O melhor guia para hotelar seu espaço de escritório

Embora muitos de nós trabalhem em casa há anos ou já estejam familiarizados com os arranjos de escritório híbridos (ir, ir, ficar, sair, sentar, ficar de pé…), a noção de espaços de trabalho não tradicionais realmente decolou durante a pandemia. E mesmo agora, com muitas empresas voltando ao normal – ou um novo normal – há uma lição aprendida que continua: espaços de trabalho alternativos trazem benefícios para empregadores e funcionários. Há desvantagens também, é claro. Vamos passar por cima de tudo isso, com foco no espaço de escritório hoteleiro.

O que é um local de trabalho híbrido?

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Um escritório híbrido é aquele em que há uma mistura de funcionários no escritório e funcionários remotos. Esses funcionários no escritório versus funcionários remotos também podem mudar, o que significa que os funcionários do escritório podem optar por trabalhar em casa ou na estrada alguns dias e vice-versa. Além disso, mesmo onde os funcionários do escritório trabalham podem mudar dia a dia, dependendo da disponibilidade da mesa e do que o trabalhador precisa (como um escritório particular para realizar reuniões ou uma sala de diretoria para trabalhar em um projeto de equipe). Para categorizar e criar processos para essas necessidades em constante mudança, surgiram dois estilos de locais de trabalho híbridos: hot desking e desk hoteling. Ambos são alternativas a ter uma mesa designada na qual você se senta todos os dias.

Profissionais do local de trabalho híbrido

• O uso de imóveis com mais eficiência torna os locais de trabalho híbridos econômicos.
• As mesas não são personalizadas, portanto, ficam organizadas e minimalistas, o que contribui para uma boa apresentação.
• Os funcionários que trabalham em casa podem optar por vir em alguns dias e usar um espaço de trabalho dedicado.

Contras do local de trabalho híbrido

• Os funcionários não podem personalizar seu espaço ou sempre têm sua mesa organizada exatamente da maneira que desejam.
• Tantas pessoas compartilhando a mesma mesa podem levar a uma troca de germes.
• Os trabalhadores nem sempre poderão sentar-se perto dos colegas com quem têm de falar para fins de trabalho.

Hot Desking

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Em um local de trabalho de hot desking, o funcionário chega ao trabalho e se senta onde quer que haja uma mesa disponível. Se houver várias estações de trabalho disponíveis, o funcionário pode escolher qual deseja usar, desde que não esteja reservada. Normalmente, o trabalhador usa o software ao chegar ao escritório para ver quais mesas estão livres e reivindicar uma. Em seguida, eles podem fazer o check-out quando terminarem para que outros funcionários vejam que o espaço de trabalho está disponível novamente.

O hot desking funciona bem em dois tipos de escritórios. Se você tem um pequeno escritório com um número limitado de funcionários, fazer com que todos escolham uma mesa ao entrar não será muito chocante. Também é um sistema razoável se a maioria de seus funcionários não estiver no escritório na maioria dos dias e só aparecer nos raros dias em que não estiver em campo. Nesse caso, eles provavelmente não se acostumaram a nenhuma mesa e precisam apenas do mínimo necessário para lidar com a administração durante o dia.

Prós e contras do Hot Desking

Prós

• Os funcionários acabam sentados perto de pessoas com as quais normalmente não se conectam. Isso pode fortalecer as relações profissionais e incentivar a colaboração.
• A gerência não precisa se preocupar com quem se sentará onde se muitos funcionários aparecerem inesperadamente (supondo que haja mesas suficientes para todos).
• Os trabalhadores apreciam a autonomia de escolher onde se sentam todos os dias sem ter que planejar previamente.

Contras

• Alguns trabalhadores podem se sentir ansiosos quando não sabem onde estarão sentados todos os dias ou se uma mesa estará disponível.
• Afeta a produtividade quando não há mesas disponíveis e o funcionário precisa decidir se espera ou vai para casa.
• Os trabalhadores podem sentir que, se fossem importantes para a empresa, teriam pelo menos um espaço para trabalhar todos os dias.

