Documentação interna: tudo o que você precisa saber (dicas e tutorial)

Sua empresa precisa de documentação interna? E o que é mesmo a documentação interna em primeiro lugar?

Embora você provavelmente esteja familiarizado com a ideia de criar documentação para ajudar seus clientes a obter mais valor de seus produtos ou serviços, a documentação de alta qualidade também pode ajudar sua empresa e seus funcionários a trabalhar melhor.

Esse tipo de documentação voltada para o interior é chamado de documentação interna e você pode usá-lo para aumentar a produtividade, preservar e compartilhar conhecimento e muito mais.

Neste guia, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre documentação interna, incluindo o seguinte:

• O que é documentação interna
• Benefícios da documentação interna
• Práticas recomendadas de documentação interna
• Como criar seu próprio hub de documentação interna

O que é documentação interna?

A documentação interna é uma coleção estruturada de procedimentos, conhecimento, melhores práticas da sua empresa e assim por diante.

Ao longo da vida de sua empresa, sua empresa acumulará uma tonelada de conhecimento e experiência. A documentação interna ajuda você a preservar todo esse conhecimento coletivo em um hub de fácil acesso.

Você pode usá-lo para melhorar a produtividade, evitar a perda de conhecimento, integrar novos funcionários e muito mais.

Vamos quebrar alguns conceitos-chave…

Documentação Interna x Externa

Tanto a documentação interna quanto a externa atendem aos mesmos objetivos de documentar processos, explicar como fazer as coisas, compartilhar conhecimentos importantes e assim por diante.

A principal diferença está em quem é o público-alvo dessa documentação:

• Documentação interna – o público-alvo são os funcionários da sua empresa.
• Documentação externa – o público-alvo são seus usuários, clientes, clientes e assim por diante.

Basicamente – os clientes, ou pessoas de fora em geral, nunca devem ver sua documentação interna, mas seus funcionários provavelmente confiarão na documentação interna para realizar seu trabalho.

Diferentes tipos de documentação interna

Já abordamos isso um pouco acima, mas existem diferentes tipos de documentação interna, cada uma das quais você deve adaptar ao seu objetivo específico:

• Documentação do processo – você desejará documentar como executar corretamente determinadas tarefas. Isso pode incluir listas de verificação, tutoriais e assim por diante. Por exemplo, você pode ter um artigo sobre “Como criar uma nova documentação interna”.
• Documentação do projeto – você vai querer documentar os detalhes e o progresso de cada projeto. Isso pode incluir propostas, casos de negócios, resumos de reuniões, cronogramas e assim por diante.
• Documentação de política/RH – você desejará documentar políticas importantes, como integração de funcionários, políticas de férias, licença médica, desligamento de funcionários e assim por diante.
• Documentação da equipe – cada equipe pode criar sua própria documentação interna para conhecimento e políticas específicas da equipe. Por exemplo, sua equipe de conteúdo pode documentar o guia de estilo do blog e as políticas para trabalhar com pôsteres convidados.
• Documentação técnica – se você tiver uma equipe de desenvolvimento, eles desejarão criar sua própria documentação interna que explique o que está acontecendo no código, guias de estilo, políticas de teste de controle de qualidade e assim por diante.

Benefícios da documentação interna: por que vale a pena o esforço?

A criação de documentação interna, sem dúvida, leva algum tempo extra em vez de “apenas improvisar”.

Então, quais são os benefícios da documentação interna? Ou seja, por que vale a pena investir tempo e esforço na criação de documentação interna?

Aqui estão alguns dos maiores benefícios da documentação interna:

• Promova o compartilhamento de conhecimento – você pode incentivar os funcionários a compartilhar conhecimento. Além disso, os funcionários podem acessar facilmente o conhecimento que outros funcionários compartilharam sem precisar interagir diretamente com o compartilhador original a cada vez.
• Aumente a produtividade – documentando processos e detalhes importantes, você pode garantir que os funcionários não fiquem presos desnecessariamente, o que aumenta sua produtividade geral.
• Integrar novos funcionários com mais eficiência – quando um novo funcionário ingressar na sua empresa, ele poderá contar com seu conhecimento interno compartilhado para se atualizar rapidamente.
• Preservar o conhecimento – em algum momento, os principais funcionários sairão, seja permanentemente ou por causa de férias/doença. Ter documentação interna garante que o conhecimento desses funcionários ainda seja preservado e acessível mesmo quando eles estiverem fora.

