Como escolher a empresa de gerenciamento de viagens corporativas certa

Encontrar a empresa de gerenciamento de viagens corporativas certa pode ser complicado, mas não precisa ser. Este guia o ajudará a escolher a empresa de gerenciamento de viagens corporativas certa para tomar uma decisão informada. Então continue lendo.

O gerenciamento de viagens corporativas é o planejamento, organização e direção de viagens de trabalho para uma empresa. É uma parte importante de como as empresas modernas funcionam porque garante que os funcionários possam viajar para diferentes lugares para fazer negócios. O gerenciamento de viagens de negócios inclui o planejamento de itinerários, a preparação de viagens e a garantia de que as diretrizes de viagens de negócios sejam seguidas.

Ao escolher uma empresa de gerenciamento de viagens, é importante garantir que ela use o software de gerenciamento de viagens mais recente e avançado para garantir uma experiência de viagem perfeita para seus funcionários. Neste artigo, você conhecerá as etapas envolvidas na escolha da empresa de gerenciamento de viagens corporativas certa.

Como escolher a empresa de gerenciamento de viagens corporativas certa:

Identificando as necessidades da sua empresa

Antes de escolher uma empresa de gerenciamento de viagens corporativas, é importante descobrir quais são as necessidades de viagens da empresa. Considere o número de funcionários que viajam, com que frequência o fazem, para onde vão e quanto tempo ficam ausentes.

Depois de saber quais são as necessidades de viagens da sua empresa, você pode começar a descobrir quais serviços você precisa de uma empresa de gerenciamento de viagens. As empresas de gerenciamento de viagens oferecem uma ampla gama de serviços. Como reserva de voos e hotéis, aluguel de carros, processamento de vistos, seguro de viagem e atendimento ao cliente disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Montar um orçamento para as viagens da sua empresa também é muito importante. Isso ajudará você a restringir sua pesquisa e escolher uma empresa de gerenciamento de viagens que caiba no seu orçamento.

Pesquisando potenciais empresas de gerenciamento de viagens

Depois de saber quais são as necessidades de viagem e o orçamento da sua empresa; você pode começar a procurar por boas empresas de gerenciamento de viagens corporativas. Há muitas maneiras de fazer isso, como procurar em listagens on-line, pedir sugestões a outras empresas ou ir a feiras. Procure empresas de gerenciamento de viagens com boa reputação e experiência adequada. Você também pode consultar as avaliações de empresas rivais para ter uma ideia de quão bom é o serviço em cada empresa.

Você também pode encontrar uma empresa de gerenciamento de viagens confiável pedindo sugestões de outras empresas. Converse com outras empresas em seu campo ou rede para descobrir quais empresas de gerenciamento de viagens corporativas eles empregam e como têm sido suas experiências. Também pode ser uma ótima maneira de conhecer possíveis empresas de gerenciamento de viagens e saber mais sobre os serviços que elas oferecem para ajudar as pessoas a ir a eventos do setor, como feiras e conferências.

Avaliação dos Serviços Oferecidos

Depois de encontrar parceiros em potencial, é importante comparar os serviços que cada empresa de gerenciamento de viagens oferece. Encontre uma empresa que possa te ajudar em tudo que você precisa; como obter vistos, reservar voos, hotéis, alugar carros e seguro de viagem.

É importante certificar-se de que o negócio pode atender às suas necessidades específicas. Por exemplo, se você costuma ir a lugares de difícil acesso; você deve contratar uma empresa de gerenciamento de viagens que saiba como levá-lo até lá. De maneira semelhante, você precisa de uma empresa que possa lidar com muitas viagens se tiver muitos funcionários que viajam com frequência.

Outra coisa importante a se pensar é a qualidade do atendimento prestado pela empresa de gerenciamento de viagens corporativas. Escolha uma empresa que tenha um gerente de contas especializado na equipe que possa ajudá-lo com quaisquer problemas que surjam enquanto você estiver viajando com atendimento ao cliente disponível 24 horas por dia.

Revisando Políticas e Procedimentos de Viagens

A revisão das políticas e procedimentos de viagens é essencial antes de selecionar uma empresa de gerenciamento de viagens corporativas. Certifique-se de que seus métodos de gerenciamento de risco e segurança são suficientes e consistentes com os seus.

Certificar-se de que a política de viagens da sua empresa é seguida é igualmente vital. Para ajudá-lo a rastrear e gerenciar despesas de viagem e garantir a conformidade com sua política de viagens; encontre uma empresa de gerenciamento de viagens corporativas que possa oferecer relatórios personalizados e análise de dados.

Negociação de Contratos e Taxas

A negociação de contratos e custos é necessária depois de avaliar várias empresas de gerenciamento de viagens. Para obter o melhor valor pelo seu dinheiro, negocie taxas e condições contratuais. Revise o contrato antes de assinar para garantir que os custos e taxas sejam divulgados. Verifique se não há taxas ou encargos ocultos e se você conhece todos os termos e condições; incluindo quaisquer taxas de cancelamento ou alteração.

Considere sua tecnologia e ferramentas.

Uma empresa de gerenciamento de viagens corporativas com tecnologia e ferramentas avançadas pode tornar seu programa de viagens mais eficiente e econômico. As ferramentas de reserva on-line podem facilitar a reserva de voos, hotéis, aluguel de carros e aplicativos móveis. Eles podem ajudar os viajantes a se manterem organizados e informados em trânsito. O software de gerenciamento de despesas pode automatizar os relatórios de despesas e ajudá-lo a encontrar maneiras de economizar dinheiro.

Avalie seu alcance global.

Se a sua empresa faz negócios em todo o mundo; você precisará de uma empresa de gerenciamento de viagens corporativas que possa gerenciar suas necessidades de viagem em diferentes fusos horários e locais. Procure empresas que tenham uma rede global de parceiros e fornecedores e saibam como lidar com necessidades complicadas de viagens ao exterior, como vistos e regras alfandegárias.

Uma boa empresa global de gerenciamento de viagens pode ajudá-lo a garantir que seus viajantes estejam seguros e felizes onde quer que estejam.

Verifique suas afiliações e certificações da indústria.

Uma empresa confiável de gerenciamento de viagens deve fazer parte de grupos da indústria e ter certificações relevantes. Como a certificação ISO 9001:2015 ou a Global Business Travel Association (GBTA). Esses grupos e certificações mostram que a empresa se dedica a manter a qualidade e o atendimento em alto nível. Pergunte a empresas de gerenciamento de viagens em potencial sobre suas afiliações e certificações e pense em como seus valores e metas se comparam aos de sua própria empresa.

Transforme sua experiência de viagens de negócios com uma empresa de gerenciamento de viagens inovadora

Escolher a empresa de gerenciamento de viagens corporativas certa é importante se você deseja que as necessidades de viagens de sua empresa sejam atendidas de maneira rápida e eficiente. Lembre-se de que a empresa de gerenciamento de viagens certa pode fazer toda a diferença para garantir que seus funcionários possam viajar com segurança e conforto, mantendo os custos sob controle.

Portanto, reserve um tempo para escolher um com cuidado e você obterá o máximo de um programa de viagens de negócios bem administrado.