Como publicar um manual de treinamento usando o WordPress

Quando penso em manuais de funcionários ou manuais de treinamento, muitas vezes penso – ímã de poeira.

Lamento dizer isso, mas tem que ser dito.

O conceito tradicional deles não me inspira a ler.

Dito isto, é uma aposta certa que a ignorância (ou a falta de conhecimento) certamente leva ao mau desempenho e tomada de decisão na carreira de uma pessoa.

E para melhorar e promover o lado positivo, o conteúdo de um manual de treinamento da empresa (se bem comunicado) pode ser fundamental para catalisar o sucesso dos funcionários.

Uma espécie de guia de melhores práticas mutuamente benéfico, reforçando a cultura da empresa e removendo o obstáculo da ambiguidade operacional.

Com os membros da equipe todos na mesma página, há muito pouco que possa quebrar seus esforços unificados. Agora, campanhas montanhosas que, de outra forma, seriam desafios íngremes, tornam-se, em comparação, montículos relativos.

E tudo por causa de um coro colaborativo perfeitamente executado – coordenado por uma única folha de hino (também conhecido como manual de treinamento corporativo).

Uma classe age por direito próprio e digna (pela validação do desempenho aprimorado dos funcionários) do investimento para acertar.

Mas fica a dúvida…

…nestes dias de sobrecarga de SaaS (e de escolha de soluções tecnológicas), qual é a melhor maneira de publicar um manual de treinamento para seus funcionários?

Uma longa lista de possibilidades é sem dúvida, mas talvez apenas algumas boas partidas.

Seja qual for o caminho escolhido, valeria a pena observar alguns avanços de ponta para obter ROI em seu projeto de manual de treinamento:

• Online e para download
• Facilmente editável
• Digitalmente interativo
• Compatível com dispositivo
• Feedback do usuário

Os recursos acima, quando integrados à entrega do seu manual de treinamento digital, podem servir para melhorar sua eficácia na elevação do desempenho organizacional.

Mas como exatamente você colocaria um desses juntos?

A resposta tecnológica informada na economia de hoje seria um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS).

Por quê?

Um CMS marca todas as caixas acima…

…além disso, eles são fáceis de entender tanto para o desenvolvedor quanto para o usuário (leitor, neste caso).

• sem código necessário
• curva de aprendizado zero
• robusto no manuseio
• intuitivo para navegar

…e no exemplo do WordPress o CMS líder de mercado – é até gratuito para usar porque é de código aberto.

No entanto, indo mais longe com o WordPress, se você souber apenas um pouco de código – as possibilidades de personalização e integração são infinitas.

Então, apesar de tudo, com todos esses aspectos positivos – é difícil encontrar razões pelas quais o WordPress CMS não seria o parceiro digital perfeito para o seu projeto de manual de treinamento.

E agora, sem mais delongas, apresentamos a você o guia HeroThemes para publicar um manual de treinamento usando o WordPress.

O que é um manual de treinamento online?

Um manual de treinamento on-line é um manual de treinamento digital, publicado na Internet como parte de um site existente ou em seu próprio URL dedicado.

O objetivo do documento é atuar como um texto de referência para apoiar o desenvolvimento e o crescimento dos funcionários em suas funções na empresa.

Um manual de treinamento online pode ser escrito por um único autor ou por vários – todos ao mesmo tempo.

À medida que a organização-mãe cresce e muda, o mesmo acontece com toda a documentação de treinamento e desenvolvimento para manter o alinhamento com a estratégia.

As atualizações e atualizações devem ser iterativas, rastreáveis ​​com recursos de equipe nomeados responsáveis ​​por cada contribuição ou edição.

Benefícios de publicar um manual de treinamento online

A autoria e publicação são processos trabalhosos.

Muito 'suco' é necessário para tirar do chão um documento do tamanho de um manual de treinamento.

Mesmo assim, uma vez produzido, o que se torna mais trabalhoso é manter sua papelada atualizada com as últimas revisões necessárias.

Basta pensar no cenário de ter uma economia dispersa de cópias impressas estáticas desatualizadas e agora querer substituir esses textos com a nova revisão aprimorada.

Como localizar, encerrar e substituir todas as versões antigas em circulação pela edição 'new money'?

Exatamente. Eu também não podia suportar pensar em uma bagunça dessas.

Tais situações exigem uma abordagem dinâmica.

O ajuste perfeito para resolver tal problema?

Levando seu manual de treinamento online .

A abordagem mais inteligente, enxuta e renovável para publicar o manual de treinamento da sua empresa.

Aqui está uma lista de outros benefícios a serem considerados para digitalizar o manual de treinamento da sua empresa:

Gerenciamento de conteúdo + curva de aprendizado rasa: os sistemas de gerenciamento de conteúdo foram inventados para suportar com competência a carga de projetos intensivos de publicação digital. Eles são apenas o ingresso para o seu manual de treinamento online.

