Projetando um processo de integração de clientes bem-sucedido

Se parece que toda vez que você envolve um novo cliente para um projeto, você está gastando tanto tempo na integração dele quanto está realmente trabalhando no projeto, talvez seja hora de começar a pensar em simplificar essa parte do seu negócio. Um processo de integração de clientes bem desenvolvido é fundamental para criar relacionamentos duradouros, incentivar novas referências de clientes e economizar muito tempo para você e sua equipe.

Por que você deve criar um processo de integração de clientes

Existem várias razões pelas quais um processo de integração de clientes bem-sucedido é fundamental para o sucesso do seu negócio:

• Ele estabelece expectativas. Um processo bem projetado ajuda seus clientes a entender como o projeto será concluído, o que é necessário deles e quando procurar atualizações de status. Também os ajuda a se sentirem mais confortáveis ​​ao trabalhar com você e sua equipe.
• Economiza o tempo da sua empresa. Um fluxo de trabalho de integração padronizado e automatizado economizará tempo para você e seu cliente no início do projeto, mas também durante toda a sua duração. Quando os clientes souberem o que esperar, terão menos perguntas e não sentirão a necessidade de verificar constantemente o status da produção.
• Melhora a retenção de clientes. Sua receita mais confiável vem de clientes existentes. Quando um cliente contrata sua empresa pela primeira vez, é importante que ele saiba o que esperar, saiba como acessar determinadas informações e se sinta apoiado ao longo de sua experiência. Uma boa experiência inicial não apenas incentivará seus clientes a continuar trabalhando com você, mas também os ajudará a se tornar sua principal fonte de referência.
• Aumenta a receita geral. Quanto mais clientes de longo prazo você tiver, menores serão seus custos de aquisição ao longo do tempo. Se seus clientes atuais e suas referências estão mantendo você ocupado, você não precisará investir tantas horas ou dólares em publicidade. Isso mantém sua receita mais alta e os custos de marketing mais baixos.

Lista de verificação de integração do cliente

Antes de decidir como estruturar o processo de integração do cliente, defina as informações que você e seu cliente precisam um do outro. Baixe esta lista de verificação útil de itens que sua empresa pode precisar incluir ao desenvolver um fluxo de trabalho. Suas necessidades podem ser diferentes, portanto, sinta-se à vontade para personalizar sua própria lista de verificação.

Projetando o processo de onboarding do seu cliente

Agora que você determinou quais informações você precisa fornecer e receber de seu cliente, você precisará descobrir o melhor método de transmissão e manutenção dessas informações e quais sistemas devem ser implementados para uma comunicação perfeita e fácil de usar. -gerenciar a experiência.

Criar formulários de triagem e cadastro de clientes

Dependendo da natureza do seu negócio, você pode não pedir aos clientes que paguem antecipadamente pelos serviços. Você pode primeiro pedir que eles preencham um questionário para determinar o escopo do projeto ou se os serviços que você oferece se encaixam ou não nas necessidades do cliente.

Gravity Forms é uma ótima ferramenta para criar formulários detalhados para triagem de clientes. Você pode criar formulários complexos que incluem uma opção “salvar e continuar” para que os usuários possam salvar seu progresso e retornar para preencher o formulário posteriormente. Ele também oferece a opção de upload de arquivos, para que clientes em potencial possam fazer upload de documentos ou fotos para ajudar a esclarecer o escopo do projeto. Por exemplo, se você estiver pintando uma aquarela personalizada de uma casa, o cliente pode precisar enviar uma foto da casa para que você possa fazer um orçamento.

Depois de determinar que o projeto de um cliente é adequado, convém configurar a conta dele. Se você precisar que um cliente compre um produto para começar a usar seus serviços, você pode incluir seu questionário de integração diretamente na página do produto usando os complementos de produto do Gravity Forms.

Se você precisar que um cliente se registre em seu site antes de pagar por um serviço, poderá coletar informações detalhadas com os campos personalizados de registro de usuário para WooCommerce. Todos os dados que você coletar estarão disponíveis para seu cliente na página de sua conta e as informações enviadas por ele serão incluídas em seu perfil de usuário.

