15 melhores sistemas e software de gerenciamento de documentos em 2023

O mercado mundial de sistemas de gerenciamento de documentos está projetado para atingir a marca de US$ 11,06 bilhões até 2028.

E com razão. Arquivos e documentos são parte fundamental de qualquer empresa. Independentemente do tamanho da sua empresa, é provável que você esteja trabalhando e gerenciando vários documentos.

E você também deseja armazená-los de forma segura e sistemática para que seus funcionários e clientes possam recuperá-los convenientemente.

É aí que o software de gerenciamento de documentos pode ajudar. Ele permite que você salve e compartilhe documentos de qualquer navegador, dispositivo ou local, garantindo uma colaboração tranquila entre todas as partes envolvidas.

Escusado será dizer que selecionar o software de gerenciamento de documentos apropriado é vital para administrar sua organização sem problemas.

Desde garantir a recuperação oportuna dos documentos necessários até conceder permissão a todas as pessoas autorizadas em sua empresa, um programa respeitável de gerenciamento de documentos pode ajudar a alcançar todos os seus objetivos.

Assim, nesta lista, avaliamos e revisamos os melhores sistemas de gestão documental, permitindo que você selecione a solução mais adequada às suas necessidades. Mas primeiro, vamos ver o significado de uma plataforma de gerenciamento de documentos.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

Os sistemas de gerenciamento de documentos referem-se a plataformas projetadas para carregar, organizar, salvar, manipular e monitorar documentos digitais.

Além disso, inúmeras plataformas de gerenciamento de documentos possuem recursos que permitem transformar facilmente documentos físicos em cópias digitais, utilizando a tecnologia de digitalização.

Uma vez que os documentos são digitalizados, torna-se mais simples navegar por eles. Assim, seus funcionários podem reduzir o tempo gasto na busca de documentos e se concentrar no uso das informações de que precisam.

Por que você deve usar um software de gerenciamento de documentos?

Lidar com grandes quantidades de informações em formato físico pode ser desafiador e levar à perda de produtividade. O software de gerenciamento de documentos é vital para qualquer empresa criar um arquivo eletrônico para armazenar documentos e aumentar a eficiência.

A tendência das empresas em transitar para o espaço digital tem levado a um interesse crescente pelas plataformas de gestão documental.

Gerenciar um grande volume de informações pode ser difícil, especialmente quando o documento está no formato de cópia impressa. Muitas empresas experimentam diminuição da eficiência devido à resolução dos obstáculos do gerenciamento de documentos.

Portanto, o software de gerenciamento de documentos é um componente essencial de qualquer empresa. No lugar de armários e gavetas de documentos físicos, as soluções de gerenciamento de documentos constroem um repositório eletrônico que pessoas autorizadas podem abrir e modificar.

Como resultado, ele permite que você gerencie o tempo com eficiência, melhore a segurança, cumpra os regulamentos e promova o trabalho em equipe.

Quais recursos você deve procurar em um sistema de gerenciamento de documentos?

Uma solução de gerenciamento de documentos pode ter vários recursos além de apenas armazenar documentos. O tipo de solução que você escolher dependerá de seus requisitos e dos arquivos em papel que sua organização manuseia. Alguns dos recursos que você pode querer explorar ao selecionar uma solução de gerenciamento de documentos são:

Fácil de usar

A facilidade de uso é uma parte essencial de uma solução de gerenciamento de documentos. Ele pode ser embalado com funções incríveis, mas elas não irão ajudá-lo se o software não tiver uma interface de usuário intuitiva.

Muitas plataformas oferecem testes gratuitos antes de tomar uma decisão. Se for viável, deixe seus funcionários experimentarem o aplicativo durante a fase de teste.

Visualizações de alta qualidade

Ao usar uma plataforma de gerenciamento de documentos, ela não deve forçá-lo a baixar arquivos repetidamente quando quiser dar uma olhada neles. A plataforma deve fornecer uma visão clara dos documentos sob demanda.

Colaboração de documentos

O mais recente software de gerenciamento de documentos permite que profissionais autorizados compartilhem documentos e os modifiquem em equipe.

