10 melhores plataformas de software de gestão do conhecimento em 2023 (com prós e contras)

Se um de seus principais funcionários saísse em uma semana, em quanto tempo você acha que conseguiria alguém para assumir suas responsabilidades?

À medida que sua empresa cresce, é mais provável que tenha cargos complexos, uma gama diversificada de produtos e serviços e um grande número de consultas de clientes.

Para que tudo corra bem, é essencial que todos possam compartilhar e organizar o conhecimento. É por isso que o conceito de gestão do conhecimento surgiu como uma parte vital da administração de um negócio.

Com isso em mente, este guia examinará o melhor software de gestão do conhecimento e os fatores a serem considerados ao escolher um para suas necessidades. Vamos começar.

O que é um software de gestão do conhecimento?

O software de gestão do conhecimento refere-se a ferramentas e plataformas digitais que podem ser usadas para salvar e armazenar informações úteis. Usando essas ferramentas de gerenciamento de conhecimento, os administradores podem publicar e estruturar as informações de forma que seja fácil para os usuários navegar e pesquisar.

Dessa forma, os usuários podem encontrar respostas para suas dúvidas e obter a orientação necessária para resolver problemas rapidamente.

A capacidade de gerenciar e compartilhar informações torna o software de gerenciamento de conhecimento adequado para duas finalidades principais. Você pode usá-lo para:

• Crie um hub interno e privado que apenas seus funcionários podem acessar
• Crie um recurso externo público para seus clientes e parceiros

Um sistema de gestão do conhecimento geralmente é hospedado na web. Portanto, seu maior benefício é a conveniência e a facilidade de publicar e consumir informações de qualquer lugar e a qualquer momento.

O melhor software de gestão do conhecimento

Aqui está a lista do melhor software de gerenciamento de conhecimento que você deve considerar para o seu negócio, juntamente com os melhores recursos, prós e contras que os destacam.

WordPress + Heroic KB

O WordPress é um sistema de gerenciamento de conteúdo gratuito que alimenta milhões de sites. É fácil de usar e vem com recursos muito semelhantes aos que você esperaria de qualquer software de gerenciamento de conhecimento. Isso significa que você pode criar, editar e categorizar o conteúdo como quiser.

Se você optar por usar o WordPress, precisará obter sua própria hospedagem e nome de domínio, o que custaria cerca de US$ 40/ano e US$ 10/ano, respectivamente.

Mas mesmo com essa despesa, usar o WordPress para gerenciamento de conhecimento é significativamente mais barato do que soluções alternativas. E embora outras soluções de gerenciamento de conhecimento não exijam que você adquira hospedagem separadamente, as cobranças de hospedagem estão incluídas em suas taxas.

Outro benefício de usar o WordPress é que você terá controle total para personalizar a aparência do seu portal de gerenciamento de conhecimento. E existem milhares de modelos prontos para você escolher.

Embora o WordPress seja destinado principalmente ao lançamento de sites, é possível estender sua funcionalidade. Usando o plug-in Heroic KB, você pode obter recursos que o converterão em uma plataforma de gerenciamento de conhecimento completa. Isso inclui pesquisa instantânea, feedback do usuário, análise de artigos e muito mais.

Além disso, o Heroic KB vem com uma interface intuitiva, fácil gerenciamento de categorias e um personalizador simples para combinar sua base de conhecimento com a identidade de sua marca. E você pode usar seus recursos analíticos para descobrir como sua solução de gerenciamento de conhecimento está satisfazendo as necessidades do usuário.

Configurar uma plataforma de gerenciamento de conhecimento com WordPress e Heroic KB é super simples. A maioria dos hosts da web oferece instalação do WordPress com um clique, já que é o CMS mais popular.

Então, depois de obter a hospedagem e instalar o WordPress, tudo o que você precisa é instalar o Heroic KB e deixar o assistente de configuração guiá-lo pelas etapas restantes.

