Como economizar tempo e lidar corretamente com a contabilidade e o inventário do WooCommerce

De acordo com um estudo do Banco dos EUA de 2018, a má gestão do fluxo de caixa e uma má compreensão de contabilidade e finanças são os principais obstáculos para o sucesso dos negócios.

Sente que pode fazer parte desta estatística? Este artigo visa expandir seu conhecimento fornecendo soluções acionáveis ​​para entender, acompanhar e gerenciar a contabilidade da sua empresa – sem perder mais tempo do seu dia.

O WooCommerce fornece aos proprietários de empresas uma plataforma fantástica para vender seus produtos, e sua personalização permite que você suporte e automatize seus processos de negócios como nenhum outro. Um dos mais importantes desses processos é a contabilidade.

Não importa onde você esteja localizado ou o que você vende, o gerenciamento de contabilidade é uma parte importante de qualquer startup ou site de comércio eletrônico em crescimento. Uma plataforma de contabilidade não serve apenas para fins de imposto de renda anual; ele ajuda a rastrear vendas, registros de clientes, despesas e fornecedores. Ele também monitora as margens dos produtos que você vende, para quem você vende e de quem você compra.

Uma plataforma de contabilidade monitora a entrada e saída de dinheiro e pode ajudá-lo a tomar decisões mais informadas – como quais produtos são mais lucrativos, e não apenas quantos você vendeu.

Hoje em dia, manter o controle das cobranças e arquivamentos de impostos sobre vendas para sua loja é tão importante quanto. À medida que o nexo de imposto sobre vendas se torna mais difundido, é vital saber quanto imposto sobre vendas você coletou e arquivar e pagar esses valores corretamente a cada mês.

Além disso, uma plataforma de contabilidade pode ajudar a ficar de olho no estoque, para que você saiba o que está em estoque e quando é hora de fazer um novo pedido. Tudo isso ajuda você a administrar um negócio mais eficiente e lucrativo conhecendo seus números .

Cansado de gerenciar planilhas do Excel e dados fragmentados? Pronto para assumir o controle da contabilidade da sua empresa? Se sim, continue a ler.

Usando uma plataforma de contabilidade para sua loja WooCommerce

Um dos maiores benefícios das plataformas de contabilidade? Aproveitando os dados de negócios para fornecer recursos de gerenciamento e relatórios que oferecem a você:

• Uma imagem mais precisa da saúde do seu negócio
  
• A capacidade de tomar decisões mais informadas
  
• Ferramentas para dimensionar seus negócios sem esforço adicional
  

Cada um é igualmente valioso – você verá abaixo como todos eles influenciam as áreas de sua empresa que dependem de contabilidade.

Custo de bens vendidos

Uma métrica importante para uma loja de comércio eletrônico é o custo das mercadorias vendidas (CPV) . Se o seu negócio é baseado em produtos, o estoque é provavelmente sua maior despesa.

No entanto, sem um CPV preciso – sabendo que você vendeu 10 widgets por US$ 500, por exemplo – você não pode tomar decisões acionáveis. Se você soubesse que seu CPV era de $ 20 para cada um desses 10 widgets, você poderia planejar quantos reordenar, quanto seria seu lucro líquido e como isso contribuiria para sua margem geral.

Conhecer suas despesas é essencial para um planejamento de negócios eficaz: permite entender os custos e prever, planejar e orçar de acordo. Suas margens determinam sua lucratividade e não há como saber essas margens a menos que você conheça seus custos.

Uma plataforma de contabilidade faz isso sem trabalho manual contínuo. À medida que você registra quantos produtos foram adquiridos e por qual preço, a plataforma de contabilidade mostrará com precisão quantos estão em estoque. Ao vender esses produtos, você verá isso refletido no estoque disponível e poderá determinar o lucro real obtido após os custos relacionados ao produto.

Além dos benefícios de planejamento de negócios e análise de lucros de conhecer seu CPV, também existem benefícios fiscais. Os impostos são calculados com base no lucro bruto, que é a receita menos os custos. O acompanhamento de todos os custos garante um rendimento tributável final preciso!

Relatórios precisos de lucros/prejuízos

Lucros e perdas são dois indicadores essenciais da saúde dos negócios. Há muitas maneiras de manter um registro geral de suas receitas e despesas gerais. Quando rastreados em uma plataforma de contabilidade, esses dados podem ser usados ​​para tomar decisões e visualizar padrões e histórico inacessíveis em planilhas manuais.

Por exemplo, como os últimos seis meses de seu marketing correspondem às vendas de seus produtos de maior e menor margem? Você está dedicando recursos e mão de obra a um produto que está gerando alta receita, mas margens baixas? O CPV está aumentando ao longo do tempo e poderia ser reduzido comprando diferentes quantidades em diferentes períodos?

O rastreamento de receitas e despesas por meio de sua plataforma de contabilidade permite que você crie relatórios precisos. O registro preciso de vendas e despesas requer uma entrada de dados precisa e completa – muitas plataformas de contabilidade buscam esses dados automaticamente e podem até se conectar ao seu cartão de crédito ou conta bancária para importar essas informações.

