Como criar um formulário de aprovação de despesas (com modelos)

Você está procurando uma maneira simples de criar um formulário de aprovação de despesas em seu site WordPress?

Os formulários de aprovação de despesas garantem que todas as solicitações financeiras sejam sistematicamente revisadas de acordo com a política corporativa e as projeções financeiras.

Crie seu formulário de aprovação de despesas agora

Neste artigo, mostraremos a maneira mais fácil de criar um formulário de aprovação de despesas com WPForms para um processo de aprovação simplificado.

Como criar um formulário de aprovação de despesas

Você pode contar com a facilidade de uso e funcionalidade dos WPForms para criar um formulário de aprovação de despesas no WordPress. Siga as etapas abaixo para começar:

1. Assine e instale o WPForms Pro

WPForms é o melhor plugin de criação de formulários para adicionar formulários personalizados ao WordPress. Você pode usá-lo para criar qualquer tipo de formulário WordPress e publicá-lo facilmente em seu site. Inclui ainda mais de 900 modelos de formulário, incluindo formulários de solicitação de despesas.

Como usaremos o complemento Salvar e retomar e assinaturas para este guia, você deve assinar o WPForms Pro para acessar integrações premium, complementos e recursos extras, como lógica condicional.

Depois de adquirir a assinatura do WPForms Pro, é hora de instalar e ativar o plugin em seu site WordPress.

2. Obtenha os complementos Salvar e Retomar e Assinatura

No painel de administração do WordPress, navegue até WPForms e clique em Addons na lista de opções.

Agora, pesquise o complemento Salvar e retomar digitando seu nome no campo Pesquisar complementos. Em seguida, clique em Instalar complemento .

Após a instalação bem-sucedida do complemento, pressione o mesmo botão novamente para ativá- lo. E repita o mesmo processo para o complemento de assinatura.

Ótimo trabalho até agora! Agora, orientaremos você nas etapas fáceis para criar seu formulário de aprovação de despesas com a ajuda de um modelo WPForms Pro existente.

3. Utilize o modelo de formulário de aprovação de despesas

No painel de administração do WordPress, navegue até WPForms e clique em Adicionar novo na lista de opções.

Dê um nome ao seu formulário e use a caixa de pesquisa para encontrar o modelo de formulário de aprovação de despesas. Assim que aparecer, clique no botão Usar modelo .

Agora você será direcionado para a tela Campos , onde os campos disponíveis aparecem no painel esquerdo. Aqueles aos quais você tem acesso dependerão do seu nível de licença.

No painel direito, você verá uma visualização editável do seu formulário. Como estamos usando um modelo, os campos já estarão adicionados.

Você notará que este modelo é construído com campos que automatizam a captura de informações do solicitante, detalhes de despesas e aprovação via Assinatura.

Se necessário, você pode usar o construtor de formulários intuitivo do WPForms para adicionar, modificar e organizar campos facilmente para personalizar o formulário de acordo com sua preferência.

4. Definir configurações para salvar e retomar

Navegue até Configurações »Salvar e retomar no construtor de formulários. Para ativar a funcionalidade de salvar e retomar, ative a opção Habilitar Salvar e Continuar .

Ao ativar a funcionalidade Salvar e Continuar, você poderá alterar várias configurações. Explicamos cada um abaixo.

Personalize o texto do link para salvar e retomar

Para começar, você pode personalizar o texto do link no qual os usuários clicarão para salvar seu progresso em seu formulário.

Você pode alterar o texto no campo fornecido. Por padrão, diz “Salvar e retomar mais tarde”, mas você pode alterá-lo para o que quiser.

Este link será exibido no frontend do seu site, na parte inferior do formulário, próximo ao botão denominado Enviar .

Habilite uma página de isenção de responsabilidade

Você pode adicionar uma página de isenção de responsabilidade opcional que será exibida quando um solicitante clicar no link Salvar e Retomar. Para fazer isso, ative a opção Habilitar página de isenção de responsabilidade .

Isso abrirá um editor de texto que você pode usar para modificar o conteúdo da sua página de isenção de responsabilidade assim que ela for revelada.

Quando um usuário clica no link salvar e retomar em seu formulário de solicitação de despesas, ele verá sua página de isenção de responsabilidade. Isso garante que eles estejam cientes dos termos e condições associados ao salvamento do seu progresso.

Ao visualizar o aviso legal, os usuários têm duas opções. Eles podem confirmar a decisão de salvar o progresso e sair do formulário clicando no botão Continuar . Como alternativa, eles podem clicar no link Voltar para retornar ao formulário.

Personalize a página de confirmação para salvar e retomar

Quando um solicitante do seu formulário de aprovação de despesas salvar seu progresso, ele verá uma página de confirmação aparecer.

Esta mensagem pode ser personalizada para ajudá-los a compreender a próxima etapa do processo de aprovação de despesas.

Para quem prefere uma abordagem mais prática, também pode ser comentada a opção de copiar e compartilhar manualmente o link.

Isso pode ser feito ativando a opção Ativar link de currículo abaixo da mensagem de exibição da página de confirmação.

