As habilidades de gerenciamento de eventos que você precisa ter como planejador

A gestão de eventos é um negócio desafiador. Para assumir um papel como esse, você precisa de mais do que apenas habilidades organizacionais. Você terá que prestar atenção aos detalhes e estar pronto para responder às solicitações das pessoas. Provavelmente, você terá que apagar um incêndio ou dois.

No entanto, se você gosta de trabalhar com pessoas, o planejamento de eventos pode ser recompensador. E sempre há dicas e conselhos para ajudá-lo a melhorar.

Este artigo descreve 20 habilidades de gerenciamento de eventos que os planejadores precisam para organizar atividades bem-sucedidas. Todos aqueles que querem fazer uma carreira neste campo podem aprender o que é preciso para ser o seu melhor. Sinta-se à vontade para descobrir suas habilidades inatas e como desenvolver novas.

Habilidades de gerenciamento de eventos que você deve ter para ser um planejador de eventos

Habilidades de pessoas

Há uma coisa que todos os eventos têm em comum: envolvem pessoas. Não importa o tipo de evento que você organiza (presencial, eventos de transmissão ao vivo ou eventos híbridos), as pessoas estão sempre presentes. É por isso que suas habilidades pessoais desempenham um papel importante.

Você terá que considerar todos os tipos de personagens e fazer isso com eficiência. Isso inclui fornecedores, supervisores, patrocinadores, colegas de trabalho, fornecedores, funcionários, funcionários do governo e executivos. Uma grande parte do sucesso da sua carreira envolve se sentir confortável ao se conectar com tudo isso. Em outras palavras, as habilidades de comunicação são fundamentais neste negócio.

Habilidades organizacionais

Quando se trata de habilidades organizacionais, os planejadores de eventos precisam ser capazes de preparar tudo com eficiência.

Cada um de seus eventos terá milhares de peças que você deve montar com habilidade. Além disso, gerentes de eventos de sucesso geralmente trabalham em vários projetos simultaneamente.

Você terá que garantir que pedidos, faturas, reuniões, entregas e outras tarefas sejam executadas corretamente e em tempo hábil. Assim, uma das habilidades de gerenciamento de eventos mais importantes é a sua capacidade de organização. Fazendo isso da maneira certa, você garante um evento de sucesso.

Habilidades de comunicação

Até agora, está claro que você precisa negociar não apenas com os clientes, mas com outras figuras-chave no processo de planejamento do evento. Mas as habilidades de comunicação vão além disso; você também deve transmitir mensagens de forma clara.

Certifique-se de que suas instruções sejam explícitas e diretas, especialmente ao lidar com sua equipe de planejamento. Além disso, certifique-se de fazer isso de forma atraente.

No momento em que você aceita a responsabilidade como organizador de eventos, você se compromete. Agora, você é o líder deste evento e é responsável pelo seu sucesso. Seu estilo de liderança pode fazer a diferença se você garantir uma comunicação forte. Esteja ciente do que sua equipe está fazendo e dê instruções de maneira pessoal. Além disso, você deve estar aberto ao que seus colegas de trabalho têm a dizer e estar pronto para apoiá-los se tiverem dificuldades.

Habilidades de gestão de tempo

À medida que avança em sua carreira, você terá tarefas mais demoradas, portanto, é essencial ter algumas estratégias de gerenciamento de tempo em mãos. É por isso que a multitarefa será sua melhor amiga. No entanto, também pode ser seu pior inimigo.

Haverá muitas situações em que você está fazendo um brainstorming com um colega e de repente recebe uma ligação sobre design de palco. Além disso, você tem que cumprir muitos prazos. A data do evento está marcada e você é responsável por tudo estar pronto na hora.

Tal situação pode ser uma passagem só de ida para a ansiedade e o estresse, ou pode ser o cenário de um evento de sucesso. Tudo depende de suas habilidades de gerenciamento de tempo.

Conhecimento de rede

Os melhores planejadores de eventos são aqueles que podem criar uma rede. Certifique-se de fazer contato com diferentes profissionais da área de planejamento de eventos.

Depois de ter uma rede confiável, seus projetos serão executados com mais facilidade. Não se esqueça que eles também podem encaminhá-lo para novos clientes.

Compreensão dos eventos

Correndo o risco de apontar o óbvio, os planejadores de eventos devem saber como funciona a indústria de eventos.