Continue lendo para saber como você pode automatizar esses tipos de gravação de dados.

Estoque e Rastreamento de Margem

O WooCommerce oferece a capacidade de rastrear o inventário de forma nativa para fins de vendas, permitindo que você ofereça uma quantidade específica de produto a um cliente sem vender demais ou vender menos.

As plataformas de contabilidade oferecem diferentes vantagens de rastreamento de estoque. Notavelmente, é mais fácil — e mais eficiente — inserir, ajustar e atualizar suas quantidades de estoque. Isso também atualiza as áreas contábeis relacionadas, como suas contas de Ativo de Inventário e CPV.

Por exemplo: você pode abrir uma plataforma de contabilidade (como QuickBooks), inserir uma fatura de 50 widgets do seu fornecedor e clicar em salvar. Você terá então um registro de pagamento ao seu fornecedor, e a despesa dos produtos será registrada. O QuickBooks aumentaria corretamente seu inventário em 50, juntamente com as contas de Ativo de Inventário e CPV relacionadas - tudo inserindo uma fatura.

Conciliação e Extratos Bancários

Uma das melhores razões para usar uma plataforma de contabilidade é o fato de ela combinar todas as suas receitas e despesas, auxiliando em uma importante etapa final para garantir que os dados inseridos correspondam às transações do mundo real e extratos bancários e de cartão de crédito. Isso se chama “reconciliação”.

Além de detectar receitas ou despesas não registradas, a reconciliação ajuda a descobrir transações inesperadas, especialmente nas áreas de roubo e despesas ou contas não autorizadas.

A reconciliação geralmente é feita mensalmente ou trimestralmente.

Usando o QuickBooks como uma plataforma de contabilidade para sua loja WooCommerce

QuickBooks, disponível online (baseado em nuvem) ou em desktop, é uma escolha popular entre os usuários do WooCommerce.

Com o QuickBooks, você pode rastrear vendas, despesas, clientes e fornecedores do WooCommerce, lucros e perdas, custo dos produtos vendidos, estoque e muito mais - sem ser um contador.

Ao integrá-lo ao seu fluxo de trabalho diário ou semanal e não inserir todos os dados no final do ano, você monitora e gerencia continuamente a saúde financeira do seu negócio.

O uso regular de uma plataforma de contabilidade como o QuickBooks não requer um enorme investimento de tempo. Integrações como o QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks podem sincronizar todos os dados da sua loja, por isso é muito fácil de configurar – além disso, você não precisará inserir novos dados manualmente.

Depois de ter uma conta ativa do QuickBooks, há algumas etapas iniciais, como inserir uma data de início da empresa e conectar suas contas bancárias. Quando isso estiver concluído, você estará pronto para rastrear seus dados contábeis! Isso pode ser feito manualmente ou automaticamente.

Configuração manual

Você precisará primeiro criar seus produtos no QuickBooks, inserir as informações de CPV e estoque de cada produto e, em seguida, atribuir contas de receita e despesa.

Em seguida, insira os pedidos da sua loja WooCommerce. Isso pode incluir todas as vendas anteriores ou começar em uma data de sua escolha; idealmente, você deve escolher um ponto de partida e reunir todas as vendas do ano fiscal. Os pedidos podem ser inseridos como faturas – o que é melhor se os clientes não pagarem instantaneamente – ou recibos de vendas, que são perfeitos se você processar os pagamentos no momento da compra.

Depois de inserir seus pedidos do WooCommerce, você poderá obter relatórios contábeis para avaliar a saúde financeira da sua loja, continuando a usar o QuickBooks para rastrear fornecedores e despesas contínuas.

Você tem muitos produtos e pedidos no WooCommerce para inserir esses dados manualmente? Ou não tem tempo?

Ótimas notícias: você pode integrar WooCommerce e QuickBooks para sincronizar automaticamente todos os seus dados anteriores e dados em andamento em tempo real.

Configuração automatizada

Dependendo das necessidades de negócios, orçamento e prioridades pessoais, você pode optar por uma integração para ajudar a automatizar esse processo e economizar tempo.

Embora o gerenciamento manual de dados possa parecer uma solução de baixo custo, o investimento de tempo necessário pode levar a um custo de oportunidade maior. Como acontece com qualquer novo sistema de negócios, você precisará avaliar as soluções disponíveis e decidir qual atende melhor às suas necessidades específicas.

Existem dezenas de processos diários já em seu prato como proprietário de uma loja WooCommerce. Adicionar tarefas contábeis manuais, como inserir clientes e vendas manualmente, adicionar e gerenciar listas de produtos, registrar e arquivar corretamente os impostos sobre vendas, adicionar depósitos bancários, reconciliar suas contas e manter os níveis de estoque atualizados leva muito tempo.

Felizmente, a contabilidade não precisa mais ser uma tarefa que consome mais. As integrações podem manter automaticamente seus dados contábeis e de inventário atualizados. O QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks é uma dessas integrações - e você pode até começar de graça.