Melhores práticas para criar documentação interna de qualidade

Agora que você sabe o que é documentação interna e por que ela é importante, vamos começar a mudar de direção para saber como você pode realmente criar seu próprio hub de documentação interna.

Começaremos com algumas práticas recomendadas gerais de documentação interna e, em seguida, abordaremos o processo técnico de criação de seu próprio hub.

• Envolva os principais interessados ​​– a documentação interna não deve usar apenas uma abordagem de cima para baixo – é importante envolver os principais funcionários em cada nível. Afinal, esses funcionários geralmente são os que têm o conhecimento “nas trincheiras” que você deseja preservar. Você também pode querer nomear funcionários específicos como curadores de conteúdo para que haja um tomador de decisão claro.
• Reutilize qualquer documentação existente – você não precisa criar toda a documentação interna do zero, pois provavelmente já possui conteúdo existente em vários pontos. Tente redirecionar esse conteúdo em um hub central para facilitar o acesso.
• Facilite o acesso – falando em facilidade de acesso, você quer ter certeza de que seu hub é fácil de navegar e pesquisar. Use categorias e recursos como sugestões de pesquisa instantânea para ajudar a orientar os funcionários para conteúdo relevante.
• Crie um guia de estilo para consistência – se toda a sua documentação usar formatação diferente, será difícil para as pessoas obterem valor. Para evitar isso, crie um guia de estilo antecipadamente e siga-o para cada parte do conteúdo.
• Inclua imagens, vídeos e GIFs – não confie apenas em texto – incluindo imagens, vídeos e outras mídias como GIFs podem tornar seu conteúdo mais útil. Por exemplo, ao documentar um determinado processo, você pode incluir imagens ou um vídeo documentando o processo.
• Evite a documentação em excesso – embora haja muitos benefícios na documentação interna, a documentação em excesso também pode causar frustração e incomodar seus funcionários. É importante encontrar um equilíbrio entre documentar os detalhes importantes e sobrecarregar os funcionários com trabalho ocupado.
• Mantenha tudo atualizado – seus processos e conhecimento institucional mudarão com o tempo, por isso é importante atualizar sua documentação interna para acompanhar essas mudanças. Novamente, pode ser útil nomear funcionários como partes interessadas responsáveis ​​por atualizar sua documentação interna ao longo do tempo.
• Peça feedback dos funcionários – lembre-se de que sua documentação interna existe para facilitar a vida dos funcionários. Não tenha medo de pedir feedback dos funcionários, pois eles podem ter ótimas ideias sobre como melhorar seu conhecimento interno.

Como criar seu hub de documentação interna

Agora, para a pergunta final – como você realmente cria o hub onde todos os seus funcionários podem acessar seus recursos de documentação interna?

Bem, você tem três opções principais quando se trata de software de base de conhecimento:

• Use software de código aberto como WordPress e HeroThemes.
• Use uma ferramenta SaaS.
• Codifique sua própria solução.

Embora possamos ser um pouco tendenciosos, achamos que a abordagem de código aberto com o WordPress faz muito sentido por alguns motivos:

• Você tem total propriedade e controle sobre sua documentação . Sua documentação pode conter informações confidenciais que você não deseja que fiquem no servidor de outra pessoa (como em uma ferramenta SaaS). Com o WordPress, você pode manter todos os seus dados e informações em seu próprio servidor.
• Ainda é muito simples . Se você usa um plug-in do WordPress como o Heroic Knowledge Base, pode começar a funcionar em muito pouco tempo, o que provavelmente não será o caso se você desenvolver sua própria solução.
• É rentável . A abordagem do WordPress é geralmente muito mais barata do que uma ferramenta SaaS. Amortizado ao longo de um ano, você geralmente pagará menos de US$ 15 por mês por artigos ilimitados e usuários ilimitados.

Veja como criar um hub de documentação interno usando o WordPress e o plugin Heroic Knowledge Base.