Hotelaria

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A hotelaria de mesa adota uma abordagem mais metódica para o escritório híbrido. Os funcionários reservam suas mesas ou estações de trabalho com antecedência. O sistema é semelhante à reserva de um quarto de hotel online. No entanto, é ainda mais avançado. Você pode ver coisas como onde fica a mesa, quem tem reservas em torno dela e quais comodidades ela inclui.

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Com o sistema de reservas, os funcionários podem ver quais mesas estão disponíveis para os dias e horários em que planejam estar no escritório. Se eles não estiverem satisfeitos com a seleção, eles podem trabalhar em casa nesses dias e ir em outros dias quando sua mesa preferida estiver livre. Assim como no hot desk, quando o funcionário chega ao trabalho, ele faz check-in em seu espaço de trabalho e faz o check-out quando sair.

A hotelaria de mesa é ideal para escritórios que lutam com a utilização do espaço. Quando não há mesas suficientes para todos os funcionários, você precisa de uma maneira de gerenciar o espaço sem interromper o fluxo de trabalho diário. Também é útil para escritórios que têm alguns funcionários remotos em regime de mudança, pois o gerenciamento sempre saberá onde os funcionários estão e como alcançá-los.

Prós e contras do Desk Hoteling

Prós

• Os funcionários podem projetar suas semanas de trabalho com antecedência, o que melhora a produtividade e reduz o desgaste.
• Faça reservas para um dia inteiro, meio dia ou até blocos de hora em hora.
• Este sistema funciona em qualquer escala, quer você tenha um pequeno escritório com 10 mesas ou vários andares em seu prédio – ou até mesmo vários prédios.

Contras

• Configurar um hotel de mesa pode ser muito problemático para pequenos escritórios que não têm espaço ou problemas de assentos para resolver.
• Todos serão treinados para usar o software de reservas e pode haver uma severa curva de aprendizado para alguns funcionários.
• Os arranjos de escritório ficarão confusos se o software tiver uma falha e ficar inativo por um período de tempo.

Como o Hot Desking, o Desk Hoteling e os locais de trabalho tradicionais se relacionam

No sentido mais puro, nem o hot desking nem o desk hoteling permitem que um trabalhador reivindique permanentemente uma cadeira, mesa ou espaço de trabalho como seu. No entanto, ambos os tipos de locais de trabalho contam com software de reserva para manter o escritório funcionando de maneira sensata, mesmo quando as pessoas procuram uma mesa aberta. Esse software às vezes terá recursos que permitem que empregadores ou funcionários atribuam um determinado espaço de trabalho a trabalhadores específicos ou reservem o mesmo espaço de trabalho repetidamente ou a longo prazo. Nesses casos, alguns elementos do hot desking e do desk hoteling parecem mais tradicionais do que outros.

Observe também que nenhuma dessas configurações híbridas é igual à reserva de sala de reunião. Mesmo os escritórios mais tradicionais costumam ter um sistema de reserva de salas de reunião. Se você optar por usar o software de reserva em um escritório híbrido, os recursos podem incluir reserva de sala de reunião (e reservas para outras áreas do escritório).

Como criar um espaço de escritório hoteleiro

O hot desking é muito mais limitado do que o desk hoteling, e algumas configurações de escritórios podem incorporar um pouco de hot desking quando faz sentido. Para nossos propósitos, vamos nos concentrar em como organizar uma configuração de hotel de mesa, pois essa é a opção que a maioria dos empregadores escolherá. Pensando nisso, separamos 9 dicas para criar um escritório hoteleiro para o seu negócio:

1. Certifique-se de que esta é a decisão certa para o seu escritório

Não entre na onda do escritório híbrido só porque está na moda. Considere o seguinte:

• A maioria de seus funcionários está no escritório todos os dias? E eles estão felizes com isso? Se muito poucos funcionários estiverem trabalhando remotamente, será mais problemático do que vale a pena configurar um espaço de escritório de hotel.
• Quantos de seus funcionários lidam com informações confidenciais? Eles sempre precisarão de uma configuração de mesa mais privada e, em caso afirmativo, você pode atribuir a eles um assento permanente ou sempre garantir que eles possam reservar um?
• Você tem espaço suficiente para designar áreas tranquilas? Quando você confunde quem se senta ao lado de quem, o ruído pode se tornar um problema, especialmente se alguns trabalhadores tiverem que passar muito tempo ao telefone.
• Você será capaz de fornecer equipamentos e equipamentos de escritório? Sem ter estações de trabalho atribuídas, você precisa de uma solução para que os funcionários possam ter o que precisam sem precisar levá-lo ao escritório todos os dias.

Para que valha a pena, seu escritório tem que ser uma boa combinação para hotelaria.

2. Antecipe o ceticismo ao explicar a visão aos funcionários

Os funcionários que nunca fizeram parte – ou sequer ouviram falar – de hotelaria de mesa ficarão céticos em relação aos seus planos. Eles podem se sentir nervosos em desistir de uma mesa amada, especialmente se trabalharam lá por anos. Alguns podem se sentir preocupados com limpeza, privacidade ou como o aspecto social do trabalho será afetado. Simplesmente sabendo que a dúvida está chegando, você pode ter respostas e soluções prontas.

Uma abordagem inteligente é explicar sua visão para seus funcionários em vez de simplesmente dizer a eles que as coisas estão mudando e que eles precisam aceitar isso. Quando você enquadra as mudanças como uma forma de atingir os objetivos da empresa e melhorar a experiência de seus funcionários, é mais provável que eles aceitem. Valorizar os trabalhadores e envolvê-los gera lealdade.

3. Avalie o espaço com o qual você está trabalhando

Muito disso se resume a imóveis. Considere o seguinte:

• Você tem/quer espaço suficiente para todos se todos os trabalhadores entrarem no mesmo dia?
• Você está tentando incentivar uma porcentagem de funcionários a trabalhar em casa para limitar a quantidade de imóveis necessária?
• Você quer uma sala de distanciamento social entre as mesas?
• Algumas mesas devem ser muito próximas para fins de colaboração?

Em geral, pergunte a si mesmo para que você tem espaço suficiente e o que deseja fazer com esse espaço.

4. Crie Zonas para Diferentes Tipos de Trabalho

Criar zonas para diferentes tipos de trabalho é fundamental para tornar o espaço de escritório da hotelaria benéfico para todos. Algumas áreas podem ser designadas para trabalhos mais barulhentos, como para equipes que precisam conversar muito ao colaborar ou vendedores que passam a maior parte do dia ao telefone. Depois, pode haver zonas de silêncio para funcionários que precisam de silêncio para se concentrar. Você também pode limitar quem tem acesso a determinados espaços – por exemplo, talvez os estagiários nunca tenham permissão para se sentar perto de equipes criativas ou de marketing de alto nível para manter as estratégias privadas.

5. Esforce-se para criar mesas atraentes

Agora que os funcionários não terão seus itens favoritos ao seu redor, você precisa tornar todo esse espaço livre na mesa atraente de alguma forma. Adicionar obras de arte, plantas e elementos interativos – como mini jardins zen – é acolhedor sem ser esmagador ou muito perturbador. Além disso, certifique-se de que todos saibam que precisam limpar completamente quando sairem – sem deixar itens pessoais ou trabalhos inacabados.

Mais importante ainda, mantenha as mesas limpas. Se você não puder contratar uma equipe de limpeza para desinfetar as mesas entre os usuários, forneça materiais de limpeza aos funcionários e crie uma lista de verificação para seguir quando terminarem o turno.

