Dicas de planejamento de eventos para ajudá-lo a organizar o melhor evento

Os planejadores de eventos precisam ser bem organizados para coordenar todas as etapas do processo de planejamento. Sem uma estratégia eficaz, uma agenda lotada pode facilmente se tornar caótica, e logo você perde o controle do plano destinado a fazer seu evento decolar. Como você precisa gerenciar vários fornecedores ao mesmo tempo, fazer contato com as partes interessadas e fazer pagamentos em dia, é importante aprimorar seu plano de ação e se organizar.

Uma ótima maneira de fazer isso é adotar dicas e técnicas práticas para aprimorar suas habilidades de organização e tornar seu evento um sucesso.

Embora cada evento seja diferente à sua maneira, este post foi desenvolvido para compartilhar algumas informações internas gerais que você pode usar ao organizar seu próximo evento, independentemente do objetivo.

O seguinte é um conjunto de algumas dicas essenciais de planejamento de eventos que você pode aplicar ao montar seu próximo evento memorável.

Comece o mais cedo possível

O primeiro passo no processo de planejamento do evento é determinar uma meta clara, seja uma reunião social, um retiro corporativo ou uma angariação de fundos. Será mais fácil focar nos principais aspectos do evento, como localização, tipo de local e captação de patrocinadores, se você tiver estabelecido uma intenção clara e definida do evento.

Não demore quando se trata de começar com o planejamento do seu evento. Um evento de tamanho considerável precisa de pelo menos quatro a seis meses para organizar as coisas, enquanto um evento de pequena escala precisa de um mês no máximo. Uma dica importante a ter em mente é garantir que os contratos dos fornecedores sejam finalizados semanas antes do evento para manter as coisas funcionando de forma constante até o grande dia.

Estabeleça metas claras e quantificáveis

Quando você deseja definir metas e metas realistas, comece com algumas perguntas:

• Por que esse evento está sendo planejado?
• O que os organizadores do evento esperam realizar com este evento em particular?

Melhore a taxa de sucesso de cada tarefa em sua lista de verificação de planejamento de eventos com uma sólida compreensão dos principais objetivos da sua empresa antes de iniciar o planejamento. Você quer arrecadar uma certa quantia em doações para o próximo grande projeto? Você está olhando para trazer 50 ou 500 convidados? Talvez você esteja tentando chamar a atenção para uma causa específica.

Certifique-se de definir metas com critérios que permitem medir seu progresso. Isso ajudará sua equipe não apenas a visualizar os objetivos, mas também a realizá-los. Um planejador de eventos capaz também levará em consideração o resultado quando as metas forem alcançadas, perdidas e até mesmo superadas. Eles considerariam ainda quando é melhor encerrar as coisas e o momento certo para tentar algo mais cativante no próximo evento. Quando você sabe exatamente onde quer estar, sabe como chegar lá de forma eficaz.

Planeje com transparência

Mantenha suas principais partes interessadas e equipe de marketing informadas sobre o planejamento do seu evento. Informe-os sobre o cronograma que você estabeleceu e o que você entregará, como suas metas e objetivos para o evento. Ao manter as partes interessadas envolvidas no processo, você pode marcar e mesclar a experiência para todos os participantes do evento.

No caso de um evento notável, mantenha os participantes atualizados com a maior frequência possível para garantir que todos os detalhes na linha do tempo do evento, desde o conceito até o PR da mídia, estejam funcionando sem problemas.

Fomente Relações Profissionais de Respeito Mútuo

É fundamental ter em mente que o seu profissionalismo está ligado à organização de um evento de sucesso . Uma das principais dicas de planejamento de eventos a serem lembradas é se concentrar em envolver os clientes. Procure identificar clientes que respeitem o que você e sua empresa fazem e estabeleça uma parceria duradoura com eles.

Esteja determinado a estabelecer as bases para boas relações comerciais, valorizando e mantendo o respeito mútuo. Utilize seus pontos fortes e você criará uma experiência ideal para seus convidados.

Torne-se o melhor amigo dos dados

Desenvolva uma maneira de medir e aprender com os resultados de suas habilidades de planejamento de eventos e colete dados para determinar os efeitos de suas decisões durante o processo de planejamento.

