Vida e trabalho durante a epidemia de coronavírus – Parte 2

Na parte 2 de nossa série 'Vida e trabalho durante a epidemia de coronavírus', veremos como as equipes remotas podem compartilhar arquivos e colaborar melhor em projetos. Estaremos analisando as ferramentas disponíveis que podem ajudar a tornar esse processo mais fácil, mais claro e menos estressante!

Serviços de compartilhamento de arquivos

Por algum tempo, muitas empresas contaram com um servidor interno para compartilhar arquivos entre os membros da equipe. Nos últimos anos, o armazenamento em nuvem e as ferramentas de colaboração deram um salto, tornando os servidores internos uma coisa do passado.

Hoje, serviços como Dropbox, Box e Google Drive permitem o compartilhamento rápido e fácil de ativos – de documentos do Word a PDFs, fotos e muito mais. Esses serviços agem muito como um servidor de arquivos interno, mas vêm com uma infinidade de benefícios adicionais, com o recurso número um 'obrigatório' de permitir que os funcionários acessem arquivos de praticamente qualquer dispositivo em qualquer lugar do mundo.

Esta é uma grande melhoria em relação aos sistemas de armazenamento e compartilhamento de arquivos mais antigos. Além de facilitar o acesso aos arquivos, esses sistemas baseados em nuvem também oferecem uma camada adicional de segurança para seus arquivos de negócios na forma de backup externo.

A facilidade de uso é outra razão importante pela qual tantas empresas estão adotando serviços de compartilhamento de arquivos de terceiros, como o Dropbox. A curva de aprendizado é baixa, enquanto o controle e o nível de recursos disponíveis são altos. Por exemplo, é o trabalho de alguns cliques para alterar as permissões de acesso para pastas inteiras para permitir (ou negar) o acesso a funcionários designados.

As revisões de arquivos são outro ótimo recurso que você vai se perguntar como viveu sem... quando você tem uma equipe colaborando em arquivos compartilhados, às vezes você pode acabar com a infeliz situação em que são feitas alterações que mais tarde você decide que não são desejadas ou talvez estejam incorretas. Tradicionalmente, teria sido difícil reverter para uma cópia anterior de um documento. Com Dropbox ou Box, é possível ver o número de versões de arquivos feitas ao longo da vida útil do documento e reverter para qualquer uma delas com um clique de um botão. Um salva-vidas às vezes!

Vamos dar uma olhada rápida em 3 dos principais players deste setor:

Dropbox

O Dropbox passou por uma reformulação nos últimos dois anos. Não faz muito tempo que era visto principalmente como um aplicativo de armazenamento e compartilhamento de arquivos 'em casa'. Como os tempos mudaram. Agora é um jogador sério no setor empresarial e confiável por nomes conhecidos como Lonely Planet e Expedia.

O Dropbox funciona melhor quando você baixa o aplicativo para desktop. Isso cria uma pasta dedicada do Dropbox em seu computador para a qual você pode arrastar todos os arquivos que deseja armazenar no Dropbox. E, dependendo do plano, isso pode ser um número ilimitado sem restrições de armazenamento. Esses arquivos podem permanecer em sua área de trabalho, o que oferece acesso fácil se você não tiver uma conexão com a Internet, mas também pode ser copiado para a nuvem do Dropbox em segundo plano. Isso permite que você conceda acesso a esses arquivos ou pastas a outros membros da equipe. As revisões de arquivos são mantidas e podem ser restauradas com o clique de um botão, enquanto o fato de que esses arquivos são armazenados com segurança pelo Dropbox lhe dá tranquilidade se seu computador ou laptop falhar ou for roubado. Nessa nota, o Dropbox ainda oferece a capacidade de limpar remotamente seu computador em caso de roubo.

O Dropbox definitivamente vale a pena tentar. O processo de sincronização e restauração de arquivos é incrivelmente rápido e confiável e o sistema geral é extremamente bem projetado. Confira em dropbox.com

Ponto principal importante : Sincronização de arquivos sem esforço entre seu desktop e a nuvem do Dropbox, quase independentemente do número de arquivos que você deseja armazenar.

Unidade Microsoft One

O One Drive se apresenta como um concorrente do Dropbox e é o principal sistema de compartilhamento e armazenamento de arquivos para clientes do Microsoft 365. Se você tiver uma assinatura do Office 365 que inclui email e acesso a coisas como Word e Excel, quase certamente terá acesso a cerca de 1 TB de armazenamento em One Drive.

A ideia por trás do sistema é muito semelhante ao Dropbox… ele permite que os arquivos sejam armazenados no Microsoft Cloud, dando a você a capacidade de compartilhar e colaborar com sua equipe, além do benefício adicional de ter seus arquivos copiados em um local remoto.

Por ser uma parte fundamental da oferta de produtos do Office 365, ele está muito bem integrado a praticamente todos os produtos da Microsoft (como o Word) e permite que você salve rápida e facilmente na nuvem a partir desses aplicativos.

A Microsoft também tem um aplicativo Desktop que, como o Dropbox, transforma uma pasta em uma conexão 'ao vivo' com a nuvem do One Drive. Os arquivos inseridos nele serão sincronizados com o One Drive e os arquivos já salvos serão baixados para o seu computador, permitindo fácil acesso off-line.

Embora ofereça uma boa relação custo / benefício, cortesia de ser incluído em uma assinatura do Office 365, houve relatos de problemas ao tentar sincronizar um grande número de arquivos. Dito isso, para equipes menores que não possuem dezenas de milhares de documentos, ele oferece uma maneira viável de compartilhar e colaborar com colegas. Dê uma olhada no office.com

Ponto principal : incluído gratuitamente nas assinaturas do Office 365, o que significa que você tem uma conta a menos para pagar.

