6 ideias interessantes de gerenciamento de projetos para seguir em 2023

A tecnologia digital em constante mudança tem um forte impacto no gerenciamento de projetos. Transformou tudo com uma nova estrutura. As pessoas agora lidam com projetos grandes e complexos, garantindo melhor colaboração entre os membros da equipe estendida. Mas como eles realmente administram tudo tão bem?

Ao longo dos anos, surgiram muitas metodologias avançadas que os líderes usam para entregar projetos comparativamente maiores. Essas técnicas e ferramentas de planejamento os ajudam a atingir todos os objetivos do projeto de maneira ideal.

Apesar da disponibilidade de mãos especializadas e ferramentas úteis, as empresas ainda enfrentam muitos desafios e problemas diários de gerenciamento de projetos. De acordo com um relatório, 80% das empresas desperdiçam pelo menos metade de seu tempo retrabalhando projetos. Acontece principalmente por lacunas de conhecimento ou menor envolvimento com as últimas tendências.

Indo direto ao ponto, hoje falaremos sobre algumas das últimas ideias de gerenciamento de projetos e tendências futuras para que você possa liderar no futuro. Enquanto isso, você pode conferir nossa escolha editorial especializada para os melhores livros de gerenciamento de projetos para se inspirar.

Vamos começar com as 6 formas mais populares de organizar suas atividades de projeto com grande experiência:

As 6 principais ideias de gerenciamento de projetos para atingir seus objetivos

Existem muitas técnicas, ferramentas e outros recursos de gerenciamento de projetos flutuando na Internet. Mas cada um não se encaixa na estrutura do seu projeto - descobrir o caminho certo é um desafio. Às vezes, uma técnica que funciona melhor para os outros pode não lhe dar o menor retorno. Além disso, os projetos modernos incluem várias partes móveis, níveis de prioridade, muitos departamentos, parâmetros de trabalho e outros.

É o trabalho dos gerentes de projeto alinhar todas essas coisas e fornecer as entregas finais dentro de um cronograma e orçamento limitados.

Abaixo estão os pontos que fornecem detalhes sobre as mais recentes ideias e técnicas de gerenciamento de projetos que você pode aplicar para o crescimento do seu negócio.

01. Aplique WBS para dividir seu projeto em tarefas gerenciáveis ​​menores

A Work Breakdown Structure (WBS) é uma desconstrução hierárquica e orientada para a entrega de um projeto. Ele ajuda os gerentes de projeto a dividir uma tarefa complexa em pequenas subtarefas até chegar ao ponto em que não é mais possível subdividir as tarefas.

Este formato de gerenciamento de projetos é popular hoje em dia para simplificar um processo de trabalho complexo e definir uma pessoa associada para realizar o trabalho. Em vez de ir aqui e ali, todos têm o plano em mãos e sabem o que fazer, quando e como. Além disso, definir o nível de prioridade facilita agilizar todas as tarefas e manter o fluxo de trabalho. Existem dois tipos de WBS:

A. Estrutura de detalhamento do trabalho com base na entrega: Mostra claramente a relação entre as entregas do projeto, como produtos, serviços ou saídas, e as opções disponíveis, como o trabalho a ser executado.

B. Estrutura Analítica do Trabalho Baseada em Fases: Nesta estrutura, você deve definir claramente as atividades do projeto para minimizar os erros em cada fase. Como erros na fase um podem atrapalhar o andamento da próxima.

Existe outro tipo de estrutura de EAP denominada Estrutura baseada em Responsabilidades, que trata da distribuição das atividades do projeto entre os departamentos de acordo com suas responsabilidades. No entanto, a abordagem mais popular e preferida é a abordagem baseada em entrega.

Por que você deve usar a estrutura analítica do projeto no gerenciamento de projetos?

A WBS é uma análise detalhada de todas as principais entregas necessárias para tornar o projeto bem-sucedido. Em troca, o gerente de projeto obtém uma visão gráfica de todos os elementos que um projeto precisa realizar, organizados em vários níveis.

