Como criar uma política de privacidade vencedora para um site WordPress

A privacidade online existe ou ainda é importante? Numa era em que os seus dados e informações são recolhidos mais do que nunca, muitas vezes pode parecer que a resposta a essa pergunta é “não”. Na verdade, a resposta é um sonoro sim. Para a maioria das pessoas, garantir que alguma forma de proteção seja oferecida à sua privacidade é mais importante do que nunca.

As pessoas tendem a pensar na privacidade online como o mais importante quando se trata de como navegam e interagem com os sites. Com mais de 1,5 bilhão de sites disponíveis, é surpreendente pensar que cerca de 455 milhões deles são alimentados por WordPress.

Imagem proveniente de searchlogistics.com

Com cerca de um terço de todos os sites sendo WordPress, isso significa que ter uma boa política de privacidade para um site WordPress deve ser uma parte importante dos planos de qualquer proprietário de site.

O que é uma política de privacidade? Como você começa a construir uma política de privacidade para o seu site WordPress e o que ela deve conter? Se você planeja iniciar um novo site e está optando por usar o WordPress, ter uma política de privacidade robusta funciona como uma base sobre a qual você pode construir confiança e relacionamentos.

O que é uma política de privacidade?

Ao fazer uma lista de verificação de site WordPress, você pode pensar em sua política de privacidade como uma declaração de intenções que informa aos clientes e usuários do site em potencial várias informações relacionadas a dados.

Principalmente, você está informando as pessoas sobre os seguintes fatores:

• Como você pretende coletar dados de suas interações com seu site e organização.
• Quais dados você coletará.
• Como você armazenará e protegerá suas informações.
• Quaisquer leis e regulamentos relevantes que você precise cumprir.
• Quaisquer circunstâncias sob as quais você possa divulgar ou compartilhar essas informações.

Os tipos de dados que uma empresa pode coletar podem variar entre organizações, mas alguns dos tipos mais comuns de informações pessoais incluem:

• Nome
• Data de nascimento
• Detalhes de contato, incluindo endereço físico, endereço de e-mail, número(s) de telefone e outras formas identificadas de contatá-los.
• Histórico anterior – incluindo transações – com sua empresa.

Outros dados poderão ser retidos dependendo das opções oferecidas ao cliente e do tipo de negócio. Isso pode incluir o seguinte:

• Informações bancárias que podem incluir detalhes de cartão de crédito ou débito.
• Histórico médico.
• Detalhes financeiros e status de crédito.

O grande problema com as políticas de privacidade é que muitas pessoas simplesmente não as leem e apenas marcam a caixa para aceitar o que são. Se você pensar bem, quantas vezes você apenas marcou uma caixa para os termos e condições de um aplicativo ou similar?

Ao planejar seu site WordPress, você precisa incluir uma política de privacidade e deseja que as pessoas leiam todos os detalhes incluídos.

Outra coisa a observar é que as políticas de privacidade muitas vezes refletem as leis e regulamentos específicos que podem ser aplicados não apenas onde sua empresa está sediada, mas também onde ela opera. Assim, por exemplo, se você opera uma empresa que comercializa dentro da UE, precisa garantir que cumpre o GDPR.

Por que você precisa de uma política de privacidade para o seu site WordPress?

Imagem proveniente de truelist.co

Quer você tenha um site comercial ou não comercial, se o seu site coleta qualquer tipo de informação pessoal dos visitantes do seu site, você precisa de uma política de privacidade. Você pode pensar que não está coletando dados, mas todo site coleta dados de uma forma ou de outra. Portanto, você definitivamente precisa de algum tipo de política de privacidade.

Com as pessoas agora conscientes de como a coleta de dados pode ser intrusiva (embora nem sempre seja o caso), algumas pessoas simplesmente não querem que esses dados sejam coletados, armazenados ou usados. Ao fornecer uma política de privacidade clara e compreensível, você permite que os visitantes do seu site tomem uma decisão informada quando se trata de coleta de dados.