Prós

• Excelente experiência de front-end pronta para uso
• Projetos modernos de base de conhecimento
• Consideravelmente mais barato do que soluções SaaS
• Garantia de reembolso de 30 dias

Contras

• Nenhuma versão gratuita ou teste
• Você gerencia a hospedagem e as atualizações de software

Preços

O custo do pacote Essential da Heroic KB é de US$ 149 por ano para um site. Você pode adicionar mais dois sites, com recursos avançados, como análise de pesquisa e feedback de artigos, se adquirir o pacote Plus por US$ 199 por ano. O plano Pro desbloqueia integrações de terceiros que incluem Slack e Helpscout por US$ 399 por ano.

ProProfs

ProProfs é um kit de ferramentas completo para criar um centro de ajuda, que inclui documentação de base de conhecimento para fins internos e externos.

O ProProfs se concentra fortemente na colaboração e integração da equipe com serviços como Freshdesk e Zendesk. Ele também vem com uma coleção de modelos pré-fabricados para começar rapidamente.

Você pode personalizar facilmente o estilo, incluindo cores, fonte e aspectos para combinar com sua marca. Outros recursos incluem suporte para localização em 90 idiomas e relatórios de desempenho.

Prós

• Fácil de configurar e usar
• Muitos temas para determinar a aparência do hub de conhecimento
• Várias integrações valiosas

Contras

• Pode ficar caro para bases de conhecimento maiores
• Frequentemente propenso a bugs/travamentos
• Período de teste de apenas 15 dias

Preços

O preço do ProProfs depende se você deseja usá-lo para funcionários ou clientes.

O custo de um centro de ajuda público para clientes começa em US$ 30/usuário/mês. Neste plano, você pode ter até 3 usuários, criar 500 páginas e atender visualizações ilimitadas. O próximo plano premium disponível custa US$ 40/usuário/mês, com permissão para até 10 usuários, 1.000 páginas e visualizações ilimitadas.

Se você estiver criando uma base de conhecimento privada apenas para funcionários, poderá começar com $ 2/usuário/mês, com até 75 usuários e 500 páginas. Se você quiser adicionar mais usuários e páginas, o plano premium custa US$ 3/usuário/mês.

Document360

O Document 360 é um dos melhores softwares de gerenciamento de conhecimento que permite às empresas criar portais de autoatendimento privados e públicos. Com ele, você pode escrever, publicar e organizar o conhecimento.

Os membros da equipe podem fazer edições de forma colaborativa e comparar as alterações feitas entre si para ficarem na mesma página. Você também obtém acesso a relatórios analíticos para entender quais artigos têm mais visualizações e engajamento.

O Document360 tem várias extensões que você pode usar para integrar com suas ferramentas existentes de helpdesk, bate-papo, comentários e tradução. Isso inclui FreshDesk, Slack, Zapier e muito mais.

E também permite que você estilize sua base de conhecimento para alinhá-la à sua marca. Você pode usar um domínio personalizado e personalizar a navegação com links, ícones sociais e CTAs.

Prós

• Suporte para remarcação ao editar conteúdo
• Interface de usuário intuitiva
• Fácil de configurar

Contras

• Propenso a travar com frequência
• Pode haver problemas de formatação
• Mais caro do que alternativas
• Período de teste curto

Preços

O Document360 oferece uma avaliação gratuita de 14 dias para ver se é a opção certa para o seu negócio. E há um plano gratuito que permite ter 5 contas de equipe, 50 artigos e 1 GB de armazenamento. O plano premium começa em $ 99 por projeto por mês e vai até $ 499 por projeto por mês para grandes empresas.

HelpCrunch

O HelpCrunch oferece uma interface limpa para gerenciamento de conhecimento. E é ideal para iniciantes em pequenas e grandes empresas. Além disso, inclui o bate-papo ao vivo e a funcionalidade de pesquisa para os usuários.

Para cada pedaço de conhecimento que você cria, o HelpCrunch mostra um painel para adicionar metadados de SEO. Isso ajuda você a otimizar artigos para pesquisa e torná-los fáceis de encontrar.

