Como manter sua agência funcionando durante o COVID-19

Este guest post foi escrito por Preston Lee, fundador da Millo, uma empresa que ajuda freelancers. Para saber mais sobre Millo, visite o site Millo.co.

Dependendo de com quem você conversa, ou estamos no fim da pandemia de COVID-19 ou apenas avançando para um segundo surto.

Independentemente de quem você acredita, há um fato simples em que todos nós podemos confiar: muitas agências estão se perguntando para onde ir a partir daqui.

Como podemos manter os lucros elevados? Podemos evitar demissões? Nossos clientes ainda estarão por aí (ou terão orçamentos) nos próximos 6 a 12 meses?

Todas essas são questões que podem deixar alguns proprietários de agências acordados à noite, e é por isso que gostaria de oferecer algumas ideias para manter sua agência funcionando durante o COVID-19 (ou qualquer outra crise econômica).

Aqui estão oito ideias para manter sua agência avançando durante o COVID:

• Dê suporte extra aos clientes
• Redobre os esforços para encontrar clientes
• Encontre clientes em setores em crescimento
• Gere receita sem cliente
• Obtenha compromissos de longo prazo dos clientes
• Elabore planos de pagamento
• Contrate freelancers em vez de funcionários
• Conheça seus números melhor do que nunca

Dê suporte extra aos clientes durante este período único

Embora possa ser fácil entrar em pânico e focar apenas nos resultados financeiros agora, os proprietários de agências inteligentes percebem que o que acontece agora e nos próximos meses terá um grande impacto em seus negócios nos próximos anos.

Com isso em mente, faça o seu melhor para continuar a apoiar clientes atuais, anteriores e potenciais, oferecendo suporte para seus negócios da maneira que puder.

Muitas vezes, seus clientes também administram pequenas empresas e enfrentam as mesmas preocupações que você. Reserve um tempo para debater e revisar as maneiras de apoiar melhor seus clientes durante a Covid-19.

Clayton Johnson, do Freeup, me lembrou em uma entrevista recente:

“Mesmo que as pessoas não estejam prontas para comprar agora, elas se lembrarão de você pelo que você fez durante esse período. Quando as economias voltarem, você estará no topo da lista.”

Redobre os esforços para encontrar clientes

Embora existam algumas dicas nesta lista sobre como obter receita extra e expandir seus negócios sem encontrar novos clientes, uma coisa continua sendo um elemento previsível do modelo de negócios de uma agência.

Você precisa de clientes.

Embora possa ser tentador, já que o mundo parece se fechar ao nosso redor, parar de alcançar novos clientes em potencial, isso é provavelmente o oposto do que você deveria fazer.

Sim, pode ser estranho, quando todos estão apertando seus orçamentos, ligar para empresas e oferecer-lhes um adiantamento mensal.

Mas você sabe tão bem quanto qualquer um: se sua agência não estiver constantemente em busca de novos clientes, você corre um risco muito real de sair do mercado.

Para ajudar, compilei um guia gigantesco sobre como encontrar 10 clientes nos próximos 30 dias. Sugiro que você abra em uma nova aba e leia após este artigo.

E mesmo que você não precise de dez novos clientes este mês, ainda existem muitas maneiras testadas e comprovadas de conseguir mais clientes.

Como aconselha meu bom amigo e construtor de agências Clay Mosley: envolva-se em algum tipo de atividade de marketing todos os dias.

Encontre clientes em setores em crescimento

À medida que você mantém (ou mesmo aumenta) seus esforços de busca de clientes, pode ser sensato focar em setores que estão crescendo como resultado da pandemia de COVID.

Há uma razão pela qual Amazon, Netflix e Zoom tiveram preços de ações crescentes enquanto a maior parte do mercado está despencando. Provam que, só porque o mundo está em alvoroço, muitos setores e empresas podem continuar a prosperar.