Certas plataformas permitem que várias pessoas modifiquem documentos ao mesmo tempo, enquanto outras têm um mecanismo embutido que permite que apenas uma única pessoa edite o documento a qualquer momento. E há aqueles que fornecem ambas as alternativas.

Para decidir a opção mais adequada para você, identifique como sua equipe funciona e os tipos de arquivos que precisam de trabalho em equipe.

Digitalização de fotos em massa e upload de documentos

A capacidade de digitalizar fotos e transformá-las em texto usando a tecnologia OCR é benéfica para as organizações. Porque permite converter grandes volumes de documentos em papel para o formato digital.

Portanto, os melhores sistemas de gerenciamento de documentos usam a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para adicionar metadados automaticamente. Isso simplifica ainda mais o processo de localização de documentos no futuro.

Controle de versão

Também conhecido como versionamento, o controle de versão é um atributo essencial de uma plataforma de gerenciamento de documentos.

Erros acidentais do usuário podem levar à modificação ou exclusão de dados essenciais.

Assim, o controle de versão permite visualizar as alterações que um documento sofre em diferentes ocasiões. Se necessário, você pode voltar para uma edição anterior. Esse recurso é crucial quando vários profissionais trabalham em um documento.

Armazenar

O aplicativo deve permitir que você salve seus arquivos em um banco de dados central para que você possa encontrar e buscar documentos sem esforço.

Numerosas integrações

A solução deve facilitar sua conexão com programas externos como Salesforce, MS Outlook, Gmail e Google Drive, entre outros.

Funções e permissões do usuário

Um aspecto crucial do software de gerenciamento de documentos é dar aos gerentes uma maneira de estabelecer privilégios distintos para cada membro da equipe.

Você pode autorizar indivíduos específicos a acessar ou modificar documentos. E outros membros da equipe podem ser impedidos de visualizar arquivos na rede. Ele cria um mecanismo de proteção eficaz e torna a equipe mais eficiente.

Compatível com dispositivos móveis

Várias plataformas de gerenciamento de documentos vêm com um aplicativo para smartphone. Você não pode usar a plataforma em um dispositivo portátil, mas há uma chance de que sua equipe o faça.

Todas as soluções de gerenciamento de documentos não atenderão a esses critérios. Portanto, ao selecionar uma solução, determine quais funções na plataforma atendem melhor ao objetivo do seu negócio.

Qual é o melhor software de gerenciamento de documentos?

Os melhores sistemas de gerenciamento de documentos incluem soluções como DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.

Para permitir que você selecione a melhor plataforma de gerenciamento de documentos para sua organização, avaliamos várias plataformas disponíveis no mercado.

E examinamos fatores como facilidade de uso, segurança, gerenciamento de versão e colaboração de documentos. Então, aqui está uma lista dos principais sistemas de gerenciamento de documentos para você considerar.

M-Files: melhor para facilidade de uso

O M-Files é uma plataforma completa de gerenciamento de documentos com uma plataforma amigável e fácil de usar. É equipado com múltiplas funções que facilitam a categorização de documentos, a digitalização de documentos físicos e a automação de processos.

Principais benefícios

• O M-Files oferece conectividade com a Parashift, uma empresa tecnológica conhecida por recuperação de documentos por meio de aprendizado de máquina. Ao aproveitar essa integração, você pode simplificar e automatizar seus fluxos de trabalho.
• Em vez de visualizar informações fisicamente e categorizar arquivos, você pode lidar automaticamente com uma vasta gama de arquivos semiestruturados, estruturados e não estruturados.
• Em vez de depender de uma abordagem convencional baseada em pastas, o M-Files emprega metadados para categorizar materiais por tags, palavras-chave, grupos e assim por diante. Isso simplifica o processo de localização e manuseio de todos os tipos de documentos.
• O acesso offline por smartphone está disponível com o M-Files, permitindo que você visualize facilmente os arquivos de seu smartphone, mesmo sem conectividade com a Internet.
• O M-Files oferece integração perfeita com uma ampla gama de ferramentas, como Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office e outras.