Além disso, você também obtém análises de pesquisa com métricas úteis para melhorar sua plataforma de gerenciamento de conhecimento. Por exemplo, você pode ver quais pesquisas não renderam nenhum resultado para os usuários e, em seguida, criar artigos para preencher a lacuna.

Você também pode mostrar um widget em sua central de ajuda para que os clientes pesquisem no hub de conhecimento antes de entrar em contato com seus agentes de atendimento ao cliente.

Prós

• Dê a você mais controle para personalizar a aparência
• Pode ser integrado ao chat ao vivo para uma melhor experiência do cliente

Contras

• Pode não ser ideal para a gestão do conhecimento interno
• Não suporta controle de acesso baseado em função

Preços

O HelpCrunch tem três tipos de planos de preços, todos incluindo contatos ilimitados e transferência gratuita de outras plataformas. Há também um teste gratuito de 14 dias.

O plano Básico custa $ 12 por membro da equipe por mês, com recursos limitados, como hub de conhecimento monolíngue. Além disso, haverá uma marca d'água HelpCrunch em sua base de conhecimento e widgets.

Você pode remover essa marca d'água com um plano Pro por $ 20 por membro da equipe por mês e obter recursos avançados, como uma base de conhecimento multilíngue e automação de chatbot.

Hapeo

O Happeo é um espaço de trabalho social e um dos melhores softwares de gerenciamento de conhecimento que integra trabalho em equipe, interações e hub de conhecimento em uma única plataforma.

Ele combina facilmente com o Google Workspace, o Microsoft 365 e outros softwares que sua empresa pode ter atualmente.

Os arquivos salvos no OneDrive ou no Google Drive podem ser convenientemente vinculados às mensagens do Canal, que podem ser postadas diretamente no Slack ou no Teams para informar a todos.

Outro recurso importante é a pesquisa universal, que permite vasculhar todo o sistema. Os dados que você pode pesquisar também incluem os arquivos conectados com integrações como Microsoft 365 e Google Drive. Além disso, você pode acompanhar importantes indicadores de desempenho com seus recursos analíticos.

Prós

• Simples de operar e intuitivo
• Permite conversas envolventes em equipe
• A compatibilidade com o Google Workspace é útil, especialmente o recurso de pesquisa

Contras

• Não tem uma versão gratuita
• Indisponibilidade de atendimento ao cliente via telefone

Preços

O Happeo oferece três tipos de pacotes de preços: Essencial, Recomendado e Personalizado. O custo é baseado em quantas pessoas estão usando o sistema junto com quaisquer funções extras que você selecionar.

ClickUp

O ClickUp é um sistema de colaboração robusto para empresas de diversos portes que atuam em diversas áreas. Ele permite que você organize pensamentos, trabalhe melhor e consolide seus documentos em um único local.

Sendo um dos melhores softwares de gerenciamento de conhecimento, o ClickUp Docs vem com um editor de conteúdo flexível projetado para atender a todos os seus requisitos.

O recurso de edição em tempo real do ClickUp Docs permite que você colabore simultaneamente com outras pessoas. Os usuários também podem deixar comentários para dar sua opinião sobre os artigos que estão sendo criados e manter todos os membros da equipe na mesma página.

Para organizar e enriquecer o conhecimento que você compartilha com o ClickUp, ele suporta páginas aninhadas e a capacidade de personalizar cabeçalhos, listas, tabelas e outros aspectos para destacar detalhes cruciais.

Além disso, o ClickUp é compatível com mais de 1.000 softwares de produtividade diferentes. Isso permite que você adicione facilmente informações aos seus documentos de praticamente qualquer lugar.

Prós

• Simples de operar
• Constantemente adiciona novas funcionalidades
• Custo razoável
• Vem com um aplicativo para smartphone

Contras

• A velocidade poderia usar alguma melhoria
• Requer algum esforço para entender suas características

Preços

ClickUp tem um plano gratuito para sempre que é ótimo para uso individual. Inclui 100 MB de espaço de arquivo e sem limites para tarefas e usuários.

