Guia Essencial de Etiqueta em Reuniões Online

É crucial saber o que fazer quando você participa de uma reunião online por mês ou uma dúzia por semana. Além disso, as reuniões online são muito parecidas com as reuniões presenciais. É por isso que algumas nuances exigem que você gire e melhore seu jogo de etiqueta em reuniões online. Para manter um senso de profissionalismo daqui para frente, é importante entendê-lo. Mesmo que você não saiba por onde começar, este artigo irá guiá-lo sobre “como e porquês” da etiqueta de reunião online.

Importância da etiqueta de reunião online

As reuniões on-line estão se tornando a principal forma de comunicação dos gerentes, funcionários e até mesmo alunos e professores. As chances são de que você tenha sido convidado para mais do que algumas reuniões virtuais ultimamente. Talvez uma dessas reuniões não tenha sido tão produtiva quanto poderia ter sido. No entanto, as reuniões são uma parte necessária do dia de trabalho, sejam elas presenciais ou online. Por outro lado, reuniões ineficientes roubam às empresas o valioso tempo de produtividade dos funcionários.

Tem um efeito cumulativo à medida que o número de reuniões e participantes aumenta. Devido à natureza causal e facilidade de agendamento de reuniões online são ainda mais suscetíveis. Conhecer e seguir as regras básicas de etiqueta de reuniões online é uma forma de aumentar a eficiência e eficácia das reuniões online. Ele ajuda a eliminar as armadilhas comuns das reuniões e a manter o tom profissional nas reuniões online. Além disso, ajuda a tornar essas reuniões mais eficientes, produtivas e agradáveis ​​para todos.

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Regras de etiqueta de reunião online

Normalmente, algumas diretrizes tradicionais de etiqueta de reunião se aplicam universalmente. Muitas dessas regras de etiqueta de bom senso falham involuntariamente na atmosfera mais casual de trabalhar em casa. Quando o local da reunião é online, surge uma etiqueta única. Vamos guiá-lo através de tudo o que você precisa saber para trazer o seu melhor para sua reunião online.

Coisas que você precisa fazer antes da reunião?

Normalmente, grandes reuniões começam muito antes do horário de início programado. O tempo de preparação dedicado antes de clicar no botão de inicialização ajuda bastante no sucesso da reunião online.

1. Você precisa fazer uma agenda

Você precisa tomar seu tempo para montar uma agenda que explique tudo a ser coberto durante a reunião. Em seguida, distribua-o com bastante antecedência para informar aos participantes o que esperar para discutir. Por outro lado, se você for um participante da reunião que recebe uma agenda e a revisa com antecedência. Isso o ajudará a se preparar adequadamente para agregar valor à discussão da reunião. Além disso, quando você foi convidado para uma reunião, mas não recebeu uma agenda, peça uma ao organizador da reunião.

2. Concordar em cumprir as regras básicas

Isso ajuda uma reunião no caminho certo. Além disso, a chave é garantir que todos os participantes estejam na mesma página e que as expectativas sejam compreendidas antes do início das reuniões. Concordar em cumprir as regras básicas ajuda suas reuniões a funcionar sem problemas e minimizar a interrupção ou o comportamento indesejável.

3. Entre no espaço certo

Você precisa entrar no headspace certo antes de clicar em “entrar” no horário de início da reunião. Antes do início de uma reunião online, tente fazer alongamentos ou se afaste do computador por alguns minutos. Você encontrará sua cabeça limpa e pronta para o engajamento quando retornar.

4. Teste seu equipamento antes de começar

Normalmente, não importa se você está usando um novo equipamento ou o mesmo computador antigo. Você precisa ter certeza de que funciona antes do início da reunião. Como pode ser embaraçoso se atrapalhar no início de uma reunião tentando fazer seu fone de ouvido funcionar enquanto seus colegas observam e esperam.

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Coisas que você precisa fazer durante a reunião?

Depois de preparar e testar seu equipamento e começar a reunião. É hora de saber como você age durante a reunião.

1. Limite sua destruição

Você precisa silenciar todas as notificações, incluindo e-mail, aplicativos de bate-papo e qualquer outra coisa. Como pode ser um disjuntor de atenção durante a reunião. Como você estará compartilhando sua tela durante a chamada, os filhotes inesperados podem desviar a atenção. Feche todas as guias desnecessárias do navegador e guarde o telefone se você se distrair facilmente.

2. Mantenha a reunião online curta e agradável

Siga sua agenda de perto quando estiver liderando a reunião e reserve um tempo para perguntas e respostas no final da reunião. Assim, sua reunião durará o tempo necessário, mesmo que termine antes do planejado.

3. Encerre sua reunião online no horário

Com uma agenda clara e uma boa reunião, o gerenciamento é a melhor maneira de garantir que sua reunião termine no horário planejado. Portanto, quando você precisar ultrapassar o tempo alocado, pergunte ao participante se ele pode ficar. Mesmo que eles tenham que ir, assegure-os de que está tudo bem e prometa ativá-los mais tarde.

Coisas que você precisa fazer após a reunião?

Quando a reunião termina, a boa etiqueta de reunião online não termina, especialmente se você for o organizador da reunião.

1. Resumir e compartilhar notas da reunião

Após o que foi discutido e acordado na reunião, deve resultar em apontamentos de identificação. Você precisa enviar essas informações para todos os participantes.

2. Atribuir etiqueta de reunião on-line da tarefa

Durante a reunião, se forem feitas atribuições, certifique-se de identificar quem é o responsável. Além disso, você pode concluir isso nas notas da reunião. Além disso, insira-o em seu sistema de gerenciamento de projetos.

3. Se necessário, agende uma reunião de acompanhamento

Se você precisar acompanhar seu participante, certifique-se de colocar essas reuniões no calendário. E envie novos convites, para que todos possam planejá-los imediatamente.

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Considerações finais da etiqueta de reunião online

A necessidade de reuniões online vem com as forças de trabalho distribuídas. Seguindo uma boa etiqueta de reunião online, é crucial dominar esta tecnologia conveniente e tirar o máximo proveito de cada reunião agendada. Quando você está preparado antes da reunião online, ajuda a aproveitar ao máximo o tempo da reunião virtual. Além disso, resulta em colegas mais satisfeitos e uma atitude mais positiva em relação às reuniões online.

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