Limitações

• O recurso de categorização automática de tags pode levar algum tempo para se acostumar.
• A interface do usuário da plataforma é um pouco datada.

Preços

Para experimentar o M-Files, você pode obter a versão de avaliação de 30 dias preenchendo um questionário. Ou você pode contatá-los para solicitar uma demonstração.

Zoho Docs: melhor para salvar e gerenciar documentos facilmente

O Zoho Docs está entre os melhores sistemas de gerenciamento de documentos apresentados nesta coleção.

O Zoho Docs permite que você salve e manipule todos os seus arquivos na nuvem, além de fornecer recursos de colaboração eficientes. Ele permite que você compartilhe seus documentos e oferece a conveniência de produzi-los e modificá-los em movimento.

Com o Zoho Docs, você pode transformar seus documentos do MS Office em PDFs e compartilhá-los entre os membros da equipe instantaneamente.

Principais benefícios

• Ele permite que você salve arquivos enormes sem esforço, como gravações de vídeo, diretórios e até mesmo repositórios inteiros.
• Com o Zoho Docs, você pode criar pastas pai e pastas filho para uma organização organizada de arquivos com base em tarefas, funções e formatos de arquivo.
• Você pode executar suas tarefas em seu computador desktop, estando online ou não – os arquivos são sincronizados automaticamente assim que você se reconectar à Internet.
• Ele gera backups automáticos de arquivos para evitar a perda de informações.
• Permite formar um grupo para compartilhar documentos com várias pessoas simultaneamente. Além disso, fornece uma função de trilha de auditoria para gerenciar modificações feitas por outros colegas de trabalho.
• Oferece um sistema de mensagens instantâneas dentro do programa para cooperar com vários funcionários.
• Ele garante segurança rigorosa codificando arquivos com uma chave de 2.048 bits baseada em RSA gerada usando o Perfect Forward Secrecy (PFS).

Limitações

• A interface do usuário parece desatualizada e rudimentar.
• A velocidade de carregamento do software pode melhorar, especialmente quando muitos documentos estão envolvidos.

Preços

O Zoho Docs oferece uma edição gratuita que pode acomodar até cinco pessoas. Seus pacotes premium começam em $ 4 por mês e além. Você pode aproveitar sua versão de avaliação gratuita de 15 dias antes de comprar.

Docuware: melhor para integrações de terceiros

Se uma empresa emprega uma variedade de ferramentas, o DocuWare pode ser o software de gerenciamento de documentos ideal para seus requisitos. Ao conectar-se com outro software, ele fornece uniformidade, além de fornecer informações atualizadas instantaneamente.

Principais benefícios

• O DocuWare fornece conexões de API com mais de 500 softwares diversos. Independentemente do setor, você pode gerenciar seus arquivos com facilidade, além de manter a produtividade do trabalho.
• Ele permite várias abordagens para alcançar a integração, desde conectividade básica de apontar e clicar até opções complexas de conectividade de API.
• Ele oferece conectores especializados projetados para programas proeminentes, como Outlook, SAP e assim por diante.
• Ele garante a segurança dos dados e está em conformidade com regulamentos como GDPR e HIPAA.
• Você pode permitir que grupos descentralizados e remotos acessem arquivos de qualquer local a qualquer momento.
• Você pode utilizar a inteligência artificial do DocuWare para transformar qualquer arquivo em uma versão legível para indexação rápida e automatizada.
• O controle de versão permite que os funcionários modifiquem arquivos juntos, preservando as edições anteriores.

Limitações

• O pacote inicial oferece no máximo 20 GB de capacidade de arquivamento, o que pode ser inadequado para grandes corporações.
• O custo do DocuWare pode ser bastante alto.
• O site da Docuware carece de conteúdo tutorial suficiente.

Preços

O DocuWare Cloud oferece licenças adaptáveis ​​adaptadas a vários tamanhos de organizações por meio de um modelo de assinatura. Você deve determinar o número de licenças individuais e o espaço de armazenamento necessário para sua empresa.

Gaveta Digital: melhor para importar arquivos e pastas

Se você está procurando uma plataforma que permita digitalizar, salvar e proteger arquivos, o Digital Drawer pode ser o melhor sistema de gerenciamento de documentos para você.