Também pode orientar o solicitante a inserir o e-mail do responsável pela aprovação das despesas para enviar o link do currículo diretamente para ele.

Para enviar notificações por e-mail do aprovador com links para retomar o formulário e fornecer sua aprovação, ative a configuração Ativar notificação por e-mail .

Não importa como você escolha compartilhar os links dos usuários para salvar e retomar, esses URLs deixarão de funcionar após 30 dias.

Sugerimos deixar isso claro para os usuários ao personalizar suas mensagens para salvar e retomar, para que eles tenham menos probabilidade de perder o trabalho devido à inatividade.

Personalize a mensagem de notificação por e-mail

Depois de ativar a opção Ativar notificação por e-mail , um editor de texto aparecerá para você personalizar a mensagem de notificação por e-mail.

Embora você possa alterar a mensagem padrão para o que quiser, certifique-se de que a notificação por e-mail tenha a tag inteligente {resume_link}.

Esta etiqueta inteligente fornecerá um link para o formulário que foi preenchido apenas parcialmente, permitindo que o aprovador continue e conceda a solicitação de despesas.

5. Personalize o campo de assinatura em seu formulário

Para garantir a autenticidade das solicitações de aprovação de despesas, o modelo de formulário que usamos vem com campos de assinatura tanto para o solicitante quanto para o aprovador.

Clique em qualquer um dos campos de assinatura na área do criador de formulários para editar seu rótulo, descrição ou cor da tinta, ou marque-o como um campo obrigatório .

Você também pode alterar a cor da tinta usada para a assinatura eletrônica na Seção Avançada .

Quando terminar de definir essas configurações, salve seu formulário antes de sair do criador de formulários.

6. Habilite notificações e confirmações de formulário

É fundamental configurar as mensagens e notificações que aparecerão após o usuário preencher e enviar o formulário.

Isso é fácil de fazer. Na tela do Form Builder, navegue até a guia Configurações e selecione Notificações .

Os administradores receberão alertas automaticamente. No entanto, o título, o corpo e a lista de destinatários do e-mail podem ser modificados, se necessário.

Em seguida, na guia Configurações , selecione Confirmações para modificar a mensagem que os tomadores de decisão receberão ao fornecer sua aprovação e preencher o formulário.

Você também pode usar a configuração Tipo de confirmação em WPForms para exibir uma mensagem, vincular a outra página ou redirecionar o usuário.

Depois de definir as configurações de notificação e confirmação por e-mail, clique no botão Salvar novamente para salvar seu progresso atual.

7. Publique seu formulário de aprovação de despesas

Agora que você criou seu formulário de aprovação de despesas usando o modelo, você pode adicioná-lo ao seu site WordPress e estilizá-lo ainda mais usando o editor de blocos.

Crie uma nova página/post ou simplesmente atualize uma existente. Depois disso, clique no botão Adicionar bloco e selecione o ícone WPForms .

Em seguida, selecione seu formulário de pré-aprovação de despesas no menu suspenso do widget WPForms para anexá-lo à sua página/postagem.

Se você estiver satisfeito com a aparência do seu formulário, clique no botão Atualizar ou Publicar e seu formulário será publicado.

Agora, tudo que você precisa fazer é testar o formulário incorporado após a publicação para ter certeza de que funciona conforme o esperado e evitar problemas.

Perguntas frequentes sobre formulários de aprovação de despesas

Os formulários de aprovação de despesas são um tópico de interesse popular entre nossos leitores. Aqui estão as respostas para algumas perguntas comuns sobre isso.

O que é um formulário de aprovação de despesas?

Um formulário de aprovação de despesas é um documento que os funcionários enviam para obter reembolso de despesas comerciais. Ele relaciona as despesas relacionadas ao trabalho que os funcionários pagam do próprio bolso e exige documentação de apoio, como recibos.

Por que as empresas usam formulários de aprovação de despesas?

As empresas usam formulários de despesas padronizados para controlar os gastos e garantir que as despesas cumpram as políticas. O fluxo de trabalho de aprovação permite a supervisão e justificativa dos gastos dos funcionários. Os formulários criam uma trilha digital auditável para relatórios financeiros.

Quais informações são exigidas em um formulário de aprovação de despesas?

Os detalhes típicos incluem nome do funcionário, departamento, data da solicitação de despesa, fornecedor, descrição, objetivo comercial, códigos do projeto, valor, cópia do recibo e assinaturas de aprovação. A política da empresa descreve o backup e os detalhes necessários.

Quem precisa assinar/aprovar um formulário de aprovação de despesas?

Os formulários de despesas passam por uma cadeia de aprovação que varia de acordo com a empresa. Aprovadores comuns são o funcionário, gerente, supervisor de contabilidade, gerente de recursos humanos, controlador ou CFO.

A seguir, confira mais alguns modelos relacionados a despesas

Se você está procurando maneiras mais criativas de criar formulários relacionados a despesas e finanças para o seu negócio, é um bom momento para verificar estes modelos de demonstração:

• Formulário de Despesas Simples
• Formulário de requisição
• Formulário de Reembolso
• Formulário de Reembolso de Despesas
• Formulário de aprovação de despesas de capital

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