Caixa

O Box é um grande concorrente do Dropbox (e não apenas porque eles têm nomes semelhantes!). Box foi o serviço original de compartilhamento de arquivos corporativos e continua até hoje concentrando seus esforços em fornecer uma ótima ferramenta de compartilhamento de arquivos para empresas em todo o mundo.

Se a segurança e a conformidade são importantes em seu negócio, a Box deve cobri-lo. Eles oferecem uma ampla variedade de ferramentas de segurança e contam com bancos e outros provedores de serviços financeiros que exigem adesão aos padrões do setor, como FINRA e GDPR, entre seus clientes.

Assim como o Dropbox e o One Drive, o Box permite que você acesse arquivos por meio do navegador da Web e também sincronize arquivos por meio de um aplicativo Box com a área de trabalho. Talvez sem surpresa, todos os serviços de compartilhamento de arquivos mencionados neste artigo também vêm com bons aplicativos iOS e Android, o que significa que você não precisa ficar colado ao seu laptop o dia todo. Mais informações em box.com

Ponto positivo importante : Excelentes recursos de segurança e conformidade regulatória, garantindo adequação para empresas onde a segurança é a principal prioridade.

Colaboração de arquivos

Então, cobrimos três dos grandes nomes em compartilhamento e armazenamento de arquivos. Qualquer que seja a sua escolha, acho que você ficará agradavelmente surpreso com o quão bom é poder acessar facilmente os arquivos remotamente... já se foram os dias em que você tinha que se lembrar de enviar um documento no qual deseja trabalhar em casa por e-mail! O aspecto de backup e revisão de arquivos também é um bônus adicional muito bom para usar serviços como esses.

Então, existem outros benefícios? Certamente existem e o grande é a colaboração sem esforço.

Já abordamos o aspecto de revisão de arquivos fornecido por esses serviços. Todos os três sistemas permitem reverter para cópias anteriores de um documento conforme necessário. Mas e quando há alguns de vocês trabalhando no mesmo documento?

Felizmente, Dropbox, One Drive e Box têm uma variedade de recursos que ajudam a tornar isso muito fácil. Desde notificações de que outra pessoa está editando um documento até a capacidade de 'bloquear' um arquivo para impedir que alguém faça alterações, você descobrirá que colaborar se torna divertido. Todos esses sistemas permitem comentários fáceis ao vivo em documentos e vários recursos de rastreamento significam que você pode ver como o trabalho evolui ao longo do tempo. Na ausência de todos sentados ao redor de uma mesa, esses recursos tornam o trabalho em conjunto uma brisa real.

Ferramentas de captura e compartilhamento

O conjunto final de ferramentas que veremos hoje são aquelas que permitem capturar sua tela, seja como captura de tela ou vídeo. Você sabia que é 6 vezes mais rápido se comunicar com palavras faladas em comparação com a escrita (de acordo com o Loom, um dos nossos aplicativos em destaque, pelo menos!).

Quando você está trabalhando remotamente, pode ser frustrante tentar explicar pequenos detalhes por e-mail (ou Slack, se você leu nosso último artigo!) a cada dois minutos. Da mesma forma, às vezes você só quer uma maneira de apontar rapidamente algo na tela. Normalmente, isso pode envolver um e-mail ou telefonema tedioso, mas agora, graças a esses três aplicativos, é mais rápido do que nunca transmitir seu ponto de vista.

CloudApp

CloudApp 'traz gravação de tela, capturas de tela e criação de GIF para a nuvem, em um aplicativo de nível empresarial fácil de usar.'. Talvez um dos serviços de compartilhamento de arquivos/gravação de tela 'originais', o CloudApp oferece uma experiência de compartilhamento bastante elegante que permite que você se comunique rapidamente por meio de captura de tela ou vídeo gravado na tela.

Para começar, baixe o aplicativo de desktop e instale-o. Quando estiver funcionando, basta pressionar CTRL / ALT e 6 no teclado para abrir instantaneamente uma janela de gravação. Pressione 'start' e então prossiga para demonstrar ou mostrar o que você precisa. CloudApp irá gravar sua tela e voz em segundo plano. Assim que terminar, saia do gravador e alguns momentos depois seu vídeo será carregado automaticamente para os servidores CloudApp. Um URL exclusivo será gerado e você poderá colar rapidamente em um e-mail, slack ou outra ferramenta para enviar aos seus colegas.

Não precisa de vídeo? O CloudApp permite que você faça uma captura de tela rápida e anote isso com setas, texto, caixas e muito mais. Assim como nos vídeos, você receberá um URL compartilhável que poderá ser enviado aos seus colegas.

Demora um pouco para se acostumar a usar um sistema como este, mas uma vez integrado ao seu fluxo de trabalho, você se perguntará como conseguiu sem ele! Detalhes completos em getcloudapp.com

Droplr & Loom

E se você gosta da ideia de usar uma ferramenta como essa, existem outras opções que você pode conferir, como o Droplr, um rival do CloudApp. Enquanto o sistema deles funciona no Windows, originalmente era mais em casa nos Macs… então, se você é um usuário de Mac, este pode ser o sistema para você.

Finalmente, Loom é o 'novo garoto no bloco'. Um generoso plano gratuito está disponível durante o surto de COVID. A funcionalidade com gravação de vídeo é semelhante ao CloudApp e Droplr, mas se você quiser fazer capturas de tela, o Loom não é o aplicativo para você, pois se concentra inteiramente no vídeo.

Amanhã vamos olhar para o seu ambiente de trabalho. Trabalhar em casa apresenta alguns desafios únicos e, garantir que você esteja configurado de maneira ideal, pode fazer toda a diferença em termos de produtividade e também de sua saúde.

De todos nós da Pressidium, fiquem bem!