A plataforma pode ajudá-lo a economizar tempo por meio do processo automatizado de salvar e digitalizar arquivos. Ele também fornece armazenamento de arquivos no local para um grau extra de segurança.

Principais benefícios

• Este software permite que os usuários organizem facilmente todos os arquivos em um único local usando uma hierarquia de pastas de arquivos semelhante ao Windows.
• Com esta solução, você pode combinar arquivos perfeitamente ou anexar páginas a arquivos mais antigos. Você também pode rotulá-los novamente com índices distintos.
• Você pode utilizar funções como digitalizar, copiar e colar, arrastar e soltar e recursos de importação para adicionar documentos.
• Ele fornece segurança robusta para todos os arquivos com criptografia AES de 128 bits.
• O Digital Drawer permite que você trabalhe perfeitamente em conjunto com vários funcionários, avaliando as alterações no documento instantaneamente.
• Usando uma pesquisa poderosa, você pode descobrir documentos salvos em qualquer diretório do armazenamento sem esforço.
• Este programa sincroniza as modificações feitas nos documentos em todos os dispositivos.

Limitações

• Este software de gerenciamento de documentos possui uma gama limitada de funcionalidades, que podem não ser adequadas para grandes corporações.
• O custo de uma compra única pode ser particularmente oneroso para pequenas empresas.

Preços

O Digital Drawer oferece uma versão de avaliação gratuita por 10 dias com funcionalidade completa. Para comprar, você pode escolher entre um pagamento único de $ 1.200 por uma licença para um único membro ou um pacote de assinatura anual de $ 500.

Dropbox: melhor para gerenciamento abrangente de documentos

O Dropbox é um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) renomado e completo que permite a administração de arquivos multimídia e convencionais.

O Dropbox é conhecido por sua intuitividade e ampla gama de funcionalidades, como conectividade com diferentes ferramentas, controle de versão de arquivo, suporte a OCR e gerenciamento de funções ajustado.

Também permite a modificação de arquivos, sendo as alterações disponibilizadas instantaneamente para todos os funcionários.

Principais benefícios

• O recurso Transferência de conta permite que você compartilhe documentos corporativos com segurança entre diferentes funcionários no caso de uma reorganização ou substituição.
• Com o Dropbox, você pode apresentar todo o seu trabalho por meio de páginas com aparência profissional e monitorar a interação do visualizador com seus documentos.
• O Dropbox suporta integração perfeita com mais de 300.000 aplicativos.
• Ele vem com uma função de 'limpeza remota', que permite apagar imediatamente documentos de perfis comprometidos e gadgets roubados para proteger informações confidenciais.
• Ele permite que você acompanhe as ações de seus funcionários por meio do painel de administração.
• Ele permite que você restaure documentos descartados recuperando edições anteriores do arquivo.
• Esta plataforma oferece sincronização em uma variedade de sistemas e dispositivos.

Limitações

• O aplicativo para smartphone do Dropbox não é tão fácil de usar quanto a versão para desktop
• Os uploads de documentos não são tão rápidos quanto o esperado

Preços

O Dropbox oferece vários pacotes premium, cada um com seu próprio conjunto de subpacotes. O plano pessoal do Dropbox custa US$ 9,99 por mês. Seu pacote profissional custa $ 16,58 por mês.

eFileCabinet: melhor para pesquisar em documentos

eFileCabinet é mais um software avançado de gerenciamento de documentos que permite transformar documentos em papel em arquivos digitais. Isso permite salvá-los em sua área de trabalho ou on-line para visualizá-los ou usá-los de qualquer lugar e quando quiser.

O programa ainda permite que você compartilhe um documento em vários tipos de arquivo usando URLs bloqueados com uma senha. Também é simples classificar e localizar arquivos.