6. Escolha o software que padroniza o processo

Fonte: OfficeSpace

Para agilizar o processo de hotelaria do seu espaço de escritório, o software de gerenciamento do local de trabalho pode ajudar a mantê-lo organizado. Ao comprar o melhor software de escritório para hotelaria, certifique-se de que ele cobre o básico de uma maneira descomplicada:

• O trabalhador verifica a disponibilidade para um determinado dia e horário e reserva uma mesa.
• Os detalhes da reserva são enviados ao trabalhador por e-mail, confirmando a reserva.
• O sistema é atualizado imediatamente para refletir as novas informações, garantindo que outras pessoas não façam reservas duplas acidentalmente.
• Um lembrete é enviado ao trabalhador por e-mail antes de sua visita.
• Quando o funcionário chega ao escritório no horário agendado, ele faz o check-in e encontra sua mesa reservada.
• No final de seu turno, o trabalhador faz o check-out.

Além desses fundamentos, o software que você usa pode lidar com outras necessidades. O que nos leva ao nosso próximo ponto…

7. Pense nos recursos específicos que você precisa

Cada escritório tem seu próprio conjunto de necessidades únicas. Considere o seu e, em seguida, encontre o software correspondente. Por exemplo:

• Reserva para estações de trabalho adicionais, como mesas de pé, áreas de lounge ou mesas grandes para equipes.
• Reserva para não estações de trabalho, como estacionamento, elevadores de serviço e equipamentos.
• Integrações de calendário com serviços como Google ou Outlook.
• Períodos de carência e cancelamentos automáticos para reservas perdidas.
• Integração para o seu sistema HVAC para ajustar a temperatura com base se o espaço está sendo usado.
• Regras para gerenciar quem pode acessar determinados workspaces.
• Sensores nas mesas que atualizam o software com status em uso/disponíveis em tempo real.
• O visitante faz check-ins para ficar de olho em qualquer pessoa que esteja no escritório.

Mesmo que o software escolhido não tenha a funcionalidade de que você precisa, pergunte se você pode personalizá-lo para você.

8. Designe uma pessoa responsável

É uma boa ideia designar uma pessoa para ser responsável – você pode até querer contratar alguém para preencher essa nova posição. Seus funcionários devem ter perguntas, e você também vai querer ficar de olho nas idas e vindas em seu escritório. A pessoa nesta posição deve entender as razões por que você escolheu o hotel de mesa e também deve ter conhecimento de nível de especialista do software. Além disso, eles devem ter o layout do seu escritório memorizado para que possam direcionar as pessoas para suas mesas ou encontrar um funcionário quando necessário.

9. Aprenda com o processo

Vai levar algumas tentativas e erros antes que seu espaço de escritório do hotel funcione sem problemas. A hotelaria de mesa terá um grande efeito em seus funcionários, por isso é importante estar aberto às opiniões deles. Ao ouvir como as mudanças os afetam positiva e negativamente, você descobrirá onde precisa ajustar o sistema.

Além disso, explore os dados que seu software coleta. Você poderá ver as tendências de uso para determinar como o hotel de mesa está funcionando e como está sendo usado. Você também poderá prever necessidades futuras e se preparar para momentos em que o escritório estiver mais vazio ou mais ocupado do que o normal.

Empacotando

A hotelaria de mesa é uma maneira interessante de administrar um escritório. Dependendo da sua cultura corporativa, das necessidades de seus funcionários e de quanto espaço você tem para trabalhar, pode ser a escolha perfeita para sua empresa. Ou pode causar mais dores de cabeça do que cura. Se você acha que o hotel de mesa pode ser adequado para você, considere implementá-lo lentamente, seccionando parte de seu escritório para o experimento e pedindo feedback aos funcionários ao longo do caminho.

Para se aprofundar mais em como a hotelaria de mesa, confira nosso post sobre como a hotelaria de mesa pode melhorar seu escritório.

Se você está procurando ajuda com software, confira estes melhores sistemas de reservas e reservas de hotéis

Já experimentou o desk hoteling na sua empresa? Deixe-nos saber seus pensamentos nos comentários!

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