De todos os programas de CMS, a plataforma líder – WordPress – tem todos os sinos e assobios prontos para uso, além de uma interface editorial intuitiva para que os autores se sintam em casa imediatamente.

Acesso: seus materiais de treinamento são hospedados em um ambiente de hub digital com tempo de atividade 24 horas por dia, 7 dias por semana. Autores e usuários podem acessar a versão mais recente dos materiais de treinamento sem restrições.

Além disso, construído para o padrão com observância dos padrões de acessibilidade digital, seu manual de treinamento online quebrará barreiras previamente estabelecidas por questões de cópia impressa, como tamanho da fonte por exemplo.

Colaboração nativa: Os sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) são, por natureza, ambientes digitais colaborativos. Capaz de hospedar equipes de redação remotas (e totalmente escaláveis, como no caso do WordPress CMS).

Se o seu projeto requer acesso baseado em permissão, um CMS como o WordPress é igual ao gerenciamento de acesso de usuário altamente configurável.

Saída multimídia: com um manual de treinamento digital, você tem uma infinidade de formatos de mídia à sua disposição. Áudio, vídeo, imagem, texto…

…com uma variedade de tipos de arquivo e métodos de incorporação e apresentação do conteúdo, sua experiência de usuário agora é capaz de envolver com sucesso os tipos de usuário de AZ.

Interativo: o treinamento é um diálogo. Sem feedback está morto. Essa é uma das principais desvantagens de publicar um manual de treinamento estático em papel.

Com o digital, no entanto, você simplesmente não tem essas limitações. A tecnologia digital foi inventada para enriquecer nossas opções práticas de trabalho. E no caso de publicação de documentos de treinamento, existem inúmeras técnicas para obter respostas úteis do seu público.

Analytics: para os editores, “ver” a experiência do usuário apresenta uma vantagem real para atingir a meta de fornecer um recurso informativo verdadeiramente eficaz.

A identificação de necessidades não atendidas oferece muitas oportunidades para revisões oportunas e validadas.

Recursos comuns de um software de manual de treinamento online

Então, está claro. Um manual de treinamento digital tem muitas vantagens estratégicas distintas além de seu equivalente em papel.

Mas pensando de forma mais prática.

Quais recursos e capacidades exatos você pode razoavelmente esperar que seu software de manual de treinamento online tenha?

Aqui está um resumo para sua consideração:

Editor de texto e formatação: como um documento formal de treinamento e desenvolvimento, você provavelmente desejará fazer pleno uso das funções mais recentes do editor de texto.

Uma formatação bem estruturada, como títulos estilizados, por exemplo, pode ser facilmente executada por meio de um editor WYSIWYG fácil de usar.

Visualizador online ou conversão de PDF: a clássica opção 'comer' ou 'takeaway' é fundamental para o consumo de conteúdo online. Especialmente com projetos de literatura interna da empresa, como um documento de treinamento, uma primeira abordagem digital não deve abandonar aqueles que preferem uma leitura física.

A conversão de PDF é fácil com a maioria das plataformas CMS, certamente com o WordPress. Com a opção de imprimir páginas individuais em PDF ou documentos inteiros, um CMS facilita o 'trabalho' de abranger os meios de publicação virtuais e físicos.

Integração de imagem, vídeo e áudio: os ativos multimídia incorporados levam os documentos de treinamento a outro nível. Imagine – os delegados não precisam mais esperar por um seminário ou workshop para receber uma entrega prática de seu corpo docente de treinamento.

Controle de versão: ser colaborativo é ótimo, mas significa que você também ganha complexidades. Se não for tratado adequadamente, isso pode tornar uma experiência bastante contraproducente.

Com uma solução de CMS colaborativa como o WordPress, é fácil ver exatamente 'quem fez o quê, por último...' e evitar misturar a edição mais recente com qualquer anterior.

Tradução de idiomas: tem uma força de trabalho internacional distribuída? Então, claramente, você sonharia com qualquer coisa além de um manual de treinamento digital.

Mas, juntamente com isso, você precisa de uma plataforma que possa lidar com precisão e sem esforço com a replicação do seu manual em outros idiomas. O WordPress CMS, por exemplo, é o aliado perfeito na diplomacia multilíngue digital.

Classificações e comentários: a ciclo fechado de feedback com upvoting e mensagens para facilitar as pontuações da página a serem dadas pelos usuários, indicando a utilidade do conteúdo.

Isso fornece algumas informações centradas no usuário para aprimorar o plano de melhoria de conteúdo do seu manual.