Tenha uma ideia completa sobre como utilizar uma estrutura analítica do projeto (WBS) no gerenciamento de projetos

02. Use o gráfico de Gantt para visualizar o fluxo de trabalho e o progresso do seu projeto

Dentro de um grande projeto, os gerentes precisam controlar um grande número de atividades e garantir que todas as tarefas sigam o cronograma. É muito difícil ficar de olho em todos eles e atingir todos os objetivos. Se houver alguma lacuna, isso pode afetar todo o seu projeto. Você pode facilmente superar essa dificuldade tendo uma representação visual do fluxo de trabalho que informa quando cada atividade precisa ser concluída. Os gráficos de Gantt ajudam os gerentes a planejar e programar projetos.

Um gráfico de Gantt é um tipo de gráfico de barras que ilustra as tarefas do projeto agendadas ao longo do tempo. Ele mostra o status geral do projeto, incluindo a duração do tempo alocado e o andamento de um cronograma do projeto em um gráfico de barras empilhado simples. Isso significa que você e os membros de sua equipe podem identificar facilmente a dependência de tarefas, definir o cronograma e designar as pessoas certas para cada tarefa. Mais importante, você pode obter uma visão detalhada do seu projeto e relatório de progresso sempre que quiser. E encaminhá-lo para sua autoridade superior ou investidores.

Para um gráfico de Gantt, o eixo vertical exibe as tarefas que precisam ser concluídas e o eixo horizontal informa o cronograma do projeto. Você pode incluir aqui tarefas, suas datas de início e término, membro da equipe associado e o caminho crítico do seu projeto. Se você estiver usando qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos incorporada ao gráfico de Gantt, basta adicionar tarefas que atualizarão automaticamente o gráfico de Gantt.

Por que você deve usar o gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos?

O gráfico de Gantt demonstra todas as tarefas de um projeto e sua ordem, mostradas em uma escala de tempo. Portanto, você obtém uma visão rápida de todo o projeto, suas tarefas associadas e seus prazos a qualquer momento. Ajustar as diferenças no momento certo pode garantir a entrega adequada de um projeto no prazo.

Para melhor entendimento confira este post exclusivo sobre os Benefícios do Gráfico de Gantt na Gestão de Projetos.

03. Avalie a metodologia PERT para uma estimativa de tempo mais realista

A técnica de revisão de avaliação do programa é uma ferramenta de planejamento de gerenciamento de projetos. Você pode usá-lo para identificar o tempo que leva para concluir uma determinada tarefa ou atividade. Ele fornece uma representação gráfica da linha do tempo do seu projeto. Com essa estrutura, você pode estimar o tempo que levará para concluir cada tarefa em um projeto.

Um projeto complexo geralmente possui várias partes e uma série de objetivos individuais a serem cumpridos, chegando ao destino final. A ferramenta de planejamento PERT ajuda os gerentes de projeto a calcular a duração do tempo e o custo aproximado durante o planejamento de um tipo específico de projeto. Um gráfico PERT tem círculos e retângulos chamados nós. Esses nós representam eventos ou marcos do projeto. Eles estão ligados por vetores, ou linhas, que representam vários eventos dentro de um projeto.

O Escritório de Projetos Especiais da Marinha dos EUA introduziu os gráficos PERT pela primeira vez em 1957 para delinear o projeto do submarino nuclear Polaris. Agora, os gerentes de projeto usam amplamente essa técnica para desenvolver um orçamento de projeto e alocar os recursos necessários para concluir o projeto com sucesso. Permite considerar todos os fatos de acordo com os critérios de aceitação do projeto dentro de parâmetros predefinidos.

A análise PERT combina dados e informações de diferentes departamentos. Ele melhora a colaboração da equipe, distribuindo responsabilidades relacionadas em toda a organização. Por fim, ajuda os gerentes de projeto a considerar o fluxo de tarefas e os marcos para selecionar o caminho do projeto mais eficiente e útil.