Embora existam cláusulas padrão que você deseja incluir em qualquer política de privacidade, também pode haver aspectos dela que são regidos por fatores específicos.

Isso pode incluir coisas como o setor em que você opera, a localização principal da sua empresa e as jurisdições onde você opera. Assim, por exemplo, se o seu site oferece um sistema de telefonia em nuvem aos clientes, talvez seja necessário observar os regulamentos de telecomunicações, bem como outros fatores usuais.

A outra coisa a considerar – se você estiver operando um site de comércio eletrônico – é quais requisitos qualquer aplicativo de terceiros pode exigir de você.

Se você quiser usar um aplicativo de terceiros extremamente útil, como o Google Analytics, para rastrear métricas, eles exigem que qualquer usuário tenha uma política de privacidade claramente definida. Você precisa, portanto, considerar todos os requisitos de todos os ângulos que possam afetar sua política de privacidade final.

Como você pode coletar dados?

Uma coisa importante a ser comunicada aos clientes envolve as diversas maneiras pelas quais sua organização pode coletar seus dados e informações pessoais.

Conscientizá-los dessas diferentes formas permite que eles façam uma escolha mais informada sobre como interagem com você e quais informações desejam divulgar. Esses métodos podem incluir:

• Inscrever-se em uma lista de e-mail ou boletim informativo e fornecer seu nome e endereço de e-mail.
• Deixar seu nome e endereço de e-mail nos comentários (por exemplo, em seus blogs).
• Registrar-se como cliente (as informações nesta seção podem variar de empresa para empresa).
• Informações que você pode coletar por meio de plataformas de mídia social vinculadas. Isso pode até incluir curtir uma de suas postagens no Facebook.
• Qualquer rastreamento e análise que possa ser utilizado por vários plug-ins do WordPress.
• Acompanhamento por GA (Google Analytics).
• Formulários de contato quando o cliente tiver alguma dúvida.
• Seu uso de programas de publicidade, como o Google Ads, que rastreará determinadas informações sobre o cliente.

Como você pode ver, há diversas maneiras de coletar informações dos clientes, portanto, garantir que eles estejam totalmente cientes desses métodos pode ser crucial para oferecer boa privacidade e proteção a todos os seus clientes.

Coisas a considerar ao planejar a política de privacidade do seu site WordPress

Imagem proveniente de gitnux.com

Quando estiver na fase de planejamento do seu site WordPress, você terá muitas coisas diferentes em que pensar. Uma das vantagens que você tem é que o WordPress é relativamente fácil de usar. Além do conteúdo real, há duas outras coisas em que você deveria pensar; comprimento e legibilidade.

Embora possa não haver uma duração prescrita, você deve tornar qualquer política de privacidade o mais sucinta possível. Se for muito longo, as pessoas podem cair na categoria “não ler”.

Da mesma forma, pense na legibilidade da sua política. Explique termos técnicos que as pessoas podem não conhecer. Por exemplo, se você estiver discutindo os controles SOX, dê algum tipo de explicação sobre o que eles fazem e como podem impactar seus clientes.

O que você deve incluir na política de privacidade do seu site WordPress?

Tal como acontece com qualquer coisa relacionada ao seu negócio, uma boa política de privacidade deve ser bem pensada e planejada. Você deve fazer uma lista abrangente do que deve ser incluído em sua apólice. Uma coisa que você deve lembrar; esta política de privacidade é um requisito legal e juridicamente vinculativo. Se a sua política não estiver em conformidade com as leis e regulamentos relevantes, você poderá enfrentar ações punitivas.

É claro que uma política de privacidade pode parecer muito diferente para uma empresa e para outra. Por exemplo, se você optar por operar um site com nome de domínio no Reino Unido, ele terá que cumprir a Lei de Proteção de Dados de 2018 do Reino Unido, bem como qualquer outra legislação relevante.

