Vida e trabalho durante a epidemia de coronavírus – Parte 1

Na parte 1 de nossa série 'Vida e trabalho durante a epidemia de coronavírus', veremos como as equipes remotas podem se comunicar e trabalhar umas com as outras. Especificamente, veremos algumas das ferramentas que podem ser usadas para manter contato com sua equipe ou até mesmo com seus clientes.

Não faz muito tempo que a maior parte da comunicação entre os membros da equipe era feita por e-mail. Mas o e-mail rapidamente saiu do controle! Quantos de vocês leram um artigo 'Caixa de entrada para zero' e desejaram que sua caixa de entrada de e-mail não estivesse completamente transbordando? Você definitivamente não está sozinho!

O e-mail é gerenciável quando você está apenas se comunicando com uma outra pessoa, mas no momento em que você precisa colocar alguém em CC e esse tópico de e-mail começa a ficar complexo, torna-se quase impossível manter uma conversa coerente. Jogue alguns anexos e todos perdem a vontade de lidar muito rapidamente!

Portanto, com muitos de nós trabalhando em casa no futuro próximo, é uma ótima oportunidade para modernizar a forma como você se comunica com os colegas e como todos rastreiam as tarefas a serem realizadas. Isso significa deixar de lado o e-mail e as planilhas de tarefas que são compartilhadas em um servidor interno e adotar uma nova geração de tecnologia de comunicação. Vamos dar uma olhada em algumas opções.

Comunicação da equipe

Temos três produtos que podem revolucionar totalmente a maneira como você trabalha. Conheça Slack, Twist e Zoom.

Folga

O Slack foi apelidado de 'assassino de e-mail'. É um serviço online que permite que os membros da equipe se comuniquem por meio de uma mistura de mensagens diretas e bate-papos em grupo. Pense nisso quase como Whatsapp para empresas. Em vez de encadeamentos de e-mail confusos que se perdem em poucos dias, o Slack oferece um lar para todas as suas conversas de negócios.

Para começar, registre uma conta para sua empresa e inscreva todos em sua equipe. Você verá uma lista de membros da equipe de sua conta e terá duas opções. Comunique-se diretamente por meio de uma 'Mensagem Direta' ou configure um 'Canal Slack'. Os canais são projetados para que os membros da equipe possam colaborar em tempo real e de uma maneira que permita que todos permaneçam atualizados.

Você pode configurar vários canais e apenas juntar os que você precisa. Então, você pode ter uma equipe de marketing. Configure um canal de marketing e apenas atribua membros da equipe a esse canal. Agora, em vez de uma massa de e-mails fluindo entre a equipe de marketing, todos podem ver as mensagens uns dos outros rapidamente. Melhor ainda, você pode enviar arquivos para o Slack E todas as conversas nos dois canais e as mensagens diretas são preservadas. Isso significa que você pode simplesmente rolar para trás para ver o que foi dito em uma data e hora anteriores. É um recurso fantástico (quem não passou horas caçando um e-mail indescritível que contém algumas informações críticas?!). Com o Slack, esses dias se foram.

Precisa de uma conversa privada com um membro da equipe? Em seguida, uma mensagem direta oferece essa opção.

Por fim, o Slack permite que chamadas de voz e vídeo sejam realizadas dentro da plataforma. Podem ser chats em grupo com até 15 participantes. Então, quando escrever uma mensagem simplesmente não serve, basta abrir uma chamada (áudio ou vídeo) e pronto. Não são necessárias assinaturas ou aplicativos adicionais.

O preço das ações do Slack disparou desde o surto de Coronavírus devido à sua popularidade. Se você gosta de experimentá-lo para sua equipe, acesse slack.com para experimentar.

Torção

O Twist foi projetado para obter um resultado muito semelhante ao Slack; ou seja, permitir que as equipes se comuniquem sem e-mail. E faz isso muito bem.

Twist, no entanto, na verdade se vende como uma alternativa para aqueles que acham o Slack muito perturbador.

Uma das queixas comuns com o Slack é que ele está 'sempre ligado'. Como as mensagens são instantâneas e, em algumas empresas, você pode acabar pertencendo a muitos canais diferentes, o Slack às vezes pode parecer esmagador.

O Twist pretende acabar com isso colocando menos ênfase no imediatismo da comunicação no Slack. Ele permite que os usuários 'levem o tempo' para revisar as mensagens e o prático recurso Caixa de entrada significa que você pode ter certeza de que não perdeu nada.

É um ótimo produto. Projetado pelas mesmas pessoas que também desenvolvem o Todoist (um aplicativo de lista de tarefas), você pode ter certeza de que será bem mantido e oferecerá a funcionalidade robusta que sua empresa precisa. Ele também se integra muito bem ao Todoist como um bônus adicional, tornando-o a escolha perfeita se você estiver usando isso atualmente.

O Twist, no entanto, não oferece chamadas no aplicativo ou videoconferência, o que significa que você precisará usar um aplicativo de terceiros como o Zoom.

Apesar de suas aparentes limitações, o Twist é simples por design. Ele faz um trabalho, mantendo as linhas de comunicação claras entre os membros da equipe e faz isso muito bem. Dê uma olhada no twist.com

Ampliação

Finalmente, em nossa lista de ferramentas de comunicação, está outro aplicativo 'quente' chamado Zoom. O Zoom, como o Slack, experimentou um grande aumento de interesse graças à necessidade de as pessoas se comunicarem remotamente. É uma ferramenta de videoconferência que permite que de dois a centenas de participantes participem de uma videochamada remota por meio de um de seus muitos aplicativos (por exemplo, Desktop, aplicativo para iPhone, etc.).

Existem muitos produtos que oferecem videoconferência (como mencionado, você pode configurar uma videoconferência para até 15 participantes no Slack), mas por pura habilidade, o Zoom é difícil de superar. O fato de poder lidar com centenas de participantes também o torna a escolha ideal para quem deseja realizar seminários ou workshops.

Portanto, se você precisar fazer uma videochamada com um grupo de colegas, o Zoom oferece uma maneira fácil e acessível de fazer isso. Confira em zoom.us

Tarefas de equipe

Comunicar-se com sua equipe é uma coisa, acompanhar quem está fazendo o que é outra bem diferente! De alguma forma, quando você pode entrar no escritório de um colega para conversar ou passar a hora do almoço, pode ser mais fácil ficar por dentro do que está acontecendo, do que você precisa fazer e do que foi delegado em outro lugar. Do esplêndido isolamento de um escritório em casa, embora seja muito mais fácil para os trabalhos escaparem das rachaduras.

Para evitar isso, você precisa usar um gerenciador de tarefas de equipe. Na verdade, escrevemos um artigo detalhado sobre três dos melhores, Asana, Trello e Todoist há algum tempo. Então, ao invés de entrar em muitos detalhes aqui, vá para este artigo para dar uma olhada.

Embora usar um gerenciador de tarefas possa parecer um pouco assustador inicialmente, acredite, isso faz toda a diferença. Além disso, é; super satisfatório ver as tarefas serem marcadas e também lhe dá uma quantidade surpreendente de clareza mental quando você sabe que não esqueceu (ou não esquecerá) de fazer uma tarefa vital. Quando você adquire o hábito de adicionar tarefas a um gerenciador de tarefas, isso rapidamente se torna uma parte regular do seu administrador diário e tornará você e sua equipe muito mais eficientes.

Amanhã, veremos maneiras de compartilhar informações remotamente, incluindo como comunicar ideias na tela quando você não puder fazê-lo cara a cara.

Enquanto isso, de todos nós da Equipe Pressidium, fiquem bem!