Conheço alguns freelancers e proprietários de agências que estão lutando para sobreviver agora porque todos os seus clientes estavam no setor de entretenimento, ou na indústria de esportes, ou no ramo de restaurantes.

Mas conheço outros que estão mais ocupados do que nunca porque encontraram clientes nas áreas de medicina, trabalho remoto, entretenimento doméstico e outros setores que estão prosperando.

Para fazer as coisas girarem, aqui estão alguns setores de negócios que provavelmente estão indo bem e podem precisar dos serviços de sua agência após o COVID-19:

• Entretenimento doméstico , como jogos, filmes, televisão, etc. Os clientes podem incluir qualquer pessoa, desde YouTubers a estações de televisão locais e celebridades do Twitch.
• Saúde e bem-estar, incluindo serviços de exercícios em casa, playgrounds e outras coisas para manter as pessoas ocupadas em casa.
• Suporte de trabalho remoto, incluindo ferramentas, recursos, tecnologia e suprimentos para mudança do escritório para o escritório doméstico.
• Serviços de entrega , especialmente para pequenas empresas em sua comunidade que não podem se dar ao luxo de pertencer à rede GrubHub ou DoorDash.

Pensando bem, tenho certeza de que você poderá encontrar ainda mais setores que parecem ter mais demanda graças à mudança em nosso estilo de vida típico. Visar esses clientes pode resultar em taxas de conversão mais altas e receitas mais confiáveis.

Gere receita sem clientes

É claro que encontrar e trabalhar com clientes não é a única maneira de sua agência gerar receita.

Veja, por exemplo, Chris Do e sua agência, Blind . Sua equipe começou a construir outro projeto, chamado The Futur , onde ensinam criativos como administrar um negócio de sucesso.

E está crescendo rapidamente, gerando centenas de milhares de receitas extras para os negócios de Chris – tudo isso sem clientes.

Portanto, se você se sente como o COVID-19, tem seus clientes “em espera” com seus orçamentos e compromissos de longo prazo, pode ser uma decisão sábia usar seu “tempo extra” gerando fluxos de receita para não clientes.

Aqui estão algumas ideias para você começar:

• Direcione clientes DIY por meio de ensino (Udemy, cursos auto-hospedados, etc.)
• Aprimore o trabalho não utilizado para aumentar as vendas (Mercado Criativo, etc.)
• Promova produtos afiliados para seus clientes atuais (Flywheel, Freshbooks, etc.)

Essas três ideias vêm de um artigo recente que publiquei e que você pode ler com mais detalhes aqui para ter uma ideia melhor do que estou sugerindo.

Obtenha compromissos de longo prazo dos clientes

Talvez o efeito colateral mais perturbador de toda essa incerteza seja não saber como será o seu negócio nos próximos 12 meses.

Uma forma de fazer isso seria oferecer um desconto aos clientes que concordassem em assinar um plano de receita recorrente de longo prazo com sua agência.

Alguns proprietários de agências podem querer considerar a possibilidade de fazer compromissos de curto prazo para garantir maior estabilidade empresarial a longo prazo.

Se sua agência ainda não faz o possível para transformar clientes ocasionais em receita mensal recorrente, você está perdendo muitos negócios potenciais.

Embora algumas empresas não consigam comprometer-se com nada a longo prazo enquanto as coisas estiverem tão incertas, outras poderão receber bem um pequeno desconto mensal ou anual numa altura em que os orçamentos estão a ficar mais apertados.

Elabore planos de pagamento

A triste verdade é que alguns de seus clientes já podem ter ligado para você para avisar que não podem continuar trabalhando com você.

Dependendo dos serviços que você oferece, muitas vezes os grandes custos de agência são os primeiros a serem cobrados por algumas empresas em uma crise econômica.

Se este for o seu caso, você pode considerar a criação de planos de pagamento para clientes que estão preocupados em pagar suas contas integralmente nos próximos meses.