Por que você deve usar o PERT no gerenciamento de projetos?

O gráfico PERT ajuda os gerentes de projeto a avaliar o tempo e os recursos necessários para gerenciar um projeto. Permite-lhes analisar todos os caminhos e estratégias possíveis. Assim, eles podem escolher o caminho certo para concluir um projeto de maneira econômica e com o mínimo de erros.

04. Determinar a dependência da tarefa usando o método do caminho crítico (CPM)

O método do caminho crítico é uma metodologia de modelagem de projeto para agendar um conjunto de atividades do projeto. Os gerentes de projeto o utilizam para identificar as tarefas necessárias para a conclusão do projeto. Essa ferramenta de gerenciamento de projetos inclui a sequência mais longa de atividades que você deve concluir no prazo para entregar todo o projeto no prazo acordado. O atraso em qualquer tarefa crítica atrasará o restante do projeto.

Para desenvolver um modelo CMP para o seu projeto, você deve criar uma lista de todas as tarefas, identificar as dependências das tarefas e estimar o tempo de conclusão de cada tarefa. Depois de ter a ideia, você pode determinar o caminho crítico com o maior trecho de atividades dependentes, considerando os recursos relacionados.

Este algoritmo é eficaz em diferentes etapas do gerenciamento de projetos, desde o planejamento inicial ou análise de programas alternativos, até o agendamento e monitoramento das tarefas que compõem um projeto.

O modelo CMP geralmente é usado para projetos complexos, mas praticamente previsíveis. Foi introduzido pela primeira vez no final de 1950 para resolver a questão dos custos extras causados ​​pela programação ineficiente. Desde então, os gerentes de projeto o utilizam para planejar projetos e priorizar tarefas. Usando esta técnica, você pode dividir um projeto complexo em tarefas individuais e medir a flexibilidade do projeto para uma melhor tomada de decisão.

Por que você deve usar o CMP em seu gerenciamento de projetos?

O Método do Caminho Crítico refere-se ao caminho crítico de um cronograma. O CMP fornece dados viáveis ​​sobre como planejar projetos, alocar recursos e agendar tarefas. Ele permite que os gerentes de projeto escolham o cronograma ideal, considerando os custos do projeto para várias datas de conclusão.

05. Garanta o desenvolvimento iterativo com gerenciamento ágil de projetos (APM)

O gerenciamento ágil de projetos é uma maneira flexível de criar uma estrutura de projeto, dividindo-a em vários estágios ou sprints. Um grande número de empresas adota o ágil e 98% delas obtêm sucesso na conclusão do projeto no prazo. Esta é a razão pela qual 71% das empresas começaram a usar diferentes abordagens ágeis em seus projetos.

Para realizar um projeto, especialmente um complexo, você precisa dividi-lo em tarefas mais gerenciáveis. A metodologia ágil consiste em vários pequenos círculos ou sprints. Ao longo da jornada, envolve a melhoria contínua no desenvolvimento de um produto ou serviço. Ele ajuda você a criar ciclos de desenvolvimento mais curtos e garantir lançamentos de produtos mais frequentes. Isso é muito avançado do que o gerenciamento tradicional de projetos em cascata. Além disso, os membros da equipe têm tempo para fazer as mudanças necessárias com base no feedback dos clientes de forma mais eficaz.

Os dois frameworks Agile populares e mais usados ​​são – Scrum e Kanban. Mas cada metodologia Agile tem as mesmas etapas de execução que incluem: planejamento de sprint, desenvolvimento de produtos, teste, entrega de iteração, incorporação de feedback, etc.

As pessoas aproveitam principalmente essa abordagem iterativa para gerenciar projetos de desenvolvimento de software. Esses tipos de projetos precisam de lançamentos contínuos e precisam incorporar o feedback do cliente a cada iteração. Ao aplicar o APM, muitas equipes de software percebem um aumento notável em sua velocidade de desenvolvimento e colaboração mútua. Além disso, aumenta sua capacidade de responder rapidamente às tendências do mercado.