Principais benefícios

• Ele ajuda você a localizar um documento em qualquer diretório com a ajuda de uma opção de pesquisa avançada que pode pesquisar o conteúdo nos documentos.
• O aplicativo categoriza, identifica automaticamente, rotula e salva arquivos com base nos detalhes contidos neles.
• Você pode aproveitar as estruturas de pastas prontas que deseja usar em toda a plataforma. Ele ainda permite que você crie arquivos com rótulos personalizados.
• Usando a função de solicitação de arquivo, você pode permitir que clientes e funcionários virtuais compartilhem documentos de sua localização na plataforma sem se registrar primeiro.
• Ele permite que você solicite assinaturas digitais. E para manter registros de eventos e alterações em arquivos com assinaturas digitais para segurança e aderência às normas e regulamentos.
• Possui aplicativos de smartphone para telefones Android e iOS, bem como um programa para computadores desktop.
• Suporta 2FA (autenticação de 2 fatores) e fornece acesso aos usuários com base em suas funções para fortalecer a segurança. Ele oferece criptografia completa enquanto salva documentos e fornece acesso a outros.
• Permite vincular a plataforma a programas externos, como MS Office e Salesforce.

Limitações

Sua interface de usuário poderia ser mais intuitiva
Pode ser esmagador para iniciantes aprender

Preços

Você deve entrar em contato com eFileCabinet para receber uma estimativa para sua organização. Você terá que comprar durante o período de avaliação por meio da conta de teste.

FileHold: melhor para digitalização de documentos digitais

FileHold é um software de gerenciamento de documentos para grandes empresas. É econômico e simples de configurar. Ele permite que você digitalize, salve e catalogue arquivos usando um único sistema.

Recursos como examinar e digitalizar arquivos para salvá-los sem esforço ajudam a garantir que todos os arquivos estejam presentes. Ele também permite que você localize arquivos convenientemente quando precisar deles. Para segurança completa, você pode configurar o aplicativo em um host local.

Principais benefícios

• Ele possui um processo seguro de compartilhamento de documentos que vem com uma confirmação de que o(s) destinatário(s) recebeu(m) o arquivo.
• Torne-se livre de papel convertendo arquivos em formatos digitais imediatamente para transmiti-los a vários destinatários em todo o mundo.
• Possui um aplicativo móvel eficaz que permite a administração sem complicações de todo o conjunto de arquivos.
• Possui uma opção de pesquisa abrangente semelhante ao Google. Isso permite que você use os metadados dos arquivos para obter resultados de pesquisa mais apropriados.
• Você pode conectá-lo facilmente com o MS Office. Isso fornece uma porta de entrada para aplicativos como Word, Outlook, Excel, PowerPoint e Visio.
• Ele não permite que alguém edite um documento se outro funcionário já o estiver editando. Evita o risco de o conteúdo do documento ficar comprometido.
• Ele permite que você edite arquivos mesmo se não estiver conectado à internet. Quaisquer modificações que você fizer serão atualizadas assim que você se reconectar à Internet.

Limitações

• Caso você seja um novato, pode ser um pouco difícil entender todos os recursos desse sistema de gerenciamento de documentos.
• O programa local do FileHold é incompatível com o Mac.

Preços

Você tem a opção de se registrar para uma conta de avaliação gratuita ou assistir a um seminário na web para entender a configuração de preços do FireHold. O aplicativo tem um preço razoável e você pode obtê-lo com base em um plano de cobrança por usuário. O faturamento depende de quantos funcionários usam o programa e dos complementos que você escolher.

HighTail: melhor para visualizações de documentos móveis

O HighTail é um software de gerenciamento de documentos que facilita e torna mais natural o gerenciamento de arquivos digitais. Além disso, permite que os criadores forneçam acesso a documentos de grande porte, além de vídeos, fotografias, apresentações de slides, desenhos e afins.

Principais benefícios

• Ele permite que você visualize documentos de grande porte sem a necessidade de salvá-los.
• Ele permite revisar documentos com a ajuda de ilustrações como caixas, linhas, setas, formas livres ou alguns outros tipos de anotação em documentos ricos em mídia.
• Você pode comparar duas versões de um documento colocando-as uma ao lado da outra em seu computador para ver as modificações e fornecer comentários avaliativos sem interrupções.
• Depois de conceder acesso aos arquivos, os funcionários não precisam fazer login para visualizá-los ou usá-los.
• O aplicativo possui criptografia AES de 256 bits, bem como medidas de segurança de alta qualidade para garantir uma segurança rígida em toda a rede.
• Ele oferece notificações quando os arquivos chegam aos destinatários pretendidos e eles os baixam, por meio do recurso Send Tracker.

