Como criar um manual de políticas e procedimentos: um guia completo

Não tem certeza de como criar um manual de políticas e procedimentos, ou se sua empresa precisa de um em primeiro lugar?

Um manual de políticas e procedimentos é um hub centralizado onde os funcionários podem acessar informações importantes sobre o seu negócio.

À medida que sua empresa se expande, documentar essas políticas e procedimentos é essencial para otimizar seus processos, cuidar de seus funcionários, proteger seus negócios, garantir a conformidade com regulamentações governamentais e muito mais.

Neste guia, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre como criar um manual de políticas e procedimentos, incluindo o seguinte:

• O que é um manual de políticas e procedimentos?
• Exemplos de manuais de políticas e procedimentos
• Por que é importante ter um manual de políticas e procedimentos
• Como criar um manual de políticas e procedimentos

Vamos cavar…

O que é um Manual de Políticas e Procedimentos?

Um manual de políticas e procedimentos é um centro de conhecimento centralizado onde os funcionários podem acessar informações sobre as políticas e procedimentos de sua empresa, como a execução de determinadas tarefas (“procedimentos”) e regras e regulamentos (“políticas”).

Alguns exemplos podem ser detalhes sobre o processo de contratação de gerentes que precisam contratar novos funcionários, política de licença médica, benefícios dos funcionários e assim por diante. Compartilharemos mais exemplos de manuais de políticas e procedimentos em um segundo.

Esse hub de conhecimento centralizado ajuda seus funcionários a acessar informações importantes quando necessário, o que ajuda sua empresa a trabalhar com mais eficiência.

Ele também garante que todos os seus funcionários operem na mesma página e compreendam totalmente os procedimentos e políticas do seu negócio.

Exemplos de manuais de políticas e procedimentos

Para ajudá-lo a entender o que é um manual de políticas e procedimentos e quais tipos de conteúdo você deve incluir no seu, vamos fazer um breve resumo de alguns exemplos de manuais de políticas e procedimentos que você deve considerar, incluindo:

• Código de conduta no local de trabalho
• Informações sobre benefícios dos funcionários
• Procedimentos de saúde e segurança
• Procedimentos de emergência
• Sair da política
• política de férias
• política de trabalho remoto
• Organograma
• Políticas de viagens de negócios (por exemplo, diárias, etc.)
• políticas de RH
• Procedimentos de pagamento
• Procedimentos do funcionário para tarefas-chave (por exemplo, enviar um pedido de licença de férias)
• Descrições de emprego
• Informações de promoção (se padronizadas, como níveis diferentes)
• Regras de conformidade legal (por exemplo, regras para funcionários que investem em ações)
• Informações sobre opções de ações e períodos de aquisição
• Políticas de uso de tecnologia
• Políticas de segurança da informação
• Políticas de educação continuada

Para um exemplo da vida real, você pode considerar a Política de Segurança da Informação da Notre Dame, que ajuda a “proteger os recursos de informação da Notre Dame contra acesso acidental ou intencional não autorizado…”

Sua empresa pode ter políticas e procedimentos exclusivos, portanto, esta não é uma lista completa de todo o conteúdo que você deve incluir em um manual de políticas e procedimentos. No entanto, deve lhe dar uma boa ideia de por onde começar.

Por que é importante ter um manual de políticas e procedimentos

Agora que você sabe o que é um manual de políticas e procedimentos, vamos examinar alguns dos maiores benefícios de criar um para o seu negócio.

Reduza o tempo de treinamento dos funcionários

Sempre que você contrata um novo funcionário, sempre há um intervalo de tempo entre o momento em que ele começa a trabalhar e o momento em que começa a contribuir de fato para o seu negócio.

Você precisa ajudá-los a entender as principais políticas, como elas funcionarão, em que trabalharão e assim por diante.

Com um manual de políticas e procedimentos, você pode reduzir o tempo de treinamento dos funcionários quando se trata de todas as tarefas processuais gerais da sua empresa.

Dessa forma, os novos funcionários podem se concentrar no treinamento para suas tarefas de trabalho reais, o que os ajudará a começar a agregar valor mais rapidamente.