Outras equipes que trabalham de perto com clientes e outras partes externas ao longo de um projeto podem aproveitar diferentes estruturas ágeis para desenvolver novos produtos em ambientes incertos. Como profissionais de marketing, universidades, militares, indústria automotiva e assim por diante.

Por que você deve usar APM em seu gerenciamento de projetos?

A metodologia ágil tem como objetivo trazer mudanças rápidas e flexibilidade dentro das empresas. As equipes de TI usam a abordagem Agile para gerenciamento de projetos para entregar produtos sem erros. Pessoas de outros setores também podem se beneficiar do gerenciamento de projetos Agile para obter lucros por meio da iteração contínua.

06. Lide com tarefas complexas de gerenciamento de projetos com ferramentas eficazes de gerenciamento de projetos

A tecnologia já assumiu muitas responsabilidades dos seres humanos. Simplifica as tarefas de gerenciamento de projetos também. Existem vários softwares úteis com foco em diferentes técnicas de gerenciamento de projetos.

As ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que você gerencie e monitore as atividades do projeto a partir de um hub centralizado usando tarefas, subtarefas, relatórios de progresso, cronogramas, fluxos de trabalho etc. outros.

Além disso, você obterá informações instantâneas sobre o que realmente está acontecendo dentro de um projeto. Se você tiver todas as atualizações diante de seus olhos, poderá executar ações rápidas quando necessário.

Mesmo na mudança drástica do formato de trabalho - de um escritório físico para trabalho remoto, as ferramentas de gerenciamento de projetos fornecem um grande suporte aos membros da equipe. É uma maneira eficaz de conectar todos os seus funcionários remotos em uma plataforma comum. E o mais importante, deixe-os se comunicar em tempo real.

No entanto, como nem todas as técnicas são perfeitas para o seu negócio, nem todas as ferramentas podem servir ao seu propósito. Você deve ter a capacidade de entender a necessidade do seu projeto e selecionar a ferramenta certa.

Por que você deve usar ferramentas avançadas em seu gerenciamento de projetos?

As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam os membros da equipe a armazenar e compartilhar todos os dados relacionados ao projeto em um só lugar. Assim, eles obtêm acesso fácil às informações necessárias, acompanham seu progresso e colaboram, se necessário. Por outro lado, os gerentes de projeto têm um forte controle sobre todas as atividades para conduzir um projeto bem-sucedido.

Leia mais : 8 melhores softwares de gerenciamento de projetos de marketing

Tendências de gerenciamento de projetos que levarão no futuro próximo

Aqui estão as tendências de gerenciamento de projetos mais importantes de 2021 e além:

Modelo de trabalho híbrido provavelmente será a nova norma

A pandemia global mudou o procedimento de trabalho globalmente. Antes da pandemia, os americanos passavam 5% do tempo de trabalho em casa, mas agora esse número é de aproximadamente 60%. As empresas também encontram um aumento significativo na produtividade ao adotar um modelo de trabalho híbrido. Este cenário aumenta as responsabilidades dos gerentes de projeto. Agora eles precisam gerenciar e distribuir trabalhos entre membros da equipe interna e colegas de trabalho remotos. Manter a colaboração em toda a equipe torna-se mais desafiador para os líderes.

Para simplificar seu trabalho, utilize uma plataforma comum para conectar todos os membros de sua equipe, adotando técnicas modernas de gerenciamento de projetos.

Leia também: Como gerenciar sua equipe remota de maneira inteligente com WP Project Manager Pro e Zoom para garantir o melhor resultado

As organizações estão mudando para a abordagem ágil

Um relatório de 2018 mostra que os projetos que usam metodologias Agile são 28% mais bem-sucedidos e quase 71% das empresas usam Agile com frequências variadas. Esta tendência ainda está acontecendo. Além da indústria de software, outros setores também estão se voltando para práticas ágeis. As ferramentas ágeis também estão introduzindo interfaces mais amigáveis ​​para eliminar a complexidade das principais funcionalidades. Como painéis Kanban, pendências de tarefas e rastreadores de problemas.