Pode parecer simples, mas cobrir todas as suas bases é uma parte essencial do seu planejamento e da sua política de privacidade final.

1. Quem você é

Você precisa informar às pessoas exatamente quem a política de privacidade representa. Isso pode significar incluir o nome da sua empresa (além de qualquer informação de “negociação como”), o nome e URL do site relevante e também o endereço físico da sua empresa (este pode ser o endereço da sede se você operar em vários locais).

Não importa se você é uma empresa que oferece PABX virtual ou um site para jogos, é necessária uma boa política de privacidade.

2. Detalhes dos dados

Novamente, essas informações podem variar de organização para organização, mas é essencial que as pessoas saibam quais dados você planeja coletar.

Isto pode ser tão simples como nome e endereço (ou um endereço de e-mail para marketing), mas também pode incluir dados mais envolvidos, como endereço IP, informações bancárias e muito mais.

3. Coleta de dados

Conforme abordado anteriormente, existem inúmeras maneiras pelas quais você pode coletar informações do cliente. É importante que seus clientes saibam não apenas quais dados você coleta deles, mas também de onde você os coleta.

Informá-los sobre cada ponto de contato que também atua como coletor de dados é crucial para qualquer política de privacidade de sites WordPress.

4. Armazenamento e proteção

Este é talvez o aspecto mais importante da sua política de privacidade. Na maioria dos casos, os clientes aceitam que você colete e armazene dados. No entanto, eles querem saber se todos os dados são armazenados com segurança e se você possui medidas de segurança robustas em vigor.

Isso pode incluir detalhes como armazenamento em nuvem ou externo. Eles também vão querer saber se há alguma circunstância sob a qual você compartilhará ou divulgará dados e quem podem ser terceiros.

5. Leis e regulamentos relevantes

Os clientes podem ficar tranquilos quando sabem que não é apenas você que protege seus dados, mas também que qualquer proteção é coberta por leis e regulamentos apropriados.

Isso pode incluir o GDPR e a Lei de Proteção de Dados acima mencionados, bem como leis centradas nos EUA, como a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia de 2018. Existem também leis e regulamentos especializados, como a Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguros de Saúde de 1996 (HIPAA) e a Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguros de Saúde de 1996 (HIPAA). Lei de Modernização Financeira de 1999.

6. Os porquês

As pessoas também querem saber por que você está coletando os dados delas. Os motivos para você coletar informações podem variar novamente.

Em alguns casos, pode ser que você possa melhorar o desempenho do seu site para melhorar a jornada do cliente. Em outros casos, pode ser apenas para fins de marketing. Seja qual for o motivo, dar clareza aos seus clientes pode permitir que eles tomem decisões informadas quando se trata de compartilhar informações com você.

7. Desativações

Nem todos consentirão em compartilhar informações, ou pelo menos compartilhar informações que possam considerar confidenciais. Isso significa que sua política de privacidade deve oferecer um caminho claro para cancelar alguns ou todos os seus métodos de coleta ou armazenamento de seus dados.

Oferecer uma opção de exclusão em qualquer ponto relevante da jornada do cliente torna toda a sua organização mais transparente e confiável.

E quanto às políticas de privacidade para menores de 18 anos?

Uma coisa que você deve considerar é se o seu site atrairá um número significativo de menores de 18 anos ou mesmo menores de 13 anos. Se você acha que sim, por qualquer motivo, então você precisa construir uma política de privacidade que inclua esses dois grupos. Esta pode ser uma área bastante complicada de abordar adequadamente.

Imagem proveniente de digitalinformationworld,com

Agora você pode estar pensando que as crianças não usarão o seu serviço. No entanto, se você fornecer serviços de streaming de música ou aplicativos de jogos, há uma boa chance de que menores de 18 anos usem esses serviços. E, mesmo quando não há remuneração direta por qualquer serviço, há uma boa probabilidade de você financiar esses serviços através de alguma forma de publicidade.