Contras

• Os links que você compartilha para arquivos expiram em pouco tempo.
• A opção de pesquisa é lenta e requer filtros adicionais para otimizá-la.

Preços

A assinatura premium começa em $ 12 por mês e pode aumentar para $ 36 por mês.

Localizador de documentos: melhor para criar fluxos de trabalho eficientes

O Document Locator é um sistema de gerenciamento de documentos que permite conectar-se ao Windows e à nuvem para gerenciar e compartilhar documentos sem esforço.

Alguns recursos que ele oferece são controle de versão, digitalização de documentos em papel em arquivos digitais, controle de arquivos e gerenciamento de e-mails.

Principais benefícios

• Este software de gerenciamento de documentos permite transformar arquivos em papel em arquivos digitais totalmente indexáveis.
• Ele permite que você capture documentos e obtenha metadados com detalhes essenciais do arquivo.
• Ele possui vários recursos de automação, como tempo limite, fluxos de trabalho baseados em funções de usuário, pontos de controle de qualidade e modelos de alerta editáveis.
• Ele permite que você registre a confirmação de arquivos digitais para responsabilidade e conformidade com os regulamentos com facilidade. Ele pode até lidar com todos os estágios de aprovação de uma pessoa e a aprovação mais complexa de várias pessoas.
• Ele permite registrar metadados de documentos digitalizados por meio de folhas de rosto, zonas ou códigos de barras. Ou você pode usar a função de visualização no Document Pro para selecionar diferentes parâmetros, um por um, em seu computador.
• Ele pode ser executado em navegadores, smartphones e também em desktops.

Limitações

• A interface do usuário é um pouco desorganizada.
• Não hospeda sessões de treinamento com muita frequência.
• Às vezes, a plataforma pode ficar um pouco lenta durante o fluxo de trabalho, especialmente quando várias pessoas a estão usando.

Preços

Você pode entrar em contato com os representantes do Document Locator para saber mais sobre as opções de licença, planos de associação, aplicativo de servidor na nuvem ou no local e uma demonstração virtual.

IsoTracker: melhor para seu suporte ao cliente

Entre todos os softwares de gerenciamento de documentos que avaliamos, o IsoTracker oferece o melhor suporte ao usuário. Aqueles que precisam de assistência podem usar mensagens instantâneas para entrar em contato com a equipe de help desk. Além disso, existe a opção de ligar para um agente de suporte imediatamente ou enviar um formulário de contato.

Principais benefícios

• A plataforma oferece controle de versão eficaz e controle de alterações de documentos.
• Ele oferece um banco de dados de arquivos centralizado que você pode acessar quando quiser e de onde quiser.
• Armazenar e catalogar arquivos, enviar alertas para tarefas e atividades de aprovação de arquivos podem ser automatizados.
• Para manter o aplicativo seguro, ele faz backup de arquivos todos os dias, possui criptografia e controle de acesso granular e registra atividades relacionadas a arquivos.

Limitações

• As configurações e o layout do menu poderiam ser melhores
• A interface do usuário parece um pouco desatualizada, tornando-a um pouco difícil de usar.

Preços

Embora a plataforma não indique claramente o custo, os usuários podem usar um formulário de cálculo online para avaliar se o IsoTracker atende aos seus requisitos e orçamentos. A plataforma oferece um teste gratuito por 60 dias.

Evernote Business: melhor para gerenciar notas e capturas de tela

Sem dúvida, o Evernote Business está entre os softwares amplamente conhecidos para organizar documentos. Ele permite gerar e compartilhar documentos e memorandos sem esforço, para criar um ambiente de trabalho mais inteligente e eficiente.