Scaled Agile Framework (SAFe) e Scrum são os frameworks Agile mais populares. Estes estão evidentemente trabalhando para a produtividade da equipe em diferentes níveis da organização. Além disso, a integração de Inteligência Artificial (AI) e Machine Learning (ML) na metodologia Agile permite que você tome decisões assertivas e oportunas.

Uma cerimônia importante no Agile Scrum é a “Reunião de Planejamento do Sprint“. Confira este guia para aprender:- Como conduzir uma reunião de planejamento de sprint para garantir o sucesso do seu negócio

Demanda crescente por ferramentas e profissionais de gerenciamento de projetos

De acordo com um novo relatório do PMI, são necessários 2,3 milhões de gerentes de projeto para desempenhar funções específicas dentro de uma organização. Pessoas com habilidades voltadas para o gerenciamento de projetos estão em alta demanda.

O papel de um gerente de projetos é cheio de desafios. Ele/ela precisa controlar todas as tarefas do projeto, colaborar com os membros da equipe, monitorar todas as vezes e preencher as lacunas para garantir que o projeto chegue ao seu destino dentro do prazo e do orçamento acordados. Além disso, os gerentes de projeto devem ter fortes habilidades de liderança. Essa característica os leva a construir um espaço de trabalho flexível onde uma equipe pode efetivamente compartilhar ideias, apresentar novos planos e concluir o projeto com sucesso. Por outro lado, o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos também está crescendo com o avanço tecnológico.

Se você administra uma pequena empresa, pode verificar esta lista dos melhores softwares gratuitos de gerenciamento de projetos.

Maior ênfase em Soft Skills

Soft skills sempre foram importantes para o domínio de gerenciamento de projetos. Mas agora é essencial do que qualquer coisa. Geralmente, o valor de um gerente de projeto depende de suas realizações acadêmicas e habilidades para aplicar diferentes técnicas de gerenciamento de projetos. Mas a tecnologia mais recente e os programas baseados em IA normalizam muitas tarefas complicadas relacionadas ao gerenciamento de projetos e membros da equipe. Agora, os gerentes de projeto têm tempo para se concentrar em suas outras responsabilidades e é aqui que as soft skills se tornam necessárias.

De acordo com o PMI, aqui estão as sete soft skills mais importantes para gerentes de projeto:

• Comunicação
• Conflito de gestão
• Tomando uma decisão
• Liderança
• Motivação
• Organização
• Construção de confiança

Os gerentes de projeto devem enfatizar o desenvolvimento de suas habilidades interpessoais. Assim, eles podem agregar mais valor às suas organizações.

O impacto da inteligência artificial e da automação

Nesta era moderna, gradualmente tudo é controlado pela tecnologia AI. Porque permite que os líderes entendam melhor seus usuários e tomem decisões mais realistas. Os gerentes de projeto já começaram a usar a IA para gerenciar seus projetos e organizar as tarefas do dia a dia. Ele minimiza os esforços humanos por meio da automação e fornece melhores insights ao analisar os dados. Além disso, os gerentes de projeto estão recebendo a ajuda da automação de IA para executar tarefas complexas, como alocação de tarefas e visualização de dados.

O uso de IA no gerenciamento de projetos aumenta a probabilidade de sucesso do projeto. Os gerentes adotam essa tecnologia para fazer previsões realistas, otimizar o agendamento de recursos, permitir a visualização de dados e fazer uma análise de risco. Também é benéfico para a estimativa correta da duração, custos e progresso de um projeto.

Demanda crescente por tecnologia baseada em nuvem

As soluções baseadas em nuvem estão agora no pico da demanda. Um número crescente de organizações usa software de gerenciamento baseado em nuvem para armazenar e gerenciar seus dados. De acordo com um relatório, mais de 60% das empresas utilizam a tecnologia de nuvem em todo o mundo. Um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem permite que gerentes e equipes de projetos armazenem todos os dados, documentos e programas do projeto em um hub centralizado. Este hub é seguro e sempre sincronizado entre os dispositivos.