Portanto, se menores de 18 anos estiverem usando seu site de alguma forma, você coletará dados desse grupo de usuários e precisará considerar uma política independente para essas crianças. Você também precisa observar o que as leis e regulamentos relevantes dizem sobre a coleta e o consentimento de dados para elaborar uma política bem escrita.

Por exemplo, o GDPR afirma que apenas crianças com 13 anos ou mais podem confirmar o consentimento quando se trata da recolha e utilização dos seus dados. Se tiverem menos de 13 anos, esse consentimento deve ser fornecido por um adulto que tenha responsabilidade parental por essa criança. Você também precisa fazer um esforço para confirmar se a pessoa que dá esse consentimento tem realmente a responsabilidade parental.

Depois de verificar quais são suas responsabilidades específicas em relação a essas faixas etárias, você poderá começar a construir uma política de privacidade para o seu site WordPress que as aborde suficientemente.

Como você provavelmente pode imaginar, a necessidade de clareza e linguagem compreensível é ainda mais importante aqui. Há várias coisas que você deve considerar ao redigir esta política de privacidade específica para cada idade:

• Escreva em linguagem simples e apropriada à idade . Agora, isso pode ser um pouco ambíguo, pois não existe um guia de idade claramente definido. No entanto, se seu objetivo for jovens de 13 a 18 anos, você deve garantir que sua política de privacidade seja legível para uma criança média de 14 anos.
• Apresentar informações de uma forma “amigável para crianças” . Não faz muito sentido apresentar aos menores de 18 anos uma política de privacidade longa e baseada em texto. Use desenhos, diagramas, ícones e símbolos adequados à idade para transmitir as informações de maneira mais eficiente.
• Utilize vídeos . Os vídeos podem ser uma ótima maneira de explicar às crianças por que você está coletando dados e o que planeja fazer com eles. É mais provável que as crianças ouçam uma explicação em vídeo em vez de lerem uma política inteira, independentemente de quão apropriada seja a linguagem para a idade.
• Dois planos políticos . Quando você busca o consentimento dos pais para que a criança use seu site, você deve ter duas políticas de privacidade separadas; um dirigido ao titular da responsabilidade parental e outro dirigido à própria criança.
• Explique tudo . Embora você esteja oferecendo uma política de privacidade mais simplificada, você ainda deve explicar tudo o que está envolvido no processo de dados, desde como você coletará os dados até como os usará e, talvez o mais importante, como irá armazenar e proteger esses dados.
• Direitos . Uma coisa que você deve incluir em sua política de privacidade é uma explicação clara de quais são os direitos do usuário. Isso pode incluir quais leis ou regulamentos relevantes se aplicam ao uso do seu site.
• Desativar . Tal como acontece com uma política de privacidade destinada a adultos, uma política de privacidade para crianças deve incluir instruções muito claras sobre como podem optar por não participar nos seus processos de dados agora ou no futuro.

Quanto custará a criação de uma política de privacidade?

É claro que, quando se trata de adicionar qualquer coisa ao seu site, desde um aplicativo de terceiros até uma ferramenta de rastreamento, você vai querer saber quanto isso custará. A boa notícia é que pode ser gratuito se você tiver uma equipe jurídica interna ou se utilizar modelos online gratuitos para construir uma política de privacidade robusta.

No entanto, se você tiver que terceirizar a redação de sua política de privacidade para um advogado especializado em contratos, os custos podem variar de acordo com sua localização, bem como com a duração do contrato e sua complexidade. Se você contratar um advogado contratual, certifique-se de que ele tenha conhecimento e experiência nesta área, pois erros em sua política de privacidade podem custar caro.

Certifique-se de que eles estejam atualizados no que diz respeito a quaisquer leis e regulamentos que regem os processos digitais. As leis de privacidade digital podem ser a nível estadual ou nacional, regionais (como no caso do GDPR da UE) ou globais.