Ajude os funcionários a entender seus benefícios (e aumentar a retenção)

A maioria das empresas oferece benefícios aos funcionários para ajudar a aumentar a retenção e melhorar o moral dos funcionários.

No entanto, se os funcionários não souberem como acessar esses benefícios (ou se esses benefícios existirem), sua empresa não alcançará o benefício de oferecer esses benefícios.

Com um manual de políticas e procedimentos, você pode documentar claramente todos os benefícios dos funcionários de sua empresa para que:

1. Os funcionários sabem quais benefícios existem.
2. Os funcionários sabem como podem acessar esses benefícios.

Melhorar a conformidade com regras e regulamentos

Além de suas próprias políticas de negócios, sua empresa provavelmente também precisará cumprir as regras e regulamentos do governo, como as regras sobre informações privilegiadas.

Para algumas empresas, as consequências de não seguir essas regras podem ser substanciais na forma de multas ou outras penalidades.

Com seu manual de políticas e procedimentos, você pode especificar o que os funcionários precisam fazer para manter a conformidade com essas regras. Ao expor claramente essas informações (e facilitar o acesso dos funcionários), você pode evitar contratempos não intencionais e melhorar sua conformidade com essas regras governamentais.

Para um exemplo disso, você pode ver a política de conformidade de negociação com informações privilegiadas do Shake Shack:

Definir expectativas adequadas para a conduta do funcionário

Se você quiser evitar problemas com a conduta dos funcionários, é muito mais fácil definir as expectativas desde o início do que tentar ajustar o comportamento posteriormente.

Com um manual de políticas e procedimentos, você pode definir expectativas adequadas para a conduta e a cultura dos funcionários desde o início para evitar problemas no futuro.

Padronize os processos da sua empresa e proteja-se contra problemas

Outro grande benefício de um manual de políticas e procedimentos é que ele ajuda a padronizar as políticas do seu negócio – como o nome sugere!

Ao padronizar as políticas o máximo possível, você pode melhorar sua eficiência e agilizar o trabalho administrativo de sua empresa.

Você também pode ajudar a se proteger contra problemas, como usar sua política de segurança da informação para proteger sua empresa de um agente mal-intencionado acessando seus dados.

Reduza a carga sobre o RH permitindo que os funcionários se ajudem

Sua empresa quase certamente terá muitas políticas muito específicas sobre tarefas relacionadas a RH, como pagamentos, licença médica, licença de férias, benefícios, opções de aposentadoria e assim por diante.

Se os funcionários sentirem a necessidade de entrar em contato com sua equipe de RH sempre que tiverem uma pergunta, sua equipe de RH ficará sobrecarregada com a necessidade de responder a essas perguntas em vez de trabalhar em algo mais valioso.

Ao documentar todas essas políticas e procedimentos importantes em seu manual, você pode fornecer aos funcionários as ferramentas de que precisam para encontrar as respostas por conta própria. Isso significa que os funcionários podem obter respostas sempre que precisarem e sua equipe de RH pode se concentrar em outras coisas.

Isso funciona com base no mesmo princípio de como a criação de uma base de conhecimento voltada para o cliente pode ajudá-lo a reduzir as solicitações de suporte humano, fornecendo aos clientes as ferramentas para se ajudarem. Se você estiver interessado nesse tópico, confira nosso post com sete grandes benefícios da base de conhecimento .

Como criar um manual de políticas e procedimentos

Agora, vamos entrar nas etapas reais de como criar um manual de políticas e procedimentos, do início ao fim.

1. Planeje seu manual de políticas e procedimentos

Antes de começar a escrever e documentar, é importante ter um plano e uma estrutura de alto nível para o seu manual.

Isso permitirá que você saiba qual conteúdo precisa escrever e como melhor estruturar esse conteúdo em um manual coeso.

Se você não tem certeza por onde começar, os exemplos de manual de política e procedimento acima são uma boa base.

Sua empresa também pode ter suas próprias políticas e procedimentos que precisam ser documentados em seu manual.