Simplifique o processo de checkout

Se você adicionou campos de formulário extras aos seus produtos ou requer um registro demorado, você vai querer aumentar ainda mais a simplicidade e a eficiência em seu checkout. Tente manter seu checkout simples e livre de distrações para que seu cliente não fique frustrado. Algumas coisas que você pode fazer para agilizar o processo incluem:

• Remova as distrações. Elimine os widgets de navegação e barra lateral para que seu cliente permaneça focado e não se desvie para investigar outros produtos.
• Use o WooCommerce One Page Checkout . Se você é uma empresa focada em serviços, é provável que seus clientes estejam comprando apenas um produto por vez. Oferecer a eles a capacidade de fazer check-out diretamente na página do produto pode ajudar a fechar suas vendas mais rapidamente e proporcionar uma experiência melhor.
• Ofereça várias opções de pagamento. Permita que os clientes escolham um método de pagamento conveniente. Com o WooCommerce Payments, você pode aceitar pagamentos em várias moedas e até oferecer métodos populares como Apple Pay, giropay e Sofort.
  

Saiba mais sobre como otimizar seu checkout.

Crie um portal de cliente seguro

Agora que seu cliente se registrou em seu site, você vai querer garantir que ele tenha acesso a tudo o que precisa e que também tenha as ferramentas para fornecer todas as informações de que sua equipe precisa. Um portal de cliente seguro é uma ótima maneira de manter informações confidenciais em um só lugar, ao mesmo tempo em que fornece acesso seguro a tudo o que você precisa para trabalhar em conjunto.

Usando ferramentas como WooCommerce Memberships e Gravity Forms, você pode criar um portal seguro que oferece a seus clientes a capacidade de gerenciar suas informações de pagamento, fazer upload de arquivos importantes e preencher formulários e pesquisas adicionais. Você também pode restringir o acesso a determinados produtos, recursos e conteúdo com base nos níveis de associação.

Se você estiver usando a extensão Campos de registro de usuário personalizados para WooCommerce, poderá atribuir uma função de associação aos seus clientes quando eles se registrarem e restringir o acesso a determinado conteúdo até que tenham atualizado para um produto de associação pago.

Facilite os pagamentos com assinaturas

Se você usa as assinaturas do WooCommerce como parte da criação do portal do cliente, pode combiná-las com as assinaturas do WooCommerce para habilitar recursos úteis, como pagamentos recorrentes automáticos. Isso é especialmente útil para clientes que podem estar pagando semanalmente ou mensalmente por seus serviços.

Com associações e assinaturas do WooCommerce, você pode:

• Crie planos de pagamento automatizados
• Ofereça testes gratuitos
• Permitir que os clientes pausem suas próprias assinaturas
• Permita que os clientes façam upgrade ou downgrade de sua associação
• Prorate associações quando os clientes atualizam ou fazem downgrade de serviços

Criar um pacote de boas-vindas do cliente

Crie uma série de e-mails e documentos que apresentem seu cliente a trabalhar com você. Um e-mail introdutório pode descrever todas as informações jurídicas e financeiras que você precisa do seu cliente. Você também pode solicitar informações específicas do projeto, como diretrizes da marca, ou enviar um questionário que ajude a definir melhor o escopo do projeto. Ou forneça detalhes sobre seu horário comercial, ferramentas colaborativas que você usa com seus clientes e como acessá-los, além de outras informações importantes.

O AutomateWoo pode ajudá-lo a lançar um pacote de boas-vindas que facilitará a integração. Além de enviar sua série padrão de e-mails conforme descrito acima, você também pode:

• Sugerir outros serviços : envie e-mails automaticamente aos clientes sugerindo outros serviços nos quais possam estar interessados ​​com base no que já compraram.
• Enviar notificações por SMS : envie notificações de texto aos seus clientes após uma compra.
• Forneça notificações de expiração de cartão : Alerte os clientes sobre as próximas datas de expiração de cartões de crédito ou débito para cartões que eles salvaram em suas contas. Isso pode reduzir pagamentos com falha e trabalho extra de atendimento ao cliente.

Inscreva seus clientes em um programa de referência: obtenha mais clientes com menos trabalho de marketing incentivando referências. Ofereça incentivos com o complemento Indique um amigo da AutomateWoo.

Depois de integrar seu cliente, você pode usar essas mesmas ferramentas e sistemas para incentivar a retenção. Venda-lhes serviços adicionais, sugira novos serviços para eles quando estiverem perto do final de um projeto ou período de associação e ofereça incentivos para enviar novos clientes do seu jeito.

Uma vez que seu processo está configurado e automatizado, isso não significa que você pode simplesmente ir com calma. Embora bons sistemas tornem seu fluxo de trabalho mais eficiente, você precisará refiná-los ao longo do tempo. Revise seu processo de integração ocasionalmente e melhore aspectos dele com base no feedback dos clientes e nas alterações em seus negócios. Um processo de integração bem-sucedido não é apenas bem planejado no início, mas que evolui ao longo do tempo para melhor atender seus clientes e sua empresa.