Pergunte a qualquer possível advogado contratado se ele tem conhecimento nessa área. Lembre-se sempre de que, se você negocia internacionalmente ou globalmente, será importante conhecer as leis de todas as áreas em que você negocia.

Quando você tem uma política de privacidade devidamente escrita, você tem tudo sob controle quando se trata de qualquer disputa de um cliente.

Se houver erros, você poderá enfrentar um processo judicial caro que também pode prejudicar a reputação da sua marca. Embora não haja um valor definitivo no que diz respeito ao custo de usar um advogado externo para sua política de privacidade, o custo médio é de cerca de US$ 980.

Você precisa de informações legais para sua política de privacidade do WordPress?

Esta não é uma pergunta simples de sim ou não. Dependerá de uma variedade de fatores se você deseja consultar um advogado.

As organizações maiores podem querer políticas de privacidade mais complexas que as protejam totalmente de quaisquer possíveis disputas. No entanto, as empresas maiores também têm maior probabilidade de contar com aconselhamento jurídico interno ou de contratar os serviços de um escritório de advocacia externo.

Você também pode pensar na existência de três partes distintas do processo da política de privacidade que podem exigir alguma contribuição legal:

1. Elaboração da política de privacidade do seu site WordPress

O que deve ser observado aqui é que sua política de privacidade é um documento essencial que, quando redigido corretamente, oferece proteção a você e a seus clientes. Também pode ajudar sua organização a evitar ações judiciais potencialmente dispendiosas no futuro.

Dito isto, as pequenas empresas podem querer evitar os custos e utilizar os vários guias (como este) e modelos gratuitos disponíveis online.

2. Revendo sua política de privacidade

Embora o uso de guias e modelos gratuitos possa fornecer uma política de privacidade básica, você precisa ter certeza de que ela atende a todas as caixas exigidas.

Pode ser aconselhável que a sua apólice seja revisada por um advogado especializado para garantir que ela de fato atende a todos os requisitos legais exigidos.

Se você está procurando as melhores ferramentas para gerenciar vários sites WordPress com eficiência e, ao mesmo tempo, garantir a conformidade com as políticas de privacidade, existem plug-ins e serviços de terceiros que oferecem recursos abrangentes, como atualizações automáticas, painel centralizado, monitoramento de segurança e muito mais.

Use essas ferramentas para simplificar o gerenciamento, manter uma implementação consistente da política de privacidade e alinhar as práticas de dados com as diretrizes. Eles também fornecem recursos de gerenciamento de dados, rastreamento de consentimento e gerenciamento de cookies, auxiliando na conformidade com as regulamentações de privacidade e aumentando a transparência dos dados. Gerencie sites WordPress com eficácia, priorizando a privacidade e demonstrando comprometimento com a proteção dos dados do usuário.

3. Disputas de política de privacidade

Esperamos que este seja um cenário que você nunca encontrará, mas se a sua apólice, por qualquer motivo, não atender a todos os requisitos legais, existe a possibilidade de surgir uma disputa em algum momento.

Como estes podem ser caros, tanto em termos de danos punitivos ao usuário quanto de multas dos órgãos reguladores relevantes, você deve procurar aconselhamento jurídico especializado para lutar pelo seu lado.

Cubra todas as suas bases ao criar uma política de privacidade para sites WordPress

Embora seu foco inicial ao lançar um site WordPress possa ser o conteúdo e a aparência do site, você precisa entender que uma política de privacidade robusta é essencial para a forma como seu site – e seu negócio – são vistos.

Uma boa política de privacidade não apenas gera a confiança de seus usuários, mas também é um requisito legal, e deixar de incluí-la pode ser um erro caro.

Mais dados são coletados e usados ​​de mais maneiras do que nunca. Isso significa que você tem a responsabilidade legal e moral de garantir que seus usuários estejam totalmente informados sobre como você coleta, usa, armazena e protege seus dados.

A obtenção do consentimento é crucial, pois permite coletar e usar dados apropriados de várias maneiras.