Além de apenas listar políticas e procedimentos individuais, você também deve pensar em como agrupá-los em categorias lógicas. Por exemplo, políticas individuais de benefícios para funcionários podem ser agrupadas em uma categoria abrangente de “Benefícios para funcionários”.

Esse tipo de agrupamento facilitará a navegação dos funcionários em seu manual.

Com o software de manual de política e procedimento correto, você não deve ter problemas para configurar esse tipo de categorização.

2. Crie uma equipe para escrever seu conteúdo

Depois de mapear seu manual de políticas e procedimentos, você precisa montar uma equipe de especialistas capazes de criar esse conteúdo.

Como suas políticas e procedimentos provavelmente abrangerão diferentes departamentos, sua equipe também precisará.

Seu principal objetivo é obter especialistas no assunto para todas as políticas e procedimentos importantes que você precisa documentar.

Esta etapa também pode ser um bom ponto para voltar e verificar se você perdeu alguma coisa em seu plano. Sua equipe de especialistas pode ter seu próprio feedback sobre novas políticas que devem ser adicionadas ou mudanças na estrutura de seu manual.

3. Escreva seu conteúdo de política e procedimento

Agora, você está pronto para começar a escrever. Sua equipe deve saber o que precisa ser feito e pode começar a criar esse conteúdo com base no seu plano.

Aqui estão algumas práticas recomendadas de manual de políticas e procedimentos a serem consideradas ao escrever sua documentação:

• Inclua imagens e vídeos onde fizer sentido – imagens e vídeos podem ser úteis para explicar as coisas com mais detalhes, especialmente quando se trata de procedimentos que os funcionários precisam seguir.
• Use a formatação para chamar a atenção para áreas-chave – use textos explicativos para destacar informações importantes, enfatizar avisos e assim por diante. A maioria dos softwares manuais de políticas e procedimentos deve permitir que você faça isso.
• Evite jargões – muitos artigos precisarão ser acessíveis a funcionários de diferentes especialidades/níveis de conhecimento, o que significa que você deve evitar jargões específicos de tópicos sempre que possível.
• Inclua um índice – adicionar um índice torna mais fácil para os funcionários navegar pelo conteúdo. Alguns softwares manuais de políticas e procedimentos podem ajudá-lo a fazer isso automaticamente.
• Use parágrafos curtos e marcadores – isso torna mais fácil para os funcionários absorver e entender seu conteúdo.

4. Revise e aprove seu conteúdo de política e procedimento

Depois de escrever os primeiros rascunhos do conteúdo de sua política e procedimento, você desejará que esse conteúdo seja revisado por um especialista no assunto separado.

Esse processo de revisão pode ajudá-lo a detectar erros e inconsistências antes de publicar seu conteúdo.

Também geralmente nunca é uma má ideia ter um segundo conjunto de olhos no conteúdo quando se trata da estrutura e da qualidade da escrita.

Idealmente, você deseja ter um sistema em vigor para que os revisores possam assinar cada parte do conteúdo antes que ele seja publicado em seu manual.

Falando de…

5. Publique seu manual de políticas e procedimentos

Para facilitar o acesso ao seu manual, você deve usar um software de manual de políticas e procedimentos que permita que seus funcionários acessem facilmente suas políticas a qualquer momento.

Para a maioria das empresas, você pode usar software de base de conhecimento regular ou software de documentação, desde que inclua recursos para ajudá-lo a restringir o acesso ao seu manual.

Se você não tem certeza por onde começar, o Heroic Knowledge Base oferece uma maneira flexível e econômica de criar um manual de políticas e procedimentos.

A Heroic Knowledge Base é baseada no software WordPress de código aberto, o que significa que você também pode se beneficiar de toda a flexibilidade que o WordPress oferece.