Como você pode garantir que seu processo tenha um impacto legítimo? Você pode realizar pesquisas objetivas e medir o NPS, por exemplo.

Possuir dados de qualidade não apenas ajuda você a melhorar o planejamento de eventos futuros, mas também apóia seu caso quando os clientes empurram ideias que podem não ser bem-sucedidas.

Identifique seu público-alvo

Uma parte importante do planejamento é definir seu público-alvo:

• Locais?
• Parceiros de negócios ou executivos?
• Gestão?
• Clientes atuais ou potenciais?
• Uma combinação desses grupos?

A chave para um evento de sucesso é chegar até o público-alvo. Depois de saber quem , você pode trabalhar em como adaptar o evento às suas necessidades e interesses.

Compile dados suficientes sobre seu público, dados demográficos, atitudes, interesses ou desgostos, etc. Confie em suas características para ajudá-lo a descobrir e definir seu público específico.

Contrate uma equipe incrível

Dicas de planejamento de eventos destacam o valor de contratar uma boa equipe para criar um evento de sucesso. Eles exibirão uma atitude respeitosa e profissional e terão um profundo conhecimento do evento para responder às perguntas dos convidados.

É vital confirmar a experiência que a equipe do evento traz para o trabalho, então faça com que eles preencham os formulários e forneçam referências que você possa verificar. E certifique-se de ter alguém para examinar os detalhes do evento e amarrar as pontas soltas antes do início do evento, para que você não tenha surpresas indesejadas durante o evento.

Escolha o espaço do seu evento com cuidado

Você definiu a data, agora precisa reservar o local perfeito. Detalhes importantes como local e data precisam ser finalizados o mais rápido possível. Isso é para que o gerenciamento de eventos possa começar cedo a campanha de marketing.

Leve em consideração o seguinte ao considerar um local:

• Os elevadores e entradas são facilmente acessíveis a todos? Estão disponíveis instalações sanitárias para todos os géneros? Há espaço suficiente se forem necessários intérpretes ou uma tela de legendas ao vivo?
• Os requisitos de espaço para 50 convidados diferem quando comparados a 500.
• Existe um estacionamento considerável e é fácil entrar nas vias públicas?
• Você é obrigado a comprar um seguro específico? Quais são os regulamentos sobre responsabilidade?
• Certifique-se de que haja espaço para equipamentos AV, incluindo plugues, cabos de extensão e etc., se alto-falantes, microfones e câmeras forem necessários para o evento.

Tenha um plano de eventos abrangente

Um plano de evento completo deve delinear uma lista de tarefas que abrange todos os aspectos-chave, desde os objetivos até a logística. Este plano irá ajudá-lo a se manter organizado, economizar tempo e garantir que o planejamento do seu evento permaneça no curso. Também pode ser um ótimo recurso para os participantes, membros da equipe e outros envolvidos na organização que organiza o evento.

Os elementos essenciais que um plano extenso deve incluir são:

• Local
• Logística
• Gestão de Catering
• Palestrantes/Talentos
• Apresentadores/MCs
• Cronograma/Cronograma
• Entretenimento
• Pacote de promoção
• Gerenciamento de Registro
• Plano e Gestão de Patrocínio
• Deveres voluntários

Marque seu evento

Um tema atual que capta e cativa pode ajudar seu evento a se destacar da concorrência. Certifique-se de levar este tema ao longo das várias características do evento, especialmente no nome. Exiba recursos diferenciados e promova-os na mídia on-line para atrair as pessoas para o seu evento.

Ao considerar vários nomes de eventos, pergunte-se: como esse evento difere de outros realizados em seu setor? Que mensagem ou ideais você espera expressar através deste evento? Quais são as principais características do seu evento?

Gere um slogan: depois de estabelecer o nome, crie um slogan. Lembre-se de mantê-lo direto ao ponto e torná-lo cativante, afinal isso contribui para a marca do seu evento.

Desenhe um logotipo: se você estiver organizando um evento de grande escala ou uma série de eventos, precisará criar um logotipo.

Estabeleça uma identidade visual: componha uma identidade visual que reúna todas as características do evento.