1. Configure uma instalação do WordPress

Para começar, você deve criar uma nova instalação do WordPress para atuar como seu hub de conhecimento interno.

Você tem duas opções para a instalação do WordPress:

1. Você pode criar um site de intranet acessível apenas na rede local da sua empresa. Temos um guia sobre como configurar um site de intranet WordPress.
2. Você pode criar um site WordPress público acessível de qualquer lugar, mas restringir o acesso usando uma senha e/ou contas de usuário para funcionários. Existem muitos plugins que permitem criar contas de usuário ou apenas restringir todo o site por uma única senha que você pode compartilhar com os funcionários.

Devido à popularidade do trabalho remoto nos dias de hoje, você provavelmente desejará seguir a segunda abordagem para que os funcionários possam acessar a documentação interna mesmo quando não estiverem no escritório.

2. Instale a Base de Conhecimento Heroica

Depois de instalar o WordPress, você pode adicionar o plug-in Heroic Knowledge Base para transformá-lo em um hub de documentação interno.

Heroic Knowledge Base é um plugin do WordPress que adiciona funcionalidade completa de base de conhecimento ao WordPress. Ele inclui vários recursos para tornar seu hub de documentação interno um sucesso:

• Sugestões de pesquisa instantâneas para orientar os funcionários para conteúdo relevante.
• Categorias ilimitadas para organizar o conteúdo por tópico, departamento, etc.
• Ferramenta de feedback integrada para que os funcionários possam fornecer feedback sobre os artigos.
• Gerenciamento de versão e revisão fácil através do sistema de versão integrado do WordPress. Isso é ótimo para ver como os artigos mudaram ao longo do tempo (e reverter as alterações, se necessário).
• Análise integrada para ver em qual conteúdo os funcionários estão mais interessados. Você pode usar essas informações para refinar e otimizar sua documentação.
• O widget do assistente de ajuda fornece outra maneira fácil para os funcionários encontrarem a documentação relevante.

Depois de comprar o Heroic Knowledge Base, você pode instalá-lo como qualquer outro plugin do WordPress. Você obterá uma área de configurações fácil de usar, na qual poderá configurar tudo sobre sua base de conhecimento de documentação interna:

Alternativamente, você também pode usar o tema KnowAll, que lida com o design do seu hub de documentação enquanto também cria todos os recursos do plug-in Heroic Knowledge Base.

3. Adicione seus artigos de documentação

Depois de instalar o plugin Heroic Knowledge Base, você está pronto para começar a adicionar seu conteúdo interno.

Com o Heroic Knowledge Base, você pode fazer isso usando o editor de blocos flexível do WordPress.

A Heroic Knowledge Base também adiciona alguns blocos dedicados para ajudá-lo a aprimorar sua documentação. Por exemplo, você pode adicionar facilmente textos explicativos ou avisos para destacar as principais informações ou problemas a serem evitados:

Você também pode adicionar categorias ilimitadas para organizar seu conteúdo.

Para alterar a ordem de seus artigos e/ou categorias, você terá interfaces especiais de arrastar e soltar. Você pode acessá-los indo para Heroic KB → Article Ordering ou Heroic KB → Category Ordering :

Crie sua base de conhecimento interna hoje

Embora a criação de documentação interna exija um compromisso de investir tempo na criação de conteúdo, esse investimento será recompensado quando você puder preservar e compartilhar conhecimento, melhorar a produtividade e integrar novos funcionários com mais eficiência.

Para a maneira mais fácil de configurar seu hub de documentação interno, você pode usar o software WordPress de código aberto e o plug-in Heroic Knowledge Base.

Ao usar o WordPress e a Heroic Knowledge Base, você obterá os seguintes benefícios:

• Propriedade e controle total sobre os dados da sua empresa porque tudo permanece em seus servidores.
• Custos mais baixos porque você paga um custo fixo baixo para uso ilimitado.
• Simplicidade porque a Heroic Knowledge Base oferece todos os recursos que você precisa, o que elimina a necessidade de codificar uma solução personalizada do zero.

Configure seu hub de conteúdo interno hoje e você se beneficiará rapidamente.