Essa combinação oferece várias maneiras diferentes de restringir o acesso ao seu manual de políticas e procedimentos:

• Exija que os usuários se registrem em contas e façam login usando um nome de usuário e senha – isso permite que os funcionários acessem o manual de qualquer lugar, mantendo as coisas muito seguras.
• Crie uma única senha que você pode compartilhar com os funcionários – isso não é tão seguro porque qualquer pessoa com a senha pode acessar o conteúdo, mas é muito fácil de configurar porque os funcionários não precisam de suas próprias contas.
• Permitir acesso com base no endereço IP – essa pode ser uma boa opção se os funcionários trabalharem remotamente, mas ainda usarem uma VPN fornecida pela empresa.
• Crie um site de intranet para que os funcionários só possam acessar o conteúdo de sua rede local – um site de intranet pode ser uma boa opção se os funcionários só precisarem acessar o conteúdo durante o trabalho.

A Heroic Knowledge Base também está repleta de recursos para ajudá-lo a criar um manual de políticas mais eficaz:

• Categorias – organize facilmente suas políticas e procedimentos em categorias e permita que os funcionários naveguem nessas categorias.
• Sugestões de pesquisa ao vivo – os funcionários podem ver os resultados da pesquisa assim que começam a digitar, o que os ajuda a encontrar mais rapidamente o documento certo.
• Estilos de texto explicativo integrados – você pode usar textos explicativos predefinidos para adicionar facilmente avisos e destaques ao seu conteúdo.
• Feedback do artigo – os funcionários podem fornecer feedback sobre os artigos para ajudá-lo a identificar problemas e melhorar seu manual.
• Análise de pesquisa – você pode ver o que os funcionários estão procurando para encontrar áreas fracas/ausentes na documentação de sua política.
• Uploads de arquivos – permite anexar versões em PDF de políticas ou outros tipos de arquivos.

Se você quiser alguma ajuda para começar, temos um guia sobre como configurar a Heroic Knowledge Base.

6. Compartilhe seu manual de políticas e procedimentos com os funcionários (e colete feedback)

Depois de publicar seu manual de políticas e procedimentos, você estará pronto para compartilhá-lo com seus funcionários.

Se tudo correr bem, seu trabalho está terminado... por enquanto.

No entanto, também é importante ouvir o feedback dos funcionários depois de lançar seu manual.

Os funcionários podem ter comentários ou problemas nos quais você não pensou. Se você deseja criar o melhor manual possível, deverá incluir esses comentários em suas revisões.

Falando em revisões…

7. Atribua as principais partes interessadas para atualizar e revisar

O conteúdo do manual de políticas e procedimentos não é uma informação estática que você pode definir e esquecer.

Com o tempo, suas políticas e procedimentos podem mudar e essas mudanças precisarão ser refletidas em seu manual.

Ou, mesmo que nada mude, você pode perceber que determinado artigo não está tão claro quanto você gostaria. Nesses casos, você deve melhorar o artigo para torná-lo mais útil para seus funcionários.

Para ajudar a fazer isso acontecer, atribua artigos às principais partes interessadas para que alguém tenha uma responsabilidade clara. Em muitos casos, você pode atribuir o artigo à mesma pessoa que o escreveu.

Se você usar uma ferramenta como a Heroic Knowledge Base para criar seu manual, ela também pode ajudar a alertá-lo sobre possíveis problemas, permitindo que seus funcionários sinalizem artigos e forneçam feedback.

Crie seu manual de políticas e procedimentos hoje

Isso encerra nosso guia com tudo o que você precisa saber sobre como criar um manual de políticas e procedimentos.

Se você está procurando a melhor maneira de publicar e gerenciar seu manual de políticas e procedimentos, pode usar o plug-in WordPress de código aberto Heroic Knowledge Base.

A Heroic Knowledge Base é flexível o suficiente para se adaptar a qualquer empresa, ao mesmo tempo em que oferece acesso a recursos úteis, como feedback de artigos, sugestões de pesquisa em tempo real, análise de pesquisa, upload de arquivos e muito mais.

Além disso, graças à flexibilidade da base WordPress do Heroic Knowledge Base, você obtém inúmeras opções para controlar o acesso ao seu manual de políticas e procedimentos, incluindo o uso de uma intranet, a necessidade de contas de usuário e muito mais.

Para começar, adquira o Heroic Knowledge Base hoje.