Principais benefícios

• Com o web clipper, você pode salvar rapidamente instantâneos de sites para uso posterior. Ele permite que você armazene digitalmente todos os dados relevantes, tornando-os facilmente acessíveis sempre que necessário.
• Ao utilizar os modelos pré-projetados do Evernote, você pode economizar tempo e energia ao atender a requisitos específicos.
• Ele fornece integração abrangente com vários softwares externos. Isso inclui Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack e Outlook.
• Ele permite que você pesquise notas escritas à mão, imagens de quadro branco e imagens digitalizadas. É proficiente em reconhecer 11 idiomas escritos à mão e 28 idiomas digitados.
• Ele permite digitalizar cópias impressas de arquivos e armazená-los com segurança como arquivos digitais.

Limitações

• O gerenciamento de notas pode ser mais sistemático para usuários experientes que lidam com uma grande quantidade de dados.
• Carregar e baixar documentos pode ser um pouco lento, especialmente se o tamanho do arquivo for muito grande.

Preços

Existem diferentes níveis de pacotes de assinatura disponíveis, cada um oferecendo uma variedade de recursos e benefícios, dependendo das necessidades do usuário. O pacote inicial é mensal de $ 7,99 para cada usuário.

Smartsheet: melhor para gerenciamento de projetos

O Smartsheet é frequentemente preferido pelas organizações como uma das melhores soluções de documentos para uma organização perfeita de tarefas, gerenciamento de documentos e trabalho em equipe.

Uma característica de destaque dessa ferramenta é sua capacidade de se conectar de forma abrangente com ferramentas de terceiros. Isso inclui Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps e muitos outros.

Principais benefícios

• Simplifica as rotinas de trabalho e os procedimentos operacionais, utilizando os modelos pré-concebidos fornecidos.
• Com este software de gerenciamento de documentos, você pode trabalhar perfeitamente em equipe no conteúdo, acompanhando o progresso da produção a partir de uma única folha.
• Ele também permite que você delegue tarefas, configure alertas automatizados, permita que outras pessoas avaliem o conteúdo e publique comentários completos na forma de notas anexadas.
• Ele prioriza a segurança de seus arquivos fazendo backup de dados em diversos sites, hospedados na AWS e Equinix.
• Ele permite que você economize tempo automatizando tarefas recorrentes por meio de solicitações de aprovação e notificações de atualização.
• Você também pode otimizar sua rotina de trabalho simplesmente mesclando várias etapas e caminhos condicionais.
• Ele permite que você importe facilmente informações de planilhas do Excel, documentos CSV e planilhas do Google.
• Você pode visualizar documentos em seu telefone por meio de aplicativos móveis para Android e iOS.

Limitações

• Compreender todas as suas capacidades pode ser esmagador no começo
• O Smartsheet carece de alguns recursos essenciais do Excel, como o recurso de pesquisa

Preços

Os planos pagos do Smartsheet começam com um plano Pro, que custa US$ 7 mensais. Há também uma variante comercial que requer um mínimo de três usuários e custa US$ 25 mensais para cada usuário.

InfoRouter: melhor para rastreamento de documentos em tempo real

Outro software de gerenciamento de documentos que vale a pena considerar é o InfoRouter, que permite o manuseio eficiente de arquivos.

Ao contrário de alguns outros sistemas de gerenciamento de documentos, o InfoRouter deve ser implementado no lado do servidor sem nenhum elemento do lado do cliente. Felizmente, a ferramenta tem um enorme potencial de escalabilidade e é capaz de utilizar quase 100 hosts para aliviar a carga.

Principais benefícios

• Com esta ferramenta, você pode administrar seus documentos importantes com segurança, enviando-os por meio de rotinas de trabalho pré-estabelecidas e acompanhando o andamento ao vivo.
• Ele fornece uma análise combinada das ocorrências do dia-a-dia.
• Ele oferece suporte a vários idiomas, permitindo que você receba e-mails em seu idioma preferido.
• Ele busca automaticamente os documentos dentro dos diretórios monitorados em pastas predefinidas.
• Você também pode transformar imagens em documentos PDF com facilidade usando esta ferramenta.
• Não há limite para o número de pastas que podem ser criadas.
• Ele facilita tanto o HTTPS quanto o SSL, garantindo conexões seguras.
• Você também pode editar o conteúdo e os modelos de seus e-mails de acordo com suas preferências.

