

Qual é o objetivo da documentação técnica?

O objetivo da documentação técnica é fornecer informações sobre um produto, sistema ou serviço usado por um público técnico ou não técnico. Esta documentação ajuda os usuários a entender como o produto funciona, como instalá-lo, usá-lo e solucioná-lo e como reparar ou substituir peças, se necessário.

A documentação técnica também serve como referência para engenheiros, desenvolvedores e outros profissionais que trabalham no produto. Ele ajuda a garantir consistência e padronização, além de fornecer um registro histórico do desenvolvimento e evolução do produto.

Como organizar e estruturar a documentação técnica?

A documentação técnica deve ser estruturada de forma clara e organizada para facilitar o entendimento e a navegação. Aqui estão algumas práticas recomendadas para organizar e estruturar a documentação técnica:

• Comece com um sumário ou um índice para fornecer uma visão geral dos tópicos abordados.
• Divida a documentação em seções claras e use títulos e subtítulos para orientar o leitor.
• Use linguagem clara e concisa e evite jargões técnicos, a menos que sejam inevitáveis ​​e bem explicados.
• Inclua exemplos e recursos visuais, como diagramas e capturas de tela, para ajudar a explicar conceitos complexos.
• Use um formato e estilo consistentes em toda a documentação, incluindo tamanho e estilo de fonte, títulos e espaçamento entre parágrafos.
• Forneça uma função de pesquisa ou um índice para facilitar a navegação, especialmente para conjuntos de documentação mais longos.

Qual é a diferença entre documentação técnica e documentação do usuário?

A documentação técnica e a documentação do usuário são formas de documentação escrita que fornecem informações sobre um produto ou serviço. No entanto, eles têm finalidades e públicos-alvo diferentes.

A documentação técnica destina-se a usuários técnicos, como engenheiros, desenvolvedores e profissionais de TI. Ele fornece informações detalhadas sobre o design, a arquitetura e as especificações técnicas do produto e é usado para solução de problemas e manutenção.

A documentação do usuário, por outro lado, destina-se aos usuários finais, como clientes e funcionários que utilizam o produto ou serviço. Ele fornece informações sobre como usar o produto, incluindo instruções passo a passo e auxílios visuais.

Resumindo: visão geral e exemplos de documentação técnica

O conhecimento técnico é um bem essencial para os leitores. Você precisa desenvolver e publicar artigos técnicos úteis para todos, incluindo documentos para desenvolvedores de software e equipe de teste, juntamente com a documentação do usuário.

No entanto, devido aos rápidos ciclos de desenvolvimento de produtos, tornar sua base de conhecimento técnico disponível e atraente pode ser difícil.

Um portal de conhecimento técnico completo é preciso, direto ao ponto e pertinente. E é aqui que um sistema de gerenciamento de documentação técnica como o Heroic KB pode ajudar.

Com os recursos de gerenciamento de conteúdo e trabalho em equipe do Heroic KB, você pode melhorar facilmente seu processo de criação e guias técnicos. E aumente a produtividade da sua organização e o envolvimento do usuário.