Crie um plano de marketing multicanal

Ao planejar um evento, use as mídias sociais, o site oficial e boletins por e-mail para promover o evento e vender ingressos. É importante que o conteúdo de marketing a seguir inclua detalhes sobre o evento, como os participantes podem se inscrever e o que podem esperar:

• E-mails enviados para membros e convidados de eventos anteriores
• Postagens em várias plataformas de mídia social de marca
• Informações disponibilizadas no site oficial da empresa
• Informações no boletim de rotina
• Faça com que palestrantes e convidados de alto nível promovam detalhes do evento por meio de suas plataformas de mídia social
• Obtenha e garanta uma variedade de patrocínios (compile uma lista de potenciais patrocinadores que você gostaria de endossar em seu evento)

Crie um orçamento e cumpra-o

É vital determinar desde o início o orçamento que você tem disponível, pois isso influenciará o tipo de evento que você pode organizar. Uma dica de planejamento de eventos da Worley aconselha que você calcule o valor que está disposto a gastar e, em seguida, faça um orçamento para gastar 10% a mais da estimativa inicial.

Problemas organizacionais podem surgir a qualquer momento . Plano para cobrir quaisquer despesas extras ou imprevistas.

Depois de estabelecer o orçamento, certifique-se de identificar quais recursos serão usados ​​e onde. Por exemplo, desperdiçar seu orçamento em elementos decorativos em vez de investir em uma equipe profissional e experiente de AV pode estragar seu evento.

Crie uma linha do tempo e uma lista de verificação

Um prazo fixo garante que você mantenha o planejamento do evento em execução sem atrasos. É mais eficaz do que uma lista geral de tarefas, pois você pode determinar quando certas decisões precisam ser tomadas e os trabalhos concluídos.

Uma lista de verificação concisa ajuda você a reconhecer as tarefas que você precisa realizar, determinar os prazos a serem alcançados e decidir sobre qualquer suporte extra necessário. Você também pode gerar estimativas financeiras e de tempo durante o processo de preparação. Fazer uma lista de verificação também pode ajudá-lo a avaliar o progresso que você faz com cada tarefa.

Mantenha sua linha do tempo e sua lista de verificação atualizadas à medida que o dia do evento se aproxima, perguntando a si mesmo o seguinte:

• quando os fornecedores chegarão?
• quem é o ponto de contato?
• quando as refeições serão servidas?
• quando o DJ substitui a banda ao vivo?

Apresente seus patrocinadores de forma eficaz

Esteja você organizando eventos presenciais ou eventos virtuais, não há necessidade de financiar completamente todo o evento sem ajuda. Entre em contato com potenciais patrocinadores para descobrir oportunidades de financiamento do evento em troca de exposição da marca com os participantes.

Configure um plano de como você gostaria de mostrar seus patrocinadores. Incorpore o seguinte em seu planejamento:

• Um aplicativo de eventos para os participantes. Esse recurso permitirá que os hóspedes reconheçam os vários patrocinadores, enviem notificações push e se conectem a um itinerário fácil de usar.
• Mercado patrocinador. Você ainda pode atender aos requisitos do seu patrocinador mesmo com um evento online.
• Materiais de marketing. Aumente a qualidade da experiência de seus patrocinadores com um resumo do que eles podem ganhar contribuindo com as ferramentas de marketing do evento. Use mensagens durante o evento para criar reconhecimento de marca para os patrocinadores com o público.

A maioria das dicas de planejamento de eventos irá lembrá-lo de valorizar profundamente seus patrocinadores desde o momento em que eles assinam o contrato. Tenha em mente que eles pagaram para serem vistos e ouvidos em seu evento.

Fotografe tudo

TechCrunch tem uma conta no Flickr com imagens de seus eventos.

Certifique-se de capturar fotos emocionantes e interessantes que destacam o sucesso do seu evento. Estes podem ser compartilhados em várias plataformas de marketing de mídia social para gerar buzz.

Um fotógrafo profissional terá uma boa ideia dos tipos de fotos que promovem seu evento específico e solicitará detalhes específicos. Diga a eles que você deseja várias fotos que capturem a diversidade do evento, como a marca do evento, um espaço animado e convidados se divertindo.