Para pequenos grupos, o ClickUp tem um plano ilimitado que custa US$ 5 mensais para cada usuário. Tem tudo o que é oferecido no plano gratuito e não há limites de espaço de armazenamento, integrações e painéis.

Flowlu

Flowlu é um CRM, gerenciador de tarefas e software de comunicação, bem como um sistema de gerenciamento de conhecimento.

A interface do usuário é projetada envolvendo cartões, semelhante a um quadro Kanban, ao contrário do estilo enciclopédico de muitas bases de conhecimento.

Você pode utilizar seu editor simples para colaborar com os membros da equipe e dar um estilo extra às suas postagens com tabelas, fotos e vídeos. Em seguida, marque e conecte suas páginas para melhorar a arquitetura da informação.

Você também pode alinhar a base de conhecimento com a marca da sua empresa. Isso é feito personalizando o logotipo, cores, nome de domínio e assim por diante.

Prós

• Interface de usuário limpa e prática
• Simples de navegar
• Acessível e vem com uma versão gratuita

Contras

• As funções não oferecem nada de novo
• Pode haver atrasos no suporte ao cliente

Preços

Flowlu oferece uma versão $ 0 com apenas dois usuários e 1 GB de espaço. Inclui uma base de conhecimento para sua equipe. A atualização para o plano Team permite adicionar 8 usuários com 10 GB de armazenamento por US$ 29 por mês.

Zoho Desk

Outra plataforma que não pode ser ignorada ao discutir o melhor software de gerenciamento de conhecimento é o Zoho, uma plataforma de CRM completa.

Seu sistema de helpdesk, Zoho Desk, é um híbrido de software de tíquetes de suporte e uma plataforma de gerenciamento de conhecimento. É capaz de oferecer respostas rápidas aos consumidores, com alto nível de automação.

Um de seus recursos, Mapeamento de domínio, permite que você utilize seu próprio nome de domínio enquanto sincroniza facilmente com o sistema Zoho. E você pode modificar sua aparência com HTML e CSS personalizados.

Você também pode adicionar o logotipo da sua marca e personalizar outros aspectos do design do seu hub de conhecimento. Isso inclui layouts de página, campos de formulário, guias e muito mais.

Outro recurso importante é modificar quem tem permissão para visualizar o conteúdo. Por exemplo, você pode escolher se deseja mostrar uma postagem para todos ou apenas para um grupo selecionado, como consumidores conectados ou membros da equipe.

Prós

• Forte conectividade com outras ferramentas Zoho
• Extremamente personalizável
• Custo razoável

Contras

• Certos recursos essenciais apenas em planos caros
• IU ligeiramente desatualizada
• Um pouco complicado de operar e modificar

Preços

O Zoho Desk oferece 4 pacotes a partir de US$ 0 a US$ 40 por agente por mês. Também está disponível uma avaliação gratuita do Zoho Desk, que dá acesso a 3 agentes.

Se você deseja oferecer suporte a agentes ilimitados, os planos pagos começam em $ 14 por mês por agente. Além disso, você obtém recursos avançados, como visualização de mesa, rastreamento de tickets e muito mais.

Nuclino

O Nuclino é uma plataforma colaborativa de gestão do conhecimento para promover a distribuição do conhecimento e o trabalho em equipe dentro de uma empresa.

Todo o conteúdo do Nuclino pode ser editado de forma colaborativa em tempo real, salvando automaticamente todas as alterações no histórico de versões e evitando conflitos de versões.

As integrações com mais de 25 aplicativos diferentes permitem a incorporação de mídia interativa, incluindo vídeos, mapas, slides, planilhas e muito mais.

Além disso, você pode combiná-lo com várias ferramentas exclusivas de terceiros para enriquecer seu conteúdo com anexos de mídia, como apresentações, tabelas, mapas, gravações de vídeo e assim por diante.