Embora o cenário ideal seja receber todo o pagamento de uma vez, receber o pagamento ao longo do tempo é certamente melhor do que não receber nenhum pagamento.

Além disso, se você for realmente esperto, poderá cobrar uma “taxa” adicional por permitir pagamentos parciais ao longo do tempo.

Aqui está um experimento mental que fiz recentemente com um grupo idealizador:

“Se houver um cliente que não consegue pagar suas faturas agora, considere oferecer a ele um plano de pagamento com uma taxa percentual adicional.

“Esta é uma maneira muito simples de calcular a matemática de uma nova estrutura de pagamento.

“Se o seu cliente lhe deve US$ 1.000 por um projeto concluído, ofereça-se para receber pagamentos de US$ 100 todos os meses durante o próximo ano.

“No final do ano, seu cliente ficará feliz por você ter oferecido um plano de pagamento e você terá 20% (ou US$ 200) extras em sua conta bancária apenas por ser paciente.”

Lembre-se de que esse método só funcionará se você tiver fluxo de caixa e a confiança de que seus clientes realmente cumprirão o plano. Mas pode ser vantajoso para todos, se for feito corretamente.

Contrate freelancers em vez de novos funcionários

À medida que o orçamento da sua agência começa a ficar um pouco reduzido, você pode ficar tentado a evitar a contratação de novos funcionários (algumas agências podem até estar considerando demissões).

Embora eu sinceramente espere que você não precise demitir nenhum funcionário de sua agência, reconheço que esta é a realidade da economia atual.

Para aliviar o fardo financeiro de sua agência, sugiro a contratação de freelancers em vez de funcionários em tempo integral se você precisar adicionar membros à sua equipe ou reabastecer após demissões.

Embora gerenciar contratados possa ser um pouco mais difícil em alguns aspectos, o fato de a maioria de nós continuar a trabalhar remotamente dá aos freelancers a chance de trabalhar com a equipe da mesma forma que um funcionário em tempo integral faria.

Além disso, se você contratar alguém que receba um 1099 em vez de outro funcionário W2, não precisará pagar pelo computador, assistência médica ou outros benefícios caros.

Contratar freelancers pode ser uma forma gratificante de construir sua agência e, ao mesmo tempo, economizar fundos importantes. Então, se os negócios começarem a decolar, você poderá sempre estender um cargo de tempo integral a esses empreiteiros posteriormente.

Conheça seus números melhor do que nunca

Por fim, mais do que nunca, você precisa saber os números comerciais da sua agência.

Não estou falando apenas de quanto dinheiro você está gastando e quanto você está ganhando (embora essas métricas básicas sejam, obviamente, importantes). Estou me referindo a números mais complexos.

Por exemplo:

• Qual deve ser a sua relação entre receita e funcionários para evitar demissões forçadas?
• Quantos novos clientes você pode atrair antes de contratar um novo empreiteiro ou funcionário?
• Quanto tempo sua agência poderá sobreviver se não conseguir novos clientes a partir de agora?
• De quantos novos clientes sua agência precisa para manter as taxas de receita atuais?

Se você se sente completamente perdido no que diz respeito à receita da sua agência, sugiro investir em algum software financeiro básico, como Quickbooks, que pode ajudá-lo a ter uma visão clara do fluxo de caixa e da saúde financeira geral da sua empresa.

Depois de conhecer melhor seus números, você não apenas será capaz de tomar decisões mais informadas sobre o futuro de sua agência, mas também dormirá um pouco melhor à noite, sabendo que sua saúde financeira continua estável, apesar da loucura que o rodeia. ao seu redor no mundo.

Estamos todos juntos nisso…

Acima de tudo, lembre-se: estamos todos juntos nisso. Nós temos isso. À medida que todos nós damos uma folga uns aos outros e percebemos que estamos todos aprendendo como lidar com esta pandemia juntos, podem ser construídos relacionamentos de longo prazo que apoiarão sua agência nos próximos anos.

Boa sorte e fique bem por aí!