Suas habilidades de planejamento de eventos não estarão completas até que você alcance esse conhecimento. Além disso, ajuda se você souber como configurar uma solicitação de proposta (RFP) ou uma planta baixa. A revisão de contratos e a análise de dados também são habilidades importantes de gerenciamento de eventos.

Mais do que empresários, profissionais de eventos são artistas: precisam encontrar soluções criativas. Além disso, ajuda a entender o que é realista e o que não é.

Finalmente, alguém pode ser mais naturalmente talentoso a esse respeito. No entanto, essas habilidades também podem ser desenvolvidas ao longo do tempo.

Capacidade de pesquisa

Todo planejador de eventos deve fazer pesquisas para se manter atualizado sobre as últimas notícias do setor. Vale a pena considerar recursos, ferramentas e aspectos relacionados a eventos.

Hoje em dia, esta informação é de fácil acesso online através de um motor de busca. No entanto, a chave é encontrar o dado certo em meio ao oceano de informações disponíveis . Isso depende exclusivamente das habilidades de pesquisa do organizador.

Bons pesquisadores serão capazes de encontrar informações precisas rapidamente. Isso inclui restrições de última hora, como limites de capacidade ou condições de entrada, que os governos podem aplicar.

Atendimento Orientado ao Cliente

A regra número um para todos os gerenciadores de eventos é “o cliente vem em primeiro lugar”. Tenha sempre em mente que você está organizando o evento do cliente, portanto, você deve priorizar a visão dele. Mesmo se você discordar de uma decisão, você deve colocar as necessidades deles antes das suas. Além disso, você precisa considerar fatores como orçamento.

Lembre-se que a amabilidade é uma grande vantagem. Use expressões como "É um prazer", "Deixe-me ver o que podemos fazer" ou "Absolutamente". Com essa abordagem, você pode tranquilizar a confiança do seu cliente e diminuir sua ansiedade.

Habilidades para resolver problemas

Se você está se perguntando o que compensa nesse setor, a resposta é habilidades de resolução de problemas.

É impossível imaginar um evento sem problemas, e você deve resolvê-los com a cabeça fria. Ser um gestor de eventos é mais do que colocar notas adesivas e dar algumas instruções. Na maioria das vezes, os organizadores devem tomar decisões difíceis.

Haverá situações imprevistas que você terá que resolver com calma e eficácia. Desde manter o público entretido enquanto o orador principal está preso no trânsito até encontrar um novo provedor no último minuto, você deve estar pronto para tudo.

Em suma, as habilidades de tomada de decisão e a capacidade de resolver problemas serão seus melhores aliados.

Aprenda a delegar

Todos nós queremos estar no controle, no entanto, cuidar de tudo sozinho não é a melhor estratégia.

Há um limite para o que uma pessoa pode fazer, então você tem que aprender a delegar. Especialmente ao planejar grandes eventos, os gerentes precisam confiar em sua equipe.

Embora isso não seja algo que você construa da noite para o dia, vale a pena considerar. Ter uma equipe sólida na qual você pode confiar é uma grande vantagem.

Capacidade de ter conversas difíceis

Provavelmente, em algum momento, você terá que enfrentar situações difíceis. Dar feedback construtivo ou demitir alguém não são coisas fáceis de fazer. Quando você se encontra nesta situação, você precisa lidar bem com isso.

Se você deseja realizar eventos bem-sucedidos, terá que tomar decisões difíceis, como remover um membro da equipe ou reatribuir uma tarefa.

Suas habilidades de liderança dependem de como você aborda esse cenário.

Seja resiliente e flexível

O gerenciamento de eventos não é sobre um conjunto claro de tarefas. É importante entender que as responsabilidades mudam e você precisa se adaptar a cada situação. Uma grande parte do seu trabalho pode envolver qualquer coisa, desde apagar incêndios até fazer telefonemas decisivos, e você precisa fazer isso da maneira mais eficiente possível.

Seu desempenho nesses casos deve ser impecável e você deve manter a calma. Dessa forma, você pode voltar a comandar o show rapidamente.

Ter uma lista de verificação é importante, mas você precisa ser capaz de se afastar dela. Se as coisas se desviarem do seu processo de planejamento, você precisa responder . Caso contrário, o evento sofrerá.

Por fim, lembre-se de que sua maneira de lidar com isso definirá sua reputação como gerente de eventos.

Habilidades de Negociação e Gestão Orçamentária

A negociação é uma parte importante do trabalho. Na maioria das vezes, você terá que trabalhar dentro de um orçamento, e suas habilidades de negociação podem salvar o dia. Ao reservar um lugar ou negociar um contrato, você deseja obter o melhor preço para poder esticar o orçamento.