Outro ótimo recurso é estruturar seus artigos com um símbolo @. Você pode usá-lo para incorporar links em uma parte do conteúdo para outras partes relacionadas. Isso permite que os usuários encontrem respostas rapidamente.

Prós

• Amigo do usuário
• Leva menos tempo para integrar os membros da equipe

Contras

• Não compatível com vários programas de gerenciamento de projetos
• Controle limitado sobre o estilo para combinar com sua marca

Preços

O Nuclino possui um plano básico gratuito adequado para novos grupos em fase inicial. O plano gratuito inclui no máximo 50 documentos e 2 GB de espaço total.

O plano premium começa em $ 5 / mês para um único usuário que inclui um número infinito de documentos, controles administrativos, logon único (SSO), histórico de versões, espaço alocado de 10 GB por usuário e muito mais. Você também pode reivindicar uma avaliação gratuita de 14 dias para ver se é a opção certa para o seu negócio.

Tetra

Tettra é mais uma solução de gerenciamento de conhecimento interno dedicada que não é oferecida como um componente do software de CRM.

Portanto, ele é pré-configurado para buscar dados do GitHub, Dropbox e Google Docs, além de oferecer suporte ao compartilhamento direto de dados.

Além disso, há uma variedade de layouts predefinidos, como os de registros de funcionários ou de procedimentos comuns que seus funcionários devem seguir.

Ele contém um mecanismo de pesquisa inteligente que pode detectar erros de digitação frequentes. Ele também permite que a equipe simplesmente dê recomendações dentro do hub de conhecimento, em vez de visitar outro canal para recomendar novos conteúdos.

Por fim, ele se conecta ao Slack, permitindo que você responda às perguntas da equipe com um link instantâneo para o hub de conhecimento, em vez de escrever as mesmas respostas repetidamente.

Prós

• Simples de operar e fácil de usar
• Pronto atendimento ao cliente

Contras

• A estruturação do conteúdo poderia ser melhorada
• Conjunto de recursos limitados

Preços

A Tettra oferece um plano gratuito para equipes compactas nos estágios iniciais de compartilhamento de conhecimento. Você obtém acesso limitado a 10 usuários, 1 GB de espaço, apenas conectividade do Google e nenhuma análise.

Para empresas em expansão que buscam aumentar o conhecimento da força de trabalho, a assinatura premium começa em US$ 8,33/usuário/mês para um máximo de 250 usuários. O plano pago inclui compatibilidade com Slack, Zapier, MS Teams e espaço de armazenamento infinito. Você também pode aproveitar uma avaliação gratuita do plano pago por 30 dias.

Interfone

O Intercom é um aplicativo de atendimento ao cliente e CRM que inclui uma solução de gestão do conhecimento.

A Intercom é conhecida por ser multilíngue e, como resultado, possui uma estrutura integrada para traduzir seu material para diferentes idiomas.

Você pode utilizar o editor de conteúdo para fazer upload de gravações de vídeo, fotos, frases de chamariz e tutoriais interativos. Você também pode limitar o acesso a um grupo específico de usuários.

Você pode personalizá-lo como quiser para garantir que seu hub de conhecimento seja consistente com sua empresa, personalizando o logotipo, tons, domínio, cabeçalho e assim por diante.

Prós

• Configurar o Intercom é fácil
• Sincroniza com seu site

Contras

• Demora no atendimento ao cliente
• O preço está no lado mais alto

Preços

A Intercom oferece a seus usuários uma avaliação gratuita de 14 dias. Para pequenas startups, a assinatura premium começa em $ 74 todo mês, a ser paga anualmente. Você também pode modificar seu pacote com pacotes de extensão adicionais com recursos como enquetes, conectividade do WhatsApp e demonstrações de produtos.

O que você deve procurar no melhor software de gestão do conhecimento?

Agora que você está pronto para experimentar algumas das opções abordadas acima, vamos ver os principais aspectos que você deve considerar ao avaliar o software de gestão do conhecimento.