Você e o membro de sua equipe terão acesso fácil aos dados do projeto e uma visualização em tempo real do status do trabalho. Não importa se os membros da equipe estão em diferentes partes do mundo.

A estrutura de trabalho híbrida governará o futuro do mundo dos negócios?

O trabalho híbrido existe há muito tempo. Mas, com o início da crise do Covid-19, empresas de todo o mundo começaram a se ajustar a essa nova abordagem. Os empregadores posteriores perceberam que os funcionários poderiam ser mais produtivos e focados quando não estivessem no escritório. Além disso, diminui a dependência de localização e economiza dinheiro para funcionários e empregadores. Considerando esses fatos, especialistas previram que o modelo híbrido é o futuro para o mundo pós-Covid.

O modelo de trabalho híbrido representa uma estrutura organizacional que combina trabalho remoto com trabalho de escritório. Isso significa que as empresas permitem que alguns funcionários trabalhem remotamente enquanto outros trabalham no local.

Uma pesquisa recente mostrou que 55% dos trabalhadores americanos preferem uma mistura de trabalho em casa e no escritório. No Reino Unido, os empregadores esperam que a proporção de trabalhadores domésticos regulares dobre, de 18% antes da pandemia para 37% após a pandemia. A especialista em empregos da China, Alicia Tung, disse que em 10 anos haverá uma divisão de 60/40 entre trabalho local e remoto.

Em uma estrutura de trabalho híbrida, as pessoas têm a flexibilidade de escolher se preferem um ambiente de escritório interno ou trabalhar remotamente de qualquer lugar. Existe outro tipo de modelo híbrido em que os funcionários remotos precisam trabalhar nas instalações do escritório em determinados dias da semana. Acontece principalmente em empresas que lidam com projetos extremamente complexos e precisam de mais colaboração da equipe. Nesse caso, todos os seus funcionários devem estar situados localmente.

No entanto, um local de trabalho híbrido eficiente não deve esperar que todos trabalhem as mesmas horas, no mesmo ritmo. Em vez disso, você pode usar ferramentas de gerenciamento e agendamento de projetos para ajudar seus funcionários geograficamente distantes a se manterem no caminho certo. Como gerente de projeto, você deve entender todo o sistema para poder estabelecer um ambiente de trabalho otimizado para a conclusão bem-sucedida do projeto.

Novas maneiras de ficar à frente com as principais ideias de gerenciamento de projetos

Nos últimos anos, as evoluções tecnológicas, sociais e de mercado mudaram drasticamente o panorama do gerenciamento de projetos. Talvez desenvolver um roteiro de projeto ajude você a visualizar o que precisa ser feito para atingir seu objetivo final.

Coisas a considerar ao aplicar uma nova ideia de gerenciamento de projetos incluem:

• Investir na ideia certa de gerenciamento de projetos
• Pesando os custos
• Coletando feedback dos membros da equipe
• Encorajando a comunicação aberta
• Apresentando recursos e políticas úteis

Ao ficar à frente da posição atual, você deve trabalhar com novas tecnologias para extrair o melhor de seus funcionários existentes. As ideias de gerenciamento de projetos acima ajudam você a desenvolver um ambiente de trabalho onde todos os membros se sintam conectados e invistam nos modelos de trabalho certos.

No entanto, você pode usar uma combinação de processos e modelos de várias metodologias. Ou implemente uma ferramenta sólida de gerenciamento de projetos, como o WP Project Manager, que se incorpore ao processo geral de projetos de sua equipe. E caso você tenha seu principal departamento de negócios existente, como RH, CR e Contabilidade, para gerenciar, basta integrá-lo ao WP ERP - uma solução completa de gerenciamento de negócios para tornar sua tarefa diária mais simplificada do que nunca.

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