Limitações

• Pode ficar lento ao carregar documentos consideráveis.
• A IU atual tem muitos recursos na tela inicial, o que pode confundir os usuários.

Preços

As informações de preço dessa ferramenta não estão disponíveis publicamente e devem ser solicitadas diretamente ao fornecedor.

Onehub: melhor para manter seus documentos seguros

Onehub é mais um sistema de gerenciamento de documentos eficaz para nosso acervo. Sua capacidade de arrastar e soltar simplifica o upload de documentos. Além disso, permite que os clientes organizem documentos em subpastas, mantenham-nos seguros e gerenciem versões.

Principais benefícios

• Você pode importar documentos rapidamente usando o atributo de arrastar e soltar. Além disso, ele permite que você use uma estrutura de pasta-arquivo, um gateway FTP protegido para carregar um grande número de arquivos e também um controle automatizado de versão de documento.
• Essa plataforma implementa vários protocolos de segurança, como autorização baseada em funções de usuário, autenticação de dois fatores e logouts de sessão.
• Com Onehub, você pode visualizar facilmente documentos e arquivos sem salvá-los, seja em um smartphone ou navegador de internet.
• Este sistema de gerenciamento de documentos permite que você entre em contato com colegas de trabalho por meio de mensagens, revisões e aprovações e comentários de pastas.
• Esta plataforma se conecta facilmente com o OneDrive e o Google Drive.
• Ele permite que você acompanhe todas as atividades de upload e personalização. Você pode utilizar trilhas de auditoria para cancelar permissões imediatamente se qualquer atividade suspeita for detectada.

Limitações

• Não é possível dividir os membros de um grupo em grupos menores
• Difícil de aprender e carece de materiais de treinamento suficientes

Preços

Os pacotes premium da Onehub começam em US$ 12,50 por mês e vão até US$ 500 por mês. Além disso, todos os pacotes vêm com uma versão de avaliação gratuita de 14 dias.

DocuPhase: melhor para aumentar a produtividade

O DocuPhase possui vários recursos e funcionalidades que permitem que os grupos trabalhem de forma mais sistemática e eficaz.

Principais benefícios

• O aplicativo usa tecnologia de indexação automática orientada por IA que permite aos usuários definir etiquetas com antecedência e separar e categorizar documentos no recebimento.
• A opção de pesquisa avançada permite que os usuários localizem os detalhes do arquivo rapidamente.
• Com o roteamento automático de documentos, você pode compartilhar detalhes de documentos com profissionais relevantes.
• DocuPhase é um aplicativo flexível. Possui funcionalidades úteis para grupos que lidam com muitos arquivos.
• A organização sistemática e o monitoramento de documentos podem ser automatizados.

Limitações

• Atualizar ou aplicar patches de segurança é um desafio sem a ajuda do suporte técnico.
• Iniciantes podem achar difícil aprender as diferentes funcionalidades.

Preços

Seu departamento pode avaliar uma demonstração personalizada antes de comprar o aplicativo. A estrutura de preços depende das funcionalidades que sua equipe escolher, pois as necessidades de cada grupo são únicas.

Considerações finais sobre sistemas de gerenciamento de documentos

Com a digitalização se tornando a norma, os arquivos em papel estão desaparecendo. E o armazenamento virtual é definitivamente a alternativa mais preferida.

Estes são alguns dos melhores softwares de gerenciamento de documentos. Mas esses aplicativos têm funcionalidades únicas e características diferenciadas.

Certas empresas podem querer recursos avançados. Isso pode incluir a conexão a uma determinada API, o roteamento de documentos por meio de diferentes sistemas para segurança extra ou a conformidade com os padrões ISO.

Mas se você não precisar de sinos e assobios extras, configurar um sistema de gerenciamento de documentos é fácil e direto. Você pode começar a usar o software de gerenciamento de documentos imediatamente. Basta avaliar diferentes aplicativos e seus recursos e escolher o que melhor se adapta às suas necessidades.