Os 5 principais aplicativos de gerenciamento de reuniões em 2022 para impulsionar a comunicação da equipe

No mundo corporativo de hoje, as reuniões são obrigatórias, pois permitem um fluxo constante de comunicação. Aproximadamente 60 milhões de reuniões são realizadas nos Estados Unidos a cada semana. Mais de um quarto do tempo gasto por um funcionário americano típico trabalhando em uma empresa é gasto em reuniões. Na seção a seguir, discutiremos 5 dos melhores aplicativos de gerenciamento de reuniões que você desejará usar em 2022 e que tornarão seus dias de trabalho um pouco mais simples.

De que forma o Software de Gerenciamento de Reuniões difere dos métodos tradicionais?

As soluções de gerenciamento de reuniões ajudam a definir as circunstâncias para planejar e realizar reuniões, organizar a comunicação entre as equipes, gerenciar os dados relevantes e compartilhar informações.

Os 5 principais aplicativos de gerenciamento de reuniões

Usando o software de gerenciamento de reuniões, os funcionários podem expressar abertamente seus pensamentos, ter um entendimento mútuo claro e debater tópicos atuais.

1. BeeNote

Beenote é uma solução de gerenciamento de reuniões para sua Diretoria e Comitês. Um modo SaaS indica que a plataforma Beenote gerencia suas reuniões. Você paga pelos serviços necessários com um SaaS. O Beenote é uma excelente alternativa para a preparação de uma reunião de Diretoria ou comitê. Você pode gerenciar com rapidez e eficiência todas as suas reuniões, economizando tempo e dinheiro.

O que torna Beenote o companheiro ideal para reuniões? Ele combina as principais funcionalidades de diferentes aplicativos em um único programa amigável. Ele permite que você registre, documente e distribua atas de reuniões para qualquer pessoa em sua organização. Você também pode compartilhar essas observações com outras pessoas, incluindo outros membros da equipe ou empresas. As vantagens do Beenote são inúmeras. Ele permite que você organize reuniões mais eficazes, aumente a produtividade da equipe e promova a troca de conhecimento.

O Beenote simplifica o gerenciamento de reuniões. Seus recursos simples permitem que você determine o que deseja cobrir e quem deve estar presente na reunião. Você pode escolher temas, participantes e objetivos, bem como por quanto tempo deseja falar sobre eles. Ele interage com seu calendário de negócios, permitindo que você capture momentos críticos de reuniões. Isso permitirá que você compartilhe a agenda e as atas com outras pessoas, o que pode ajudá-lo a fechar mais transações e agradar mais clientes.

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2. Google Meet

O Google Meet é uma excelente ferramenta para organizar reuniões virtuais. Quando você liga para alguém, ele entrará imediatamente na reunião quando atender o telefone. Quando você ligar para as pessoas, elas verão seus nomes e comparecerão à reunião. Você pode alterar vários parâmetros para torná-lo mais produtivo. Você também pode mostrar o orador atual, a apresentação e os participantes, dependendo do objetivo da reunião.

O Google Meet também permite que você veja a tela antes de iniciar uma reunião, o que é útil se você quiser ajustar a câmera ou o microfone antes da reunião. Você também pode verificar os participantes e alterar a organização do programa. Você pode até silenciar, excluir ou fixar pessoas para se concentrar na reunião. E também compartilhe o link da gravação com outros participantes para que eles possam ver depois. Não é apenas ótimo para reuniões, mas também é conveniente para funcionários distantes.

O Google Meet é uma ferramenta fantástica para organizar reuniões se você opera uma empresa. Você pode hospedar reuniões para até 30 pessoas. O serviço é acessível através de computador e dispositivos móveis. Você deve enviar um link para seus participantes para ingressar em uma reunião. Se você deseja manter o diálogo privado, você pode usar um fundo cinza para obscurecer o fundo. Você pode apagar a conexão assim que sua reunião terminar.

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3. HubSpot

O software de gerenciamento de reuniões HubSpot é uma excelente opção se você deseja gerenciar todas as suas reuniões em um único local. É uma ferramenta fantástica para agendar reuniões e enviar e-mails de acompanhamento. É simples de usar e tem muitas funções, e pode ajudá-lo a rastrear leads, além de agendar reuniões. Existem várias ferramentas disponíveis para ajudá-lo a configurar seu software de gerenciamento de reuniões, incluindo uma conexão de calendário.