Simples de configurar e usar

Quanto mais difícil for usar seu portal de gestão do conhecimento, mais relutantes seus funcionários e clientes ficarão em usá-lo para publicar e encontrar informações. O melhor software de gerenciamento de conhecimento facilita a criação de um hub de conhecimento e a adição/edição de conteúdo. Tanto os administradores quanto os usuários devem poder usá-lo com o mínimo de treinamento.

Gerenciamento de documento

Nada incomoda mais os membros da equipe do que problemas para carregar os tipos de arquivo desejados ou ter que convertê-los em outro formato. Seu software de gerenciamento de conhecimento deve ter a capacidade de lidar com todos os formatos de arquivo e mídia comumente usados, como PDF, vídeos, arquivos de áudio, planilhas e assim por diante.

Navegação e pesquisa eficazes

De que adianta criar todo esse grande conhecimento se os usuários não conseguem encontrá-lo? Um dos principais recursos do melhor software de gerenciamento de conhecimento é permitir que você organize e otimize as informações para torná-las mais pesquisáveis. E também para fornecer uma função de pesquisa que permite aos usuários resolver problemas rapidamente.

Colaboração em equipe

Quando muitas pessoas estão adicionando e editando artigos em uma base de conhecimento, fica difícil rastrear e revisar todas as alterações. Portanto, uma boa solução de gerenciamento de conhecimento permite um processo colaborativo de edição, revisão e aprovação.

Análise de conteúdo e usuário

A gestão do conhecimento é um processo contínuo. E você precisará de dados perspicazes para fazer melhorias em seu hub de conhecimento regularmente. Isso inclui detalhes como:

• Os artigos mais populares
• pesquisas do usuário
• Votos ou classificações de artigos

Portanto, certifique-se de verificar se o seu software de gerenciamento de conhecimento possui recursos de relatórios de desempenho e que tipo de dados você pode obter.

Integrações de terceiros

Se você já estiver usando outra central de ajuda, bate-papo ao vivo ou ferramentas de comunicação, não precisará substituí-los ou usá-los isoladamente. Ao integrar seu sistema de gerenciamento de conhecimento com suas ferramentas, você pode levar a eficiência de sua equipe a um nível totalmente novo.

Perguntas frequentes

O que é gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento é a prática de criar, salvar, distribuir e gerenciar o conhecimento em uma organização. Seu objetivo é ajudar funcionários e clientes a encontrar respostas para suas dúvidas e resolver problemas de maneira eficiente.

Por que a gestão do conhecimento é importante?

O gerenciamento eficaz do conhecimento ajuda você a capacitar sua força de trabalho, aumentar a produtividade, aumentar o envolvimento dos funcionários e reter clientes. Por outro lado, a gestão inadequada do conhecimento pode prejudicar a felicidade dos funcionários, a satisfação do cliente e a receita geral.

Quais são os benefícios do software de gestão do conhecimento?

O melhor software de gerenciamento de conhecimento ajuda a reduzir o custo de fornecer atendimento ao cliente, facilita o acesso às informações necessárias, permite que os membros da equipe evitem tarefas redundantes, acelera o suporte ao cliente e promove o crescimento organizacional.

Resumindo: melhor software de gestão do conhecimento

Com esta visão holística do melhor software de gestão do conhecimento, esperamos que agora você esteja totalmente equipado para tomar a decisão certa para o seu negócio. Comece delineando as necessidades de gestão do conhecimento da sua empresa. Em seguida, experimente as várias plataformas de gerenciamento de conhecimento abordadas acima para ver qual delas atende melhor a essas necessidades.

Se você faz parte de uma empresa de pequeno ou médio porte, recomendamos fortemente a escolha de uma combinação de WordPress e Heroic KB para gerenciamento de conhecimento. Essa abordagem lhe dará controle total sobre a personalização e custará apenas uma fração do que você terá que pagar por uma solução SaaS.

Dessa forma, seu conhecimento pode crescer junto com seu negócio e evoluir conforme suas necessidades mudam. Boa sorte!