Mas como você faz isso? Enquanto algumas pessoas são negociadoras inatas, outras podem precisar de prática. Em suma, é uma mistura de tato, confiança e preparação . Previsão e controle de despesas são fatores vitais. Experiência com faturamento também é útil.

Habilidades de tomada de decisão

Esta é uma visão mais profunda de um dos pontos anteriores. Se você tomar uma decisão como planejador de eventos, deverá analisar a situação cuidadosamente e considerar todos os resultados possíveis. Uma vez que esta será uma parte importante da sua rotina diária, você deve colocar muita consideração nisso.

Além disso, não se trata apenas de decidir rápido; suas soluções devem ser viáveis. Trabalhe em suas habilidades de tomada de decisão e você poderá encontrar soluções melhores a cada vez.

Desenvolva sua criatividade

Um planejador criativo é vital para um evento de sucesso. Além disso, a capacidade de envolver clientes e participantes é crucial. Reservar um local, contratar fornecedores e encontrar as opções de entretenimento certas não são suficientes. É aqui que a criatividade se torna essencial.

Se você quer que as pessoas se lembrem de seus eventos, certifique-se de transformar suas ideias em experiências inesquecíveis.

Embora esta não seja uma habilidade difícil, é uma habilidade que você pode adquirir com prática e dedicação.

Seja um bom líder

Um verdadeiro líder une as pessoas. Em vez de dar ordens, tente engajar os funcionários e inspirá-los a dar o melhor de si.

Fornecedores, voluntários e membros da equipe devem trabalhar juntos para um objetivo comum. Além disso, eles precisam sentir que o que eles fazem é importante.

Com o seu estilo, tente fazer as pessoas se sentirem importantes e conduzi-las ao sucesso. Mesmo que você precise ser duro às vezes, certifique-se de que essa não seja sua maneira natural de se comunicar com outras pessoas no ambiente de trabalho.

Ame o que você faz

Embora possa soar como um clichê, a paixão ainda é uma parte importante da equação. Um gerente de eventos deve colocar paixão em tudo o que faz e trabalhar com entusiasmo. A automotivação é fundamental neste momento.

Além disso, o sentimento de orgulho depois de criar um evento de sucesso pode ser o que faz seu motor dar partida.

Ninguém duvida que o gerenciamento de eventos é um dos trabalhos mais estressantes, e é exatamente por isso que você precisa dessa faísca extra. A motivação o ajudará a superar desafios e manter a calma quando as coisas ficarem difíceis. Trabalhe com paixão genuína e você verá os resultados.

Essa abordagem também levará a uma maior criatividade e lhe dará uma sensação de realização.

Proficiência em Tecnologia

Em nossos dias, a proficiência em tecnologia não é uma opção. Tenha em mente que a tecnologia é a melhor amiga de um gerente.

Softwares e aplicativos podem simplificar processos e melhorar sua eficiência, portanto, não tenha medo de usá-los. Mesmo que você não conheça a solução de dentro para fora, certifique-se de entender quais vantagens ela pode oferecer.

De acordo com isso, ficar por dentro das últimas tendências também pode ser muito útil.

Habilidades de gerenciamento de risco

A segurança deve ser uma das suas principais prioridades. É provável que os participantes do evento, palestrantes ou patrocinadores não vejam os esforços que você coloca nessa área. No entanto, você nunca deve reduzir a segurança.

A segurança é importante para todas as pessoas envolvidas no processo de planejamento e também para os participantes. Seja sobre medidas de segurança no local ou proteção de dados do cliente, certifique-se de que seu evento seja seguro.

Além disso, mantenha-se atualizado sobre os regulamentos de saúde e as medidas de segurança do governo.

Fique calmo

Mesmo o melhor planejamento tem seus pontos fracos. Em outras palavras, você não pode prever todos os possíveis problemas que podem surgir.

Se um incidente prejudicar seu evento, mantenha a calma. Só assim você poderá encontrar a melhor solução.

Considerações finais sobre habilidades de gerenciamento de eventos

Esta lista contém 20 habilidades de gerenciamento de eventos que todo bom planejador deve ter. Alguns deles virão até você naturalmente, mas outros precisam de nutrição e desenvolvimento.

Mantenha esses pontos em mente ao planejar eventos e você verá bons resultados. Tudo é possível com paixão e dedicação.

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