Responsivo a dispositivos móveis e tablets: uma abordagem mobile first. Isso garante a conveniência ideal para os usuários que acessam o manual. Apesar do dispositivo utilizado, deve-se esperar o mesmo nível de excelência na apresentação.

Projetando o layout de um manual de treinamento online

Design e layout são o contraste perfeito para conteúdo de qualidade.

Eles auxiliam o usuário com usabilidade.

Conhecendo o conteúdo da página da maneira mais eficiente.

Recebendo o valor máximo, com o mínimo esforço.

Esta é a recompensa de implementar um design e layout bem arquitetados.

Mas quais recursos específicos seu manual de treinamento online pode se beneficiar?

Aqui estão algumas sugestões:

Índice: uma visão abrangente do conteúdo. Uma lista sequencial com número(s) de página – cada item âncora vinculado – tornando seu documento altamente indexável para facilidade de localização e descoberta.

Flutuante, estático, expansível – qualquer que seja a apresentação dos ToCs, existem meios flexíveis de atingir o objetivo final.

Organização hierárquica de conteúdo : conteúdo disposto em sucessão autoritária que espelha a classificação cognitiva do usuário e a ordenação dos tópicos.

Por exemplo, o WordPress CMS tem nativo um sistema de ordenação de conteúdo nativo de categorias (relação pai/filho) vs. tags (irmãos).

Navegação sem atrito: links indicativos, dicas e prompts que conduzem os usuários através da progressão lógica da interação com o conteúdo.

Breadcrumbs, barras de navegação e links da barra lateral, facilitando a experiência do usuário.

Páginas modeladas: agilize a produção e modele cada tipo de página de acordo com a função.

Templates prontos com engenharia administrativa para tornar o processo de autoria ainda mais econômico.

Medidor de progresso: motive os usuários com a antecipação da conclusão a cada passo da leitura do manual, fornecendo um medidor de progresso.

Com base na contagem de páginas ou na porcentagem de páginas concluídas, um medidor de progresso é conhecido por impulsionar o envolvimento do conteúdo.

Exemplo de manual de treinamento online

Você está pronto para dar uma olhada em um exemplo AO VIVO de um desses manuais de treinamento online?

Hoje, compartilhamos o caso do guia de treinamento do usuário do software MagAlign Pro.

Para um pouco de conhecimento, o MagAlign é um software médico usado por pesquisadores para gerar pares de sequências de moléculas de proteínas em uma representação gráfica.

Dito de forma simples, é uma simulação para explorar teoricamente as possibilidades de como as proteínas podem interagir umas com as outras em uma situação da vida real.

Um produto altamente técnico.

Mas, apesar de todas as suas complexidades, isso não nos impedirá de examinar seu manual de treinamento e retirar alguns pontos de aprendizado transferíveis para seu projeto.

Então, vamos avaliar o manual de treinamento online do MegAlign Pro, escolhendo alguns destaques notáveis:

Índice Indexável

O manual apresenta uma tabela de ToCs flutuante conveniente na barra lateral esquerda, apresentando jumplinks fáceis de alcançar, levando o usuário facilmente ao tópico desejado - instantaneamente.

Mídia incorporável

Acima, há um exemplo de vídeo incorporado em uma página. Nesse caso, o rich media é usado como um tutorial de "Introdução" que conduz o usuário pelos primeiros passos como acompanhamento do texto escrito.

baixar PDF

Ao pé da tabela de ToCs à esquerda (acima) há um botão 'Baixar como PDF'. Isso apresenta uma maneira rápida e fácil de os usuários retirarem valor da sessão de visualização na web e estenderem sua experiência além de estarem online.

Páginas imprimíveis ou documento inteiro

Alguns usuários ainda preferem uma cópia impressa. E, na verdade, para fins de estudo, as notas impressas ainda são e podem sempre ser a ferramenta mais eficaz.

Nos casos em que uma versão impressa é preferida, este botão de impressão (no canto superior direito da imagem acima) acionará a impressora em rede do usuário para converter o manual digital em uma cópia em papel.

Botões Próximo/Anterior

As páginas são interligadas umas às outras em ordem, levando os usuários de capa a capa através do documento.

Isso ajuda os usuários a permanecer no caminho certo na história da narrativa de treinamento.

Procurar

Uma barra de pesquisa é um toque essencial. O exemplo acima dá destaque à função de pesquisa como um recurso no espaço do cabeçalho de cada página.

Isso ajuda os usuários a encontrar ou descobrir recursos relevantes conforme indicado por suas consultas.

Comentários

Uma chamada à ação simples e cortês, incentivando os usuários a 'contatar' a equipe de suporte, fica ao pé de cada página.

Os manuais de treinamento são oportunidades para as organizações envolverem os usuários em conversas frutíferas sobre o tema.