Para mover as páginas de agendamento de um usuário para outro, você deve vincular os calendários de cada pessoa. Se você tiver muitos usuários, faça um para cada participante das reuniões. Verifique se a pessoa responsável pelos calendários tem um assento pago no Sales Hub ou no Service Hub. Da mesma forma, a remoção de um usuário resultará na remoção de suas páginas de agendamento. Como resultado, você deve transferir a propriedade antes de remover um usuário.

A ferramenta de reuniões da HubSpot é simples de usar. Você deve ter uma conexão de calendário para utilizar esta ferramenta de reunião. Em seguida, decida se deseja que suas reuniões sejam planejadas no painel de agendamento do HubSpot ou no Google Agenda. Em seguida, você pode escolher se cada usuário deve ter permissão para agendar reuniões com vários membros. Páginas de agendamento de reuniões individuais também podem ser criadas. Você pode garantir que cada cliente em potencial tenha acesso ao seu software de gerenciamento de reuniões sincronizando seus calendários.

4. Equipes da Microsoft

Usar o software de gerenciamento de reuniões do Microsoft Teams para simplificar as reuniões da sua empresa é uma ótima maneira de economizar tempo. O programa tem uma interface fácil de usar e permite que os usuários criem e alterem itens da reunião. Eles também podem incluir datas de início e término, comentários de discussão e links para tarefas cruciais. Os usuários podem atribuir tarefas aos membros da equipe enquanto agendam reuniões. Simultaneamente, eles podem delegar tarefas a outros membros da equipe e acompanhar seu progresso. Isso simplifica o gerenciamento do fluxo de trabalho para as equipes.

Os usuários podem ter reuniões e conferências de vídeo/áudio usando o Microsoft Teams e podem até usar o programa para hospedar webinars. O programa também inclui recursos de anotações, compartilhamento de tela e encaminhamento de anexos. O programa permite que todos os participantes participem da tomada de decisões, sejam eles em uma reunião ou online. É gratuito com o plano Básico, mas você precisará atualizar para uma assinatura do Microsoft 365 se desejar recursos mais sofisticados.

Com seus vários recursos, o software de gerenciamento de reuniões do Microsoft Teams pode ser incrivelmente valioso para sua organização. Além de te auxiliar na organização de reuniões, este programa também te ajuda a se comunicar com sua equipe. Você pode enviar e-mails, compartilhar compartilhamento de tela e criar enquetes usando a interface amigável. A participação individual em pesquisas também pode ser rastreada e características únicas podem ser incluídas. Uma das melhores características desta ferramenta é que é simples de incorporar ao Microsoft Outlook.

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5. Aplicativo de gerenciamento de reuniões Zoom

O Calendário de Reuniões simplifica o agendamento de reuniões e convida os participantes. Ele também possui recursos como compartilhamento de tela e uma área de comentários separada. Seus recursos abrangentes permitem que os membros da equipe colaborem e se comuniquem, e se conecta a aplicativos de terceiros, como Google Docs, Trello e Slack. Além disso, você pode adicionar propriedades específicas às suas reuniões, como o assunto da reunião ou os participantes. Isso ajudará a acelerar todo o procedimento.

Se você tem uma equipe que se reúne com frequência, pode usar o Software de Gerenciamento de Reuniões Zoom para atender às suas demandas. Ele se integra ao seu calendário do Google e permite que você planeje reuniões de qualquer lugar do mundo. Ele captura reuniões e gera transcrições pesquisáveis ​​para seus registros. Você também pode usar a ferramenta para co-anotação e compartilhamento de tela em tempo real. Você também pode criar grupos privados e públicos e se comunicar com sua equipe para garantir que apenas as informações pertinentes sejam discutidas.

Embora existam várias soluções de software de gerenciamento de reuniões, o Zoom oferece a melhor integração. Por exemplo: é fácil iniciar uma reunião com o Hive apenas digitando “/zoom” na caixa de bate-papo. Também pode ser integrado a outros programas, como o Coda, para ajudá-lo a agilizar as reuniões de negócios. Além disso, a combinação de Zoom e Coda é conveniente e permite visualizar a mesma tela que outros jogadores.

Conclusão

A lista de software de gerenciamento de reuniões chegou ao fim. Com todas essas informações em mãos, temos certeza de que você pode tomar uma decisão informada sobre qual opção é melhor para você. As ferramentas de gerenciamento de reuniões listadas acima são excelentes opções. Estamos confiantes de que você será capaz de conduzir e gerenciar sua reunião com eficiência com a ajuda de qualquer uma dessas ferramentas.

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