Durante a fase de design, certifique-se de considerar todos os aspectos visuais do seu evento. O que criaria um plano de fundo dinâmico? Quais recursos-chave fotografariam bem e promoveriam a marca ou os patrocinadores?

Planeje a logística do dia

Garanta o sucesso do seu evento identificando, revisando e contratando todos os especialistas em eventos essenciais (técnicos de AV, decoradores, fotógrafos, pessoal de segurança, etc.). Palestrantes e apresentadores ao vivo, que podem incluir especialistas influentes e influenciadores do setor, devem ser agendados, pois são qualificados para compartilhar as ideias que você gostaria de apresentar em seu evento.

É vital que você encontre um equilíbrio na agenda de eventos de seus convidados. Você quer que eles se envolvam com o programa o máximo possível. Crie variedade dentro do evento para capturar e manter seu interesse.

Mas você também deseja criar tempo e espaço suficientes no programa para permitir que os participantes se misturem e processem todas as informações que estão recebendo. A programação deve fornecer uma margem para quaisquer ocorrências inesperadas.

Tenha um plano de backup caso algo dê errado

Você deve compilar um plano de backup no caso de quaisquer deslizes ou problemas inesperados. Um plano de backup abrangente garantirá que seu evento corra bem e seja um sucesso com todos os envolvidos. Portanto, certifique-se de compartilhar o plano com a equipe, os fornecedores e os responsáveis ​​pelo local. Certifique-se de que eles estejam de acordo com o plano e estejam cientes do protocolo a ser seguido em caso de problemas.

Alguns desses problemas podem incluir ter equipamento de backup (microfones, alto-falantes, etc.), uma lista de possíveis cenários que podem ocorrer, um palestrante não comparecimento ou o evento movido on-line.

Não tema o processo de negociação

Aqui está uma boa dica de planejamento de eventos para se ter em mente ao lidar com fornecedores: tudo é negociável. Não vacile ao negociar preços. Os custos ocultos podem aparecer a qualquer momento durante a fase de planejamento do evento, portanto, calcule seu orçamento antes de lidar com os fornecedores. Determine negociar 5-10% abaixo da primeira oferta .

Aprenda a logística de outras indústrias

Não é necessário estar familiarizado com os detalhes intrincados de como outras indústrias funcionam, mas ter uma ideia da logística geral definitivamente o ajudará como planejador de eventos. Seja o mais específico possível ao se comunicar com outras organizações e fornecedores envolvidos.

Por exemplo, ser capaz de determinar a quantidade de metragem quadrada necessária para acomodar cadeiras, mesas e barracas, saber a potência do gerador, BTUs de ar condicionado e outros detalhes ajudarão você a organizar seu evento sem problemas.

Colete o feedback da equipe e do participante

Quando o evento terminar, obtenha feedback sobre o resultado. Obter feedback vital da equipe e dos participantes ajudará você a avaliar o que o tornou um sucesso ou fracasso com todos os envolvidos.

Ao compreender os elementos importantes que tornaram os eventos anteriores um sucesso, você pode tentar repetir essas tarefas ao planejar seu próximo evento. Você também estará ciente de onde há espaço para melhorias para elevar o nível dos próximos eventos. Se houver obstáculos ou problemas que surgiram durante o processo de planejamento do evento ou o próprio evento, tome nota e certifique-se de resolvê-los.

Ao fazer isso, você adquirirá uma melhor compreensão do que faz ou quebra um evento e o que você pode continuar fazendo ou trabalhar para mudar ao planejar outro evento.

Sucesso com dicas de planejamento de eventos

Planejar um evento pode ser uma tarefa difícil e exigente. Mas as 10 dicas de planejamento de eventos discutidas neste artigo ajudarão você a montar uma estratégia de planejamento de eventos forte e eficaz.

Uma compreensão íntima e detalhada do seu público-alvo, quem são e o que desejam, é crucial para garantir o sucesso do seu evento. Quanto mais você estiver familiarizado com a forma como pode fornecer uma experiência valiosa para os participantes, mais oportunidades criará para montar o evento ideal (e bem-sucedido). E esse é o objetivo de todo planejador de eventos bem organizado.

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