Mecanismos de feedback como este recurso de 'contato DNASTAR' servem para fechar quaisquer lacunas de desalinhamento entre o material de treinamento e a necessidade do usuário.

Fazendo um manual de treinamento online usando o WordPress

Então, que tal... você está pronto para fazer seu próprio manual de treinamento online?

Bem, aqui está o caminho para produzir um exatamente como o exemplo que você viu acima... e mais.

E antes que você pergunte – não, você não precisa ser um desenvolvedor web nem contratar um. Esta é uma solução exclusivamente sem código.

Mas nenhum código não precisa significar baixa tecnologia.

Na verdade, com o WordPress, você está obtendo o melhor construtor de sites da indústria online, bem como o mais diversificado ecossistema de plugins e extensões de desenvolvedores de terceiros entre todos os CMS.

O fato de que mais de 40% de todos os sites confiam nas habilidades de gerenciamento de conteúdo do WordPress deve ser suficientemente persuasivo.

Com tudo isso de lado, não seria ótimo ter um passo a passo de como é feito?

Aqui está o alinhamento:

1. Organização e categorização de páginas e arquivos
2. Pesquisa, votação, feedback e análise
3. Perguntas frequentes
4. Helpdesk para tratamento de consultas via tickets
5. Índice da página de índice
6. Biblioteca de termos do glossário
7. Imprimir meu blog para impressão de todo o documento com um clique

Organização e categorização de páginas e arquivos: instale uma apresentação abrangente do hub da página inicial com links para cada um dos capítulos do manual de treinamento completo com descrições e ícones para facilitar o reconhecimento do conteúdo. Um widget da barra lateral direita com artigos populares ajuda os usuários a ver o que está acontecendo com seus pares.

Use o plugin Heroic Knowledge Base para configurar instantaneamente um menu de página inicial bem temático para sair do seu manual de treinamento online.

Pesquisa, votação, feedback e análise: obtenha uma nova perspectiva baseada no usuário com cada nova coorte de admissão de funcionários com formulários de votação e feedback nas páginas do artigo. Além disso, pouse o usuário diretamente apenas na resposta que estava procurando pela primeira vez - com uma função de pesquisa AO VIVO nítida a laser. Por fim, a análise do usuário fornece oportunidades de aprendizado profundo para melhoria.

Use o plug-in Heroic Knowledge Base para aproveitar as ferramentas de engajamento inteligente para obter feedback e insights investigativos.

Perguntas frequentes : construa blocos de acordeão de perguntas frequentes com porções de conteúdo reutilizáveis ​​para fornecer prontamente seu manual de treinamento com dicas amigáveis ​​para iniciantes.

Use o plug-in Heroic FAQs para entrelaçar perfeitamente o conteúdo do FAQ nas páginas do seu manual.

Caixa de entrada heroica para lidar com consultas por meio de tickets: faça consultas de campo de usuários e mantenha taxas de resposta recordes ao implantar sua caixa de entrada de e-mail de suporte no painel de administração do WordPress. Não há necessidade de ping-pong entre as guias do navegador com esta solução de back office elegante.

Use o plugin Heroic Inbox para operar a partir de sua conta de e-mail, tudo dentro do painel de administração do WordPress.

Índice heroico: configure ToCs de navegação fácil em cada artigo de treinamento. Dê aos usuários o benefício de navegar pelo conteúdo do artigo de forma simples.

Use o Índice Heroico para inserir um índice preenchido automaticamente em cada artigo.

Glossário Heroico: liste os termos mais importantes relacionados ao tema, com links que levam os usuários à página relevante.

Use o plugin Heroic Glossary para configurar uma lista de palavras de jargão e suas definições.

Imprimir meu blog: converta instantaneamente as páginas do seu manual de treinamento online em um arquivo PDF. Além disso, converta todo o documento com um layout e design personalizados, adicionando versatilidade ao seu documento.

Use Imprimir meu blog para inserir botões de impressão em PDF em seu manual de treinamento online.

Conclusão

Um manual de treinamento on-line vai além de apenas realizar um exercício de caixa de seleção.

É uma oportunidade interativa de treinamento e desenvolvimento de valor agregado para sua organização realmente impulsionar a melhoria.

Usar a plataforma digital certa pode transformar o que tradicionalmente se tornou uma formalidade estática em um efetor dinâmico de melhoria contínua de desempenho para sua equipe.

O WordPress com todas as suas vantagens está bem alinhado para tornar seus processos de documentação de treinamento simplificados, colaborativos e 10x mais impactantes.

Ambos os autores e usuários estão em um passeio fascinante com os mais recentes controles digitais colocados na ponta dos dedos.

Em suma, com a mudança para um manual de treinamento on-line – sua organização está pronta para um sólido retorno do investimento.

Por que não fazer o seu movimento para construir um manual de treinamento online usando o WordPress hoje?